知識管理背景下企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用模式

文/公安部第三研究所 劉宇童

進入新時期，無論是檔案信息資源開發(fā)還是管理人員的發(fā)展，都面臨著新的趨勢。所謂檔案信息管理，主要是指在某一組織內(nèi)的管理人員，通過實施計劃、組織及領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)協(xié)調(diào)他人活動，并實現(xiàn)既定目標(biāo)。在檔案信息管理活動內(nèi)，檔案信息管理人員素質(zhì)能力尤為關(guān)鍵。檔案信息管理人員的管理能力，直接決定管理人員素養(yǎng)。目前，新形勢下的社會分工越來越細(xì)致，職業(yè)性管理階層應(yīng)運而生。所以，急需提升檔案信息管理人員信息資源開發(fā)能力以及綜合素質(zhì)能力，這樣能保證日常管理工作順利落實。

一、企業(yè)檔案信息開發(fā)及利用的重要性

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策做輔助。加強企業(yè)檔案信息開發(fā)及利用工作，可在一定程度上輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高領(lǐng)導(dǎo)決策規(guī)范化的水準(zhǔn)，充當(dāng)參謀助手的作用。在企業(yè)制訂與修改有關(guān)制度、規(guī)章時，能夠提供可靠的參考依據(jù)，增強企業(yè)工作效率。同時，也能針對企業(yè)發(fā)展時產(chǎn)生的各種信息進行精準(zhǔn)記錄。企業(yè)在歷史進程中，某一階段內(nèi)發(fā)生的問題及事件，對企業(yè)未來運營均具有重大的參考價值。所以，企業(yè)檔案信息會詳細(xì)記錄這一部分內(nèi)容，有朝一日需要應(yīng)用檔案時，便能發(fā)揮重要作用。

（二）企業(yè)檔案信息開發(fā)及利用工作是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的保證。企業(yè)在多年發(fā)展過程中，積累了大量的檔案資料，這些資料是企業(yè)資產(chǎn)憑證、活動記錄，更是企業(yè)發(fā)展時的智慧結(jié)晶。通過檔案信息，可進一步把握企業(yè)發(fā)展規(guī)律，增強日常決策的主動性、預(yù)見性，企業(yè)檔案資源不只在企業(yè)改革時發(fā)揮著巨大價值。同時，在解決產(chǎn)權(quán)糾紛以及維護職工利益諸多方面都有著其他資料不能替代的價值。所以，加強企業(yè)檔案信息管理工作，高效保護檔案以及有效應(yīng)用檔案信息，是企業(yè)穩(wěn)定運作以及規(guī)范管理的必要條件，可為企業(yè)未來發(fā)展做好后盾保障。

（三）做好檔案信息管理工作是提高企業(yè)實力的根本要求。企業(yè)在進行市場競爭時，需要依靠強有力的綜合實力。綜合實力普遍由“軟實力”以及“硬實力”共同構(gòu)成，硬實力主要包含設(shè)備、資金、規(guī)模，這些優(yōu)勢很容易被競爭對手模仿或復(fù)制。要想在激烈的競爭環(huán)境下謀求生存與長遠(yuǎn)發(fā)展，要以軟實力為主。企業(yè)檔案信息有效記錄了企業(yè)的每一項決策，淋漓盡致地彰顯著企業(yè)成長歷史，存儲著企業(yè)發(fā)展時的智慧成果，充斥著濃厚的企業(yè)文化，屬于企業(yè)軟實力的根本載體。實質(zhì)上，企業(yè)檔案信息不僅能展示企業(yè)的軟實力，站在更高的高度來看，這些檔案是無法替代的素材，具有史料價值以及經(jīng)濟價值，是企業(yè)產(chǎn)權(quán)身份證明，也是突出效益和效率的媒介，可促進企業(yè)長期發(fā)展，屬于珍貴的財富。

二、企業(yè)檔案信息開發(fā)及利用面臨的問題

（一）檔案管理機制待完備。目前，企業(yè)在檔案信息管理時，普遍存在管理制度不完善的現(xiàn)象。管理制度是落實資源開發(fā)工作及檔案管理工作的關(guān)鍵基礎(chǔ)，如果缺少完善的制度加以支持，勢必會影響管理效果?，F(xiàn)階段，因缺少統(tǒng)一的檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理內(nèi)容，致使各企業(yè)檔案管理人員僅能依靠個人理解能力及工作經(jīng)驗落實檔案管理及資源工作，在具體工作中常常出現(xiàn)一些疏漏與錯誤，造成一系列不良影響。

（二）檔案資源人員素養(yǎng)不高。長期受傳統(tǒng)觀念影響，加上企業(yè)發(fā)展時涉及海量業(yè)務(wù)，所以企業(yè)更注重培育業(yè)務(wù)人員，從而忽視了對檔案管理人員的培養(yǎng)，嚴(yán)重缺少高素養(yǎng)的檔案管理人員。構(gòu)建一支專業(yè)能力過硬、工作素養(yǎng)過強的檔案管理隊伍，才是有效落實檔案管理及資源開發(fā)工作的前提。若檔案管理人員素養(yǎng)偏低，則難以達(dá)到檔案管理及資源開發(fā)的實際需求。在實踐中，部分人事檔案管理人員并非科班出身，無論是技能水準(zhǔn)，抑或是檔案管理理論知識掌握程度，都難以支持其勝任人事檔案管理工作。

（三）企業(yè)檔案信息開發(fā)及信息化利用水平不高。如今，眾多企業(yè)所產(chǎn)生及應(yīng)用的檔案，依舊以紙質(zhì)檔案為主，信息化管理水準(zhǔn)待提升。在分類及保管紙質(zhì)檔案時，需要消耗相關(guān)人員的巨多精力，而且極有可能因人為操作失誤影響檔案管理、應(yīng)用質(zhì)量。同時，如果欠缺經(jīng)費以及領(lǐng)導(dǎo)重視度不足，檔案管理人員所提出的電子檔案信息化發(fā)展建議則不會被領(lǐng)導(dǎo)考慮，致使檔案管理工作長期依賴人工操作，難以迅速提高整體管理成效。

（四）企業(yè)檔案信息管理制度欠缺合理性。若想全面優(yōu)化企業(yè)檔案信息管理工作，首要任務(wù)是建立健全管理機制，否則一切都將變?yōu)椤凹埳险劚?。然而，目前僅有少量企業(yè)建立健全了檔案管理制度，大多數(shù)單位仍未創(chuàng)建完善的檔案管理機制，致使企業(yè)檔案信息管理工作缺少規(guī)范性。舉例來講，個別企業(yè)針對內(nèi)部各部門所應(yīng)用的資料進行整理歸檔，在歸檔時如何裝訂以及應(yīng)用哪一種紙張，在提交電子檔案過程中需要應(yīng)用哪一種文本格式，而檔案資料歸檔與整理期限有多久，在這些方面均未進行統(tǒng)一規(guī)定，致使檔案長期陷入無序且混亂的狀態(tài)之中。

三、企業(yè)檔案信息開發(fā)及利用策略分析

（一）強化信息管理機構(gòu)建設(shè)。信息服務(wù)業(yè)發(fā)展速度迅猛，涉及諸多范圍，是否能健康發(fā)展，影響我國各行各業(yè)未來發(fā)展效果。所以，應(yīng)扭轉(zhuǎn)現(xiàn)有的信息服務(wù)業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，設(shè)置行業(yè)統(tǒng)一管理機構(gòu)，創(chuàng)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒐芾聿块T及監(jiān)管機制。組成專業(yè)機構(gòu)，該專業(yè)機構(gòu)職能在于宏觀管理我國信息服務(wù)業(yè)以及全國信息化建設(shè)問題。同時，要擬定國家信息服務(wù)業(yè)發(fā)展工作方針、政策，明確戰(zhàn)略目標(biāo)，并優(yōu)化總體規(guī)劃，調(diào)整實施方案。此外，要強化信息服務(wù)業(yè)法制建設(shè)工作，擬定相關(guān)的立法及信息條例，保障信息服務(wù)業(yè)健康發(fā)展，朝著規(guī)范化方向前進。

（二）優(yōu)化信息工作人員知識結(jié)構(gòu)。信息服務(wù)業(yè)持續(xù)完善與發(fā)展的前提，是優(yōu)化工作人員的知識結(jié)構(gòu)。一般來講，信息服務(wù)業(yè)工作人員主要分為下面幾種類型：信息研究人員、開發(fā)人員、管理人員、編輯人員、咨詢?nèi)藛T以及電腦管理人員。對于上述的所有人員，都應(yīng)具有專業(yè)知識，而且要掌握扎實的專業(yè)技能。除此之外，信息工作人員道德修養(yǎng)以及行為規(guī)范也尤為關(guān)鍵。所以，應(yīng)持續(xù)提高相關(guān)工作人員的服務(wù)態(tài)度以及服務(wù)水準(zhǔn)，這樣才能為廣大用戶提供專業(yè)的信息服務(wù)。

（三）重視檔案信息動態(tài)化管理。檔案信息管理工作本就屬于復(fù)雜工作，在這一特點影響下，只有注重實施動態(tài)化管理，才能保障檔案資料的全面性。一些單位人力資源流動性偏大，所以需要及時更新與補充有關(guān)檔案信息，比如員工學(xué)歷狀況、職稱資料以及獎懲記錄等信息。同時，為了全面保障動態(tài)化管理水準(zhǔn)，還要加速檔案管理信息化建設(shè)，充分應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，發(fā)揮其優(yōu)勢，革新檔案信息管理模式。建構(gòu)檔案信息化管理系統(tǒng)，可全方位發(fā)揮檔案管理功能，如檔案儲存、檔案整理、檔案收集、檔案增減以及檔案修改與統(tǒng)計等。在使用信息化檔案管理模式后，便可即時共享人事檔案資源，以方便人力資源開發(fā)工作順利進行。

（四）提高檔案信息資源管理人員的綜合素養(yǎng)。1.過硬的政治素養(yǎng)。政治素養(yǎng)優(yōu)是對檔案工作人員的根本要求。檔案管理工作屬于企業(yè)各項事務(wù)推進過程中的關(guān)鍵基礎(chǔ)，要求檔案工作人員具有較強的事業(yè)心以及責(zé)任感，并且要具備開拓進取的精神和優(yōu)良的政治素養(yǎng)。與此同時，需要檔案人員保持優(yōu)良的思想觀念，在觀念上改變“抄抄寫寫”的狀態(tài)，放棄保守思想，全面了解檔案發(fā)展動態(tài)，密切監(jiān)管檔案的各種狀況，把握時代發(fā)展趨勢，樹立正確的工作觀念。除此之外，檔案人員要具備優(yōu)良的職業(yè)道德，堅持遵紀(jì)守法，并且要保持為公眾服務(wù)的意識。由于檔案工作枯燥且繁瑣，如果缺乏忠于職守的精神，難免會產(chǎn)生懈怠情緒。2.強化檔案管理人員個人修養(yǎng)。檔案管理人員自身個性，是決定其管理工作成效的一大因素，切記不可低估這一點。優(yōu)秀的檔案管理人員，應(yīng)具有誠實以及謙虛等素質(zhì)，并且要有吃苦耐勞的精神，具有開闊的胸襟。首先，每一名檔案管理人員都要相信自我，不斷增強發(fā)展的信心，相信自己能把本職工作做好，不被暫時性挫折及困難恐嚇，要百折不撓，正面應(yīng)對各種挑戰(zhàn)及困難，這樣才能在激烈的市場競爭環(huán)境下處于不敗之地。除此之外，檔案工作人員要采用科學(xué)態(tài)度學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理方法，在實踐基礎(chǔ)上吸收先進管理經(jīng)驗，并且不斷“充電”。如今，伴隨企業(yè)檔案管理工作越來越復(fù)雜，在檔案管理時出現(xiàn)的新問題及新現(xiàn)象增多，這就要求所有檔案工作人員積極探尋適合本企業(yè)的檔案管理方式，使用精湛的檔案服務(wù)技能，服務(wù)本企業(yè)檔案管理工作，滿足企業(yè)各部門對檔案的應(yīng)用需求，發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。3.專精的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)。作為優(yōu)秀的檔案管理人員，要熟練檔案收集技能、整理技能、鑒定技能、統(tǒng)計技能，只有具備相關(guān)基礎(chǔ)技能，才能保證各項檔案業(yè)務(wù)順利落實。無論是人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案還是文書檔案，在處理各種檔案事項時，均需要檔案人員具有良好的檔案知識和檔案技能經(jīng)驗，才能保證每一項檔案工作得心應(yīng)手。只有懂專業(yè)的管理人員，才能在管理過程中有的放矢，靈活調(diào)整管理方案，遵循事物發(fā)展規(guī)律，防止出現(xiàn)失誤。此外，每一名檔案管理人員應(yīng)掌握本單位的一項或者兩項以上關(guān)鍵技術(shù)。對關(guān)鍵技術(shù)越熟練越好，這樣才更有利于管理人員高效解決檔案管理時出現(xiàn)的各種問題。4.熟練操作現(xiàn)代化檔案管理工具的素養(yǎng)。隨著企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)量日漸增加，檔案種類越來越復(fù)雜，這為企業(yè)檔案管理人員管理工作帶來重大挑戰(zhàn)。如今，科學(xué)技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)檔案管理模式及方法已無法滿足當(dāng)今社會的要求。所以，企業(yè)檔案人員需要加強對檔案信息資源的開發(fā)意識，并且善于使用現(xiàn)代化檔案管理工具及設(shè)備，保障檔案管理工作品質(zhì)。比如，可以應(yīng)用計算機代替人工操作，計算機等先進設(shè)備已變?yōu)闄n案管理工作中必不可少的自動化工具?，F(xiàn)階段，檔案部門不再提供紙質(zhì)文件，所以檔案人員無須整天忙于收集整理紙質(zhì)檔案，確保檔案信息數(shù)字化發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)面向各部門共享相關(guān)檔案信息。這種情況下，要求企業(yè)檔案管理人員具有良好的信息處理能力，包含復(fù)印能力、縮微技術(shù)能力、計算機編碼能力、計算機檢索能力。檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)新時期的技術(shù)手段，才能真正符合新形勢下的檔案管理工作要求。

（五）強化企業(yè)檔案信息化建設(shè)。一方面，企業(yè)檔案信息管理人員要改變自己的觀念，跟上時代發(fā)展的趨勢，意識到傳統(tǒng)檔案信息管理僅應(yīng)用文字工具、圖像工具實施檔案管理，無法滿足當(dāng)今時代對檔案管理工作提出的要求。信息化時代，傳統(tǒng)檔案信息管理工作顯得異常繁瑣、低效，而且在檔案資料完整度與便利度等方面，都不符合現(xiàn)代化檔案管理要求。所以，在操作檔案信息管理工作時，要盡快把實體檔案變?yōu)樾畔⒒瘷n案，發(fā)揮多媒體技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，促進傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)生改變。這就意味著，要強化現(xiàn)代化設(shè)備建設(shè)工作，引入高質(zhì)的電子計算機，以便能儲存海量檔案信息。另一方面，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，打造完整的信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建完整的檔案信息管理系統(tǒng)，令檔案整理工作更便捷。此外，通過使用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，能無障礙傳遞檔案信息，實現(xiàn)高度共享信息檔案的效果，把傳統(tǒng)檔案管理工作變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理工作，非常契合未來檔案管理工作發(fā)展趨勢，應(yīng)引起企業(yè)檔案信息管理工作人員的重視，并多加嘗試。

（六）加強企業(yè)檔案信息開發(fā)及利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了保障檔案管理工作取得理想成果，應(yīng)保障檔案的安全性，這就意味著應(yīng)配備專業(yè)的硬件及軟件。應(yīng)在企業(yè)內(nèi)配備專業(yè)的防盜儲存柜、監(jiān)控系統(tǒng)以及空調(diào)，并且要保障有滅火毯以及防毒面罩等消防器材，這樣才能保障檔案安全，如遇到危險情況，能及時拯救檔案。所采取的監(jiān)控設(shè)備，應(yīng)具有超強的保護功能，結(jié)合現(xiàn)實需求定期升級。另外，還要準(zhǔn)備充足的打印機、掃描儀、計算機并進行設(shè)備維護。在選擇儲存設(shè)備時，要確保檔案信息儲存實際要求得以滿足。如果檔案信息非常重要，儲存設(shè)備則應(yīng)具有穩(wěn)定性、專業(yè)性等特點，并且要同時將其轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)材料，這樣才能防止系統(tǒng)癱瘓、崩潰時危害檔案，留有紙質(zhì)材料原件，以備不時之需。應(yīng)創(chuàng)建完善的管理系統(tǒng)，應(yīng)用內(nèi)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，并且要相應(yīng)地裝上防護軟件、殺毒軟件。與此同時，為了保障信息化檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性，要在計算機網(wǎng)絡(luò)內(nèi)添加殺毒軟件，定期針對數(shù)據(jù)庫中的信息進行備份及維護，增強用戶訪問安全驗證，全面加強信息化檔案管理安全指數(shù)。

四、結(jié)語

綜上所述，在知識管理背景下，企業(yè)在發(fā)展過程中，要高度重視開發(fā)檔案信息，并加大利用檔案信息的力度。工作過程中，所有管理人員都要提高自身管理素質(zhì)以及管理能力，并且了解檔案信息資源開發(fā)問題，增強檔案信息資源開發(fā)能力，為企業(yè)發(fā)展累積更多資源及新鮮力量，從而持續(xù)增強核心競爭優(yōu)勢。