信息化技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用探究

文/咸寧市勞動(dòng)人事信息和檔案管理中心 胡鶴寧

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，先進(jìn)信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了良好助力，各行各業(yè)也得益于信息技術(shù)的應(yīng)用，取得了良好發(fā)展。針對人事檔案管理工作的開展，理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)信息化技術(shù)的運(yùn)用，從而促進(jìn)人事檔案管理方式創(chuàng)新發(fā)展，提升其信息化管理水平。通過這樣的方式，才能增強(qiáng)整體管理效率和質(zhì)量，促使檔案管理發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值。

一、信息化技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值

（一）檔案管理效率得到穩(wěn)步提升。人事檔案管理受人員流動(dòng)等因素影響，實(shí)際管理較為復(fù)雜，工作量較大，通過應(yīng)用信息技術(shù)，能夠推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從而有效減少檔案管理的工作量。在信息化技術(shù)的幫助下，通過搭建相應(yīng)的人事檔案管理信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案一鍵查詢檢索，從而顯著提高人事檔案管理的效率。尤其是針對一些人事檔案數(shù)量較多、人事變動(dòng)較為頻繁的單位，通過加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，可以有效降低檔案管理人員的工作壓力，提升檔案管理效率，有利于促使檔案實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

（二）檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。早期的人事檔案管理，一般以人力為主。在這一過程中，很容易受人為失誤的影響，增加了檔案管理的不確定性，很容易自身出現(xiàn)各種問題，增加了人事檔案管理的難度，造成檔案管理混亂，不利于整體檔案管理的規(guī)范性提升，對檔案統(tǒng)一整理與查找會(huì)帶來一定的干擾。而通過運(yùn)用信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的優(yōu)化管理，增強(qiáng)整體管理工作的規(guī)范性，便于檔案的準(zhǔn)確查找和利用，能夠使其形成更加統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而讓檔案管理在統(tǒng)一數(shù)字化格式下，整體更加高效，為相關(guān)工作的開展提供保障。

（三）檔案存儲(chǔ)更加安全。以前的人事檔案是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案通常比較脆弱，很容易受溫度、濕度以及動(dòng)物破壞、人為損壞等因素的影響。再加上紙質(zhì)檔案長期被人為翻動(dòng)，磨損增加，更容易損壞。與此同時(shí)，檔案材料由紙質(zhì)組成，很容易受到濕度、溫度變化影響，老化速度加快，無法長期存儲(chǔ)，且對檔案存儲(chǔ)環(huán)境有著較高要求，整體成本較高，不利于保障檔案存儲(chǔ)安全。而通過運(yùn)用信息化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案形式，并統(tǒng)一進(jìn)行備份，再加上應(yīng)用一些網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，能夠更好地保障檔案安全。

圖1 信息化技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值

二、人事檔案管理中信息化技術(shù)運(yùn)用的問題

（一）人事檔案管理缺乏對信息技術(shù)運(yùn)用的深刻認(rèn)識(shí)。相較于其他工作，當(dāng)前的人事檔案管理工作比較“低調(diào)”，并且很難有明顯的作用與成績。上述這些特征的存在，導(dǎo)致人事檔案管理很容易被忽略。因此一些單位不愿投入較大的成本，加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用，推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，一些管理人員缺乏對信息化技術(shù)在人事檔案管理運(yùn)用中價(jià)值的深刻認(rèn)識(shí)，已經(jīng)習(xí)慣并且依賴手動(dòng)開展相應(yīng)的管理工作，不僅效率難以提升，也不利于檔案的查找。

（二）人事檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用落后。伴隨著信息技術(shù)的應(yīng)用普及，很多單位雖然進(jìn)行了信息技術(shù)的應(yīng)用，在這一過程中，完成了相應(yīng)的信息基礎(chǔ)建設(shè)，有效提升了人事檔案管理水平。但伴隨著單位的經(jīng)營發(fā)展，再加上一些先進(jìn)信息技術(shù)的不斷更新運(yùn)用，針對人事檔案管理提出了更高要求。相關(guān)管理人員尚未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，依然采用一些落后的信息技術(shù)，比如采用一些簡單的辦公信息化軟件等，針對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，缺乏后續(xù)的維護(hù)與升級，因此很容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)卡頓或者信息系統(tǒng)運(yùn)行變慢現(xiàn)象，影響了正常檔案信息化工作的開展。同時(shí)，伴隨著對檔案管理要求的提升，相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)功能已經(jīng)落后，難以滿足實(shí)際管理需求，不利于檔案管理質(zhì)量水平的提升。

（三）人事檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用存在安全隱患。首先，我們應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到，信息化技術(shù)是一把雙刃劍，雖然通過在檔案管理中進(jìn)行信息化技術(shù)的運(yùn)用，減少了檔案管理工作量，提高了管理的時(shí)效性，簡化了檔案管理流程，增強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范性，同時(shí)也為人事檔案安全帶來了一定的威脅。比如數(shù)字化人事檔案很容易遭受病毒、黑客的攻擊，導(dǎo)致檔案信息泄露。檔案信息還有可能因?yàn)楣芾硇畔⑾到y(tǒng)故障或其他原因，從而出現(xiàn)檔案信息文件丟失或破損的問題，最終無法被修復(fù)或找回，這對人事檔案管理安全帶來了非常嚴(yán)重的影響。

（四）人事檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。人事檔案信息化管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的過程，因此必須建立規(guī)范化的管理流程、管理形式等，保障整體管理的統(tǒng)一規(guī)范，才能提升人事檔案管理質(zhì)量水平。比如，針對各種各樣的紙質(zhì)人事檔案，在進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化時(shí)，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保障數(shù)字文件格式的一致性。但針對紙質(zhì)人事檔案，沒有制訂統(tǒng)一的數(shù)字化轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，這不僅影響后續(xù)檔案的有效利用，同時(shí)也不利于保障檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性。數(shù)字化檔案缺乏清晰明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，造成了后續(xù)管理混亂。又如數(shù)字檔案信息與紙質(zhì)檔案信息存在較大出入，難以保障檔案信息的真實(shí)性，同樣會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理水平。

三、人事檔案管理中信息化技術(shù)運(yùn)用策略

（一）增強(qiáng)信息技術(shù)運(yùn)用的認(rèn)識(shí)。首先，人事檔案關(guān)系到單位內(nèi)部相關(guān)人員的流動(dòng)、調(diào)動(dòng)以及一些個(gè)人隱私信息，這對單位經(jīng)營發(fā)展的穩(wěn)定性有著直接的影響。因此必須加大對檔案管理相關(guān)工作的重視程度，并且通過上文可知，在人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，可減少對儲(chǔ)存空間的占用，降低相應(yīng)成本，并且相關(guān)工作流程得到簡化，大幅提升了整體工作效率，減輕人事檔案管理的工作量，充分發(fā)揮檔案資料的作用和價(jià)值?；诖?，在人事檔案信息化技術(shù)的運(yùn)用過程中，需要相關(guān)人員加強(qiáng)對上述人事檔案管理以及信息化技術(shù)運(yùn)用的深刻認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)的優(yōu)勢，積極轉(zhuǎn)變態(tài)度觀念，大量支持信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的信息技術(shù)，從而更好地適應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展要求。

（二）促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用升級。隨著時(shí)間的推移，伴隨著用戶需求的增加，相應(yīng)的信息技術(shù)不斷優(yōu)化升級。因此在人事檔案管理過程中，針對信息化技術(shù)的應(yīng)用，同樣應(yīng)緊跟信息技術(shù)發(fā)展潮流，加強(qiáng)對各種先進(jìn)信息化技術(shù)的引入與應(yīng)用，有效推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，讓檔案管理信息化始終能夠契合當(dāng)前最新的標(biāo)準(zhǔn)要求，為管理工作的開展提供保障。例如在實(shí)際開展人事檔案管理工作時(shí)，可以加強(qiáng)對一些先進(jìn)信息技術(shù)的引入與應(yīng)用。比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，促進(jìn)人事檔案信息系統(tǒng)優(yōu)化升級，構(gòu)建檔案核心數(shù)據(jù)庫，從而為檔案信息的深入挖掘利用創(chuàng)造有利條件。與此同時(shí)，還可以引入云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)，豐富檔案管理服務(wù)功能，進(jìn)一步提升檔案查詢的精準(zhǔn)性與效率，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的深度利用，促使檔案應(yīng)用發(fā)揮出更大的作用價(jià)值。除此之外，還可以加強(qiáng)對開發(fā)技術(shù)的應(yīng)用，比如引入HDFS等功能，讓檔案信息收集更加全面性、更加高效，提升檔案管理水平。還可以利用SQL等技術(shù)，讓檔案信息處理更加高效，節(jié)約更大檔案存儲(chǔ)空間，顯著提高檔案管理信息化效率，更好地彰顯信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用價(jià)值。

（三）提高對信息化技術(shù)運(yùn)用安全的重視。在人事檔案管理中，雖然通過信息化技術(shù)的運(yùn)用帶來了諸多便利，但也帶來了一些安全隱患，需要加強(qiáng)安全防范，具體可從以下幾方面入手：一是建立一個(gè)完全的信息化技術(shù)運(yùn)用環(huán)境，比如從物理層面出發(fā)，建立一個(gè)人事檔案信息化管理專用局域網(wǎng)，直接從物理層面與外網(wǎng)隔離，營造一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在此基礎(chǔ)上，針對檔案管理信息系統(tǒng)，還應(yīng)運(yùn)用防火墻技術(shù)，從而實(shí)時(shí)監(jiān)控人事檔案數(shù)據(jù)信息傳輸訪問過程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的垃圾信息與病毒信息，避免外來病毒的入侵，讓檔案信息存儲(chǔ)安全性再上一個(gè)新臺(tái)階。二是注重加強(qiáng)先進(jìn)安全技術(shù)的運(yùn)用，有效抵御病毒、黑客的攻擊，例如在人事檔案信息化技術(shù)運(yùn)用的過程中，可采用可信計(jì)算技術(shù)，這種安全防護(hù)技術(shù)能夠在人事檔案信息化管理系統(tǒng)內(nèi)，通過結(jié)合實(shí)際的要求，建立相應(yīng)的信任根與信任鏈構(gòu)。如此一來，能夠立足整個(gè)系統(tǒng)，針對檔案管理相關(guān)的軟件，實(shí)施全面實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)軟件運(yùn)行異常，避免病毒通過軟件威脅檔案安全。不僅如此，還可以基于不同軟件的功能重要性，設(shè)置不同的運(yùn)行可信權(quán)限，避免被一些非法軟件、不明軟件攻擊，從而有效保護(hù)人事檔案的安全。三是為有效解決人事檔案信息資料損壞丟失問題，可以運(yùn)用數(shù)據(jù)備份技術(shù)，在錄入相關(guān)資料信息后，會(huì)自動(dòng)在云端完成備份。在遇到一些不可抗力的自然災(zāi)害時(shí)，如停電或地震，那么遺失的檔案數(shù)據(jù)資料能夠通過備份安全找回，即使原本存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的檔案資料已經(jīng)破損，也能夠通過備份進(jìn)行恢復(fù)，從而有效保障人事資料的安全性。另一方面，為了保障一些機(jī)密資料的安全性，還可以采用標(biāo)簽水印技術(shù)。這種技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行定位，即使檔案數(shù)據(jù)信息被竊取，也能夠及時(shí)通過水印，通過追蹤檔案信息，及時(shí)找回檔案。除此之外，還可以對人事檔案信息資料進(jìn)行加密處理，即使檔案信息資料泄露，不法分子也無法直接讀取檔案資料機(jī)密信息，還可以在檔案資料中設(shè)置定時(shí)自毀程序，從而避免檔案資料泄露，有效保障人事檔案資料的安全。

（四）建立統(tǒng)一的信息化技術(shù)運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案資料本身內(nèi)容比較繁雜，檔案資料形式也比較多變，除了文字資料以外，還包括一些圖片以及音視頻資料等。針對這些復(fù)雜多變的人事檔案資料管理，實(shí)施難度較大，不利于整體檔案管理效率的提升。當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)對這些檔案信息資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時(shí)，由于檔案資料形式多變，因此為保障整體檔案信息化管理的規(guī)范統(tǒng)一性，需要加強(qiáng)對所有檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化要求。并且針對各種各樣人事檔案資料的規(guī)范化轉(zhuǎn)化，需要嚴(yán)格遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）的要求。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行分類整理。在制訂相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)后，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際管理的需要，做好數(shù)字化處理細(xì)節(jié)的落實(shí)。除此之外，在運(yùn)用信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，不能忽略存儲(chǔ)工作的重要性，根據(jù)實(shí)際需求，科學(xué)選擇存儲(chǔ)載體，確保檔案信息存儲(chǔ)的安全性，如可以利用硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)。另外，也可以利用網(wǎng)盤進(jìn)行備份，能夠有效保障人事檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性，為后續(xù)人事檔案應(yīng)用提供便利。

（五）人事檔案信息化管理工作實(shí)踐流程要點(diǎn)。人事檔案信息化管理工作實(shí)踐流程如圖2所示，表現(xiàn)為：第一步，設(shè)置權(quán)限，為了保障人事檔案信息化管理的安全性和可靠性，需要設(shè)置人事檔案管理人員的權(quán)限，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、CA技術(shù)等，對相應(yīng)管理人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，不具備相應(yīng)權(quán)限者，無法獲取相關(guān)檔案信息，從而避免人事檔案信息被篡改、入侵等現(xiàn)象。第二步，統(tǒng)一人事檔案入口，采用布局電子數(shù)據(jù)文件、條碼技術(shù)以及圖像技術(shù)等，對不同路徑、不同類型的人事檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化打包，同時(shí)把人事檔案轉(zhuǎn)變成統(tǒng)一的入口文件，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行儲(chǔ)存，并做好備份，保證所有人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全性、全面性以及可追溯性，即便出現(xiàn)信息檔案丟失的情況，也能夠通過備份找回。第三步，對信息檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一格式的人事檔案數(shù)據(jù)文件，能夠?yàn)槿耸聶n案的注冊、備案、轉(zhuǎn)移、接收、儲(chǔ)存、查詢、銷毀以及識(shí)別等提供便利，人事檔案管理工作人員能夠快速查找到所需的人事檔案信息。第四步，功能拓展實(shí)踐，加載新業(yè)務(wù)，人事檔案信息化管理工作具有加載標(biāo)準(zhǔn)化文件管理服務(wù)的功能，能夠通過拓展接口對新類別的人事檔案文件進(jìn)行管理，提高人事檔案信息化管理的效率和質(zhì)量。

圖2 人事檔案信息化管理工作實(shí)踐流程圖

四、結(jié)語

綜上所述，在人事檔案管理過程中，加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用非常重要，不僅簡化了相關(guān)工作流程，提高了整體工作效率，還具有較強(qiáng)的安全性。因此必須重視信息化技術(shù)的運(yùn)用，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在信息化技術(shù)運(yùn)用方面存在的問題，并提出一些針對性的應(yīng)對策略，促使信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效運(yùn)用，為相關(guān)檔案管理工作的開展助力，推動(dòng)該行業(yè)領(lǐng)域長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。