醫(yī)院檔案管理中6S精細(xì)化管理的應(yīng)用

文/韓云飛

醫(yī)院檔案管理工作具有數(shù)據(jù)資料龐大、繁多等特點，在醫(yī)院檔案管理中開展6S 精細(xì)化管理對提升醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量具有促進(jìn)意義。

6S精細(xì)化管理理念主要是針對粗放式管理的一種精細(xì)化管理理念，而在檔案管理工作中開展6S精細(xì)化管理，主要包括檔案管理工作的整理、清掃、清潔、整頓、安全及素養(yǎng)6項內(nèi)容。

由于醫(yī)院所涉及的檔案管理工作數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，因此在開展檔案管理過程中，需要積極將6S精細(xì)化管理理念融入日常管理工作中，確保相關(guān)檔案收集、整理、存儲及利用等工作能得到高效、規(guī)范展開，進(jìn)而促使醫(yī)院整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量得以提高。

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題

醫(yī)院檔案管理意識不強

相對于其他社會組織機構(gòu)開展檔案管理，醫(yī)院的檔案管理工作要更為負(fù)責(zé)，對相關(guān)資料、數(shù)據(jù)的時效性、準(zhǔn)確性、真實性要求更高，不僅要保證醫(yī)院的各項數(shù)據(jù)資料、醫(yī)療物質(zhì)等能維持正常工作開展，還要對醫(yī)院人事檔案、經(jīng)營管理檔案等資料進(jìn)行管理和維護(hù)。

因此，在醫(yī)院中開展檔案管理工作，將各項檔案信息進(jìn)行歸檔、管理，具有十分重要的意義。但在實際檔案管理過程中，由于部分管理人員不重視醫(yī)院的檔案管理工作，常導(dǎo)致相關(guān)管理工作長期處于混亂管理狀態(tài)中，并且由于對檔案管理工作不重視，部分檔案管理人員在開展檔案信息資料收集、管理、歸檔等工作時，懶散、隨意，并未按照相關(guān)制度進(jìn)行管理，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作混亂，或?qū)е抡w檔案管理效率不高等情況發(fā)生。

醫(yī)院檔案管理制度不規(guī)范

當(dāng)前，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時，雖制定了部分制度，但有些管理制度仍沿襲傳統(tǒng)老舊的管理制度，或是流于形式，并未嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行檔案管理工作。尤其是在邊緣檔案資料管理過程中，大部分管理工作人員會認(rèn)為不需要歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料無法正常開展。

同時，由于相關(guān)管理制度不健全，在實際檔案管理過程中，還存在著較多不合理借閱等行為，如部分醫(yī)務(wù)人員在出現(xiàn)緊急事件需要調(diào)閱檔案時，無法根據(jù)相關(guān)借閱制度進(jìn)行完善手續(xù)再借閱，且在借閱后未能及時做好補辦借閱手續(xù)等，進(jìn)而導(dǎo)致整個借閱工作混亂，出現(xiàn)相關(guān)資料遺失、保管不到位等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響醫(yī)院整體檔案管理工作的開展。

醫(yī)院檔案配套設(shè)施不完善

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸得以運用到醫(yī)院檔案管理中，能解決部分檔案資料管理難題，但醫(yī)院相關(guān)檔案資料同樣爆炸式增長，且在實際檔案管理工作中，進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理仍占據(jù)大部分日常檔案管理工作。因此，在開展檔案管理工作中，若相關(guān)配套設(shè)施不夠完善，受到硬件、軟件條件的影響，便會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作無法實現(xiàn)信息化、電子化管理，且由于部分醫(yī)院信息系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)存在一定的接口問題，便會直接導(dǎo)致醫(yī)院信息系統(tǒng)無法有效收集相關(guān)資料、信息進(jìn)行電子存檔，進(jìn)而造成醫(yī)院內(nèi)部檔案信息無法實現(xiàn)資源共享等。

此外，從檔案管理電子數(shù)據(jù)化角度進(jìn)行分析，醫(yī)院相關(guān)檔案資料錄入工作難度大，但在實際管理工作中，仍有部分醫(yī)院檔案資料是通過人工進(jìn)行錄入及識別，缺少相應(yīng)的錄入設(shè)備及智能識別設(shè)備，出現(xiàn)信息化技術(shù)管理落后等情況，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院整體檔案管理工作效率不高。

部分檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

在醫(yī)院中開展檔案管理工作，對相關(guān)管理人員要求相對較高，不僅需要具備基本的檔案管理知識、技能，還需要具備相關(guān)的醫(yī)療知識、信息化技術(shù)等。

但現(xiàn)下由于受到醫(yī)院檔案管理人員選拔、培訓(xùn)工作開展、用人機制等多種因素的影響，導(dǎo)致部分檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求。同時，由于部分醫(yī)院不重視檔案管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)機制及培養(yǎng)機制等，便導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不具有培養(yǎng)優(yōu)秀人才及吸引優(yōu)秀人才的能力，進(jìn)而無法有效保障檔案工作開展及無法引進(jìn)外部新鮮血液，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率不高。

醫(yī)院工作方法不科學(xué)

醫(yī)院檔案管理工作數(shù)量巨大，種類繁多，并且在開展檔案管理工作中需要根據(jù)不同類型的檔案采取不同的管理流程，以確保相關(guān)檔案管理工作的有效性及真實性。這便會直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作無法有效地進(jìn)行規(guī)范，以及具有統(tǒng)一的參考標(biāo)準(zhǔn)等。在此情況下，檔案管理工作出現(xiàn)不科學(xué)、不規(guī)范等現(xiàn)象，加大了檔案管理工作的難度。

例如，由于醫(yī)院部分科室工作繁忙，對檔案的報送工作并不積極，而相關(guān)的檔案管理人員缺乏檔案收集、積極管理工作的態(tài)度等，便會直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)延誤、收集不完全等，致使相關(guān)人員無法及時了解檔案資料，進(jìn)而出現(xiàn)工作延誤及無法保障醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平等。

6S 精細(xì)化管理應(yīng)用策略

醫(yī)院檔案的整理與分類

6S精細(xì)化檔案管理強調(diào)在實施管理的過程中進(jìn)行整理與分類，因此醫(yī)院在開展檔案管理工作時，首先需要根據(jù)醫(yī)院實際檔案管理需求，對檔案管理類型分類及等級劃分，如根據(jù)檔案資料的重要性確定保存檔案資料年限，以及資料廢棄的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等，以有效節(jié)省檔案管理資源，確保相關(guān)管理工作能正常開展。其次是根據(jù)檔案資料的價值來進(jìn)行歸檔及分類，重點保存、管理價值較高的部分檔案，并建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以確保相關(guān)檔案管理工作能正常開展。

具體的管理標(biāo)準(zhǔn)可以從以下幾方面進(jìn)行劃分：一是將醫(yī)院相關(guān)管理部分簽發(fā)文件歸為一類，如決策文件、研究項目文件、會議文件等；二是醫(yī)院相關(guān)運營檔案資料歸為一類，如醫(yī)院管理制度文件、財務(wù)文件及發(fā)展歷史文件等；三是將醫(yī)療檔案資料歸為一類，如患者資料、醫(yī)院診療資料及科研資料等；四是將醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)資料歸為一類，如相關(guān)醫(yī)療器械、設(shè)備購買清單，設(shè)施建設(shè)合同，以及藥物購進(jìn)記錄等；五是醫(yī)療器械、設(shè)備使用、維護(hù)及保養(yǎng)記錄，以及藥物使用記錄等。

完善醫(yī)院檔案管理制度

完善醫(yī)院檔案管理制度可以從以下幾方面開展：首先是明確醫(yī)院檔案管理歸納、收集機制，尤其是需要加強對醫(yī)院檔案管理收集的效率，積極推動醫(yī)院各科室有效使用信息管理系統(tǒng)，錄入相關(guān)檔案資料，減輕檔案管理部門工作負(fù)擔(dān)。

其次是做好檔案管理工作與醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的有效銜接，根據(jù)相關(guān)檔案資料的分類，進(jìn)行有效的劃分，以及與業(yè)務(wù)管理工作有效融合，在減輕檔案工作負(fù)擔(dān)及難度的同時，積極增強檔案管理工作的效率。

最后是在醫(yī)院開展業(yè)務(wù)管理過程中，對不同的檔案需求存在較大差異，因而在根據(jù)不同檔案資料進(jìn)行合理的分類及歸檔以后，要建立相應(yīng)的管理制度，以確保檔案管理工作的有效性。例如，根據(jù)醫(yī)院的行政檔案資料、業(yè)務(wù)檔案資料及財務(wù)檔案資料等，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，并在管理過程中嚴(yán)格要求相關(guān)人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，以確保管理工作的有效性，能夠有效服務(wù)各項管理工作。

完善檔案管理相關(guān)設(shè)備

在完善相應(yīng)的管理制度，確保相關(guān)管理人員能積極按照相關(guān)規(guī)定開展管理工作后，醫(yī)院需要積極完善檔案管理工作中相關(guān)的設(shè)備、設(shè)施，以通過完善的設(shè)備、設(shè)施等，來保障相關(guān)管理工作能夠得到有效、快速的整理與歸檔。

一是硬件設(shè)施的建設(shè)、完善，積極做好醫(yī)院檔案管理電子信息化轉(zhuǎn)型，完善電子資源信息系統(tǒng)，并及時更新相關(guān)檔案管理設(shè)備、機械，確保檔案管理工作的效率。

二是完善醫(yī)院軟件檔案管理建設(shè)，主要從檔案管理技術(shù)的更新與發(fā)展方向入手，不斷地加強電子檔案信息化系統(tǒng)，形成完整的模塊化，以積極提升醫(yī)院檔案管理的效率，確保檔案工作能夠高效開展。

同時，在醫(yī)院軟件設(shè)施中，還需要加強醫(yī)院醫(yī)療信息系統(tǒng)及檔案管理信息系統(tǒng)的接口建設(shè)，確保相關(guān)檔案管理工作能夠與醫(yī)院業(yè)務(wù)活動得到有效對接，進(jìn)而有效地收集與整理醫(yī)院相關(guān)檔案管理工作，保證醫(yī)院檔案管理工作的有效性、時效性。

積極提升管理人員素質(zhì)

高素質(zhì)的管理人員是開展檔案管理工作的重要保障，因此在醫(yī)院開展檔案管理工作當(dāng)中，要積極重視對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，積極提升相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)、專業(yè)技能等。

其一，加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)。根據(jù)醫(yī)院檔案管理實際發(fā)展需求，定期組織相關(guān)管理人員學(xué)習(xí)，培訓(xùn)相關(guān)檔案管理技術(shù)，如常見的醫(yī)療知識、信息技術(shù)等，以積極提升相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)技能。

其二，根據(jù)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)需求，積極培養(yǎng)高素質(zhì)、高技能型人才。不僅需要完善檔案管理人員職位晉升制度，從內(nèi)部挑選、培養(yǎng)合格、高素質(zhì)的管理人才，還需要通過有利的條件積極吸納外部優(yōu)秀、高素質(zhì)的檔案管理人才，并且積極通過引進(jìn)外部新鮮血液來提升醫(yī)院檔案管理工作人員的活力，激發(fā)其競爭意識，促使其積極參與到檔案管理工作中，不斷地提升自身綜合實力，更好地開展醫(yī)院檔案管理工作，服務(wù)于廣大群眾。

加強檔案管理安全工作

醫(yī)院的相關(guān)檔案資料數(shù)據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)有著直接的影響，因此在相關(guān)檔案管理工作中，要積極做好安全管理工作，確保相關(guān)檔案資料數(shù)據(jù)的安全。

首先是做好紙質(zhì)檔案的安全管理工作，通過嚴(yán)格制定相關(guān)檔案管理、借閱、審查、調(diào)取、記錄等制度，確保相關(guān)紙質(zhì)檔案在借閱使用過程中不會出現(xiàn)檔案丟失、被盜等情況，并且積極做好紙質(zhì)檔案存儲工作、環(huán)境、消防及蟲蛀等安全工作，防止外部環(huán)境過潮、蟲蛀、失火等情況發(fā)生，導(dǎo)致檔案資料損害、遺失。同時，積極利用現(xiàn)代化技術(shù)做好相關(guān)紙質(zhì)資料備份工作，防止紙質(zhì)資料遺失、損害后得不到恢復(fù)等情況發(fā)生。

其次是做好相關(guān)電子檔案資料安全工作，建立健全醫(yī)院電子檔案管理資料庫，定期檢查及更新相關(guān)管理技術(shù)、系統(tǒng)，并利用防火墻技術(shù)，以及設(shè)置相應(yīng)的查閱、調(diào)取權(quán)限等，確保相關(guān)檔案資料的安全，不被惡意盜取及信息泄露等。例如，在使用U盤或移動U盤等設(shè)備調(diào)取相關(guān)檔案資料時，需要嚴(yán)格進(jìn)行記錄及存檔，以確保相關(guān)調(diào)取行為能夠得到監(jiān)督及追溯，并設(shè)置外部網(wǎng)絡(luò)調(diào)取相關(guān)檔案資料的權(quán)限，積極做好外部網(wǎng)絡(luò)訪問隔離等，在對外部網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限加以限制的基礎(chǔ)上，最大限度上降低外部網(wǎng)絡(luò)對電子檔案的威脅，以確保相關(guān)電子檔案資料的安全。

圖1 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題

圖2 6S 精細(xì)化管理應(yīng)用策略

做好相關(guān)檔案資料保存工作

做好檔案資料保存是醫(yī)院開展檔案管理工作的重要內(nèi)容。首先是醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時，要定期做好紙質(zhì)檔案的清掃工作，確保檔案室時刻干燥整潔，使紙質(zhì)檔案得以有效保存。

其次是根據(jù)醫(yī)院相關(guān)檔案管理制度、檔案管理流程，定期整理相關(guān)檔案資料，不僅要積極做好紙質(zhì)檔案資料的電子備份，確保相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的安全性，還要積極利用現(xiàn)代化技術(shù)，將電子檔案進(jìn)行有效的分類及篩選檢查工作，以確保相關(guān)檔案信息能夠正確歸類、管理，進(jìn)而保障相關(guān)檔案資料能為醫(yī)院正常開展業(yè)務(wù)活動提供服務(wù)。

最后是積極做好醫(yī)院無效檔案及有效檔案的清掃工作，不僅需要根據(jù)檔案的重要性、保存年限等，清理已失去參考價值的檔案資料，還需要積極做好有效檔案的保存工作，設(shè)置相應(yīng)的管理、保存期限，以確保相關(guān)檔案管理資源能得到合理、有效地利用。