“十四五”時(shí)期科技檔案現(xiàn)代化管理的思路

文/北京市科學(xué)技術(shù)研究院 延競(jìng)文

科技檔案作為重要的信息資源，在傳統(tǒng)檔案管理模式下無(wú)法滿足信息時(shí)代快速發(fā)展的需要。因此，在科技檔案管理工作中，實(shí)體檔案數(shù)字化有著極其特殊又重要的意義。近年，國(guó)家出臺(tái)了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，迫切要求發(fā)展檔案事業(yè)，提高檔案的利用率。本文結(jié)合科技檔案，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理中存在的問(wèn)題，提出推進(jìn)科技檔案現(xiàn)代化管理高質(zhì)量發(fā)展的思路。

一、科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性

科技檔案是具有保存價(jià)值的原始記錄，反映和記載單位的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，是人類認(rèn)識(shí)自然及改造自然的各項(xiàng)成果。更是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。當(dāng)今科技迅速發(fā)展，數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)需求不斷升高，新一代信息技術(shù)加速應(yīng)用到科技檔案領(lǐng)域中?？萍紮n案作為重要的信息資源，在傳統(tǒng)檔案管理模式下已不能滿足信息時(shí)代快速發(fā)展的形式，逐漸從實(shí)體檔案向數(shù)字化檔案衍生。

在“十四五”規(guī)劃中明確指出信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、提升智能化水平以及檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。針對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)與挑戰(zhàn)，科技檔案管理走向現(xiàn)代化成為我們發(fā)展的目標(biāo)。

（一）科技檔案現(xiàn)代化管理可以提升保存能力。傳統(tǒng)歷史材料在保存過(guò)程中易受損，修復(fù)能力有限，信息數(shù)字化時(shí)代，現(xiàn)代化存儲(chǔ)手段使歸檔材料更加多樣化，比如照片利用計(jì)算機(jī)技術(shù)掃描進(jìn)行文獻(xiàn)數(shù)字化處理，有效延長(zhǎng)了保存期限。

（二）科技檔案現(xiàn)代化管理可以提高工作效率，優(yōu)化檔案管理?？萍紮n案匯集著大量、豐富的，各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，海量的信息資源使檔案的歸檔工作更加繁瑣，重復(fù)性工作多，工作強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）等現(xiàn)代化手段進(jìn)行整理歸檔并形成新型檔案信息形態(tài)，可達(dá)到事半功倍的效果和更好利用的目的。

（三）為科研工作者提供了高效數(shù)據(jù)支持?？蒲泄ぷ髡呃矛F(xiàn)代化手段可從繁重的立卷中解脫出來(lái)，集中精力開發(fā)和利用信息資源、檔案資源，快捷進(jìn)行文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、專題匯編等，提高檔案利用率并減輕管理人員的工作強(qiáng)度。想從根本上解決科技檔案的使用方式、方法與服務(wù)利用之間的矛盾，只有加快推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的步伐，更好地促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

二、科技檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題

（一）科技檔案現(xiàn)代化管理制度不完善。由于科技檔案管理制度不健全，影響并制約科技檔案邁入現(xiàn)代化管理的步伐。無(wú)論是現(xiàn)代化管理的規(guī)章制度，還是管理人員行為規(guī)范，都必須建立一套科學(xué)合理的管理制度，符合現(xiàn)代化管理的要求。例如，數(shù)字信息不可靠，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)高、檔案完成程度不夠，網(wǎng)絡(luò)受到攻擊以及硬盤損壞等問(wèn)題導(dǎo)致信息丟失，要防止類似安全威脅，需對(duì)檔案管理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)都制訂完善的管理制度，并嚴(yán)格依照規(guī)定操作。

（二）科技檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)不強(qiáng)，管理經(jīng)費(fèi)投入不足。一方面，實(shí)體檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式根深蒂固，觀念陳舊落后，人、財(cái)、物投入不足，難以實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。從目前狀況看，對(duì)科技檔案數(shù)字化建設(shè)工作不夠重視，沒(méi)有嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局規(guī)劃實(shí)施管理，跟進(jìn)步伐，沒(méi)有樹立科技檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)，無(wú)法促進(jìn)其未來(lái)可持續(xù)發(fā)展。另一方面，國(guó)家財(cái)政部門對(duì)該項(xiàng)發(fā)展扶持資金有限，由于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理事業(yè)發(fā)展的重視程度與實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)費(fèi)的注入成正比。因此，目前多數(shù)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致缺乏基礎(chǔ)建設(shè)、缺少檔案室管理系統(tǒng)，沒(méi)有安全可靠的管理環(huán)境，如未購(gòu)置立體檔案柜、高速掃描儀、圖片圖像處理軟件等數(shù)字化發(fā)展過(guò)程涉及的相關(guān)專業(yè)設(shè)備，很難實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文件并歸檔，有些單位雖購(gòu)置了部分設(shè)備，但沒(méi)有從根本上解決問(wèn)題，無(wú)法滿足日常工作需求。

（三）科技檔案管理缺少技術(shù)手段，檔案利用率低。信息化時(shí)代，信息化管理已經(jīng)成為提高工作效率的重要手段。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)軟件差別較大，導(dǎo)致軟件兼容性不強(qiáng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無(wú)法支持發(fā)揮其作用，數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中受限。此外，信息化基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施設(shè)備落后，科技檔案現(xiàn)代化管理環(huán)境受限，多數(shù)檔案仍然停留在原始的管理模式下，如電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)與設(shè)備不足導(dǎo)致電子存儲(chǔ)覆蓋少，采集、整理、分析仍靠人工完成，缺乏可靠性。目前尚未實(shí)現(xiàn)檔案信息分享的網(wǎng)絡(luò)化，絕大多數(shù)科技檔案文獻(xiàn)僅限于“藏”，沒(méi)有達(dá)到真正的利用層次，檔案利用率非常低，失去管理的意義和作用。

（四）科技檔案現(xiàn)代化管理安全隱患高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使科技檔案數(shù)字化管理大大優(yōu)化了工作效率，使信息查閱搜索、電子科技文件管理更加便捷。但是，隨之而來(lái)的，伴隨著較高的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。首先，如數(shù)字化科技檔案遭到網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客攻擊，科技檔案的信息安全隨之遭受侵害。目前，大多數(shù)檔案管理人員不是專業(yè)人員，缺乏檔案數(shù)字化技術(shù)，無(wú)法意識(shí)到科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性和信息的安全性，出現(xiàn)安全隱患無(wú)法及時(shí)處理或排查，導(dǎo)致重要的科技檔案信息泄露。其次，多數(shù)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)依賴于外包公司，因外包公司人員復(fù)雜、流動(dòng)性較大等不穩(wěn)定因素，導(dǎo)致即使簽訂保密協(xié)議也無(wú)法充分保障信息的安全性。再次，科技檔案信息化載體一般包括硬磁盤、磁帶、光盤等多種介質(zhì)備份，而多數(shù)電子產(chǎn)品容易受灰塵、劃痕等有害的環(huán)境因素影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息無(wú)法讀取，造成丟失信息的風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，則給單位帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。除此之外，部分企事業(yè)單位檔案室堆放大量雜物，給檔案管理工作造成安全隱患?？偠灾?，科技檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)閉環(huán)工作，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響其后續(xù)工作的進(jìn)展。

（五）人才隊(duì)伍有待提升，缺乏科技檔案現(xiàn)代化復(fù)合型人才。實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的必要條件之一，是培養(yǎng)和提升人才隊(duì)伍。人才不僅需要熟練掌握科技檔案管理流程，還需要熟練掌握信息化技術(shù)與計(jì)算機(jī)自動(dòng)化程序的操作手段。然而，目前科技檔案管理人才素質(zhì)有待提升，由于檔案管理人員多數(shù)存在年齡偏大的狀況，這類人群無(wú)法熟練操作檔案數(shù)字化系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備不熟悉，對(duì)檔案數(shù)字化管理模式不熟悉，難以適應(yīng)數(shù)字化管理流程。同時(shí)，缺少崗位知識(shí)的培訓(xùn)提升?，F(xiàn)代化管理手段技能匱乏，造成科技檔案管理和利用率較低，管理亂象頻出。

三、科技檔案邁向現(xiàn)代化管理的思路

（一）提高科技檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，完善檔案治理機(jī)制。科技檔案管理層應(yīng)嚴(yán)格按照《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》落實(shí)總體要求。以檔案法為基礎(chǔ)，科技檔案管理辦法、管理制度將不斷完善，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，科技檔案現(xiàn)代化管理無(wú)論是哪一層級(jí)政策、條例、標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則、規(guī)定，編纂制訂都是最基礎(chǔ)、最重要的工作。一方面，提高科技檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，打破傳統(tǒng)管理模式邁向現(xiàn)代化管理，積極加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，開發(fā)科技檔案資源。為使科技檔案現(xiàn)代化管理有章可循，有法可依，不斷完善科技檔案治理機(jī)制，落實(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主體責(zé)任，強(qiáng)調(diào)各級(jí)政府職責(zé)，完善并修訂檔案法管理體制與工作機(jī)制，加強(qiáng)部門協(xié)作、行業(yè)協(xié)同，規(guī)劃管理檔案工作。另一方面，全面落實(shí)檔案工作責(zé)任制度、優(yōu)化各層管理工作考核機(jī)制。完善科技檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，修訂科技檔案法配套法規(guī)、規(guī)章、行政規(guī)范性文件，加快科技檔案的開發(fā)利用，加強(qiáng)電子檔案，科技檔案等安全保護(hù)及風(fēng)險(xiǎn)控制。嚴(yán)格按照法律要求執(zhí)法，加強(qiáng)法律意識(shí)、加強(qiáng)科技檔案監(jiān)督管理工作。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”管理手段建立治理新模式。

（二）加強(qiáng)科技檔案現(xiàn)代化管理安全保護(hù)工作。在科技檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化檔案管理是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，大力推進(jìn)“增量電子化”，促進(jìn)實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案融合發(fā)展，提升傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率。利用數(shù)字化管理手段優(yōu)化工作效率，制訂健全的科技檔案保密制度規(guī)范是關(guān)鍵。首先，提升科技檔案現(xiàn)代化管理人員的安全保密意識(shí)，有責(zé)任有擔(dān)當(dāng)，如有外包人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，建立全程監(jiān)督檢查管理機(jī)制，嚴(yán)格把控每一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于聘用外包公司，要從公司性質(zhì)、安全保密、規(guī)模、社會(huì)信用等方方面面嚴(yán)格審查。科技檔案是一項(xiàng)嚴(yán)密性很高的工作，加強(qiáng)科技檔案日常管理工作，規(guī)范現(xiàn)代化管理檔案的系統(tǒng)應(yīng)具備的功能，重視基礎(chǔ)建設(shè)、加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)、保密管理、做到全過(guò)程監(jiān)管、排查風(fēng)險(xiǎn)、把握細(xì)節(jié)。機(jī)密檔案被利用時(shí)，需逐級(jí)審批管理。收錄、保存、調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)按照嚴(yán)格規(guī)定流程辦理，須指定領(lǐng)導(dǎo)審批、嚴(yán)格履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。其次，應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備。加強(qiáng)科技檔案網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和數(shù)字資源安全保密防御體系，科技檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，提升網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警能力。管理人員應(yīng)定期檢測(cè)并殺除網(wǎng)絡(luò)病毒，加強(qiáng)防御軟件，避免科技檔案遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。對(duì)于外部設(shè)備接入，要嚴(yán)格把控其安全性，防止網(wǎng)絡(luò)病毒攜帶等惡意插件。與此同時(shí)，科技檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理計(jì)算機(jī)密碼應(yīng)定期更換，設(shè)置強(qiáng)等級(jí)的密碼。再次，根據(jù)科技檔案管理規(guī)定明確要求，檔案室應(yīng)配置防水、防火、防蟲、防盜、防潮、監(jiān)控等管理設(shè)備，創(chuàng)建安全可靠的環(huán)境，定期檢查檔案室內(nèi)外部安全狀態(tài)，規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，檔案信息資源應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)完整備份，對(duì)于重要電子檔案信息應(yīng)采取異地異質(zhì)備份，加強(qiáng)備份新途徑的探索，對(duì)于備份工作實(shí)施全過(guò)程安全監(jiān)控，保障科技檔案數(shù)字信息資源的安全。

（三）加大科技檔案現(xiàn)代化工作經(jīng)費(fèi)投入和信息化基礎(chǔ)建設(shè)力度?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的前提條件是加大力度推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善信息化保障發(fā)展機(jī)制。第一，科技檔案領(lǐng)導(dǎo)層加大經(jīng)費(fèi)投入，構(gòu)建信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)專用局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及設(shè)施設(shè)備配備，配置高效實(shí)用的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，如為管理人員配備平板A3掃描儀、平板A4掃描儀、大幅面掃描儀、快速掃描儀、縮微膠片掃描儀、彩色膠片掃描儀、音頻視頻數(shù)字化設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝影機(jī)等檔案數(shù)字化與輸入設(shè)備。關(guān)鍵性領(lǐng)域打造專項(xiàng)建設(shè)，提升傳統(tǒng)檔案的信息化能力。第二，加強(qiáng)科技檔案電子文件歸檔和電子檔案移交。嚴(yán)格按照電子文件歸檔相關(guān)規(guī)定，建立完善歸檔、移交、接受制度?？萍紮n案電子文件歸檔過(guò)程中切實(shí)做到可靠、規(guī)范。第三，推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)。當(dāng)今時(shí)代更加注重信息和資源的共享。海量的信息數(shù)據(jù)分析提取，使科技檔案更有針對(duì)性地為科研工作者服務(wù)，應(yīng)確保平臺(tái)具有全面性、先進(jìn)性、安全性、穩(wěn)定性等特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)資源無(wú)障礙傳輸、操作便捷、用戶體驗(yàn)感良好。促進(jìn)檔案信息資源共享規(guī)模、質(zhì)量和服務(wù)水平同步提升。

（四）重視培養(yǎng)科技檔案現(xiàn)代化管理人才?，F(xiàn)代化管理趨勢(shì)下，科技檔案管理工作需不斷加強(qiáng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，管理人員的綜合能力直接影響科技檔案管理全過(guò)程。首先，加強(qiáng)科技檔案管理人員選拔培養(yǎng)制度與力度，制訂詳細(xì)嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)，吸引高素質(zhì)人才。其次，建設(shè)檔案專家?guī)?，提升科技檔案專業(yè)化管理能力，培養(yǎng)管理人才。加大現(xiàn)有科技檔案管理崗位負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)力度，提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)檔案教育培訓(xùn)和互聯(lián)網(wǎng)融合發(fā)展。完善人才評(píng)價(jià)機(jī)制，促進(jìn)人才評(píng)價(jià)與人才培養(yǎng)有效銜接，將評(píng)價(jià)機(jī)制有效融合到檔案管理過(guò)程中。這樣才能使科技檔案邁入現(xiàn)代化管理，做好科技檔案服務(wù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

“十四五”時(shí)期，科技檔案作為重要信息資源，對(duì)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用日益凸顯。全面落實(shí)好《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)是關(guān)鍵。機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)期，只有更好地將實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案相結(jié)合，才能生動(dòng)反映新時(shí)代取得的歷史性成就，對(duì)社會(huì)發(fā)展和科技強(qiáng)國(guó)建設(shè)起到基礎(chǔ)性、支撐性作用。建設(shè)國(guó)家記憶工程，展現(xiàn)中國(guó)力量、中國(guó)精神、中國(guó)效率，實(shí)現(xiàn)“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)。