高校內(nèi)部審計管理信息化建設思考與實踐—以某高職院校為例

韓華 周昊 姜雪艷 北京電子科技職業(yè)學院

引言

內(nèi)部審計作為國家審計的有效補充和延伸，對于促進貫徹執(zhí)行國家政策方針、維護國有資產(chǎn)安全完整、加強黨風廉政建設、促進社會和諧等方面具有重要作用，是推進國家治理的強力措施。

一、當前高職院校內(nèi)部審計管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)管理手段落后，業(yè)務工作效率低

按照上級強化審計管理、推進審計全覆蓋的要求，學校每年的審計任務比較重，以某高職院校為例，僅2021年度，就完成了各類內(nèi)部審計項目45項。每項審計的工作流程都包含審計準備、審計實施和審計整改三個階段，每個階段又有很多具體的內(nèi)容。比如審計準備階段包括制定審計方案、下達審計通知書、出具審計資料清單、制訂具體審計實施計劃等環(huán)節(jié)；審計實施階段包括調閱資料、穿行測試、訪談、編制工作底稿和審計取證單確認審計問題等必要的工作程序；審計整改階段要制訂整改方案、收集整理整改資料、撰寫整改報告等等。一個項目從審計開始到審計結束要完成至少12項工作內(nèi)容，幾十個項目加起來就是一個比較龐大的數(shù)字了，全靠人工管理，需要配備相當多的審計人員。但受單位編制的影響，一般高職院校的專職審計人員2-3人，有些單位甚至只有1個人，審計人員專業(yè)結構單一，管理手段還比較落后，日常需要應對各種記錄、統(tǒng)計工作，不僅經(jīng)常容易出錯，而且工作效率不高，不能適應學校高質量快速發(fā)展對審計工作的要求。

（二）信息記錄標準不統(tǒng)一，審計檔案不完整

審計檔案是審計工作中形成的重要資料的集合，它真實收錄了從審前調查到出具審計報告的整個工作流程，完整反映了每個審計問題的發(fā)現(xiàn)、核查、定性及最終寫入審計報告的全過程。目前，學校組織開展的審計方式包括委托審計、自行審計、審計調查等多種形式，形成的審計檔案種類多、格式多、內(nèi)容多，各種審計檔案都是審計人員工作內(nèi)容的記錄和全面反映，對學校堵塞管理漏洞、提高治理水平具有很重要的參考作用。

（三）審計信息不能共享，成果無法有效利用

審計信息的輸入與輸出未實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對于審計效率及效果產(chǎn)生嚴重的制約。審計需求的數(shù)據(jù)由被審計單位和人員以電子文檔、紙質資料等方式提交給審計人員，審計產(chǎn)生的成果也是以各類電子文檔的形式保存。由于每個審計項目的相關審計資料和形成的審計信息都存放在不同的審計人員個人手里，無法簡便、快捷、準確地將各種信息進行集成匯總，也不能保證所有審計信息的有效傳承，造成審計信息不能共享，對審計效果的發(fā)揮及監(jiān)督合力的形成存在掣肘，審計經(jīng)驗和方法的過程化沉淀不足，進行進一步的深入分析、研究存在困難，大數(shù)據(jù)的作用無法發(fā)揮。

（四）審計整改跟蹤不及時，整改監(jiān)督不到位

審計整改是審計工作的重要環(huán)節(jié)和“最后一公里”，審計的最終效果體現(xiàn)在整改上，整改工作效果好壞直接關系到審計“免疫系統(tǒng)”功能的發(fā)揮。實際工作中，由于對審計整改認識不到位、責任落實不到位、跟蹤監(jiān)督不到位，一些部門仍存在拖延整改、選擇性整改、表面整改等形式化的整改，造成一些問題屢審屢犯，特別是對整改中的和長期整改的項目，存在疏于監(jiān)督管理、整改落實不到位的情況。有些體制機制性問題得不到根本性解決，削弱了審計工作的權威性、嚴肅性。

基于目前我們審計管理工作中存在的問題，我們要與時俱進更新管理思路，提升管理手段，通過信息化管理手段實現(xiàn)審計項目全生命周期的管理，實現(xiàn)審計管理方法和技術手段的創(chuàng)新發(fā)展，不斷提高審計工作效率和質量。

二、審計管理信息化是高職院校審計發(fā)展的必然趨勢

（一）職業(yè)教育發(fā)展的必然需要

職業(yè)教育在教育工作全局、經(jīng)濟社會發(fā)展大局中的定位被提升到前所未有的高度。從政策支持到經(jīng)費保障，國家給予了全方位的支持，高職院校的辦學經(jīng)費逐年增長，各項保障力度的不斷提高。對學校治理體系和治理能力提出了更高的要求，精準高效的審計監(jiān)督成為促進學校完善治理體系、提高治理效能的重要舉措。

（二）學校信息化建設大勢所趨

在當前“云大物智聯(lián)”的信息化時代，校園智慧化程度越來越高，各業(yè)務領域信息系統(tǒng)廣泛應用。當前學校內(nèi)部審計管理面臨的問題與挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在傳統(tǒng)內(nèi)審管理模式已經(jīng)不能滿足學?，F(xiàn)代化管理的需求。通過構建全生命周期的內(nèi)審管理信息系統(tǒng)，對內(nèi)部審計業(yè)務進行全流程監(jiān)控，充分發(fā)揮信息化管理手段優(yōu)勢，加強內(nèi)部審計管理風險控制、提高審計效能，是學校內(nèi)審管理信息化建設必然性的要求。

（三）學校內(nèi)部審計是自身業(yè)務發(fā)展的需要

內(nèi)部審計作為國家審計的有效補充和延伸，對審計工作的規(guī)范性、精準性、效率性等都提出了更高要求，從審計立項、審計實施、審計結論到審計整改，構成了審計全生命周期的鏈條，每一個環(huán)節(jié)都是鏈條中的關鍵環(huán)節(jié)，關系到審計工作的質量，審計工作的規(guī)范化、審計文書的標準化、審計管理的程序化、審計結果的數(shù)據(jù)化等都需要信息化手段的支撐，從而加強審計質量控制、減少審計風險，更好地實現(xiàn)審計職能，完成審計目標。

三、探索建立內(nèi)部審計項目全生命周期管理平臺

內(nèi)部審計項目全生命周期管理平臺，顧名思義就是從內(nèi)部審計的立項開始到審計整改結束全過程的審計管理信息化管理平臺，以“把好環(huán)節(jié)、跟蹤監(jiān)督、建檔立卡、信息共享”為目標，構建集日常管理、跟蹤管理、檔案管理、信息管理為一體的管理系統(tǒng)。

（一）構建內(nèi)審業(yè)務全流程線上協(xié)同模式，實現(xiàn)審計質量有效控制

1.系統(tǒng)規(guī)范“建標準”

（1）建立“標準庫”，規(guī)范內(nèi)審管理標準。根據(jù)學校審計部門多年積累的審計檔案，結合學校內(nèi)審信息化管理的業(yè)務特點，建立內(nèi)審業(yè)務管理相關的業(yè)務分類、數(shù)據(jù)表單、文檔模板、流程規(guī)范等標準，嵌入內(nèi)審管理信息化系統(tǒng)中。將審計過程使用的各類文書格式進行標準化設計，并內(nèi)置于信息系統(tǒng)中，為建立統(tǒng)一的審計信息檔案奠定基礎。

（2）在線“建戶口”，源頭落實管理規(guī)范。根據(jù)經(jīng)學校批準的年度審計工作計劃和進度安排，由審計專管員根據(jù)內(nèi)嵌的內(nèi)審立項表單規(guī)范，在線提交審計通知書、審計對象、審計方案、審計方式及審計機構名稱等立項資料，經(jīng)審計科長、審計處長在線復核、審批，實現(xiàn)內(nèi)審項目的網(wǎng)上立項，同步建立了標準的項目信息卡片，形成內(nèi)審項目的初始標準檔案材料。并為審計過程提供專業(yè)服務的第三方機構相關審計人員設定操作權限，實現(xiàn)“分事行權”的風險控制管理。

2.網(wǎng)上辦理“控流程”

（1）完善“流程庫”，落實三級復核機制。審計人員將審計發(fā)現(xiàn)的問題在線填寫審計工作底稿，上傳佐證資料，明確審計依據(jù)；審計現(xiàn)場負責人、審計專管員、審計處長逐級對審計問題的真實性和準確性、佐證資料的完整性、審計依據(jù)的正確性進行復核，每一級復核存在疑義可進行逐級退回、補充、修改、完善，三級復核全部通過，形成正式的審計底稿及取證單，在線推送到被審計單位或被審計人員進行問題核實確認；對問題存在疑義的，在線反饋后，可補充提供佐證資料，提交到審計人員崗位進行復核，出具新的審計工作底稿后，依據(jù)規(guī)范的程序進行三級復核，直至所有問題全部確認、無異議。實現(xiàn)了審計全過程的監(jiān)督管理。

（2）積累“問題庫”，提升審計結果應用。按照預算管理、合同管理、資產(chǎn)管理、內(nèi)部控制等，將審計發(fā)現(xiàn)的問題分類進行歸集，建立并持續(xù)積累內(nèi)部審計“問題庫”，一方面依據(jù)審計發(fā)現(xiàn)的問題，撰寫審計報告，提出審計建議；另一方面形成問題整改清單，精準推進審計整改；對多個項目“問題庫”進行匯集，可形成審計“案例庫”，通過大數(shù)據(jù)分析，對審計發(fā)現(xiàn)的普遍性、典型性、苗頭性、傾向性等問題進行研究分析，提升審計結果的應用，為學校治理水平和治理效能的提升發(fā)揮應有的作用。

3.實時預警“促整改”

安裝“紅綠燈”，加強審計整改監(jiān)督。審計整改是審計工作的重要環(huán)節(jié)和“最后一公里”，審計的最終效果體現(xiàn)在整改上。為了強化整改主體責任，督促審計整改落實，提高審計整改實效，建立審計整改“紅綠燈”的預警機制?！凹t燈”即未完成整改（包括未整改和整改未到位，需要進一步推進）；“綠燈”即全部完成整改，并通過信息化系統(tǒng)實行動態(tài)管理。一方面及時提醒整改主責部門要及時落實、推進整改工作，另一方面有利于審計部門對審計整改的跟蹤監(jiān)督，避免出現(xiàn)因人員、時間等原因存在應改未改的現(xiàn)象，提高審計整改實效。

（二）集成學校一體化治理平臺，打通“信息孤島”和“數(shù)據(jù)壁壘”

1.單點登錄，辦事“一站搞定”

學校信息化系統(tǒng)應用強調以用戶為中心，學校所有信息化應用都需要接入統(tǒng)一門戶。借助學校OA平臺自定義工作臺的設計能力，以及學校統(tǒng)一身份認證中心的安全認證能力，將內(nèi)審管理系統(tǒng)與學校OA辦公平臺及統(tǒng)一身份認證中心集成，實現(xiàn)老師在學校OA辦公平臺上單點登錄，根據(jù)系統(tǒng)授權一站搞定，將學校信息化應用的統(tǒng)一門戶打造成千人千面的專屬工作臺和信息化協(xié)同終端。

2.應用集成，打通“信息孤島”

高職院校治理信息化應重視“一體化集成”與“統(tǒng)一平臺”的概念。一方面，平臺設計應該以業(yè)務為中心，將學校內(nèi)部與外部的各種資源通過技術手段實現(xiàn)無縫的集成與協(xié)同；另一方面，通過建立統(tǒng)一的業(yè)務集成平臺，把應用系統(tǒng)相關的功能模塊有效地聯(lián)系起來，打通學校各部門信息化建設中的“信息孤島”，促進各類業(yè)務系統(tǒng)的緊密配合，幫助學校成為高效協(xié)作的整體，提高管理和運營的效率，滿足管理個性化和持續(xù)完善的要求，大幅度提升IT系統(tǒng)的能力、壽命和投資保護。

內(nèi)審管理系統(tǒng)與學校人事管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)學校組織結構信息的同步，當出現(xiàn)人事調整導致學校部門及負責人變化時，相關管理信息可及時同步，確保業(yè)務處理的延續(xù)性；與學校財務核算系統(tǒng)的應用集成，實現(xiàn)審計人員在線查詢內(nèi)審項目相關的財務憑證電子檔案信息，提升審計工作的效率。與工程項目管理系統(tǒng)的應用集成，實現(xiàn)審計人員在線查詢工程項目執(zhí)行過程中的關鍵信息等。

3.數(shù)據(jù)集成，消除“數(shù)據(jù)壁壘”

通過與學校數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)集成，消除學校內(nèi)部統(tǒng)一管理的“數(shù)據(jù)壁壘”。學校內(nèi)審業(yè)務全流程的線上管理，實現(xiàn)了步步留痕，審計過程的有效記錄。通過對審計過程形成數(shù)據(jù)的加工、歸集，可形成審計項目庫、審計問題庫、審計整改庫、審計案例庫，審計電子檔案庫五個數(shù)據(jù)庫，審計過程中提交的審計依據(jù)、制度文件等形成了審計資源數(shù)據(jù)庫。將五個數(shù)據(jù)庫的相關資料按照學校數(shù)據(jù)中心標準規(guī)范接入，并對數(shù)據(jù)進行一定的技術手段處理，實現(xiàn)內(nèi)審數(shù)據(jù)的可分析、可查詢、可使用、可分享等數(shù)據(jù)應用。一方面可落實上級有關要求，將審計結果及整改情況作為考核、任免、獎懲、制定政策、完善制度的重要參考，強化審計結果應用；另一方面可加大審計公開力度，強化審計宣傳，促進學校治理體系建設、提升學校治理水平。

（三）探索內(nèi)審大數(shù)據(jù)分析模型，推進學校大數(shù)據(jù)審計

高校內(nèi)部審計信息系統(tǒng)的構建，對健全內(nèi)部審計數(shù)據(jù)采集機制、完善內(nèi)部審計管理、推進數(shù)字化審計、創(chuàng)新審計業(yè)務組織模式等將發(fā)揮重要的作用，信息系統(tǒng)的開發(fā)需要總體規(guī)劃、持續(xù)迭代完善，以期實現(xiàn)“科技強審”的戰(zhàn)略目標。在前期建設取得的成果基礎上，我們還需要不斷地研究和探索，接下來主要在工程項目和預算績效的大數(shù)據(jù)審計應用方面進一步探討：

1.探索工程項目的大數(shù)據(jù)審計應用

工程項目審計較之一般事項的審計有“一大四多”的特點，即資金大、環(huán)節(jié)多、變更多、資料多、人員多，而且也是風險防控的關鍵事項。通過內(nèi)部審計管理系統(tǒng)建設，將工程項目實施過程中的關鍵節(jié)點固化內(nèi)置于系統(tǒng)中，實現(xiàn)線上審批、線上反饋，通過權限設置將所有參與項目建設的各方人員進行有效的授權管理，實現(xiàn)工作流程化、職責清晰化、管理系統(tǒng)化、監(jiān)督公開化的規(guī)范化管理目標。不僅可以提高工程項目的風險防控，也能實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的集成、優(yōu)化和結果應用，不斷提高審計質量和效能。

2.探索預算績效的大數(shù)據(jù)審計應用

學校內(nèi)部審計通常是“一把手”負責制，作為學校內(nèi)部管理體系中重要組成部分，是學校預算績效管理體系中不可或缺的環(huán)節(jié)。當前內(nèi)部審計的工作重點是檢查“對不對”，通過學校預算績效管理要求的落地，未來學校內(nèi)審管理工作的重點，由當前重點檢查工作執(zhí)行“對不對”，升級為協(xié)助“一把手”檢查重點項目績效落實效果“好不好”。

結語

通過內(nèi)審管理系統(tǒng)與學校預算績效內(nèi)控一體化管理平臺集成，從項目立項申報的事前績效評估，到項目預算批復執(zhí)行過程中的績效和預算執(zhí)行數(shù)據(jù)監(jiān)控，與項目完結后內(nèi)部審計無縫融合，實現(xiàn)項目全生命期的信息化管理。展望未來，通過學校項目績效評價模型的持續(xù)迭代和完善，可將績效評價中績效跟蹤和績效自評的數(shù)據(jù)在內(nèi)審管理中的應用，實現(xiàn)智能化的項目績效大數(shù)據(jù)審計。