建筑工程資料管理常見問題及管理對(duì)策

原路祥

(山西潞安工程有限公司，山西 長治 046102)

在工程項(xiàng)目建設(shè)期間及后續(xù)驗(yàn)收期間，需使用工程資料為各項(xiàng)環(huán)節(jié)的展開提供科學(xué)的理論依據(jù)。在建筑業(yè)不斷發(fā)展的背景下，工程資料管理工作的重要作用愈加顯著，加強(qiáng)工程資料管理已成為推動(dòng)我國建筑業(yè)健康發(fā)展的重要方法。

1 工程資料主要內(nèi)容

工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)涉及多道工序，工程資料內(nèi)容十分復(fù)雜繁瑣，涉及多個(gè)步驟的。在工程資料內(nèi)容劃分過程中，可根據(jù)不同階段劃分為前期準(zhǔn)備階段資料，中期建設(shè)階段資料、后期完工階段資料及整理階段資料。

1.1 前期準(zhǔn)備階段資料

在工程項(xiàng)目前期建設(shè)過程中，資料內(nèi)容涵蓋勘測(cè)資料、測(cè)繪資料、評(píng)估資料、圖紙資料與圖像視頻資料等，各類資料內(nèi)容能夠?yàn)楹罄m(xù)建設(shè)環(huán)節(jié)的展開提供科學(xué)的理論依據(jù)。

1.2 中期建設(shè)階段資料

在工程項(xiàng)目中期建設(shè)階段，資料內(nèi)容涵蓋各建設(shè)階段的材料檢查資料、工序檢查資料、工序驗(yàn)收資料、總結(jié)資料及商談資料等，工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各項(xiàng)信息均需納入至資料范圍之內(nèi)。

1.3 后期完工階段資料

完工階段資料具有總結(jié)性的作用，其中涵蓋完工圖紙資料、檢測(cè)資料、驗(yàn)收資料、協(xié)商資料及影音圖像資料等，能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)提供完整的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

1.4 整理階段資料

整理環(huán)節(jié)的工程資料與后期交付密切相關(guān)，不但應(yīng)做好工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)涉及的各個(gè)資料的整理工作，還應(yīng)將已經(jīng)整理完成的資料轉(zhuǎn)交給相關(guān)單位，其中涵蓋各工程資料驗(yàn)收資料及圖紙內(nèi)容等。

2 工程資料管理工作的重要意義

2.1 初期階段中工程資料管理工作的重要意義

在工程建設(shè)前期階段，最先生成的資料內(nèi)容是立項(xiàng)文件，該文件能夠?qū)?xiàng)目審批環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄，是后續(xù)招投標(biāo)環(huán)節(jié)及預(yù)算編制環(huán)節(jié)展開的依據(jù)。其次，預(yù)算設(shè)計(jì)招標(biāo)文件資料是勘察設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)展開的依據(jù)，勘察設(shè)計(jì)資料是建設(shè)環(huán)節(jié)展開的依據(jù)。從此中我們不難看出，在工程項(xiàng)目建設(shè)工作展開前就已經(jīng)生成了大量的資料內(nèi)容，這就使得做好初期階段的資料管理工作顯得極為重要。

2.2 質(zhì)量控制工程中資料管理工作的重要意義

工程資料對(duì)于工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生的重要影響不容忽視，是建設(shè)環(huán)節(jié)管控過程中極為重要的一項(xiàng)管理內(nèi)容。在工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量管理期間，應(yīng)從人員、材料、機(jī)械、工藝及環(huán)境角度出發(fā)，做好相應(yīng)的質(zhì)量管理工作。從人員角度出發(fā)，工程資料管理人員是工程項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)不可缺少的重要技術(shù)人員，應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)且持證后方可上崗，以此提高資料管理工作的有效性。從材料角度出發(fā)，各種材料具備的出廠證明、檢測(cè)報(bào)告及使用說明是工程資料中不可缺少的重要構(gòu)成部分。從機(jī)械角度出發(fā)，機(jī)械配置表、使用操作說明及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是工程資料中不可缺少的重要構(gòu)成內(nèi)容。從工藝角度出發(fā)，施工程序、施工方法及施工流程的記錄為施工日志，施工日志是極為重要的工藝方法資料內(nèi)容。從環(huán)境角度出發(fā)，在建設(shè)工作展開前、建設(shè)工作實(shí)施過程中及后續(xù)均需做好拍照及錄像工作，確保項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境變化能夠得到體現(xiàn)?？傊鲜鑫鍌€(gè)方面的管理工作均與工程質(zhì)量控制密切相關(guān)。

2.3 安全管理中工程資料管理工作的重要意義

在工程項(xiàng)目建設(shè)期間，安全管理工作的最終要求是對(duì)建設(shè)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行預(yù)測(cè)及預(yù)防，以此避免安全事故發(fā)生。在工程項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)安全保障體系擬定、實(shí)施及改進(jìn)期間會(huì)產(chǎn)生大量的工程安全資料，資料內(nèi)容既是安全工作展開的前提，又是檢驗(yàn)安全管理工作成果的標(biāo)準(zhǔn)。工程安全資料的收集及整理與建筑單位的安全管理工作執(zhí)行情況密切，工程安全資料是建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)安全生產(chǎn)的記錄及指導(dǎo)，也是判斷安全生產(chǎn)責(zé)任制度能否得到落實(shí)的一項(xiàng)重要考核標(biāo)準(zhǔn)，還能夠?yàn)榘踩芾砉ぷ髡归_提供分析材料，可準(zhǔn)確掌握工程項(xiàng)目建設(shè)安全管控工作落實(shí)情況，便于針對(duì)各環(huán)節(jié)擬定相應(yīng)的安全保障措施。由此可見，工程資料管理對(duì)安全管理工作產(chǎn)生的重要影響也不容忽視。

2.4 造價(jià)管理中工程資料管理工作的重要意義

不同工程項(xiàng)目結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、建設(shè)規(guī)模與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在著明顯的差異，且建設(shè)條件、氣候特征及建設(shè)工期也存在著顯著的不同，這就使得工程造價(jià)存在著顯著的區(qū)別。在工程項(xiàng)目投資工作展開前，應(yīng)做好預(yù)算編制工作。預(yù)算是工程項(xiàng)目建設(shè)期間，各建設(shè)階段涉及的指標(biāo)與費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)，是新建項(xiàng)目、改建項(xiàng)目、擴(kuò)建項(xiàng)目與投資額確定的基礎(chǔ)文件。

2.5 完工驗(yàn)收后工程資料管理工作的重要意義

工程資料內(nèi)容是建設(shè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確反映，能夠?qū)Ω鳝h(huán)節(jié)的聯(lián)系及規(guī)律進(jìn)行明確，與工程管理工作密切相關(guān)。工程管理的實(shí)施必須由資料支持，工程資料是工程項(xiàng)目檢查環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)及維修環(huán)節(jié)展開的理論依據(jù)，能夠?yàn)樵O(shè)計(jì)環(huán)節(jié)及規(guī)劃環(huán)節(jié)的實(shí)施提供科學(xué)的參考價(jià)值。資料內(nèi)容可反復(fù)使用，工程資料具有顯著的利用價(jià)值，不難看出工程資料管理對(duì)后續(xù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)產(chǎn)生的重要作用。

3 工程資料管理過程中存在的不足

3.1 資料管理人員能力問題

現(xiàn)階段，在建筑單位實(shí)施工程資料整理及收集過程中，部分資料管理人員仍缺少一定的執(zhí)行能力，使得建設(shè)環(huán)節(jié)涉及的材料、機(jī)械及人員的調(diào)動(dòng)信息無法得到準(zhǔn)確的記錄，進(jìn)而導(dǎo)致信息資料出現(xiàn)不完善的現(xiàn)象，重要信息及關(guān)鍵信息未得到準(zhǔn)確的記錄。此外，在資料整理環(huán)節(jié)中，部分建筑單位未做好資料管理人員素質(zhì)提升，加之內(nèi)部缺少專業(yè)的資料管理部門，使得后續(xù)各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)、管理活動(dòng)及驗(yàn)收活動(dòng)過程中缺少完善的資料保障，甚至還會(huì)出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，影響各項(xiàng)管理工作及活動(dòng)的實(shí)施，導(dǎo)致工程延后的問題出現(xiàn)，使建筑單位受到嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失、資源損失及信息損失。

3.2 管理制度問題

受建筑單位能力影響，部分建筑單位仍未建設(shè)內(nèi)容完善的資料管理制度。由此可見，資料管理制度不完善是資料收集及整理過程中存在的主要問題，資料管理無法與工程建設(shè)實(shí)際情況協(xié)同推進(jìn)，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致資料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，影響工程資料管理工作水平，延誤工程建設(shè)進(jìn)度及成效。

3.3 認(rèn)識(shí)程度問題

在早期階段工程資料管理便實(shí)現(xiàn)了推廣與普及，但仍有部分建筑單位未給予工程資料收集及管理工作足夠的認(rèn)識(shí)，使得工程資料在管理過程中，規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化水平未得到提高。受認(rèn)識(shí)程度因素制約，資料管理人員水平也與預(yù)期要求存在著一定的距離。由于缺少足夠的認(rèn)識(shí)程度，導(dǎo)致工程資料管理人員在收集過程中及管理過程中具有較強(qiáng)的隨意性，使得資料價(jià)值及意義無法得到體現(xiàn)。

3.4 后續(xù)存儲(chǔ)問題

工程資料管理后續(xù)存儲(chǔ)問題是指，在工程項(xiàng)目建設(shè)期間，各項(xiàng)資料信息收集完成后，未根據(jù)規(guī)范及要求做好相應(yīng)的裝訂、存儲(chǔ)及保管，使得工程資料內(nèi)容極為混亂，甚至出現(xiàn)丟失問題。工程資料內(nèi)容具有極強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)性，所以在工程資料歸納存檔期間，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)各項(xiàng)工作，不可出現(xiàn)任何錯(cuò)誤。但現(xiàn)階段，建筑單位工程資料保存工作不恰當(dāng)?shù)默F(xiàn)象極為普遍，資料內(nèi)容及頁碼排序不當(dāng)、文件混亂的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，且證件原件及復(fù)印件時(shí)常共同存放，這就會(huì)導(dǎo)致后續(xù)調(diào)取過程中操作極為復(fù)雜，十分麻煩。部分建筑單位甚至還會(huì)出現(xiàn)文件丟失及錯(cuò)裝的現(xiàn)象，使工程建設(shè)環(huán)節(jié)展開受到影響，進(jìn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失出現(xiàn)。

4 提高工程資料管理工作質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

4.1 強(qiáng)化資料管理人員綜合素質(zhì)

工程資料管理工作對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)管理產(chǎn)生的重要作用不可忽視，建筑單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人才培養(yǎng)工作的重要作用，通過積極組織工程資料收集方法培訓(xùn)及教育活動(dòng)的方式，強(qiáng)化工程資料管理人員信息收集能力及后續(xù)管理能力，確保其在日常資料整理環(huán)節(jié)當(dāng)中，能夠積累相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)各項(xiàng)工作的展開提供有利的條件。此外，為強(qiáng)化工程資料管理人員綜合能力，建筑單位還應(yīng)強(qiáng)化工程資料管理人員培養(yǎng)，加大資金投入力度，在建筑單位內(nèi)建設(shè)內(nèi)容完善的信息收集及處理系統(tǒng)，通過定期組織工程資料管理及收集培訓(xùn)的方式，使工程資料管理人員能夠在日常工作當(dāng)中提高自身工程資料收集能力、存儲(chǔ)能力、管理能力，豐富自身工作經(jīng)驗(yàn)。工程資料是工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容，能夠?qū)こ添?xiàng)目建設(shè)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接的影響。在工程資料管理過程中，應(yīng)強(qiáng)化資料管理人員綜合能力培養(yǎng)，這是極為重要且不可缺少的。

4.2 完善管理制度

在工程資料管理過程當(dāng)中，應(yīng)建設(shè)內(nèi)容完善的管理制度，這是具有積極現(xiàn)實(shí)意義的。建筑單位應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際情況及企業(yè)具體特征，完善現(xiàn)有工程資料管理制度內(nèi)容，優(yōu)化資料管理體系及資料收集環(huán)節(jié)。管理人員還應(yīng)做好資料收集工作、人員管控工作、約束工作與指導(dǎo)工作，確保其能夠科學(xué)合理的對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行收集與管理，以此降低人為因素及各類風(fēng)險(xiǎn)問題對(duì)工程資料收集環(huán)節(jié)展開產(chǎn)生的不利影響。資料管理人員還應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際資金支出狀況及建設(shè)狀況等各項(xiàng)問題，做好工程資料內(nèi)容整合及傳輸工作，按照各項(xiàng)指標(biāo)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集。管理人員通過資料管理及收集優(yōu)化的方式，對(duì)資料管理人員提出一定的要求及指導(dǎo)，還可通過建設(shè)內(nèi)容完善責(zé)任制度的方式，給予工作態(tài)度良好且業(yè)績突出的資料管理人員一定資金獎(jiǎng)勵(lì)。還應(yīng)將資料管理工作落實(shí)情況與建筑單位管理規(guī)章制度相互融合，使工程資料管理人員能夠?qū)Ω黜?xiàng)資料信息進(jìn)行檢查及保密，以此為后續(xù)各環(huán)節(jié)展開提供信息保障。

4.3 養(yǎng)成良好的管理意識(shí)

養(yǎng)成良好的工程資料管理意識(shí)是強(qiáng)化工程資料收集及整理環(huán)節(jié)質(zhì)量的一項(xiàng)主要方式，所以應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)容完善的工程資料法律法規(guī)體系優(yōu)化，利用一系列的宣傳手段，強(qiáng)化資料管理人員思想意識(shí)，確保其能夠自覺主動(dòng)的對(duì)自身行為進(jìn)行約束，提升資料管理人員工程資料管理理念。在工程項(xiàng)目建設(shè)前期階段，建筑單位應(yīng)加強(qiáng)資料管理法律法規(guī)宣傳，通過召開專業(yè)指導(dǎo)及集中培訓(xùn)等方式，做好相應(yīng)的宣傳教育工作，強(qiáng)化工程資料管理工作價(jià)值及意義宣傳。此外，還應(yīng)積極組織資料管理人員做好相應(yīng)的學(xué)習(xí)工作，使其明確建筑資料管理工作的重要性，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，為提升工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量，打造良好企業(yè)形象提供有利的條件。

4.4 加強(qiáng)技術(shù)記錄及收集

科學(xué)完善的工程技術(shù)資料內(nèi)容能夠?qū)こ添?xiàng)目建設(shè)質(zhì)量起到直觀的反映，所以各資料內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目推進(jìn)情況展開收集及整理，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料管理內(nèi)容，做好資料內(nèi)容逐項(xiàng)收集工作及質(zhì)量評(píng)定等記錄，確保工程項(xiàng)目資料內(nèi)容的整理工作與歸檔工作能夠與工程項(xiàng)目實(shí)施情況協(xié)調(diào)推進(jìn)，使內(nèi)容更加連貫。在工程項(xiàng)目建設(shè)期間，及時(shí)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行梳理。當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)做好相應(yīng)的補(bǔ)救。在竣工后，應(yīng)使資料內(nèi)容更加完整準(zhǔn)確。技術(shù)人員還應(yīng)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息及資料進(jìn)行審查，避免出現(xiàn)延誤的現(xiàn)象，導(dǎo)致資料內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤問題。項(xiàng)目部應(yīng)由專業(yè)人員做好資料收集及檢查工作，當(dāng)出現(xiàn)信息缺少或遺漏現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)做好相應(yīng)的補(bǔ)充工作。當(dāng)資料內(nèi)容出現(xiàn)問題時(shí)，還要及時(shí)核查并改正。

4.5 做好資料內(nèi)容分類

工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的工作內(nèi)容，所以文件涉及多個(gè)領(lǐng)域。在工程資料管理期間，應(yīng)做好細(xì)化工作，根據(jù)不同種類的實(shí)際情況，采取針對(duì)性的管理方法，以此使工程資料收集環(huán)節(jié)及管理環(huán)節(jié)有序展開，還能夠便于后續(xù)查詢工作的實(shí)施，確保內(nèi)容更加準(zhǔn)確無誤。可根據(jù)機(jī)械文件、監(jiān)理文件及資料文件等管理要求，展開工程資料劃分，分類進(jìn)行存儲(chǔ)，避免資料出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，確保后續(xù)資料調(diào)取環(huán)節(jié)及查詢環(huán)節(jié)穩(wěn)步推進(jìn)。此外，還應(yīng)重點(diǎn)做好工程資料裝訂工作。在工程資料收集完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理及裝訂，避免資料內(nèi)容出現(xiàn)丟失或缺少的現(xiàn)象。

4.6 做好資料內(nèi)容后期整理

工程資料整理完成后并不意味著管理工作已經(jīng)全部完成。在工程項(xiàng)目建設(shè)期間，受多種主觀及客觀因素影響，資料查詢工作是極為常見的，資料調(diào)取工作時(shí)有發(fā)生，這就使得資料管理人員應(yīng)充分掌握各資料內(nèi)容的存放位置，明確工程資料去向，及時(shí)找回工程資料內(nèi)容，這對(duì)于提高工程資料管理工作水平所起到重要的作用也不容忽視，能夠從根本上確保工程資料內(nèi)容的完整性。

4.7 強(qiáng)化資料管理信息化水平

在工程項(xiàng)目建設(shè)期間，加強(qiáng)先進(jìn)管理技術(shù)應(yīng)用及強(qiáng)化工程資料管理信息化水平，對(duì)于提升工程資料管理工作質(zhì)量所產(chǎn)生的重要影響不可忽視。在工程資料收集及整理期間，建筑單位應(yīng)加強(qiáng)先進(jìn)管理技術(shù)引進(jìn)，通過科學(xué)有效的方法對(duì)工程資料信息化管理手段進(jìn)行完善。第一，應(yīng)根據(jù)建筑企業(yè)實(shí)際情況，做好資料管理技術(shù)優(yōu)化工作，強(qiáng)化工程資料管理技術(shù)創(chuàng)新及引進(jìn)，加大資金投入力度，建設(shè)內(nèi)容完善的技術(shù)引進(jìn)制度，確保工程資料管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)的創(chuàng)新及調(diào)整。第二，在新時(shí)代背景下，工程資料管理工作的網(wǎng)絡(luò)化水平及電子化水平已經(jīng)得到了顯著提升，這不但能夠使資料管理工作效率得到明顯的提高，還能夠強(qiáng)化資料管理工作質(zhì)量及水平，使資料管理環(huán)節(jié)更加直觀化、便捷化。為了充分發(fā)揮出先進(jìn)資料管理技術(shù)的重要作用及價(jià)值，應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)掌握更為徹底及綜合素質(zhì)更高的資料管理人員引進(jìn)。建筑單位可與當(dāng)?shù)馗咝Ｕ归_長期人才供應(yīng)協(xié)議，使當(dāng)?shù)馗咝Ｍㄟ^成立專業(yè)課程的方式，培養(yǎng)針對(duì)性的資料管理人才。資料管理信息化發(fā)展是未來發(fā)展的必然方向，只有確保管理技術(shù)及管理人才的先進(jìn)性，才能夠使資料管理信息化水平得到提升，使資料管理工作的重要價(jià)值得到體現(xiàn)。此外，建筑企業(yè)還應(yīng)建設(shè)內(nèi)容完善的內(nèi)部資料信息化管理系統(tǒng)，利用信息管理系統(tǒng)及資料管理技術(shù)協(xié)調(diào)應(yīng)用的方式，提高建筑企業(yè)工程資料管理水平。在日常管理過程中，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)及系統(tǒng)應(yīng)用，以此使資料內(nèi)容能夠得到系統(tǒng)全面的管控。

5 結(jié)語

總體而言，在工程項(xiàng)目建設(shè)期間，工程資料管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)及階段，是一個(gè)復(fù)雜繁瑣的工作內(nèi)容，且資料內(nèi)容十分龐大，這就對(duì)資料管理人員的能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。資料管理人員應(yīng)養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，做好資料前期收集環(huán)節(jié)、中期整理環(huán)節(jié)及歸納環(huán)節(jié)與后期調(diào)取環(huán)節(jié)的管控工作，不可出現(xiàn)任何錯(cuò)誤問題。工程資料管理對(duì)于推動(dòng)建筑企業(yè)健康發(fā)展具有積極的現(xiàn)實(shí)意義，一旦資料管理過程中出現(xiàn)遺漏，將會(huì)使工程建設(shè)進(jìn)度及質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響，甚至還會(huì)威脅建筑單位品牌形象及經(jīng)濟(jì)利益，所以應(yīng)強(qiáng)化工程資料管理工作水平，養(yǎng)成良好的管理意識(shí)及理念，確保工程資料內(nèi)容的全面及完整，使各道工序穩(wěn)步推進(jìn)，強(qiáng)化建筑單位經(jīng)濟(jì)效益，使建筑單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中占據(jù)有利的位置。