基于關(guān)鍵少數(shù)的國(guó)企行政管理敏捷協(xié)作機(jī)制實(shí)踐

文/廣東粵電靖海發(fā)電有限公司 花亞偉

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展與進(jìn)步，國(guó)有企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日趨激烈。在這樣的新形勢(shì)下，進(jìn)一步深化國(guó)有企業(yè)改革，打造服務(wù)型效率型行政管理機(jī)構(gòu)，不斷提升行政管理效率與水平，已然是國(guó)有企業(yè)不斷發(fā)展與壯大的必由之路及重要支撐。

靖海發(fā)電公司始終高度重視企業(yè)管理工作，以“三牛精神”為引領(lǐng)，以“關(guān)鍵少數(shù)”的行政管理人員為核心，通過(guò)加強(qiáng)員工思想認(rèn)識(shí)、建立科學(xué)工作機(jī)制、強(qiáng)化隊(duì)伍素質(zhì)提升，深入構(gòu)建敏捷型行政管理協(xié)同工作機(jī)制，充分發(fā)揮行政管理部門中心樞紐、對(duì)內(nèi)服務(wù)、對(duì)外窗口等重要職能，全面提升行政管理工作效率及水平，積極助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

一、找準(zhǔn)自我定位，構(gòu)建行政管理的世界觀

知人者智，自知者明。行政管理工作紛繁復(fù)雜，如果沒有清晰的工作職能認(rèn)知，便容易讓人產(chǎn)生千頭萬(wàn)緒、雜亂無(wú)章的混亂感，這將極大影響行政管理人員的工作成效。因此，通過(guò)全面梳理行政管理體系，構(gòu)建獨(dú)具特色的行政管理“世界觀”，增強(qiáng)行政管理人員的工作認(rèn)同感和自豪感，真正從內(nèi)在激發(fā)出干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動(dòng)性。

（一）行政管理是上下聯(lián)通內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的“樞紐”?！皹屑~”是管理工作的核心定義，也是敏捷型管理體系的骨架。建立企業(yè)內(nèi)部聯(lián)通機(jī)制，及時(shí)將公司決策部署傳遞至基層部門，閉環(huán)反饋貫徹落實(shí)執(zhí)行情況，并對(duì)公司層面事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分調(diào)動(dòng)各方力量。建立外部聯(lián)絡(luò)機(jī)制，密切聯(lián)系股東方、上級(jí)單位、政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)內(nèi)外等外部機(jī)構(gòu)，協(xié)調(diào)收集各方信息以供公司決策并作為對(duì)外統(tǒng)一出口，確保對(duì)外信息準(zhǔn)確無(wú)誤。為此，行政管理部門具有聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁作用，成為參與管理、輔助決策的參謀助手，對(duì)企業(yè)管理秩序有條不紊、流轉(zhuǎn)暢通起到關(guān)鍵作用。

（二）行政管理是對(duì)內(nèi)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的“平臺(tái)”。扎實(shí)可靠的行政服務(wù)體系是發(fā)電企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基本保障。行政服務(wù)工作紛繁瑣碎，服務(wù)范圍涵蓋公文審核、印鑒蓋章、檔案管理、辦公用品、網(wǎng)絡(luò)通信、值班住宿等方方面面，通過(guò)樹立“平臺(tái)”意識(shí)，將各項(xiàng)行政服務(wù)擺上臺(tái)面，哪里有需求，馬上就響應(yīng)，同時(shí)主動(dòng)接受職工反饋意見建議，并圍繞“全面提升服務(wù)質(zhì)量”的工作主線，堅(jiān)持“服務(wù)工作無(wú)小事”的工作理念，不斷提升行政服務(wù)質(zhì)量，以優(yōu)質(zhì)高效的行政服務(wù)積極助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

（三）行政管理是對(duì)外展示良好形象的“窗口”。發(fā)電企業(yè)作為技術(shù)密集型行業(yè)，由于保民生、保安全等特殊因素，與外界聯(lián)系相對(duì)較為封閉，亟需一扇窗對(duì)外展示企業(yè)精神面貌。行政管理正是充當(dāng)了這一重要角色，涵蓋了企業(yè)VI形象設(shè)計(jì)以及對(duì)外宣傳工作，是外界接觸了解企業(yè)最直接客觀的渠道。當(dāng)然，行政管理人員自身更是一扇重要的“窗口”，他們負(fù)責(zé)對(duì)外溝通、來(lái)訪接待等工作，這是人與人接觸的重要環(huán)節(jié)，舉手投足間、談笑風(fēng)生間時(shí)刻代表著企業(yè)，他們的精神風(fēng)貌對(duì)企業(yè)形象至關(guān)重要。因此，必須牢固樹立“窗口”意識(shí)，自覺對(duì)外展示企業(yè)良好形象。

二、注重協(xié)同高效，建立行政管理的方法論

工欲善其事，必先利其器。行政管理工作繁多瑣碎，各種定期性、臨時(shí)性、重要性、緊迫性事項(xiàng)層出不窮，為了能夠?qū)⒚恳患侣浼?xì)落實(shí)落到位，必須建立起適合行政管理工作的方式方法，讓行政管理人員工作起來(lái)得心應(yīng)手、事半功倍，并確保行政管理工作質(zhì)量及可持續(xù)性。

（一）深入調(diào)研，掌握實(shí)情。習(xí)近平總書記指出：“調(diào)查研究是做好工作的基本功。”作為參與企業(yè)管理、輔助決策的參謀助手，行政管理人員必須真實(shí)掌握外界環(huán)境變化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、員工思想動(dòng)態(tài)等各方面情況，才能梳理形成正確的意見建議以供公司決策。同時(shí)作為對(duì)內(nèi)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的“平臺(tái)”，必須多方了解企業(yè)內(nèi)部職工的評(píng)價(jià)建議，才能真正掌握實(shí)際工作成效并不斷提升服務(wù)質(zhì)量。為此，建立常態(tài)化“深調(diào)研”工作機(jī)制，對(duì)外及時(shí)掌握地方政府、周邊村鎮(zhèn)政情、民情，對(duì)內(nèi)多方了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、員工心聲，確保行政管理工作行得穩(wěn)、走得正、出實(shí)效。

（二）強(qiáng)化溝通，統(tǒng)籌兼顧。行政管理工作偏向于綜合性事務(wù)，往往需要協(xié)調(diào)各方力量才能有效完成，因此溝通協(xié)調(diào)能力至關(guān)重要。構(gòu)建對(duì)外溝通聯(lián)系機(jī)制，形成常用聯(lián)系人模式，與上級(jí)單位、政府機(jī)構(gòu)等關(guān)鍵機(jī)構(gòu)建立軟連接，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)I造良好外部環(huán)境。強(qiáng)化內(nèi)部溝通協(xié)作，建立內(nèi)部催督辦機(jī)制，切實(shí)發(fā)揮關(guān)鍵少數(shù)管理人員的“頭雁效應(yīng)”，確保企業(yè)重要決策及部署貫徹落實(shí)到位。同時(shí)，面對(duì)紛繁復(fù)雜的大小事務(wù)，要持續(xù)增強(qiáng)統(tǒng)籌意識(shí)，按照“輕重緩急”原則，有條不紊推進(jìn)工作的開展，并確保各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)齊抓共管，達(dá)到最優(yōu)解。

（三）清單運(yùn)作，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。全面梳理完善行政管理工作職責(zé)、范圍和流程，進(jìn)一步規(guī)范抓好各項(xiàng)日常工作，編制形成《行政管理工作培訓(xùn)教材》，切實(shí)提高行政管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平。參照電力行業(yè)特色和企業(yè)實(shí)際情況，組織制訂對(duì)外接待、新聞宣傳、外事出訪和公文函件使用通稿，確保在接待、外宣、外事和公文工作中迅速、規(guī)范地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。同時(shí)針對(duì)大型會(huì)務(wù)、應(yīng)急演練等重要事項(xiàng)，通過(guò)清單式、標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，讓各環(huán)節(jié)執(zhí)行人迅速掌握工作重心，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程精細(xì)管控，確?；顒?dòng)事項(xiàng)組織到位、細(xì)節(jié)保證。

（四）信息引領(lǐng)，流程管控。大力推進(jìn)行政管理信息化建設(shè)。構(gòu)建圖檔管理系統(tǒng)，整合現(xiàn)有紙質(zhì)、電子版圖檔資料，推動(dòng)圖檔管理向標(biāo)準(zhǔn)化、流程化發(fā)展。創(chuàng)建微信企業(yè)號(hào)綜合辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)新聞資訊、通知公告、工作待辦處理等手機(jī)端移動(dòng)辦公，徹底擺脫時(shí)間和空間局限，全面提升行政辦公效率。建立廠區(qū)值班公寓管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房源信息化管控，極大提升后勤管理成效。深度推行OA辦公管理系統(tǒng)，廣泛運(yùn)用收發(fā)文、簽報(bào)、會(huì)議管理、接待管理、催督辦管理等功能模塊，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化高效辦公。

（五）閉環(huán)管理，循環(huán)提升。堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向，年初按照“踮起腳尖夠得著”的原則組織制訂行政管理總體目標(biāo)，行政管理人員再對(duì)照制訂個(gè)人年度目標(biāo)。強(qiáng)化過(guò)程管理，每月初盤點(diǎn)目標(biāo)完成情況，對(duì)重大事項(xiàng)及時(shí)通報(bào)反饋，并利用PDCA循環(huán)不斷改善管理質(zhì)量，提升行政管理水平。建立長(zhǎng)效機(jī)制，強(qiáng)化“復(fù)盤”意識(shí)，定期開展行政管理工作自查及內(nèi)審，依托公司績(jī)效考核關(guān)鍵KPI指標(biāo)，每月依據(jù)個(gè)人考核細(xì)則權(quán)重，不折不扣抓好考核管理，確保行政人員清晰自身管理職責(zé)和不足，實(shí)現(xiàn)循環(huán)往復(fù)提升。

三、堅(jiān)持“以人為本”，培養(yǎng)行政管理的內(nèi)行人

成事在天，謀事在人。不管大小事務(wù)、輕重緩急如何，管理工作成效關(guān)鍵取決于管理人員執(zhí)行情況。倘若當(dāng)事人專業(yè)精通、辦事能力強(qiáng)，那工作成效自然能達(dá)到預(yù)期，否則往往事倍功半或者難以善終。因此，提升行政管理人員綜合素質(zhì)是增強(qiáng)行政管理工作成效的根本要求。

（一）增強(qiáng)專業(yè)技能，成為“行家里手”。以創(chuàng)“全國(guó)青年文明號(hào)”為窗口，提出“三個(gè)文明”（語(yǔ)言文明、儀表文明、環(huán)境文明）、“四種服務(wù)”（微笑服務(wù)、承諾服務(wù)、滿意服務(wù)、延伸服務(wù)）和“八個(gè)一點(diǎn)”（態(tài)度好一點(diǎn)、微笑多一點(diǎn)、理由少一點(diǎn)、度量大一點(diǎn)、脾氣小一點(diǎn)、行動(dòng)快一點(diǎn)、責(zé)任強(qiáng)一點(diǎn)、效率高一點(diǎn)）等微主題活動(dòng)，著力打造行政管理亮點(diǎn)及標(biāo)桿。同時(shí)針對(duì)行政公文、新聞宣傳、通用商務(wù)禮儀和潮汕特色飲食、茶藝等定期開展專題培訓(xùn)活動(dòng)，針對(duì)輿情管理、檔案火災(zāi)處置等定期開展應(yīng)急演練，全面提升行政管理人員專業(yè)技能水平。

（二）提升管理水平，當(dāng)好“施工隊(duì)長(zhǎng)”。行政管理人員作為“施工隊(duì)長(zhǎng)”，既要當(dāng)好“指揮員”，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方資源；又要當(dāng)好“施工員”，確保工作進(jìn)度及質(zhì)量，才能圓滿達(dá)成既定工作目標(biāo)。對(duì)標(biāo)生產(chǎn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人機(jī)制，增強(qiáng)行政人員項(xiàng)目管理思維，實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)工作前期準(zhǔn)備、過(guò)程推進(jìn)、目標(biāo)成效精細(xì)管控。建立承包商管理人員約談機(jī)制，明晰制訂考核細(xì)則，定期開展技能競(jìng)賽，不斷提升承包商管理水平。組織參加管理能力提升培訓(xùn)班，加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)外溝通交流及調(diào)研，充分吸收借鑒外界先進(jìn)管理理念及方法，不斷提升自身管理水平。

（三）強(qiáng)化作風(fēng)建設(shè)，發(fā)揮“頭雁效應(yīng)”。管理人員作風(fēng)形象、精神狀態(tài)如何，影響著整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率，決定著整項(xiàng)工作的推進(jìn)成效。強(qiáng)化行政管理人員思想教育，深入推行“實(shí)干擔(dān)當(dāng)、止于至善”的工作理念，在行政管理工作各環(huán)節(jié)、各領(lǐng)域，靠前指揮、沖鋒在前，充分發(fā)揮管理人員的先鋒模范作用，確保各項(xiàng)交辦工作落細(xì)落實(shí)落到位。強(qiáng)化行政管理人員廉政教育，逐級(jí)簽訂廉潔工作責(zé)任書，定期開展談心談話活動(dòng)，建立公開透明的行政工作機(jī)制，營(yíng)造風(fēng)清氣正的良好工作氛圍。

四、強(qiáng)化核心認(rèn)知，抓牢行政管理的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）溯本正源，自我認(rèn)同。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。與傳統(tǒng)工作理念中注重強(qiáng)調(diào)工作本身不同，透過(guò)行政管理工作具體事務(wù)，全面梳理建立行政管理工作體系，讓原本紛繁復(fù)雜、千頭萬(wàn)緒的行政管理工作職能更加清晰、目標(biāo)更加明確。同時(shí)通過(guò)找準(zhǔn)定位，建立虛擬概念，讓行政管理工作職能更加深入人心，充分激發(fā)出行政管理人員自我工作認(rèn)同感，真正把工作當(dāng)成事業(yè)，把成效當(dāng)作榮譽(yù)，為行政管理工作提質(zhì)增效夯實(shí)思想基礎(chǔ)。

（二）實(shí)事求是，敏捷高效。信息是決策的基礎(chǔ)。通過(guò)堅(jiān)持以“深調(diào)研”為工作基本點(diǎn)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變行政管理機(jī)構(gòu)職能及工作作風(fēng)，讓管理人員更實(shí)事求是、更與時(shí)俱進(jìn)，真正掌握企業(yè)內(nèi)部真實(shí)情況及外部真實(shí)環(huán)境，為科學(xué)評(píng)估及決策打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)在新的協(xié)作組織及機(jī)制下，以行政管理部門為樞紐，企業(yè)對(duì)外部環(huán)境變化的響應(yīng)能力將會(huì)極大提升，關(guān)鍵領(lǐng)域行政管理工作效率將得到全面提升，極大降低決策及執(zhí)行時(shí)間成本。

（三）智慧工作，事半功倍。方法是成功的捷徑。打破固有的行政管理工作機(jī)制，充分運(yùn)用現(xiàn)代管理思維，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式做法，固化形成標(biāo)準(zhǔn)化流程、清單，讓行政管理工作不再依托于某個(gè)特定人群，極大提升行政管理工作的規(guī)范性及可持續(xù)性；充分借助信息化管理手段，將管理人員從時(shí)間空間局限中解放出來(lái)，從重復(fù)性工作、無(wú)效溝通中解放出來(lái)，讓更多精力得以投入到重要事務(wù)中、投入到精細(xì)管理中、投入到提升工作及服務(wù)質(zhì)量中來(lái)，真正達(dá)到事半功倍的效果。

（四）“關(guān)鍵少數(shù)”，關(guān)鍵作為。人才是制勝的關(guān)鍵。區(qū)別于傳統(tǒng)就事論事的做法，本項(xiàng)目首要出發(fā)點(diǎn)并非行政管理工作本身，而是將“關(guān)鍵少數(shù)”的行政管理人員作為行政管理工作核心因素，并以“關(guān)鍵少數(shù)”為核心，通過(guò)構(gòu)建行政管理工作的“世界觀”“方法論”，不斷加強(qiáng)對(duì)行政管理人員的培訓(xùn)，真正發(fā)揮出“關(guān)鍵少數(shù)”的積極作用，讓行政管理人員都立足本職、自我認(rèn)同，以個(gè)人的關(guān)鍵作為，合力推動(dòng)企業(yè)管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

五、結(jié)語(yǔ)

靖海發(fā)電公司秉持“服務(wù)中心、協(xié)調(diào)四方、樹立形象、止于至善”的行政管理工作主線，通過(guò)構(gòu)建獨(dú)具特色的行政管理“世界觀”，真正從內(nèi)在激發(fā)出干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動(dòng)性；通過(guò)建立起行政管理“方法論”，讓行政管理工作有章可循、事半功倍；通過(guò)培養(yǎng)起行政管理“內(nèi)行人”，全面提升行政管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，最終形成行政管理敏捷協(xié)同工作機(jī)制，有效發(fā)揮行政管理部門中心樞紐、對(duì)內(nèi)服務(wù)、對(duì)外窗口等重要職能，全面提升行政管理工作的效率及水平，積極助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展行穩(wěn)致遠(yuǎn)。