ERP在行政事業(yè)單位財會管理中的應(yīng)用

付春 棗莊市港航和機場建設(shè)發(fā)展中心

引言

行政事業(yè)單位管理向信息化方向轉(zhuǎn)型，是目前改革的重要任務(wù)之一，單位中的財會管理工作也脫離了傳統(tǒng)人工作業(yè)模式，轉(zhuǎn)而應(yīng)用信息化軟件。其中最為普遍的便是ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）財務(wù)軟件，該軟件與財會管理相結(jié)合，對比一般軟件其優(yōu)勢更為明顯，并且可以實現(xiàn)物資資源管理、人力資源管理、財務(wù)資源管理、信息資源管理的集成，在行政事業(yè)單位中構(gòu)建一體化管理機制。當前在財會管理中運用ERP還依然有一些問題存在，為了能夠充分發(fā)揮出ERP對于財會管理工作的優(yōu)勢，本文針對這一問題展開討論，總結(jié)ERP在財會管理中的有效應(yīng)用對策。

一、財會管理工作中的ERP概述

立足于行政事業(yè)單位角度，ERP屬于一種新型管理理念，也可將其作為一種系統(tǒng)，可以實現(xiàn)各項管理工作的統(tǒng)一，提高管理工作效率。對比傳統(tǒng)管理模式，ERP是以信息技術(shù)為依托，基于供應(yīng)鏈維度實現(xiàn)單位內(nèi)部所有資源的集中管理，覆蓋面較廣，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與資源的整合，提高行政事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)傳輸?shù)牧鲿承?，也能夠?qū)崿F(xiàn)外部環(huán)境中數(shù)據(jù)共享，加強單位資源配置合理性和業(yè)決策可行性。

對比西方的一些發(fā)達國家，我國應(yīng)用ERP起步較晚，所以在ERP的實踐中依然存在諸多問題，具體包括以下幾點：（1）我國引入ERP系統(tǒng)，有很多專業(yè)詞匯依然使用英語，如JIT（Just In Time，準時制）、CIMS（Computer/contemporary Integrated Manufacturing Systems計算機/現(xiàn)代集成制造系統(tǒng)）等。這些英語專業(yè)詞匯，可能會給行政事業(yè)單位中的工作人員造成心理上的壓力，部分財會管理人員不能精準把握流程。另外，很多單位中構(gòu)建ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)操作、專業(yè)術(shù)語均借鑒了其他國家的經(jīng)驗，與行政事業(yè)單位的要求不符。財會管理人員對于其他國家的ERP操作比較陌生，所以操作熟練度不高，降低財會管理效率。

很多行政事業(yè)單位引入ERP，極大地推動了軟件開發(fā)、生產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。例如部分ERP軟件生產(chǎn)廠家在其他國家ERP發(fā)展與實踐中借鑒了一些經(jīng)驗，但是卻沒有聯(lián)系行政事業(yè)單位實際，對ERP應(yīng)用造成限制，也不利于財會管理轉(zhuǎn)型。ERP服務(wù)的實施主體包括第三方機構(gòu)、政府部門、軟件商，各個主體之間相互獨立，為行政事業(yè)單位財會管理工作提供服務(wù)，同時按照對于ERP理解提出優(yōu)化與應(yīng)用的建議。實際上行政事業(yè)單位財會管理操作中，并不會采納全部建議，導致ERP操作會面臨一些消極因素。

二、ERP在財會管理中的要點

（一）區(qū)分ERP和其他財務(wù)軟件

ERP和其他財務(wù)軟件相比，原理方面有明顯的差別。一般財務(wù)軟件是以財務(wù)核算為對象，單一地負責收入、記錄、整理。ERP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過程中，將處理流程作為引導，系統(tǒng)會自動分錄，聯(lián)系所有的財務(wù)模塊，循環(huán)遞進高效完成財務(wù)核算工作。對于各類財務(wù)管理工作，ERP系統(tǒng)可以根據(jù)提前確定的會計科目，自動化生成會計憑證，并且及時更新分類賬目。由此可見，ERP可以代替人力資源，提高財會管理效率。

（二）財會管理和ERP聯(lián)系

行政事業(yè)單位財會管理工作構(gòu)建ERP系統(tǒng)，應(yīng)注意控制系統(tǒng)構(gòu)建與安裝的速度。行政事業(yè)單位財會ERP系統(tǒng)比較煩瑣，也存在諸多風險。為了充分發(fā)揮出ERP對于財會管理的優(yōu)勢，行政事業(yè)單位應(yīng)該提前確定ERP目標與工作計劃，實施財會管理過程中落實整體規(guī)劃，確保財會管理規(guī)劃得到有效落實。此外，ERP系統(tǒng)還可以加強行政事業(yè)單位財會管理系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，通過深入探索ERP系統(tǒng)，推動財會管理信息化轉(zhuǎn)型。

（三）ERP財務(wù)管理模塊

財會管理應(yīng)用ERP，主要是財會數(shù)據(jù)的記錄、核算，并對行政事業(yè)單位經(jīng)濟活動中資金變動過程、結(jié)果作出分析，包括總賬、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)等。利用ERP可以實現(xiàn)行政事業(yè)單位中經(jīng)營資源、信息資源集成，對于行政事業(yè)單位而言，幫助其制定更加科學合理的決策。因為ERP并不只有基礎(chǔ)的財會功能，在透視經(jīng)營、業(yè)務(wù)發(fā)展等領(lǐng)域也有明顯的應(yīng)用價值，經(jīng)濟活動信息保證一致性，實現(xiàn)行政事業(yè)單位財會、業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。

三、行政事業(yè)單位財會管理現(xiàn)狀與建議

（一）財會管理現(xiàn)狀

1.財會管理理念不足

行政事業(yè)單位在經(jīng)營管理中有明確的定位，所以難免會有部分行政事業(yè)單位的財會管理缺乏重視。經(jīng)濟效益約束力度不強，行政事業(yè)單位理解財會管理工作，始終局限在基礎(chǔ)層面的會計核算，只是要求資金收支詳細、明確，即做到有賬可查即可，反而在利用財會管理提高行政事業(yè)單位績效沒有足夠的關(guān)注。

2.預(yù)算管理不合理

行政事業(yè)單位政府在編制采購預(yù)算方案時，無法完全規(guī)避盲目性、隨意性的問題，方案執(zhí)行過程中沒有合理安排工作人員，而且后續(xù)跟進也滯后，考核評估與獎懲機制不夠完善，導致政府采購受到干擾。結(jié)合目前ERP的應(yīng)用經(jīng)驗，政府采購規(guī)模超支、采購價格高、采購產(chǎn)品隨意變更等問題比較常見，可能會降低財會管理效率。

3.財會人員信息化水平不足

行政事業(yè)單位中的財會管理人員雖然整體上與人才要求相符，但是個別財會管理人員對于現(xiàn)行市場經(jīng)濟法律法規(guī)的熟悉度比較有限，ERP實務(wù)操作相對模糊，也因此降低了行政事業(yè)單位財務(wù)數(shù)據(jù)的真實度性。因為財會管理人員的信息化水平有待提升，所以也直觀地影響到單位整體信息化建設(shè)進程。

（二）解決對策

1.加強財會管理認識

行政事業(yè)單位在信息化、數(shù)字化環(huán)境下，務(wù)必創(chuàng)新財會管理理念，特別是財會管理人員，一方面應(yīng)該學習新的財會管理理論知識，熟悉現(xiàn)代化財會管理軟件與工具的操作要領(lǐng)。另一方面財會管理人員必須在工作中深入落實信息化管理方法，發(fā)揮ERP優(yōu)勢，創(chuàng)新行政事業(yè)單位的財會管理模式。除此之外，行政事業(yè)單位需要進一步完善財會管理體系，設(shè)置相應(yīng)的工作崗位，落實監(jiān)督機制，定期對單位中的資金收支進行抽查，考核財會管理人員績效，不斷完善財會管理制度和會計核算體系，使得行政事業(yè)單位的財會管理效率得到提升，這也有利于推進行政事業(yè)單位轉(zhuǎn)型。

2.提高預(yù)算管理合理性

對行政事業(yè)單位財會管理工作給予重視，應(yīng)該要著重加強預(yù)算管理，提高預(yù)算管理合理性。建議從管理人員著手，熟悉預(yù)算管理流程以及相關(guān)要求，科學編制采購預(yù)算方案，杜絕采購的盲目性與隨意性?？茖W應(yīng)用ERP創(chuàng)新預(yù)算管理模式，使行政事業(yè)單位中與預(yù)算管理相關(guān)的信息、資源能夠有效集成，切實提升預(yù)算管理效率和信息化程度。

3.組織財會人員培訓

財會管理和ERP的有效結(jié)合，必須不斷提升財會管理人員專業(yè)素質(zhì)，做好人才儲備工作。建議調(diào)整財會管理人員薪資待遇，并提升準入門檻，對于單位中已有的財會管理人員，應(yīng)該定期培訓，指導其財會管理新知識和ERP系統(tǒng)實務(wù)操作技巧。財會管理人員還應(yīng)該參與專業(yè)資格認證考試，不斷更新個人的財會專業(yè)知識架構(gòu)，實現(xiàn)財會管理專業(yè)水平的提升。為了能夠提升財會管理人員信息化程度，建議行政事業(yè)單位在財會管理工作方面給予資金方面的支持，用于建設(shè)ERP系統(tǒng)，采購系統(tǒng)建設(shè)需要用到的設(shè)備與軟件系統(tǒng)，同時還應(yīng)該做好設(shè)備的日常維護與保養(yǎng)，定期查殺財務(wù)軟件系統(tǒng)病毒，保障單位內(nèi)部財會管理安全性。財會管理人員必須充分掌握ERP財務(wù)軟件系統(tǒng)操作技能，建議參加單位組織的培訓班，提升個人ERP財務(wù)軟件系統(tǒng)應(yīng)用水平。

4.ERP系統(tǒng)調(diào)試

行政事業(yè)單位選擇ERP軟件時，因為各個軟件商提供的軟件功能、型號均不相同，所以行政事業(yè)單位開展財會管理工作，務(wù)必要結(jié)合實際管理需求，選擇最為契合的ERP軟件。關(guān)于ERP系統(tǒng)的設(shè)計，必須與財會部門權(quán)能、權(quán)限、人員等結(jié)合，通過與ERP供應(yīng)商的聯(lián)系，將行政事業(yè)單位在財會管理方面的基本需求與之交流，為其設(shè)計軟件提供方向，使最終獲得的ERP系統(tǒng)與行政事業(yè)單位內(nèi)部環(huán)境、財會管理工作更為契合。ERP系統(tǒng)正式投入使用前，需要采用以往積累的數(shù)據(jù)信息對系統(tǒng)進行測驗，財會管理人員將操作流程公開，使其他工作人員能夠熟悉操作流程。對于ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，還應(yīng)該充分展現(xiàn)行政事業(yè)單位的特征，體現(xiàn)出ERP個性化、針對性，將行政事業(yè)單位各個發(fā)展階段作為ERP應(yīng)用的側(cè)重點，按照各階段特征，對ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能作出調(diào)整，使其可以滿足行政事業(yè)單位財會管理工作的基本需求。換言之，ERP系統(tǒng)在行政事業(yè)單位每一個發(fā)展階段都能夠發(fā)揮出其作用，使單位內(nèi)部環(huán)境得到改善。財會管理系統(tǒng)包含大量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)本身變化也非常明顯，這就需要充分考慮財會管理實際，調(diào)試ERP系統(tǒng)，加強ERP系統(tǒng)和財會管理工作的契合度。

四、ERP在財會管理工作全過程中的運用

（一）預(yù)算管理

ERP系統(tǒng)在財會管理工作中應(yīng)用，結(jié)合當前最新的財會管理流程，需要對系統(tǒng)進行權(quán)限的安排，而且行政事業(yè)單位中財會管理機構(gòu)也應(yīng)該做出相應(yīng)調(diào)整，創(chuàng)新財會管理制度。行政事業(yè)單位中的預(yù)算管理部門，主要負責策劃預(yù)算、預(yù)算額度審核與修訂、預(yù)算方案評估與編制等。除了上述基礎(chǔ)職能，預(yù)算管理部門還參與到行政事業(yè)單位中項目庫管理、擬定行業(yè)融資政策等相關(guān)工作中，可以說行政事業(yè)單位財會體制相關(guān)工作必須有預(yù)算管理部門的積極配合。當前政府部門給出的預(yù)算會計報表格式，是行政事業(yè)單位中比較常用的預(yù)算編制格式，該格式具有較強的銜接性，但無法表現(xiàn)出歷史收支以及預(yù)算收支所具有的經(jīng)濟性。為此，行政事業(yè)單位構(gòu)建ERP系統(tǒng)，憑借該系統(tǒng)集成性特征，將原本財會管理工作中的一些問題予以解決，對于預(yù)算格式的編制，行政事業(yè)單位預(yù)算收支可通過政府部門提供的預(yù)算報表格式，全方位反映資產(chǎn)情況與資金累計情況，并充分利用行政事業(yè)單位會計報表，通過報表的附加更加清晰地了解行政事業(yè)單位之間使用基本情況。

（二）資產(chǎn)管理

由于ERP系統(tǒng)流程指向性非常強，因此行政事業(yè)單位可以根據(jù)部門構(gòu)建ERP系統(tǒng)的特點，設(shè)置相應(yīng)的資產(chǎn)管理中心，主要負責數(shù)據(jù)信息傳遞，并對部門管理資產(chǎn)進行應(yīng)用配置與處理。除此之外，資產(chǎn)管理中心還具有編制資產(chǎn)統(tǒng)計報告、登記資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、保全資產(chǎn)、評價與考核效益、資產(chǎn)清查與監(jiān)管等職責。ERP系統(tǒng)在資產(chǎn)管理工作中應(yīng)用，如，制定政府采購方案與策略、編制采購計劃、安排相關(guān)部門負責統(tǒng)一采購工作，對需要采購的物資加以統(tǒng)計，股份制改造資產(chǎn)實施重組，股份制改造股權(quán)還需合理設(shè)置，處理股份制改造資產(chǎn)、清產(chǎn)核資和產(chǎn)權(quán)、處理產(chǎn)權(quán)糾紛、管理資產(chǎn)處置等也可通過ERP系統(tǒng)實施。通過行政事業(yè)單位現(xiàn)有資產(chǎn)的評估管理處置，加強規(guī)范使用與預(yù)算內(nèi)外建設(shè)資金的監(jiān)督，從而充分提高資產(chǎn)管理信息化水平與效率，并實現(xiàn)ERP與資產(chǎn)管理的充分融合。

（三）財會操作自動化

若在行政事業(yè)單位中普及ERP系統(tǒng)，最為直觀的優(yōu)勢便是在構(gòu)建的ERP系統(tǒng)中，將記賬、報賬等基礎(chǔ)的財會操作集成化處理。以往這些工作通常是由財會管理人員手動完成，各個部門采集、整理數(shù)據(jù)后，上報給財務(wù)部門，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)審核、校對財會數(shù)據(jù)，不僅會延長這一系列財會操作的時間，還會導致人力資源的浪費。應(yīng)用ERP之后，可以有效節(jié)約財會操作的時間與精力。例如很多行政事業(yè)單位開始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)簽名、多級復核、自動計算、信息記錄等功能。報銷憑單通過電子簽名可以避免出現(xiàn)防偽簽名這一問題；系統(tǒng)多級復合方面，憑證和付款均采用二級復核，一旦發(fā)現(xiàn)問題便可以馬上提出、糾正；在自動計算方面，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)具有自動化計算憑單和補助的功能，提高計算精準性；網(wǎng)絡(luò)報修系統(tǒng)進行信息記錄，主要記錄的是核算操作的全過程，有利于明確財會管理人員承擔的責任。在系統(tǒng)中儲存的信息數(shù)據(jù)，如果沒有獲得批準，便不能隨意更改，由此也保證了系統(tǒng)中儲存財會信息的一致性，并推動行政事業(yè)單位財會操作自動化轉(zhuǎn)型。

結(jié)語

綜上所述，行政事業(yè)單位財會管理工作非常關(guān)鍵，但在信息化環(huán)境下也必須作出調(diào)整，如果一直沿用傳統(tǒng)的管理模式，不僅會浪費人力資源和信息資源，還不利于行政事業(yè)單位信息化轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新。為此，針對當前財會管理的發(fā)展趨勢，行政事業(yè)單位廣泛應(yīng)用ERP系統(tǒng)，將單位中財會管理信息資源加以整合，并且使財會管理工作和單位內(nèi)部其他管理業(yè)務(wù)緊密連接，實現(xiàn)管理一體化。在ERP系統(tǒng)的幫助下，不僅提高了財會管理效率，也能夠在線完成所有財會管理工作，加強財會信息精準性，也為今后行政事業(yè)單位管理工作的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型奠定了基礎(chǔ)。