高職院校財務信息化建設的現狀分析與對策建議

吳昊 天津海運職業(yè)學院

引言

目前，在高職院校繁重的財務工作中，信息技術的運用，既推動了高職院校的財務體制改革，又促使了學校財務的觀念和戰(zhàn)略的變革，極大地減輕了傳統(tǒng)財務工作中繁重的手工作業(yè)，并從某種意義上推動了高職院校的信息化工作，從而提高了學校的行政管理效能。信息化時代背景下，我國的高職院校財務工作面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。近幾年，隨著高職院校的擴招，高職院校的財務工作日益繁雜，工作量日益龐大，以往的陳腐、效率低下的財務管理方式已經很難適應新的工作需要。隨著高等職業(yè)教育的發(fā)展，我國許多高等職業(yè)院校也相繼深入開展了財務管理工作，但在實踐中，由于缺乏足夠的經驗，使得我國高職院校財務管理工作在一定程度上無法達到應有的效果。本文聚焦于高職院校的財務信息化管理現狀，建立高職院校財務管理的信息化體系，可以有效地改善高職院校的會計核算工作。幫助高職院校在信息化時代快速發(fā)展的進程中，進行財務分析與決策，以實現其財務管理的目標。

一、信息化建設對高職院校財務管理的意義

（一）有利于提高財務管理效率和水平

首先，財務信息化管理系統(tǒng)的應用可以實現對高職院校的預算進行最優(yōu)的控制，從而有效地分配和降低成本。其次，通過對財務工作的改革，使這一工作擺脫了煩瑣的程序，使會計工作的重復和統(tǒng)計工作得以簡化。實現了辦事流程的優(yōu)化，提高了服務的效率和服務的品質。在信息化建設要求下，利用網絡方式進行網上支付、網上預約、審簽，解決了以往“簽字難”“排隊等待”等問題，節(jié)省了大量的時間；同時，教職工可以對學校的財務管理工作進程進行追蹤，自行進行財務信息的查閱，從而減輕了財務工作的壓力，提高了學校財務管理工作的時效性。

（二）有利于工作人員及時獲得財務信息

在高職院校財務管理中推進信息化建設，首先，這樣既可以加強財務信息的統(tǒng)計和分析，又可以增加會計信息的透明度，同時也可以讓學校的管理層和管理者及時查閱相關的財務資料，比如教職工的薪酬、學費的收繳、科研項目的撥款、基金的使用等。其次，通過運用信息化軟件，這樣既可以方便對各類資金進行規(guī)范化的管理，又可以及時、方便地監(jiān)督財務工作，保證資金的安全，同時也可以避免出現違規(guī)的情況。再次，通過對高職院校財務系統(tǒng)的信息化建設，可以把現代的信息技術運用在會計工作中，使得高職院校的財務工作更加的精細，方便教職工的操作，同時也可以使得財務工作的效率更高，可以讓財務工作者有更多的時間和精力去學習和掌握會計知識，進而提高高職院校的財務管理水平。

（三）有利于實現數據統(tǒng)一與信息資源共享

高職院校財務信息化建設可以利用學校的信息化平臺，同學校的各種管理系統(tǒng)之間建立聯(lián)系，由財務人員對信息進行整合和匯總后，并將其傳遞給學校的有關部門，這樣既可以節(jié)約大量的人力和時間，又可以極大地提高管理的效能。建立一個可以與學校各相關部門進行協(xié)作的財務管理體系，可以實時了解各項工作計劃的進展情況，既促進了高職院校財務部門與學校各部門之間的相互協(xié)作，又促進了高職院校財務核算能力和管理水平的顯著提升，最終實現信息資源共享。

二、高職院校財務信息化建設的現狀分析

當前，我國高職院校的辦學規(guī)模越來越大，出現了多校區(qū)多層次的情況。而實際上，高職院校的財務工作也是相當的繁重，不僅要處理好資金的分配，還要處理科研項目的核算，大量的學生繳費及查詢工作等。遇到的所有問題，都要求我們予以處理和解決。在此背景下，高職院校財務信息化建設進入了快車道，但存在的問題也是不容忽視的。

（一）安全隱患大，防范手段有待提高

互聯(lián)網雖然為我們提供了便利，但也存在一定的風險，最大的隱患就在于它的安全，一旦控制不好，很可能會遭到黑客的襲擊，從而導致網絡的崩潰和數據的泄漏。隨著財務信息化的全面深入，高職院校財務工作人員在進行信息傳遞和使用時，必須對各部門的信息進行歸類、整理，以達到與各部門之間的精準協(xié)作。高職院校財務信息的范圍非常廣，既包括學生和教師的私人資料，也包括了學校的財務和行政投資等方面的信息，確保其安全是極其重要的。在大數據被廣泛應用的今天，仍然存在管理者互聯(lián)網安全意識不強，對某些重要的金融資料不采用密碼方式進行保存的情況，因此，當安全隱患發(fā)生的時候，信息泄漏的局面將會難以控制。

（二）信息系統(tǒng)功能單一，不能滿足管理所需

在高職院校不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的財務工作方式已不能滿足學校快速發(fā)展的運行需求。財務信息化是學校信息化建設的一個關鍵環(huán)節(jié)，其先進性和及時性對學校信息化建設提出了更高的要求。然而，由于目前高職院校普遍使用的財務系統(tǒng)存在著版本低級、功能設計單一、擴展性差等問題，已不滿足當前財務管理工作需要。為了提高學校的整體管理能力，必須根據學校的實際情況，適時地做出相應的調整，優(yōu)化系統(tǒng)功能。

（三）信息化平臺各自獨立，信息交流不暢

部分高職院校校園規(guī)模越來越大，特別是在一線的大城市，開設分院對財務管理系統(tǒng)是一種考驗。不過，現在的高職院校里，每個部門的工作都是獨立的，都有獨立的信息化平臺，各平臺都是相互隔離的，無法進行數據的交流，想要得到任何部門的資料都是一件非常困難的事情。因此各個平臺看起來就像是一個空架子，并沒有發(fā)揮預期的作用。這樣將導致工作效率受到很大的限制，也會造成很多的信息不能共享。如果將這些平臺打通，形成統(tǒng)一系統(tǒng)，將會更好地發(fā)揮學校的財務和行政部門的協(xié)同作用，讓大數據更加準確，讓使用者的獲取更加方便。

（四）財務信息化建設缺乏整體規(guī)劃，不能形成合力

一方面，一些高職院校信息化建設中出現了重復建設問題，各個部門只從各自的需求出發(fā)，沒有從總體上考慮到學校發(fā)展的需要，往往是為了解決目前的問題，針對個性問題而建設的單一的信息化平臺，缺少整體謀劃和長遠規(guī)劃。加之高職院校中大部分行政人員所了解的財務管理知識和管理方式較為單一，致使在具體的實施和執(zhí)行中，沒有明確的工作思路，方法落后缺乏創(chuàng)意。另一方面，由于高職院校財務信息資源豐富、結構繁雜，涉及的信息非常多，既有學生的資料，又有學校教職工的資料，更有學校各部門經費等方面的資料。要做到對學校的各類信息進行統(tǒng)一的管理與共享，必須建立一個統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，將學校的學生、教職工、財務等信息進行整合。目前，部分地區(qū)高職院校還沒有建立起一個統(tǒng)一的信息資源共享平臺。

（五）專業(yè)的財務信息化工作者缺乏，不能起到人才支撐的作用

為了有效地推動高職院校的信息化建設進程，必須依靠大量的復合型人才，因此，對學校的財務管理工作提出了更高的要求。當前，我國大部分高職院校的財務部門普遍使用普通的財務軟件，不太習慣使用新的信息化手段，缺乏對信息技術的運用。加之學校沒有進行足夠的技術培訓，致使財務人員對新技術十分陌生，導致推陳出新的意愿不高。必須要加強對財務人員信息化技術的培訓，更新觀念，拓寬視野，創(chuàng)新突破，加大對財務和信息技術復合型人才培養(yǎng)力度，滿足高職院校財務信息化建設需要。

三、加強高職院校財務信息化建設的相關對策

（一）完善財務管理系統(tǒng)，提高財務人員的積極性

高職院校需要完善財務信息化建設，構建一個健全的財務管理系統(tǒng)。高職院校應定期組織財務從業(yè)人員開展業(yè)務培訓，以促進其專業(yè)素質和工作能力的提高，同時使其認識到自己工作的重要意義。另外，高職院校應該制定出一套科學的獎懲機制，對于工作能力強、工作認真負責的人員給予一定的獎勵，但對于工作熱情不高、沒有責任感的人，則要給予相應的懲罰，以獎懲分明、優(yōu)勝劣汰的方式來激勵，讓學校的財務工作從零散的狀態(tài)向聚集的方向發(fā)展。以財務數據整合的需要，促進學校的財務信息化建設。

（二）建立人才培養(yǎng)機制，提升財務人員綜合能力

在財務信息化建設過程中，要求財務人員具有良好的信息技術和財務知識。在今天的網絡世界里，財務人員素質的全面提高可以推動當代財務工作的開展。盡管財務人員掌握信息技術所需的培訓時間比較長，但是熟練使用財務信息系統(tǒng)帶來的益處是顯而易見的?，F在各行各業(yè)都需要專業(yè)的人才，所以，每個高職院校的財務管理者都需要思考，要想辦法更新觀念，運用信息化的管理模式，讓財務工作更加的高效，而創(chuàng)新思維的養(yǎng)成，更有利于財務人員綜合能力的提升。在進行財務信息化的同時，必須確保資金資源的合理分配，同時也需要財務人員加強對信息技術的理解，掌握一定的工作技能，能夠運用信息化技術開展學校的財務管理工作。因此，學校要實現信息化發(fā)展，首先要提高財務人員的信息技術能力，其次要加強對人才的選拔，以保證財務人員既具有財務業(yè)務知識，又具有信息化技能，并在上崗之前進行全方位的培訓，以使其迅速地熟悉財務信息系統(tǒng)，保證財務管理信息化的高效推進。要鼓勵財務人員轉變觀念，勇于創(chuàng)新，積極學習，不斷追求進步。高職院校領導也要提高自己的認識，要充分意識到人才隊伍建設的重要性，對學校財務信息化建設給予足夠的關注，從而有效地提高財務管理工作效能。

（三）優(yōu)化信息化監(jiān)管手段，營造網絡安全環(huán)境

高職院校的財務信息化工作離不開互聯(lián)網，但由于其外部不可控性，使得其更容易發(fā)生安全風險。因此，如何保證其運行和信息工作的安全是財務信息化建設工作必須慎重考慮的問題。建立在高職院校校園內的網上信息化建設，必須持續(xù)加強對財務信息系統(tǒng)的安全防范，要對現有的系統(tǒng)進行及時的升級和優(yōu)化。當缺乏信息化專業(yè)人員的時候，可以聘請專業(yè)人員對學校的網絡安全進行監(jiān)控，并采取相應的防范措施，以最大限度避免因網絡的不穩(wěn)定和安全因素而導致的信息泄漏的情況出現。在日常的維護工作中，財務系統(tǒng)中的軟件都要根據系統(tǒng)的規(guī)范進行維護，包括軟件升級，軟件殺毒、數據備份等任務。要認識到高職院校的財務信息化工作是財務系統(tǒng)以外的專業(yè)部門的工作，要按照工作性質加強管理，形成相互協(xié)作機制。高職院校的財務系統(tǒng)在選用上要體現科學性、先進性和高效性，各個軟件的設計與應用的側重點也不盡一致，為達到最佳的應用結果。后期要持續(xù)進行必要的開發(fā)和維護。因此，財務信息系統(tǒng)的管理者應與軟件工程師建立長效的溝通機制，以便在遇到安全問題的時候，及時采取措施，盡量避免學校財務數據的損失。

（四）深化對財務管理信息化建設的認識

高職院校要想實現財務管理信息化建設水平的提升，首先要提高對高校財務管理的認識，從觀念上提高對高校財務管理工作的重視。這就要求學校的領導們提高對學校的財務管理工作的認識和對會計工作的宣傳，以達到教育教學的目的，從而更好地與學校的信息化建設相結合。第一，轉變高校的經濟責任感。在實施企業(yè)財務信息系統(tǒng)前，必須建立和完善各級經濟責任制，嚴格執(zhí)行行政職責，實行分級管理，實行統(tǒng)一的組織領導，以分層的方式提高信息系統(tǒng)的效率；第二，轉變利益觀。目前，我國高等職業(yè)技術學院存在著大量的資金短缺，資源匱乏，急需采取各種方式融資，合理配置資金，在引進信息技術前要對其進行細致的可操作性和可行性分析，從而減少資金風險。

（五）制定科學統(tǒng)一信息化標準，推進信息一體化建設

高職院校的各個部門要聯(lián)合起來，形成一個信息一體化系統(tǒng)，統(tǒng)籌開發(fā)、運行、維護和安全等全系統(tǒng)鏈條，并通過搭建一個標準化的系統(tǒng)，使各個系統(tǒng)的信息資源能夠相互交流，方能形成完整的信息系統(tǒng)。各個部門要齊心協(xié)力，統(tǒng)一對原有的軟硬件環(huán)境進行優(yōu)化和升級，使系統(tǒng)的功能和各部門工作的緊密結合，使學校的財務信息能夠更好地共享。在實施信息化工作的同時，還必須建立一個以財務、資產、教務、科研、人事、學生等為主體的綜合性高職院校網絡體系，確保與學校相關的信息系統(tǒng)之間的聯(lián)系和協(xié)作。才能將人事、教務、資產管理和學生管理等部門主要職能合理的分配妥當。避免各部門系統(tǒng)資源無法相互交流造成的大量信息重復錄入，形成“信息孤島”的狀況。高職院校應制定并構建一個以實現學校戰(zhàn)略目標的一體化信息系統(tǒng)，進一步提高內部運行效能。高職院校的財務信息化工作具有多元化和復雜性的特點，在實際工作中必須遵循科學規(guī)劃，分步實施，突出重點，先易后難的工作原則，努力提高高職院校財務管理工作規(guī)范化水平。

結語

在信息技術發(fā)展的今天，高職院校的財務信息化建設需要就現狀提出必要的解決對策，相關人員必須要做好充分的準備，以問題為導向進行改革，充分借鑒其他高校的先進經驗，建立一套符合自身實際的、兼具功能性和專業(yè)性的財務信息化系統(tǒng)，不斷滿足高職院校財務管理和未來發(fā)展需要。