基于信息化的地質(zhì)檔案管理方法探索

文/陜西省地質(zhì)科技中心 楚雨凡

一、地質(zhì)檔案管理的重要性

地質(zhì)檔案是專業(yè)技術(shù)人員對(duì)地質(zhì)區(qū)域在調(diào)查、普查、勘探、測(cè)繪等科研生產(chǎn)活動(dòng)中形成的地質(zhì)科技信息資料與載體，認(rèn)真做好地質(zhì)檔案的收集、歸檔、統(tǒng)計(jì)、借閱、保密與保護(hù)等地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)，才能使地質(zhì)檔案發(fā)揮更大的作用，更好地服務(wù)地勘單位。地質(zhì)檔案是國(guó)家信息資源的重要載體，有效管理地質(zhì)檔案是學(xué)習(xí)探索開(kāi)發(fā)利用以及保護(hù)自然資源的重要基礎(chǔ)，特別是地質(zhì)數(shù)據(jù)在研究地球科學(xué)、勘探、開(kāi)發(fā)礦產(chǎn)資源、預(yù)防自然災(zāi)害、保護(hù)地球環(huán)境、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面，是國(guó)家基礎(chǔ)建設(shè)的重要依據(jù)。地質(zhì)檔案管理是為地勘單位提供重要的技術(shù)保障，對(duì)于地質(zhì)勘查單位技術(shù)存儲(chǔ)、技術(shù)積累、技術(shù)創(chuàng)新等方面具有重要的意義。但是地質(zhì)檔案資料受類型復(fù)雜多樣、存儲(chǔ)條件各有差距、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)混雜等因素影響，管理水平參差不齊，如何高效、高質(zhì)量完成紙質(zhì)與電子文件的歸檔與管理，不斷挖掘地質(zhì)檔案潛在的價(jià)值、提升利用和服務(wù)功效，是每個(gè)地質(zhì)檔案工作者的職責(zé)。

二、地質(zhì)檔案歸檔的主要工作

地質(zhì)檔案管理作為一項(xiàng)綜合的復(fù)雜系統(tǒng)工程，管理工作必須置于合理完善的管理體系框架中。歸檔管理的主要步驟有：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案影像檢查與處理、對(duì)檔案的識(shí)別和利用。

（一）檔案收集。檔案收集是將技術(shù)人員科研生產(chǎn)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件進(jìn)行收集管理的過(guò)程，收集工作應(yīng)在大量的技術(shù)資料中選取有存儲(chǔ)價(jià)值的重要部分，進(jìn)行集中保存。檔案收集是檔案工作的第一步，是檔案從分散到集中的過(guò)程，收集對(duì)象可為紙質(zhì)、電子文件等形式文件。

（二）檔案整理。檔案整理是檔案工作人員拿到收集的檔案文件后，把文件進(jìn)行歸類、編排、歸檔編號(hào)、分批掃描等過(guò)程。

（三）檔案鑒定。檔案在收集、整理后，應(yīng)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。文件資料龐雜，需要選取具有保存價(jià)值的文件分類、分級(jí)鑒定。檔案鑒定是繁雜的過(guò)程，鑒定過(guò)程中遇到復(fù)雜技術(shù)相關(guān)的問(wèn)題，需與技術(shù)人員積極溝通配合，確保鑒定的準(zhǔn)確性。

（四）檔案影像檢查與處理。目前，檔案存儲(chǔ)均要求電子存檔，須對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描、影像處理等工作。檔案資料掃描完成后，采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，確保圖像順序與原始檔案記錄一致。

（五）檔案識(shí)別。若需要實(shí)現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后，使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文識(shí)別。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對(duì)，校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的全文檢索。

（六）檔案的提供和利用。存檔文件的目的是便于后期查詢和利用，使檔案資料發(fā)揮最大的價(jià)值。檔案在提供和利用過(guò)程中應(yīng)便于查詢、調(diào)取、歸還，并進(jìn)行過(guò)程記錄。

三、地質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)對(duì)于地質(zhì)檔案開(kāi)發(fā)利用的需求日益增長(zhǎng)，現(xiàn)有的傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理模式已難以適應(yīng)。當(dāng)前，地質(zhì)檔案管理工作存在以下問(wèn)題：

（一）對(duì)外服務(wù)業(yè)務(wù)流程繁瑣。目前，關(guān)于地質(zhì)檔案的對(duì)外服務(wù)業(yè)務(wù)，大多數(shù)依然需要用戶到當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)資料管理部門(mén)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)辦理，且辦理流程繁瑣，效率低下。同時(shí)，受新冠疫情的影響，部分用戶可能因無(wú)法到場(chǎng)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，進(jìn)而導(dǎo)致工作拖延、科研受阻，造成難以估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)損失。

（二）紙質(zhì)檔案易破損老化。部分紙質(zhì)檔案，如地形圖、地質(zhì)圖、礦產(chǎn)分布圖等紙質(zhì)資料，因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，外加多次借閱、多次折疊，已產(chǎn)生老化、褪色等現(xiàn)象，甚至部分檔案資料已出現(xiàn)磨損，出現(xiàn)字跡不清、缺失等情況。同時(shí)，由于地質(zhì)資料的專業(yè)性和科學(xué)性，紙質(zhì)檔案的修復(fù)難度大、修復(fù)成本高，相關(guān)修復(fù)工作難以推進(jìn)。

（三）電子檔案存儲(chǔ)缺乏安全性。較多的電子檔案采用硬盤(pán)儲(chǔ)存或光盤(pán)儲(chǔ)存，存取方式十分簡(jiǎn)易，缺少備份，甚至沒(méi)有加密，對(duì)于介質(zhì)的保存和維護(hù)也未得到足夠的重視。雖然采用的存儲(chǔ)方式成本低、快捷簡(jiǎn)便，但導(dǎo)致電子檔案面臨較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。若出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、硬盤(pán)壞道或光盤(pán)磨損等問(wèn)題，電子檔案的損失將不可挽回。

四、基于信息化的地質(zhì)檔案管理方法探索

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、5G移動(dòng)通信技術(shù)、人工智能等日漸成熟，我國(guó)檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出要加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)施國(guó)家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程。將信息化技術(shù)應(yīng)用于地質(zhì)檔案管理中，建立地質(zhì)檔案信息管理系統(tǒng)，利用人工智能手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的過(guò)程管理?；谛畔⒒牡刭|(zhì)管理系統(tǒng)，替代傳統(tǒng)的檔案管理模式，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理效率低的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的信息化。

地質(zhì)信息化管理系統(tǒng)包含資料收集、整理、鑒定、識(shí)別、存儲(chǔ)等功能，搭建的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為地質(zhì)信息建設(shè)提供了公共檔案信息服務(wù)和共享利用。信息化的地質(zhì)管理系統(tǒng)，提高了地質(zhì)檔案資源在專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的應(yīng)用效率，減少了人力、物力資源的浪費(fèi)，為地勘單位業(yè)務(wù)拓展提供了重要的技術(shù)保障。

（一）技術(shù)方法和實(shí)現(xiàn)內(nèi)容。以檔案信息化和計(jì)算機(jī)軟件工程科學(xué)理論為指導(dǎo)，通過(guò)檔案與計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)相結(jié)合的學(xué)科融合方式，采用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、采集、匯聚等手段，開(kāi)展地質(zhì)資料數(shù)字化集成、數(shù)字檔案室基礎(chǔ)建設(shè)、智能化檔案管理信息系統(tǒng)，為地質(zhì)檔案管理、保存和使用提供高效服務(wù)。主要包括以下內(nèi)容：1.系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、基礎(chǔ)硬件設(shè)施安裝、管理化軟件安裝、終端及輔助設(shè)備等。同時(shí)，基于承載系統(tǒng)長(zhǎng)期、穩(wěn)定、高效運(yùn)行的需要，應(yīng)按照雙機(jī)冗余的要求配備滿足業(yè)務(wù)需要的服務(wù)器及存儲(chǔ)備份設(shè)備，提高系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。2.館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)包括：地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)、數(shù)據(jù)代碼搭建、地質(zhì)資料數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理、地質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及全文數(shù)據(jù)庫(kù)等。檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，應(yīng)建立完備的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，積極加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程。將已完成數(shù)字化的檔案與數(shù)據(jù)庫(kù)掛接，建立各類數(shù)字檔案資源庫(kù)群。3.管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用具備“收集、整理、鑒定、存儲(chǔ)、利用”等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、流程化閉環(huán)運(yùn)行。地質(zhì)資料管理基礎(chǔ)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)包括：地質(zhì)資料數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)、地質(zhì)資料輸出系統(tǒng)、地質(zhì)資料查詢系統(tǒng)以及人工輔助功能。做好檔案收集和接收進(jìn)館，對(duì)出入庫(kù)檔案實(shí)行登記、清點(diǎn)、核查，并對(duì)掃描文檔進(jìn)行實(shí)時(shí)校驗(yàn)，確保整個(gè)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程安全有序。4.檔案管理信息系統(tǒng)安全設(shè)施建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，地質(zhì)檔案資料具有數(shù)據(jù)類型多樣化、數(shù)據(jù)量大、利用率高等特點(diǎn)，應(yīng)考慮信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。開(kāi)展管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)計(jì)，合理布局檔案庫(kù)房、對(duì)外服務(wù)用房、機(jī)房等，明確系統(tǒng)開(kāi)發(fā)需要的硬件配置和軟件要求，適度考慮服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)安全配置，編制軟硬件配置方案。基于地質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理需要，針對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，采用邏輯隔離或物理隔離的網(wǎng)絡(luò)安全隔離手段，并開(kāi)發(fā)相應(yīng)功能的安全軟件，包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)、入侵報(bào)警系統(tǒng)、系統(tǒng)漏洞檢測(cè)、系統(tǒng)管理日志等，最大化保證地質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。

（二）地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)信息化檔案管理信息系統(tǒng)。以地質(zhì)資料內(nèi)容管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)為主要工作，對(duì)單位內(nèi)部地質(zhì)檔案的管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，設(shè)計(jì)地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)（檔案庫(kù)），制訂數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，設(shè)計(jì)系統(tǒng)總體框架如下：檔案管理系統(tǒng)分為：客戶端、管理端、操作端（見(jiàn)圖1）。1.客戶端。通過(guò)檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)受理，受理內(nèi)容包含檔案出庫(kù)、入庫(kù)、查詢等功能。2.管理端。根據(jù)受理業(yè)務(wù)情況，出庫(kù)包含借閱和取出檔案兩個(gè)功能，其中借閱功能依次包含：借閱檔案、搜索并借閱、記錄信息、借閱；取出檔案依次包括：取出檔案、搜索并取出、記錄信息、取出。入庫(kù)包含被取出、被借閱，其中被取出功能依次包含：檔案錄入、放入檔案、記錄放入信息、借閱口放入檔案盒；被借閱功能依次包含：歸還檔案、記錄歸還信息、檔案錄入、放入檔案、記錄放入信息、借閱口放入檔案盒。查詢包含：電子檔案查閱、搜索引擎、電子檔案庫(kù)以及檔案操作日志查閱等功能。此外，為便于管理和日常維護(hù)，管理系統(tǒng)提供人工取出、人工填補(bǔ)出入庫(kù)信息功能。3.操作端。出庫(kù)時(shí)依次包含錄入借閱信息、鎖定檔案儲(chǔ)位、掃描處理、出庫(kù)。入庫(kù)依次包含抓取檔案盒、判斷是否正常、入庫(kù)。

圖1 系統(tǒng)工作流程圖

通過(guò)構(gòu)建“一站式”地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理從接收驗(yàn)收、數(shù)據(jù)采集、檔案管理、目錄查詢、借閱審批、借閱輸出等全業(yè)務(wù)流程信息化管理，為地質(zhì)資料的管理應(yīng)用提供信息化方法。

五、結(jié)語(yǔ)

本文結(jié)合地質(zhì)檔案管理工作，首先對(duì)地質(zhì)管理的重要性進(jìn)行闡述，對(duì)檔案歸檔程序進(jìn)行分析，依據(jù)信息時(shí)代的實(shí)際需要，對(duì)地質(zhì)檔案管理方法進(jìn)行探索?；诘刭|(zhì)檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)，提出系統(tǒng)硬件建設(shè)、館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)、檔案管理信息安全設(shè)施建設(shè)等相關(guān)內(nèi)容，初步提出滿足現(xiàn)代化信息社會(huì)所提出的信息化管理系統(tǒng)。通過(guò)此次研究，為推進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作的有序、高效發(fā)展起到一定的作用。