人才流動(dòng)背景下，醫(yī)院人事檔案管理研究

摘 要：人事檔案記載職工的全部相關(guān)資料，如個(gè)人信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，能夠?yàn)槿瞬排囵B(yǎng)提供依據(jù)。新時(shí)期，醫(yī)院人才流動(dòng)頻繁，給人事管理工作帶來(lái)很多挑戰(zhàn)，提高檔案管理水平，助力人事管理，具有重要的意義。本文針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題展開(kāi)具體的論述，分析人才流動(dòng)背景下的醫(yī)院人事檔案管理特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐分析醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題，并提出優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng)；醫(yī)院；人事檔案管理

近年來(lái)，受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及醫(yī)療改革等因素的影響，醫(yī)療人才的流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，給人事管理帶來(lái)很多挑戰(zhàn)。在人事管理的新需求和新要求背景下，各個(gè)醫(yī)院都在積極探索將信息化技術(shù)手段、檔案管理新理念與醫(yī)院人事檔案管理相互結(jié)合，深度挖掘人事檔案的價(jià)值，為管理工作的開(kāi)展提供支持，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用高效化。

一、人才流動(dòng)背景下的醫(yī)院人事檔案管理特點(diǎn)

新時(shí)期，醫(yī)療人才流動(dòng)性增強(qiáng)。為了打破基層衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人才引不進(jìn)和留不住等問(wèn)題，很多地區(qū)推進(jìn)醫(yī)共體改革，打破行政壁壘和崗位編制限制，通過(guò)人才流動(dòng)優(yōu)化醫(yī)療資源配置，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療人才的“逆向流動(dòng)”，構(gòu)建上下聯(lián)通、信息通、人才流動(dòng)的醫(yī)療新體系，全面提高基層醫(yī)療水平，增強(qiáng)群眾就醫(yī)獲得感。

在人才流動(dòng)的背景下，醫(yī)院人事檔案管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是人事信息采集信息化。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理，離不開(kāi)信息化技術(shù)的支持，需搭建完善的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事信息有效采集和整理，為人事管理提供支持；二是檔案數(shù)字化。未來(lái)，醫(yī)院人事檔案管理信息化和智慧化水平不斷提高，搭建完善的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，引入檔案大數(shù)據(jù)分析技術(shù)手段，深度挖掘數(shù)據(jù)信息的價(jià)值；三是檔案資源利用高效化。人事管理需要根據(jù)相關(guān)資料信息，完成崗位勝任評(píng)估等相應(yīng)的工作，這些都需要檔案信息的支持。通過(guò)不斷提高醫(yī)院人事檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效化利用，創(chuàng)造更多的效益。

二、人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題

1.檔案管理思維具有局限性

新時(shí)期，醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)需求大，服務(wù)隊(duì)伍也不斷壯大，每日產(chǎn)生的人事數(shù)據(jù)信息也不斷增多，這些都是寶貴的檔案資源，能夠?yàn)獒t(yī)院人事管理和發(fā)展提供技術(shù)支持。大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案管理需要積極創(chuàng)新檔案信息化管理模式，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化檔案管理，提高人事檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理決策。

一直以來(lái)，醫(yī)院人事檔案管理都是采取傳統(tǒng)管理模式，注重檔案搜集和管理。但檔案數(shù)據(jù)信息的利用不足，究其原因，醫(yī)院人事檔案管理思維具有局限性，未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值。此外，醫(yī)院每日的病患接待量很大，更側(cè)重于醫(yī)療服務(wù)，幫助患者解決醫(yī)療問(wèn)題，忽略了人事檔案管理。

2.人才流動(dòng)與其檔案管理不匹配問(wèn)題

從醫(yī)院人事檔案搜集的角度分析，需要記錄職工的工作信息，如出診、手術(shù)等，掌握完整的數(shù)據(jù)信息，為人事管理提供支持。在改革背景下，面對(duì)醫(yī)生下基層的情況，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)收集和整理，面臨很多挑戰(zhàn)，需要檔案管理信息化技術(shù)的支持和保障。

此之外，當(dāng)人員崗位流動(dòng)時(shí)應(yīng)該做到檔隨人走，但受到很多因素的影響，常出現(xiàn)人檔分離的問(wèn)題，造成“死檔”或者“棄檔”等問(wèn)題，產(chǎn)生用人風(fēng)險(xiǎn)，影響檔案管理的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。從人事檔案的生成方面分析，通常需要經(jīng)歷編制、提交、審核、收集、整理、歸檔等過(guò)程。目前，很多醫(yī)院采取的是“被動(dòng)提交、被動(dòng)收集”方式，相關(guān)部門(mén)接收到檔案編制通知后，需按照時(shí)間要求按時(shí)提交檔案，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案接收與歸檔，難以保障檔案的質(zhì)量，影響檔案資源的利用率。

3.檔案資源利用率低下

首先，采集的檔案信息不完整。每個(gè)人的職業(yè)生涯中都會(huì)產(chǎn)生很多人事檔案，完整記錄職工的人事檔案面臨很多挑戰(zhàn)，一方面，檔案信息散落在各個(gè)部門(mén)；另一方面，檔案生成量不斷增加，加大檔案信息采集的難度。此外，部分醫(yī)院人事檔案管理人員缺少職責(zé)意識(shí)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，缺少檔案管理意識(shí)，影響了檔案收集工作開(kāi)展的質(zhì)量，使人事檔案信息不完善，導(dǎo)致人事檔案收集和利用不足。

其次，缺少完善的檔案資源管理和利用制度。醫(yī)院人事檔案管理涉及的內(nèi)容很多，若想實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用，需做好檔案搜集和整理等諸多工作，同時(shí)根據(jù)人事管理的需求挖掘數(shù)據(jù)信息價(jià)值，為檔案管理提供支持和保障。

最后，檔案資源利用手段落后。人事檔案數(shù)據(jù)信息豐富，若想發(fā)揮檔案資源價(jià)值，需借助相關(guān)技術(shù)和手段進(jìn)行深度分析，了解數(shù)據(jù)信息背后的“信息”，為人事管理提供支持。目前，醫(yī)院人事檔案管理方面檔案資源利用是薄弱點(diǎn)，主要原因是缺少有效的檔案資源利用手段，影響到資源的利用價(jià)值。

三、人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理策略

1.積極轉(zhuǎn)變檔案管理思維認(rèn)識(shí)

醫(yī)院職工層級(jí)多，科室分門(mén)別類(lèi)，人事管理難度大。從醫(yī)院人事檔案管理的內(nèi)容分析，涉及技術(shù)培訓(xùn)和評(píng)級(jí)考核，覆蓋職工信息管理和行政管理以及流程管理等內(nèi)容，繼續(xù)采取傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式，難以適應(yīng)管理新形勢(shì)和新要求，應(yīng)采取標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化管理手段，提高人事檔案資源管理水平，創(chuàng)造更多的管理效益。首先，要積極梳理“數(shù)據(jù)化”管理意識(shí)。在人事管理需求方面，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的需求很大，通過(guò)數(shù)據(jù)信息的有效分析，做到人事科學(xué)合理的決策，保障人力資源得到合理利用。在未來(lái)，醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平不斷提高，為檔案管理和利用提供了技術(shù)支持，但若檔案工作人員和人事管理人員的數(shù)據(jù)意識(shí)不強(qiáng)，未能做好檔案數(shù)字化與檔案數(shù)據(jù)分析，則無(wú)法發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的利用價(jià)值。

從人事檔案利用方面分析，需采用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段深度挖掘檔案資料的數(shù)據(jù)信息，為管理者提供多元化和個(gè)性化的信息支持；其次，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化思維。醫(yī)院人事檔案管理中涉及檔案數(shù)字化內(nèi)容，需要按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成信息的采集和制作，形成高質(zhì)量的數(shù)字檔案，滿(mǎn)足應(yīng)用的實(shí)際需求；最后，增強(qiáng)規(guī)范化管理意識(shí)。醫(yī)院人事檔案管理必須按照規(guī)章制度執(zhí)行，做好檔案資料采集和整理等各項(xiàng)工作，保障檔案資源的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。

2.明晰檔案管理職責(zé)與辦法

目前，醫(yī)療改革持續(xù)推進(jìn)，人員流動(dòng)會(huì)出現(xiàn)一定的增加變動(dòng)，為保障檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，需創(chuàng)新管理體制，助力改革的發(fā)展。從人事管理的角度分析，明確管理職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合人事檔案管理的內(nèi)容，制定完善的管理制度和辦法，保障各項(xiàng)管理工作高效化開(kāi)展和利用。

（1）組織保障。醫(yī)院檔案管理工作人員不僅要承擔(dān)檔案管理工作，還要控制檔案的質(zhì)量，面臨諸多的挑戰(zhàn)，很容易出現(xiàn)混亂的情況。為保障檔案資源管理高效化開(kāi)展和落實(shí)，檔案管理部門(mén)可以設(shè)置檔案質(zhì)量管理小組，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行檢查以及評(píng)估，同時(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)不規(guī)范問(wèn)題做好部門(mén)間的溝通，為檔案編制標(biāo)準(zhǔn)和提交時(shí)間等提供指導(dǎo)，強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作質(zhì)量控制。

（2）技術(shù)保障。醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展，信息化水平會(huì)不斷提高，通過(guò)數(shù)據(jù)分析實(shí)現(xiàn)檔案資源利用，為保障各項(xiàng)管理工作高效化開(kāi)展，需確定檔案信息化管理制度。除此之外，還要積極引入信息化技術(shù)手段，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)信息采集系統(tǒng)，利用自動(dòng)化辦公軟件與信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化提交和收集、歸檔。

（3）制度保障。根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理的新形勢(shì)和新特點(diǎn)，構(gòu)建人事檔案收集機(jī)制，搭建標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)。與此同時(shí)，需要規(guī)范檔案格式，積極鼓勵(lì)醫(yī)院人員按照規(guī)定的格式上傳檔案。此外，在檔案信息化服務(wù)機(jī)制方面，需要構(gòu)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。日常工作中由相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)上傳數(shù)字化檔案，使用者可以利用網(wǎng)站在線查詢(xún)功能獲得檔案資源。同時(shí)，貫徹精細(xì)化管理理念，圍繞各個(gè)細(xì)節(jié)和要點(diǎn)，做好全面嚴(yán)格控制，保障檔案資源高效化搜集、管理及利用，有效挖掘檔案資源的價(jià)值，為人事管理和醫(yī)院持續(xù)化發(fā)展提供支持，創(chuàng)造更多的效益。

3.提高檔案資源利用率

（1）做好檔案數(shù)據(jù)信息采集

人事檔案管理工作中信息收集、整理、鑒定、歸檔等為重要內(nèi)容，必須做好嚴(yán)格控制。作為人事檔案管理負(fù)責(zé)人，必須要認(rèn)真履行自身的職責(zé)與任務(wù)，做好實(shí)時(shí)采集，整理各類(lèi)檔案資料，形成完善的檔案資料。根據(jù)人事檔案的類(lèi)型和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理辦法，保證信息可以及時(shí)被收集和應(yīng)用，為人事管理工作提供支持與幫助。為了保證人事檔案的質(zhì)量，對(duì)采集的數(shù)據(jù)信息必須要進(jìn)行核實(shí)和檢查，保證檔案信息的價(jià)值。結(jié)合檔案智慧化管理的特點(diǎn)，積極推廣使用信息化技術(shù)，輔助檔案信息采集和整理工作的開(kāi)展，提高管理工作水平，創(chuàng)造更多效益與價(jià)值。工作人員需要掌握相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求以及技術(shù)應(yīng)用方法，全面提高檔案信息采集水平，保證檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。通過(guò)全面嚴(yán)格控制，避免出現(xiàn)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的問(wèn)題。

（2）制定完善的檔案利用制度

人事檔案資源利用方面需要相關(guān)的制度和技術(shù)支持，在實(shí)踐中需要根據(jù)人事檔案管理工作的需求和特點(diǎn)，制定完善的檔案數(shù)據(jù)信息管理辦法，保障檔案信息的安全。制定人事檔案信息利用管理制度時(shí)，需要結(jié)合信息安全和利用等多方面需求，提出針對(duì)性的保障措施。一方面，需要保證檔案利用環(huán)節(jié)的安全性。通過(guò)編制管理制度，明確檔案調(diào)閱人的資格，強(qiáng)化檔案信息調(diào)閱管理，保障信息安全，避免出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題；另一方面，可以結(jié)合人事檔案管理的環(huán)境進(jìn)行分析，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全提出完善的管理辦法，通過(guò)規(guī)范人員的操作，減少檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。日常管理工作中，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理措施和辦法，全面提高人事檔案管理水平，創(chuàng)造更多的效益與價(jià)值。作為管理工作人員，需要認(rèn)真履行自身的職責(zé)與任務(wù)，做好每個(gè)細(xì)節(jié)和要點(diǎn)的控制，保障檔案信息得到科學(xué)合理利用，同時(shí)達(dá)到安全管理的要求。

（3）引入信息化技術(shù)手段

根據(jù)人事檔案管理工作的需求，加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，促進(jìn)檔案資源數(shù)字化管理與高效化利用。利用檔案管理信息化系統(tǒng)，提高醫(yī)院管理水平。目前，很多醫(yī)院都在積極探索智慧檔案室建設(shè)，可在傳統(tǒng)檔案室和數(shù)字檔案室基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。通過(guò)建設(shè)智慧檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資料的智慧化采集和管理以及應(yīng)用，將檔案實(shí)體或者數(shù)字化圖像內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，使檔案內(nèi)容可以被全文檢索和任意組合以及全部關(guān)聯(lián)，進(jìn)而在實(shí)際應(yīng)用中可以發(fā)揮更大的價(jià)值。

一般來(lái)說(shuō)，智慧檔案室的建設(shè)需要打造檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)和醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)以及HRP運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)對(duì)接，做到互聯(lián)互通，搭建檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效收集以及全周期管理。同時(shí)，根據(jù)檔案信息利用的需求，積極推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘和主動(dòng)推送技術(shù)，深度挖掘人事檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，并且生成相應(yīng)的信息，實(shí)現(xiàn)智慧化管理和主動(dòng)推送，能夠滿(mǎn)足人事管理的多樣化需求。除此之外，利用檔案物聯(lián)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人、信息和環(huán)境的有效連接，做到檔案自動(dòng)化提取和跟蹤監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)保管環(huán)境的自動(dòng)化監(jiān)控和自主調(diào)節(jié)，全面提高管理效益水平。需要注意的是，智慧檔案室的建設(shè)前提和基礎(chǔ)為檔案全文數(shù)據(jù)化，關(guān)鍵和要點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘和主動(dòng)推送，通過(guò)構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)輔助各項(xiàng)工作的開(kāi)展。根據(jù)檔案管理工作的需求，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源科學(xué)合理利用，建設(shè)智慧檔案室必須具有接收和存儲(chǔ)以及管理利用等多樣化功能，以滿(mǎn)足管理工作的需求。

4.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，管理人員的思想觀念、業(yè)務(wù)能力都是高質(zhì)量檔案管理工作的保障，是促使醫(yī)院人事檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的動(dòng)力。第一，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面培訓(xùn)，使工作人員意識(shí)到人員流動(dòng)對(duì)檔案管理工作的影響，并做好相關(guān)檔案信息的更新與完善，保證檔案信息的完整性。在專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)中，做好現(xiàn)代化思想觀念、人事檔案管理的滲透工作，端正工作人員的責(zé)任意識(shí)與檔案管理意識(shí)，為全身心投入管理工作做好鋪墊。培訓(xùn)結(jié)束后，可以組織考核評(píng)價(jià)活動(dòng)，對(duì)工作人員參與培訓(xùn)情況進(jìn)行考核，了解其學(xué)習(xí)狀態(tài)，為人事檔案管理工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。

第二，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行信息技術(shù)方面培訓(xùn)，提升其信息素養(yǎng)，為高質(zhì)量檔案管理工作開(kāi)展提供支持。信息技術(shù)是人事檔案管理工作的方法之一，是提升人事檔案管理效果的關(guān)鍵。在日常培訓(xùn)活動(dòng)中，可以組織關(guān)于信息技術(shù)方面的培訓(xùn)活動(dòng)，為工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使其在針對(duì)性培訓(xùn)活動(dòng)中掌握信息技術(shù)操作方法與運(yùn)用方法，將此運(yùn)用在人事檔案管理工作中，提升人事檔案管理工作效果，促使醫(yī)院檔案管理工作改革。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化，需要針對(duì)當(dāng)前思維認(rèn)識(shí)不強(qiáng)、人員流動(dòng)與檔案不匹配等問(wèn)題，結(jié)合具體特點(diǎn)和原因，提出針對(duì)性的管理措施，提高人事檔案管理的水平。實(shí)踐中應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，引入數(shù)據(jù)化技術(shù)手段，深度挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，使人事檔案管理工作順利開(kāi)展，提高人事檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)化發(fā)展。

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（作者單位：濟(jì)寧市公共衛(wèi)生醫(yī)療中心）

作者簡(jiǎn)介：林海（1977—），男，漢族，山東梁山人，本科，中級(jí)館員，研究方向：檔案管理。