大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的思考

文/西安人才市場(chǎng)有限公司 劉夢(mèng)潔

檔案以其自身世代相傳的作用與價(jià)值，注定成為一項(xiàng)亙古通今的文化事業(yè)；作為人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)最直接的真實(shí)記錄，包含具體數(shù)據(jù)、資料，以文字、照片等形式出現(xiàn)在檔案記錄中，這些真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)、資料作為重要的社會(huì)信息資源，具有重要的社會(huì)價(jià)值。從事檔案工作以來(lái)，我?guī)F(tuán)隊(duì)完成了5個(gè)項(xiàng)目的人事檔案整理、審核工作，分別為新華保險(xiǎn)、陸港集團(tuán)、北京銀行、金泰恒業(yè)、體育學(xué)校。在檔案審核中，我們秉承認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、公平、公正的態(tài)度進(jìn)行了“三齡兩歷”的審核，從年齡、黨齡開(kāi)始，逐一核查，務(wù)求檔案材料的真實(shí)性和可靠性。整理完成的紙質(zhì)檔案，我們裝訂成冊(cè)，在檔案室統(tǒng)一保存。但是紙質(zhì)檔案的保存需要特定的環(huán)境和溫度。隨著翻閱次數(shù)的增加，紙張會(huì)有一定的破損，影響到檔案內(nèi)容的真實(shí)性。因此，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案是必然趨勢(shì)。

一、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然趨勢(shì)

（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案更好地服務(wù)大局的需要。檔案工作承擔(dān)著為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的職責(zé)。當(dāng)前，隨著國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的推動(dòng)實(shí)施，加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合，加快數(shù)字中國(guó)建設(shè)進(jìn)程，相應(yīng)地需要檔案管理加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)型是實(shí)現(xiàn)檔案更高社會(huì)價(jià)值的需要。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型較之傳統(tǒng)檔案管理體現(xiàn)出更高的社會(huì)價(jià)值。其一，提高經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)環(huán)保的性質(zhì)，對(duì)原檔案文件進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案中的文字、圖片的數(shù)據(jù)以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，節(jié)省了儲(chǔ)存的實(shí)體空間，檢索快捷方便，實(shí)時(shí)同步備份，維護(hù)方便安全，極大減少了保管存儲(chǔ)費(fèi)用、保管占用空間和查閱時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了電子化檔案管理功能。其二，提高辦公效率。數(shù)字化轉(zhuǎn)型能使檔案資料及時(shí)歸檔，方便利用，并借助計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)便利地為全單位、區(qū)域、甚至更大范圍利用，讓檔案發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值，從而創(chuàng)造更多的效益。其三，增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案存放時(shí)間長(zhǎng)久，紙張難免會(huì)破損、部分印跡模糊不清，會(huì)對(duì)檔案原件的完整性和真實(shí)性產(chǎn)生一定影響。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑可以保證原件的真實(shí)性和有效性。

（三）數(shù)字化轉(zhuǎn)型開(kāi)發(fā)利用檔案資源的需要。檔案工作作為一項(xiàng)守護(hù)歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的事業(yè)，需要加大綜合開(kāi)發(fā)利用的力度。其一，對(duì)接和服務(wù)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上檔案資源的共建共享，可以滿足社會(huì)各界對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、查閱便捷性等服務(wù)。其二，滿足便捷為民服務(wù)。我國(guó)是人口大國(guó)，具有檔案數(shù)量大、種類(lèi)繁多、形式多樣的特點(diǎn)，只有加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行高效檢索、儲(chǔ)存閱讀電子檔案、提高檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的管理服務(wù)水平，為檔案面向社會(huì)各界提供更為全面便捷的服務(wù)，能更有效地提高檔案的利用率。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳，營(yíng)造檔案轉(zhuǎn)型濃厚氛圍環(huán)境。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)涉及面廣的系統(tǒng)性工程，只有營(yíng)造出社會(huì)各界支持檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型濃厚的氛圍環(huán)境，才能夠更好地動(dòng)員全社會(huì)力量關(guān)注檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。營(yíng)造有利于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的濃厚氛圍，吸引廣大員工準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵，動(dòng)員全員共同參加，奠定滿足我國(guó)人口眾多，檔案數(shù)量大、種類(lèi)繁多、形式多樣的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有條不紊地持續(xù)推進(jìn)。

（二）重視人才，培養(yǎng)一支復(fù)合型高素質(zhì)員工隊(duì)伍。推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要擁有一支高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍，著力提升檔案員工隊(duì)伍的整體素質(zhì)，通過(guò)完善檔案人才隊(duì)伍的機(jī)制建設(shè)，加大力度培養(yǎng)人才。其一，要站在檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的高度，把人才培養(yǎng)作為檔案員工隊(duì)伍建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。其二，引進(jìn)人才。要重視引進(jìn)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的能熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的特殊人才，合理配備、熟練使用檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，利用引進(jìn)人才的專(zhuān)長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)提高檔案數(shù)字化工作效率，少走彎路。其三，要注重定期對(duì)檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件應(yīng)用技能培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以更好地勝任所承擔(dān)的檔案數(shù)字化工作，促進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有條不紊持續(xù)推進(jìn)，長(zhǎng)遠(yuǎn)科學(xué)發(fā)展。

（三）完善機(jī)制，提升檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的科學(xué)化水平。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有長(zhǎng)期性、艱巨性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，且各地各單位情況各不相同，需要統(tǒng)籌部署實(shí)施。其一，制訂規(guī)劃，梯次推進(jìn)。明確檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展方向和發(fā)展步驟，按照“科學(xué)規(guī)劃、集中管理，分步實(shí)施、遞層推進(jìn)，持續(xù)發(fā)展、注重實(shí)效”的方針，遵循“規(guī)劃—建設(shè)—適應(yīng)—發(fā)展”的思路，制訂具體計(jì)劃和清晰目標(biāo)。明確目標(biāo)任務(wù)，按照增量檔案誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，加快檔案數(shù)字化進(jìn)度。其二，加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型離不開(kāi)技術(shù)支撐和資金保障，要加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施和人力、物力、財(cái)力的投入力度，結(jié)合數(shù)字城市和大數(shù)據(jù)中心建設(shè)，注入必要資金，購(gòu)置先進(jìn)的掃描儀、備份磁盤(pán)、檔案系統(tǒng)管理軟件等設(shè)施，完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其三，健全制度，規(guī)范管理。要結(jié)合檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作實(shí)際，制訂完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案管理、網(wǎng)絡(luò)及安全保密等方面的管理規(guī)定，建立和完善相關(guān)規(guī)章制度，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，以需求為導(dǎo)向制訂檔案信息資源共享目錄；以服務(wù)社會(huì)和民生為重點(diǎn)，探索完善區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享工程。其四，資源共享，高效利用。按照《檔案法》《保密法》《政府信息公開(kāi)條例》的要求，科學(xué)設(shè)定各級(jí)各類(lèi)檔案公開(kāi)級(jí)別，建立檔案信息資源網(wǎng)上公開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)體系，謀劃?rùn)n案數(shù)字化遠(yuǎn)程利用方式和系統(tǒng)，推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)互連互通，打造檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的及時(shí)利用與共享。

（四）堅(jiān)守底線，奠定檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的安全基礎(chǔ)。安全保密是檔案工作的底線，對(duì)于檔案數(shù)字化來(lái)說(shuō)尤為重要。其一，強(qiáng)化保密教育。要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育，重點(diǎn)從檔案數(shù)字化的重要性、常見(jiàn)的失泄密情形、保密管理要求等方面開(kāi)展教育，確保檔案安全，堅(jiān)決避免各類(lèi)安全保密事故的發(fā)生。其二，強(qiáng)化安全監(jiān)管。一方面，加強(qiáng)硬件設(shè)備的安全管理，對(duì)存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離、數(shù)據(jù)備份、保密等級(jí)劃分措施，做好周期性維護(hù)；另一方面，對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，審查相關(guān)人員涉密背景，對(duì)承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的人員具體安排要嚴(yán)格記錄在案，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”，確保監(jiān)管的可追蹤性。檔案數(shù)字化加工過(guò)程應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制檔案實(shí)體及數(shù)字化加工成果的知悉范圍，不得擅自復(fù)制、留存。將保密工作和日常業(yè)務(wù)工作相結(jié)合。其三，強(qiáng)化檔案原件安全。檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料，確保不丟件、不錯(cuò)件。涉密或需要嚴(yán)格控制知悉范圍的檔案數(shù)字化加工，原則上應(yīng)當(dāng)在委托方提供的場(chǎng)所進(jìn)行，其他非涉密檔案數(shù)字化加工，可在自有場(chǎng)所進(jìn)行。

三、檔案數(shù)字化加工具體的操作流程

（一）檔案整理。檔案工作人員拿到檔案后，首先要對(duì)檔案進(jìn)行黏貼、分類(lèi)整理，包括對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，核對(duì)檔案頁(yè)碼，對(duì)可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時(shí)批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理；如果文件存在破損，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注；對(duì)于文件破損嚴(yán)重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。

（二）著錄標(biāo)引（文書(shū)檔案與人事檔案著錄順序不同）。將整理后的檔案，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》結(jié)合甲方檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù)、主題標(biāo)引、分類(lèi)標(biāo)引錄入軟件數(shù)據(jù)庫(kù)里。

（三）檔案掃描。檔案掃描是紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵步驟。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描，對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁(yè)數(shù)要做好登記。在數(shù)字化過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行拆卷掃描，每一步都要注意對(duì)檔案原件的保護(hù)，防止人為造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無(wú)法挽回的損失。

（四）圖像檢查和處理。掃描完成后，應(yīng)采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，逐張檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無(wú)漏掃、重張等情況，圖像有無(wú)黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整改正，確保圖像順序正確、質(zhì)量完美。

（五）全文OCR識(shí)別。掃描處理完成后，需將數(shù)字圖像利用專(zhuān)業(yè)的識(shí)別軟件進(jìn)行全文OCR（OCR 把圖片識(shí)別成文字）如果用戶(hù)對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求，還需另外進(jìn)行人工校對(duì)，校對(duì)結(jié)束后將版式還原及轉(zhuǎn)換成雙層PDF文件格式，雙層PDF可以編輯文字內(nèi)容，可實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的全文檢索。

（六）數(shù)據(jù)掛接。借助系統(tǒng)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行匹配掛接，并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)等，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

四、結(jié)語(yǔ)

本文圍繞檔案數(shù)字換轉(zhuǎn)進(jìn)行探討，提出相應(yīng)的思路，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作發(fā)展的需要，對(duì)推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作可持續(xù)發(fā)展具有參考意義。