淺談軍工企業(yè)檔案編研工作的思路

文/中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第十研究所 李可

一、檔案編研工作的意義

檔案編研是以利用為目的，根據(jù)用戶的需要，通過對(duì)現(xiàn)有檔案資源的收集、篩選、研究、組織和再加工等方式，發(fā)掘蘊(yùn)藏在其中的檔案價(jià)值并提供給利用者的一項(xiàng)工作。根據(jù)材料的加工深度，主要分為一次加工、二次加工和三次加工檔案編研成果。

檔案編研工作是企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段之一。通過檔案編研工作，企業(yè)檔案部門可以深入挖掘潛在的檔案信息資源，使隱性知識(shí)上升為顯性知識(shí)，將原本靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的檔案信息資源。一方面，可以有效保護(hù)檔案原件、實(shí)現(xiàn)檔案資源長(zhǎng)期安全保存；另一方面，降低了企業(yè)用戶在利用上花費(fèi)的時(shí)間成本和認(rèn)知成本，使企業(yè)的檔案利用服務(wù)更加主動(dòng)、更加具有針對(duì)性。檔案編研工作的水平代表企業(yè)整體檔案工作的水平，是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用水平的重要體現(xiàn)。

二、當(dāng)前軍工企業(yè)檔案編研工作中存在的問題

（一）對(duì)檔案編研工作缺乏重視。在個(gè)別軍工企業(yè)，受檔案管理理念不夠先進(jìn)和安全保密等因素的制約，長(zhǎng)期存在“重保管輕利用開發(fā)”的現(xiàn)狀，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作力度不夠，形式較為單一。企業(yè)檔案部門或檔案工作人員將檔案利用工作簡(jiǎn)單地理解為用戶對(duì)檔案的借閱、歸還工作，而忽視了對(duì)檔案信息資源的開發(fā)，庫(kù)藏檔案資源的價(jià)值沒有得到充分挖掘，企業(yè)的檔案利用服務(wù)長(zhǎng)期處在被動(dòng)的狀態(tài)，無法主動(dòng)、有針對(duì)性地提供檔案利用服務(wù)。

（二）檔案編研工作起點(diǎn)不高。目前，許多軍工企業(yè)的檔案編研工作還停留在較為基礎(chǔ)的層面，多以一次加工檔案編研成果為主。一次加工檔案編研成果較為簡(jiǎn)單，在編研過程中所需要的智力勞動(dòng)因素相對(duì)較少。這些檔案編研成果可以在一定程度上滿足用戶在檔案查考、文件材料復(fù)用等方面的需求，但與深入挖掘檔案資源、開展專業(yè)研究、為企業(yè)提供更具有價(jià)值的知識(shí)財(cái)富仍有較大的距離。

（三）檔案編研內(nèi)容和形式較為單一。軍工企業(yè)檔案資源類型豐富，從分類上說，不僅包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類文件材料和檔案，也涵蓋產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、科研開發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、干部與職工人事等類型的文件材料與檔案；從載體形式上說，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有數(shù)碼照片、聲像檔案等各種形式的多媒體檔案。目前軍工企業(yè)的檔案編研集中在對(duì)某特定類型檔案（如管理類檔案）的編研和對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的編研上，編研內(nèi)容較為單一，編研形式未與時(shí)俱進(jìn)。

三、軍工企業(yè)檔案編研工作思路

（一）從基礎(chǔ)編研入手，向更高層次發(fā)展。1.基礎(chǔ)編研?；A(chǔ)編研的重點(diǎn)在于“編”，也就是匯編，對(duì)編研人員的素質(zhì)要求相對(duì)較低，主要是根據(jù)某一選材主題對(duì)材料進(jìn)行重新排列，調(diào)整結(jié)構(gòu)和刪節(jié)校對(duì)，適用于形式規(guī)律相對(duì)統(tǒng)一、格式相似、數(shù)量較多的文件材料。檔案信息資源開發(fā)利用水平相對(duì)較低的軍工企業(yè)可以從基礎(chǔ)編研入手，針對(duì)重復(fù)利用率較高、格式形式相對(duì)統(tǒng)一的文件材料開展全面的編研工作。根據(jù)年度或者不同的專利、論文、榮譽(yù)類型，形成本企業(yè)內(nèi)部科研人員取得的各種科研專利、科研論文、科技榮譽(yù)匯編；根據(jù)年度或是責(zé)任者，形成企業(yè)的發(fā)文匯編或者收文匯編；根據(jù)規(guī)章制度的類型形成各類規(guī)章制度的匯編，如檔案制度匯編、質(zhì)量體系匯編等；根據(jù)較為固定的圖紙形式，形成產(chǎn)品圖冊(cè)、通用件匯編等。也可以與企業(yè)相關(guān)部門合作，做一些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)匯集工作，形成綜合性的數(shù)據(jù)匯編或是針對(duì)某個(gè)問題的專題性數(shù)據(jù)匯編。2.高層次的檔案編研。在基礎(chǔ)編研取得一定編研成果的基礎(chǔ)上，可以向更高層次的檔案編研發(fā)展。更高層次的檔案編研工作重點(diǎn)在于“研”。這種編研工作對(duì)編研人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，比起簡(jiǎn)單地對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行分類組織，更重要的是開展深入的專業(yè)研究，挖掘庫(kù)藏檔案資源，將隱性知識(shí)顯性化，為企業(yè)提供寶貴的知識(shí)財(cái)富。高層次的檔案編研工作在實(shí)際操作中有兩個(gè)問題值得注意：一是編研所針對(duì)的問題的價(jià)值，二是編研團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)。首先，編研必然是針對(duì)某一現(xiàn)實(shí)問題展開的，在開展編研工作前必須衡量該現(xiàn)實(shí)問題的價(jià)值，即：這個(gè)問題對(duì)于本企業(yè)是否有研究的價(jià)值？有多少研究的價(jià)值？這種價(jià)值考量不僅僅以檔案部門的意志為轉(zhuǎn)移。檔案編研不是閉門造車，出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是利用，因此必須考慮編研成果未來的利用者和利用部門的意見。在充分利用庫(kù)藏檔案的同時(shí)，也要加強(qiáng)與其他部門的合作。在開始編研課題前，可以召開課題評(píng)審會(huì)，綜合考慮科研技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等多個(gè)部門共同的意見。衡量編研問題的價(jià)值，其最終目的在于，通過思考該項(xiàng)編研工作對(duì)于軍工企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、科研生產(chǎn)的必要性，使其獲得相匹配的人員和資源投入，從而保障編研成果的價(jià)值和利用率。其次，在軍工企業(yè)內(nèi)部，檔案利用的用戶以科研人員為主，編研工作也將主要圍繞主責(zé)主業(yè)開展。想要實(shí)現(xiàn)對(duì)某一軍工科研領(lǐng)域檔案信息資源的深入挖掘和利用，僅僅依靠檔案知識(shí)是不夠的，還需要相應(yīng)領(lǐng)域的科研知識(shí)，這就對(duì)編研團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成提出了要求。編研絕不僅僅是檔案部門和幾位檔案人員的工作，是一項(xiàng)覆蓋軍工企業(yè)科研生產(chǎn)各個(gè)方面的工作，其產(chǎn)出成果也將反哺于企業(yè)的科研技術(shù)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。編研團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成既要有具有檔案專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，也要有具備相關(guān)軍工科研領(lǐng)域知識(shí)的科研人員；既要有熟悉實(shí)際科研項(xiàng)目的基層科研工作者，也要有高屋建瓴預(yù)測(cè)領(lǐng)域發(fā)展的科研帶頭人；既要有熟悉檔案編研知識(shí)的檔案人，也要有具備更專業(yè)文字功底的人員。

（二）拓寬檔案編研領(lǐng)域，豐富檔案編研視角。目前，軍工企業(yè)的檔案編研主要集中在對(duì)某特定類型檔案的編研，常見的如管理類尤其是文書類的檔案編研。軍工企業(yè)具有豐富的檔案資源類型，如果專注于某一特定類型的檔案編研，實(shí)際上是對(duì)其他檔案信息資源的浪費(fèi)，應(yīng)當(dāng)全方位、多角度開展檔案編研工作。首先，要聚焦主責(zé)主業(yè)，開展本企業(yè)主要科研技術(shù)或生產(chǎn)領(lǐng)域的檔案編研工作。主責(zé)主業(yè)永遠(yuǎn)是軍工企業(yè)工作的重心，是檔案工作服務(wù)的核心，也應(yīng)當(dāng)是檔案編研工作優(yōu)先考慮的內(nèi)容。管理類的檔案編研成果固然可以起到方便查考、復(fù)用，提供憑證、依據(jù)的作用，但檔案編研工作真正的價(jià)值還是體現(xiàn)在深度的信息資源加工成果上，為企業(yè)科研生產(chǎn)提供知識(shí)財(cái)富，成為企業(yè)的“思想庫(kù)”。最合適的實(shí)現(xiàn)方式，就是對(duì)企業(yè)主要科研生產(chǎn)領(lǐng)域的檔案進(jìn)行編研，真正服務(wù)于主責(zé)主業(yè)。其次，在聚焦主責(zé)主業(yè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)檔案在社會(huì)文化領(lǐng)域發(fā)揮的價(jià)值。例如，一些軍工企業(yè)具有悠久的歷史，其發(fā)展歷程不僅僅是該企業(yè)自身的發(fā)展歷程，也與某個(gè)軍工行業(yè)乃至國(guó)家的軍工業(yè)發(fā)展史息息相關(guān)。在編寫企業(yè)大事記、年鑒的過程中，如果能結(jié)合國(guó)家、行業(yè)的改革發(fā)展歷程將達(dá)到不一樣的高度，從一個(gè)全新的角度發(fā)掘出不同的檔案價(jià)值。同時(shí)，也有助于更形象地宣傳本企業(yè)在軍工科研生產(chǎn)領(lǐng)域取得的突出成績(jī)，使社會(huì)更好地認(rèn)識(shí)到本企業(yè)對(duì)國(guó)家和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出的重大貢獻(xiàn)。

（三）豐富檔案編研素材，創(chuàng)新編研成果形式。目前，軍工企業(yè)檔案編研工作所利用的素材仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，展現(xiàn)形式也多以紙質(zhì)出版物或紙質(zhì)圖冊(cè)為主。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案編研無論從素材收集還是編研成果呈現(xiàn)形式上，都應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)不斷豐富創(chuàng)新。在遵守安全保密原則的前提下，用更豐富的、更方便理解和宣傳的形式進(jìn)行檔案編研。例如，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中會(huì)形成大量圖像、視頻素材，對(duì)這些多媒體素材進(jìn)行編研，可以生動(dòng)形象地記錄固定資產(chǎn)再生產(chǎn)的全生命周期。將精準(zhǔn)扶貧過程中形成的各種文字、圖像、視頻記錄進(jìn)行重新剪輯、編排，既能忠實(shí)記錄人民群眾如何在黨的領(lǐng)導(dǎo)下脫貧致富共奔小康，又能展現(xiàn)軍工企業(yè)如何用責(zé)任和忠誠(chéng)回報(bào)社會(huì)，承擔(dān)國(guó)之脊梁的社會(huì)責(zé)任，有助于塑造企業(yè)的社會(huì)形象，起到良好的文化宣傳作用。

四、結(jié)語

總而言之，開發(fā)檔案信息資源，做好檔案的編研利用工作，是充分發(fā)揮檔案作用與價(jià)值的有效途徑。軍工企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到，檔案編研工作不僅僅是檔案部門的工作，也不僅涉及庫(kù)藏的檔案資源，更是一項(xiàng)需要企業(yè)各部門通力合作、協(xié)同完成的事業(yè)。只有提高對(duì)檔案編研工作的重視，形成高素質(zhì)的檔案編研隊(duì)伍，拓寬編研領(lǐng)域，豐富編研內(nèi)容，創(chuàng)新編研形式，才能編寫出符合用戶和社會(huì)需求的精品，使檔案信息資源變?yōu)槠髽I(yè)的“思想庫(kù)”，為軍工企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供智力支持。