“大智移云”背景下的RPA在財(cái)務(wù)共享中的應(yīng)用

張楊軍 閆宇潔 孫敏 呂梁職業(yè)技術(shù)學(xué)院

引言

“大智移云”背景下，財(cái)務(wù)共享中心成為企業(yè)發(fā)展的重要條件，有效地提升了財(cái)務(wù)工作的效率，但是這種模式廣泛應(yīng)用還有一定的限制性條件，企業(yè)財(cái)務(wù)工作不能從根本上得到提高。在這種情況之下，將RPA即財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用于其中，推動(dòng)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷、付款、資金管理等活動(dòng)質(zhì)量的提升，有效彌補(bǔ)了財(cái)務(wù)共享中心的不足之處，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作有著至關(guān)重要的作用。

一、相關(guān)概念闡述

（一）“大智移云”

“大智移云”主要是將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等綜合到一起，通過各項(xiàng)技術(shù)的交融滲透，改變了人們的生活。這項(xiàng)技術(shù)是產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)重要技術(shù)載體，有力地推動(dòng)了產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。其主要包括大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算四個(gè)維度，使信息傳達(dá)發(fā)生了顯著的變化。該項(xiàng)技術(shù)于2013年中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)上提出來的，通過智能化技術(shù)深入分析用戶需求，促進(jìn)各項(xiàng)工作精細(xì)化。在大數(shù)據(jù)推動(dòng)之下，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)得到了進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)人們工作中使用的各項(xiàng)軟件向更加智能化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。當(dāng)下這種技術(shù)手段已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展起到了重要的作用。

（二）RPA

RPA即財(cái)務(wù)流程機(jī)器人，通常被應(yīng)用與大型企業(yè)財(cái)務(wù)工作中，最重要的功能就是能夠簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)，可以應(yīng)用于報(bào)表制作、憑證錄入以及資金審核工作。在一些業(yè)務(wù)場(chǎng)景中，一般先要登錄到系統(tǒng)中，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出，再登錄到另一個(gè)系統(tǒng)中，導(dǎo)入數(shù)據(jù)并進(jìn)行比較。這種操作主要是利用機(jī)器人腳本實(shí)現(xiàn)的，即RPA機(jī)器人。常規(guī)RPA的部署后，需要適應(yīng)模塊化、簡(jiǎn)單化的業(yè)務(wù)流程，工作人員需要對(duì)部署的RPA進(jìn)行定期監(jiān)測(cè)、維護(hù)，因?yàn)楫?dāng)企業(yè)流程發(fā)生改變之后，整個(gè)RPA可能需要面臨修改甚至重新搭建的問題。這種技術(shù)通常被應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作、銀行系統(tǒng)、電商行業(yè)、物業(yè)行業(yè)等，有效地提高了整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展。

（三）財(cái)務(wù)共享中心

財(cái)務(wù)共享中心是一個(gè)提供標(biāo)準(zhǔn)化和最優(yōu)化會(huì)計(jì)處理流程的全球運(yùn)營(yíng)體系，已經(jīng)在很多企業(yè)得到應(yīng)用，共享中心通過核算體系共享、財(cái)務(wù)共享、集中基金管理、集中數(shù)據(jù)平臺(tái)等降本提效，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利益最大化。這種共享服務(wù)模式，可以對(duì)企業(yè)中一些同質(zhì)化、標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)容實(shí)施重新改造，經(jīng)過共享中心的專業(yè)化處理，提升了企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)行管理效率，降低了財(cái)務(wù)工作成本。但是需要指出的是在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心軟件時(shí)，企業(yè)的規(guī)模要較大，具備信息化工作條件，可以有效提升企業(yè)財(cái)務(wù)效率，且企業(yè)業(yè)務(wù)相對(duì)單一，適應(yīng)批量化處理模式，還需要企業(yè)具有高效的管理模式，能夠做到集中管理。只有滿足這些條件，才能夠發(fā)揮出財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能。

二、“大智移云”背景下財(cái)務(wù)共享中心的現(xiàn)狀

（一）運(yùn)營(yíng)成本降低

當(dāng)下很多企業(yè)中已經(jīng)開始實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心，通過使用財(cái)務(wù)軟件，減少財(cái)務(wù)工作人員工作量，業(yè)務(wù)處理的效率得到顯著改善，將財(cái)務(wù)工作人員從繁重的財(cái)務(wù)工作中解脫出來。工作形式主要是將企業(yè)財(cái)務(wù)工作內(nèi)容進(jìn)行高效整合，通過簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作流程，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)成本控制在合理的范圍內(nèi)，當(dāng)下財(cái)務(wù)共享已經(jīng)成為“大智移云”背景下的主要工作形式。

（二）財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理效率得到改善

在“大智移云”背景下，企業(yè)借助財(cái)務(wù)共享中心，提高業(yè)務(wù)處理的效率，例如在財(cái)務(wù)單據(jù)審批工作中，效率得到顯著提升。付款審核工作通過財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了高效傳遞對(duì)接，付款成功后，會(huì)顯示相關(guān)信息。交易完成之后，會(huì)將信息同步到發(fā)票系統(tǒng)中。通過該系統(tǒng)，員工工作效率得到顯著提升，服務(wù)質(zhì)量隨之改善，有助于企業(yè)與客戶之間構(gòu)建穩(wěn)定友好的業(yè)務(wù)往來關(guān)系。

（三）員工工作效率提升

在一些大企業(yè)中，涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相對(duì)較多，在沒有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件現(xiàn)代化與信息化之前，財(cái)務(wù)工作人員工作規(guī)模巨大，工作繁重，給財(cái)務(wù)人員造成了很大的壓力。在“大智移云”技術(shù)推動(dòng)之下，財(cái)務(wù)共享中心工作不斷完善，財(cái)務(wù)人員借助信息化軟件，工作模式得以改變，財(cái)務(wù)人員整體的工作效率得以提升，同時(shí)也能節(jié)約企業(yè)發(fā)展成本。

三、“大智移云”背景下財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用存在的問題

（一）業(yè)務(wù)流程不夠完善

當(dāng)下在很多大型企業(yè)中雖然已經(jīng)引進(jìn)了財(cái)務(wù)共享中心，一定程度上提升財(cái)務(wù)工作的效率，促進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)的高質(zhì)量運(yùn)行，但是還需要指出的是，當(dāng)下在“大智移云”背景下財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用還處于初級(jí)發(fā)展階段，發(fā)展實(shí)效性并不是非常高，業(yè)務(wù)流程不夠完善，造成財(cái)務(wù)工作會(huì)出現(xiàn)一些疏漏。如財(cái)務(wù)共享中心，標(biāo)準(zhǔn)化流程是一個(gè)規(guī)范化流程，不能夠結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況作出靈活的調(diào)整，對(duì)于一些并不標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)工作內(nèi)容，就難以進(jìn)行合理的調(diào)整。在很多企業(yè)中，還主要是將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)用于一些表面的基礎(chǔ)性工作，而對(duì)于一些相對(duì)復(fù)雜的財(cái)務(wù)工作，在處理中還有很多不足之處。

（二）RPA應(yīng)用不充分

財(cái)務(wù)機(jī)器人主要是建立在人工智能、自動(dòng)化技術(shù)基礎(chǔ)上的一種技術(shù)手段，能夠根據(jù)事前預(yù)定好的程序流程，結(jié)合企業(yè)中現(xiàn)有的工作系統(tǒng)，共同發(fā)揮業(yè)務(wù)處理作用，在遵守規(guī)則的前提下，提升企業(yè)業(yè)務(wù)處理時(shí)效性。當(dāng)下RPA已經(jīng)被很多企業(yè)引入到日常發(fā)展中來，成功地解決了財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行模式中不合理的地方，工作質(zhì)量得以改善。但是需要指出的是，在一些企業(yè)中，還沒有引入財(cái)務(wù)機(jī)器人，工作處理模式仍然是相對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件，這樣造成企業(yè)中財(cái)務(wù)工作處理效率仍然沒有從本質(zhì)上得到改善，這就影響了企業(yè)工作效率的提升。

四、“大智移云”背景下RPA應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享中心策略

“大智移云”背景下，將RPA應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享中心，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的有力支撐，通過使用RPA，財(cái)務(wù)機(jī)器人替代了財(cái)務(wù)工作人員，工作的質(zhì)量以及效率都會(huì)得以改善，有效地縮減了很多重復(fù)性工作，如不能轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)工作模式，會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重影響，所以應(yīng)該及時(shí)將RPA這種技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享中心中，將財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用于費(fèi)用報(bào)銷、貨物采購等活動(dòng)中，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享，提升發(fā)展的質(zhì)量與效率。

（一）費(fèi)用報(bào)銷活動(dòng)

費(fèi)用報(bào)銷工作是財(cái)務(wù)工作中最普遍內(nèi)容，將RPA應(yīng)用于費(fèi)用報(bào)銷活動(dòng)中，可以提高該項(xiàng)工作質(zhì)量。在財(cái)務(wù)機(jī)器人工作時(shí)，主要包括以下四個(gè)流程：首先，財(cái)務(wù)機(jī)器人實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化接受報(bào)銷單據(jù)，接收完成后，還可以對(duì)各種類型的單據(jù)進(jìn)行智能化的分類、匯總以及傳遞工作，完成以上這些工作之后，還能夠發(fā)起審批申請(qǐng)。其次，費(fèi)用報(bào)銷工作，這項(xiàng)工作主要是將報(bào)銷審核規(guī)則內(nèi)嵌于費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中，這樣RPA在工作中就能夠依據(jù)提前設(shè)定好的工作邏輯進(jìn)行報(bào)銷。在這個(gè)過程中，RPA具有審核發(fā)票是否合理、是否存在重復(fù)報(bào)銷現(xiàn)象、審核報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)合理性等內(nèi)容，提高了費(fèi)用報(bào)銷的質(zhì)量。再次，自動(dòng)付款功能，在報(bào)銷審核之后，系統(tǒng)中會(huì)直接生成付款單，但是系統(tǒng)不會(huì)自動(dòng)直接付款，付款單會(huì)進(jìn)入到待付款中心，通過審核之后，RPA會(huì)依據(jù)付款計(jì)劃進(jìn)行付款操作。最后，完成上述費(fèi)用報(bào)銷流程之后，RPA會(huì)依據(jù)會(huì)計(jì)記賬規(guī)范，自動(dòng)生成記賬憑證以及財(cái)務(wù)報(bào)告，并匯報(bào)給管理層。

（二）貨物采購至付款活動(dòng)

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中貨物采購到付款整個(gè)流程中工作的重點(diǎn)內(nèi)容包括供應(yīng)商管理、對(duì)賬工作、付款以及后續(xù)發(fā)票處理工作，將RPA應(yīng)用到財(cái)務(wù)工作中，實(shí)現(xiàn)了工作的自動(dòng)化處理，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)工作中重復(fù)率高、業(yè)務(wù)規(guī)模大給工作人員帶來的不便。主要的內(nèi)容包括以下五個(gè)部分：

第一，請(qǐng)款單處理，該過程中需要通過掃描請(qǐng)款單，將具體金額信息錄入到系統(tǒng)中，此時(shí)RPA會(huì)自動(dòng)對(duì)整個(gè)請(qǐng)款單中的訂單內(nèi)容、發(fā)票信息以及其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行檢查校驗(yàn)，避免信息出現(xiàn)誤差。第二，采購付款環(huán)節(jié)，通過利用RPA實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化審核工作、信息監(jiān)測(cè)和錄入工作、獲取付款信息等操作，將審核完成的信息提交到銀行付款系統(tǒng)中，實(shí)施付款操作。第三，完成付款后，RPA系統(tǒng)會(huì)根據(jù)上述付款活動(dòng)，將相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息匯總到總賬中，通過財(cái)務(wù)處理劃分賬款性質(zhì)，生成財(cái)務(wù)報(bào)告。第四，RPA具有與供應(yīng)商自動(dòng)對(duì)賬的功能，此時(shí)需要財(cái)務(wù)工作人員設(shè)置好系統(tǒng)對(duì)賬觸發(fā)時(shí)間，RPA登錄到財(cái)務(wù)模塊中，完成對(duì)賬工作，并跟蹤訂單后續(xù)的查詢工作。第五，維護(hù)商業(yè)活動(dòng)數(shù)據(jù)，RPA會(huì)把獲得的供應(yīng)商信息傳輸?shù)较到y(tǒng)中，這樣財(cái)務(wù)工作人員可以及時(shí)掌握到業(yè)務(wù)伙伴的詳細(xì)信息，對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行詳細(xì)的審核，有助于后續(xù)商業(yè)計(jì)劃的制定。

（三）資金管理活動(dòng)

資金管理活動(dòng)是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的重要內(nèi)容，重復(fù)性相對(duì)較高，給財(cái)務(wù)工作人員造成了巨大的工作壓力，基于這種情況，就非常有必要將RPA應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心，提高資金管理的效率和質(zhì)量，將財(cái)務(wù)工作人員從繁重的資金管理活動(dòng)中解放出來。RPA具有的功能如下：

首先，財(cái)務(wù)機(jī)器人具有銀行對(duì)賬的功能，RPA可依據(jù)企業(yè)一個(gè)經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)銀行流水詳細(xì)數(shù)據(jù)，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)銀行對(duì)賬功能，形成銀行余額調(diào)節(jié)表。其次，現(xiàn)金管理活動(dòng)，RPA能夠依據(jù)企業(yè)資金收支情況，實(shí)施現(xiàn)金歸集、現(xiàn)金使用計(jì)劃制定工作，這需要在系統(tǒng)中設(shè)置智能算法，在實(shí)際處理過程中，會(huì)依據(jù)事前設(shè)置好的邏輯算法，在保證資金使用最優(yōu)的情況下，合理安排各種資金使用計(jì)劃。整個(gè)資金使用過程中，RPA還能夠完成相應(yīng)的動(dòng)態(tài)監(jiān)管工作，保證了資金使用的合理性，有助于企業(yè)全面掌握資金使用情況。再次，RPA具有收付款處理功能，完成交易之后，財(cái)務(wù)機(jī)器人會(huì)根據(jù)銷售部門上傳至系統(tǒng)中的訂單信息，自動(dòng)完成業(yè)務(wù)匯款活動(dòng)，轉(zhuǎn)變了過去的匯款方式。最后，RPA具有支付指令查詢功能，為了確保及時(shí)掌握資金是否完成支付，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠登錄到系統(tǒng)中，查詢支付結(jié)果。

（四）預(yù)算管理活動(dòng)

預(yù)算管理活動(dòng)在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中是非常關(guān)鍵點(diǎn)，通過合理的預(yù)算活動(dòng)，能夠保證企業(yè)在未來的經(jīng)營(yíng)發(fā)展期限內(nèi)，有充分的運(yùn)營(yíng)資金作為發(fā)展保障，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)該做好預(yù)算管理活動(dòng)，但是通過研究發(fā)現(xiàn)，在很多企業(yè)中，由于財(cái)務(wù)工作人員沒有全面掌握企業(yè)發(fā)展情況，制定的預(yù)算內(nèi)容大多與實(shí)際情況有一定差距。在這種情況之下，將RPA應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享中心中，能夠有效地解決預(yù)算活動(dòng)不合理的問題，在實(shí)際應(yīng)用中要做到以下三點(diǎn)內(nèi)容：

第一，RPA具有預(yù)算編制功能，預(yù)算工作人員以及財(cái)務(wù)工作人員會(huì)依據(jù)以往年度經(jīng)營(yíng)情況制定預(yù)算模型，并將模型輸入到財(cái)務(wù)機(jī)器人中，財(cái)務(wù)機(jī)器人會(huì)依據(jù)預(yù)先編制好的模型，做好經(jīng)營(yíng)發(fā)展年預(yù)算、季度滾動(dòng)預(yù)算、月預(yù)算等活動(dòng)，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)劃費(fèi)用使用形式。第二，RPA不僅會(huì)制定出完善的預(yù)算計(jì)劃，同時(shí)還會(huì)在預(yù)算活動(dòng)執(zhí)行中，對(duì)整個(gè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展活動(dòng)，做出合理的監(jiān)督與管理活動(dòng)，通過完善的監(jiān)督與審查工作，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不合理的地方，有助于及時(shí)調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展計(jì)劃。第三，RPA會(huì)依據(jù)制定的預(yù)算管理活動(dòng)，形成預(yù)算報(bào)告，主要是結(jié)合市場(chǎng)數(shù)據(jù)形成預(yù)算報(bào)告，有助于指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。由此可以看出，通過使用RPA能夠保證企業(yè)制定完善的預(yù)算管理活動(dòng)，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)合理的發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，本文對(duì)“大智移云”背景下財(cái)務(wù)共享中心的相關(guān)概念、現(xiàn)狀、存在的問題以及將RPA應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享中心策略等方面進(jìn)行了論述，可以看出，當(dāng)下在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中很多內(nèi)容具有較高的重復(fù)性，如果還采用傳統(tǒng)的工作模式，財(cái)務(wù)工作人員工作難以得到優(yōu)化，基于這種問題，本文認(rèn)為應(yīng)該將RPA與“大智移云”背景下財(cái)務(wù)共享中心相結(jié)合，發(fā)揮財(cái)務(wù)機(jī)器人的自動(dòng)化、智能化功能，提升財(cái)務(wù)工作的效率，不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)工作中相同的工作內(nèi)容，提升整體的工作效率。企業(yè)要全面分析自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況，如果就企業(yè)業(yè)務(wù)量、經(jīng)營(yíng)規(guī)模等方面適合應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人，就應(yīng)該及時(shí)做好應(yīng)用工作，這對(duì)于推動(dòng)企業(yè)發(fā)展有著重要的意義。