面向科研院所的文檔一體化實踐研究

文/中國科學院深圳先進技術(shù)研究院 林明香

檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化?？v觀國際和國內(nèi)形勢，對文檔一體化的呼聲越來越高。從國際層面看，美國、日本和韓國分別提出了電子文件管理戰(zhàn)略。從國內(nèi)層面看，2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》把“檔案信息化建設(shè)”作為獨立章節(jié)，強調(diào)各級政府將檔案信息化納入本單位信息化規(guī)劃中，并明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。進入“十四五”階段，無紙化辦公、電子文件在線歸檔是大勢所趨，結(jié)合科研院所的現(xiàn)狀，迫切需要加快推進文檔一體化管理進程。

一、文檔一體化管理的基本內(nèi)涵

文檔一體化是從文件和檔案工作全局出發(fā)，利用一定的方式將相對分散獨立的文件管理和檔案管理融合為一體的過程。文檔一體化包括“文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化”四個方面。實行文檔一體化需要理順管理體制、完善組織機構(gòu)，需要進行標準化建設(shè)，需要培養(yǎng)與一體化相適應的人才。文檔一體化有利于檔案真實、完整、準確、系統(tǒng)，同時保證歸檔工作便捷和安全，提高信息檢索及行政效率，有利于科學決策和人、財、物的合理利用。根據(jù)不同檔案學者對文檔一體化的不同理解，文檔一體化的理論基礎(chǔ)大致包括生命周期理論、前端控制思想、后保管模式以及全程管理原則。本文著重以文件生命周期理論為基礎(chǔ)進行分析。文件生命周期理論分析了文件包括形成文件、流轉(zhuǎn)、辦結(jié)、歸檔、永久保存或銷毀的整個生命過程，分析了文件與檔案的關(guān)系即文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件與檔案是分處于文件生命周期的不同階段的同源一體的事物，二者間具有連續(xù)性和一致性。

二、科研院所文檔管理現(xiàn)狀

（一）文檔分離，效率不高。在實際工作中，由于文件管理工作與檔案工作可能由不同部門、人員乃至系統(tǒng)承擔，不可避免地造成文件與檔案管理的分離。文書管理以收文為例，包含簽收、登記、承辦、傳閱、催辦、辦結(jié)六個環(huán)節(jié)，檔案管理包括收集、鑒定、整理、著錄、歸檔和利用六個步驟，其中文書管理的簽收和登記環(huán)節(jié)等同于檔案管理的收集和著錄，這主要是由文書和檔案不同的管理方式所決定的，文書辦理強調(diào)時效性，而檔案管理具有滯后性，一般是次年6月底收集歸檔。由于文書和檔案管理分離，導致如下弊端：一是重復勞動，耗費了大量的時間和精力，導致效率不高；二是線下階段存在大量紙質(zhì)檔案，利用時需不斷翻拍，加快了紙張損壞的速度，縮短了紙質(zhì)檔案壽命；三是文件和檔案管理缺乏有效銜接，易帶來文件丟失或被篡改的風險。

（二）電子文件分散管理，形成信息孤島?？蒲性核娮游募w檔管理存在三個方面問題：第一，科研活動中將產(chǎn)生大量實驗記錄，尤其是在機器人領(lǐng)域和大數(shù)據(jù)與智慧城市領(lǐng)域，許多研究內(nèi)容依賴于計算機輔助設(shè)備，而大部分技術(shù)文件和實驗數(shù)據(jù)分散存儲在不同計算機或終端設(shè)備上，檔案部門很難對海量的科研數(shù)據(jù)進行保存；第二，科研院所在線生成的電子文件數(shù)量相對較少，例如在財務模塊和采購模塊以電子發(fā)票和審批文件為主，但是80%以上的電子文件需要經(jīng)過在線下掃描后進行歸檔入庫；第三，各個業(yè)務系統(tǒng)分別保存不同階段不同容量大小的電子文件，如何對這些系統(tǒng)文件進行整合并開展有效管理，是當前文檔一體化的一大難題。

（三）文檔管理缺乏相應的細則和流程。從宏觀層面講，雖然國家發(fā)布了電子文件歸檔與電子郵件歸檔的管理規(guī)范和細則，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，但是這些管理規(guī)范等較為寬泛，缺乏具體操作指導，同時也缺乏對新載體電子文件管理和利用相關(guān)內(nèi)容的介紹；從微觀層面講，科研院所發(fā)布了本單位相關(guān)規(guī)范，但規(guī)范相對比較寬泛，電子文件的形成過程缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性指導及檢查，較難保障電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性（簡稱“四性”），無法充分發(fā)揮檔案的價值。

（四）文檔工作者思想意識不強，技術(shù)能力不高。文書專員和檔案員習慣于各自為政的工作模式，對文檔一體化缺乏深刻地理解，不能充分認識到文檔一體化的重要性和意義，缺乏使用信息設(shè)備的技能，又安于現(xiàn)狀，不思進取，不敢突破原有的文書管理和檔案管理模式。文檔一體化管理要求文書和檔案工作人員掌握一定信息技術(shù)，如熟悉軟件代碼，善于系統(tǒng)維護和信息加工等。文書專員和檔案員對新技術(shù)不熟悉，且不熟練其他崗位的職責和內(nèi)容，缺乏復合型人才所具備的素質(zhì)，導致工作開展難度大，時間和精力投入成本較高。

三、多措并舉，共同推進文檔一體化管理

（一）加強頂層設(shè)計和部門聯(lián)動，有效推進文檔一體化管理進程。馮惠玲教授指出，電子文件管理的頂層設(shè)計是一種自上而下的設(shè)計，既是一種戰(zhàn)略設(shè)計，也是一種全面設(shè)計。一個單位的文書和檔案工作離不開各單元（部門）的協(xié)調(diào)配合。為有效推進文檔一體化，需要做到以下幾點：一是做好頂層設(shè)計，自上而下建立文檔管理責任體系；二是科研院所領(lǐng)導班子高度重視和支持檔案工作，將數(shù)字檔案室作為建設(shè)“科研院所”的重要舉措之一，對檔案工作常抓不懈，充分考慮科研院所信息化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口建設(shè)問題；三是加強各單元（部門）間的聯(lián)動，采用科研管理協(xié)同創(chuàng)新方式推進文檔管理，明確不同部門的職能和要求及工作方向，同時確立部門之間的協(xié)調(diào)處理機制，優(yōu)化文檔管理流程。

（二）優(yōu)化檔案系統(tǒng)功能，實現(xiàn)從能用到好用的目標。第一，優(yōu)化檔案系統(tǒng)本身功能，必要時開發(fā)相應的功能。首先，自動捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)功能設(shè)計，結(jié)合國家、行業(yè)檔案相關(guān)規(guī)定和科研院所歸檔的要求和范圍，業(yè)務系統(tǒng)對歸檔系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)表，批量捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)進入歸檔系統(tǒng)；其次，系統(tǒng)自動字段匹配與合成檔號功能設(shè)計。根據(jù)歸檔細則相關(guān)要求，檔案系統(tǒng)設(shè)計了靈活的選項支持，業(yè)務系統(tǒng)字段名稱與檔案系統(tǒng)匹配字段自動匹配，并自動合成檔號；再次，移交、指導、接收和電子檔案XML封裝功能設(shè)計。電子文件在線歸檔流程包括：移交—指導檢查—退回—修改—再移交—指導確認—退回—再移交—接收成功，若是每個環(huán)節(jié)準確無誤，則只需移交—指導檢查—接收成功；第二，加強系統(tǒng)間接口建設(shè)以及提升檔案系統(tǒng)安全性能。主要表現(xiàn)在單點登錄、權(quán)限管理以及與其他技術(shù)的高度融合。梳理好各級用戶查詢權(quán)限，精確開放全文檢索下載權(quán)限。在檔案系統(tǒng)中應用區(qū)塊鏈技術(shù)等先進技術(shù)，借助區(qū)塊鏈的不可篡改、去中心化和備份等特性，提高檔案系統(tǒng)的安全可靠性能。

（三）健全規(guī)范化的文檔管理標準，是文檔一體化管理的前提和基礎(chǔ)。文檔管理標準是文檔一體化管理的依據(jù)和基礎(chǔ)，在文檔一體化管理過程中，應認真梳理文件的歸檔范圍，明確各層級各崗位人員的職責，深入分析文件與檔案管理標準的異同，結(jié)合科研院所的實際，制訂有特色的適合科研院所模板的文檔管理標準。目前，科研院所存在大量電子文件，應該確立電子文件在線歸檔管理細則和應急預案，如《科研項目文件歸檔與管理細則》等，細則中明確雙套制（紙質(zhì)版和電子版）要求，強調(diào)文檔管理過程與科研項目推進過程相一致，加強文檔管理事前介入，事中控制以及事后把關(guān)，為科研院所保存歷史。

（四）加強專兼職檔案員能力和水平，為文檔一體化管理提供人才保障。文檔一體化管理依托于計算機網(wǎng)絡(luò)，因此應當通過組織舉辦多層面、多渠道的檔案業(yè)務培訓、交流研討、宣傳教育等方式，轉(zhuǎn)變專兼職檔案員的文檔管理觀念，提高信息處理能力，提升文檔人員專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，不斷提升科研院所專兼職檔案人員的業(yè)務水平。專兼職檔案員應當按照要求，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，或者直接做好電子文件的在線歸檔和保存，以有效提升文檔管理的水平和效益。

四、科研院所文檔一體化取得一定成效

近幾年，科研院所以數(shù)字檔案室建設(shè)為著力點，加快檔案信息化步伐。不僅建立了檔案系統(tǒng)，同時打破了信息孤島的現(xiàn)狀，建立了業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對接，積極探索電子文件在線歸檔范圍和歸檔流程，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，讓數(shù)據(jù)多跑路，科研人員少跑腿，節(jié)省相應的人財物成本；第二，加快推進系統(tǒng)間接口建設(shè)，初步建成文檔一體化平臺；第三，流程再造，明晰權(quán)責關(guān)系，提高管理效率；第四，保護科研院所歷史，有效利用，服務發(fā)展。

綜上所述，檔案工作作為科研院所的基礎(chǔ)工作，不僅是科研院所的重要歷史記錄，也是促進科研院所建設(shè)的助推器。文檔一體化管理是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，加強文件和檔案在形成、管理、利用三個重要環(huán)節(jié)的一體化管理，推動科研院所檔案信息化建設(shè)水平，提高文書檔案人員的文檔管理素養(yǎng)和水平，為科研院所科研活動提供有力的支撐保障作用。同時，我們也要清醒地認識到，文檔一體化管理是一項偉大的工程，需要極大地投入以及在試行過程中不斷調(diào)整和改善。因此，建設(shè)文檔一體化管理體系任重道遠。