淺析企業(yè)物資采購成本與管理

李 霞

（北京國電京緣科技開發(fā)有限公司，北京 100044）

隨著市場經(jīng)濟環(huán)境的不斷改善，企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展迎來了更多的機遇，但同時也面臨著多重的壓力挑戰(zhàn)，在這樣的背景環(huán)境下，企業(yè)需要不斷提升自身綜合實力和市場競爭力，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提高。在企業(yè)管理中，物資采購的成本管理是一項重要的工作，物資采購工作的質(zhì)量和效果會對企業(yè)經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提升產(chǎn)生直接的影響。因此，需要企業(yè)將此項工作放在重要的位置上，采用科學(xué)且合理的方法開展物資采購成本管理工作，確保物資采購成本管理作用和價值的充分發(fā)揮，為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提供必要的支持與保障。

一、物資采購與成本管理內(nèi)容分析

（一）物資采購的定義與分類

物資采購的定義。物資采購屬于行業(yè)術(shù)語，暫時沒有統(tǒng)一的、規(guī)范的定義來具體地對物資采購進(jìn)行準(zhǔn)確描述。結(jié)合多方學(xué)術(shù)定義，物資采購可定義為：企業(yè)為滿足經(jīng)營和發(fā)展需求，結(jié)合市場變化趨勢對企業(yè)采購的物資產(chǎn)品從市場價格、質(zhì)量規(guī)格、供應(yīng)商選擇等方面開展綜合的調(diào)查研究、數(shù)據(jù)分析，最終做出采購決策，借助資金交換實現(xiàn)產(chǎn)品和物資有效交易的全部流程。從物資采購的定義來看，物資采購是一個系統(tǒng)的流程行為，與一般的個人行為有著實質(zhì)上的區(qū)別，需要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的規(guī)劃部署，結(jié)合企業(yè)產(chǎn)品具體情況及市場變化趨勢，開展科學(xué)且系統(tǒng)的全面分析[1]。分析內(nèi)容包括企業(yè)采購物資產(chǎn)品的方案規(guī)劃、調(diào)研分析、可行性分析、落實采購決策等多項內(nèi)容，是一項具有一定復(fù)雜性和綜合性的管理工作?，F(xiàn)階段，對于企業(yè)來說通常采用綜合競價的方式對多家供應(yīng)商進(jìn)行比較，最終確定一個或多個物資采購供應(yīng)商。

物資采購的分類。從物資采購流程來看，多數(shù)物資采購的流程基本一致，具體分類可根據(jù)不同的企業(yè)類型、供應(yīng)商社會信譽以及物資產(chǎn)品優(yōu)勢特點等因素對物資采購進(jìn)行分類。物資采購工作以具體物資和市場變化為核心依據(jù)，物資采購過程都需要工作人員來逐一落實與執(zhí)行。不同的物資采購工作人員在采購方法與采購效果等方面也都會存在差異。因此，工作人員對物資采購工作會產(chǎn)生極大的影響和作用，在具體的物資采購分類上需要綜合上述多方面因素進(jìn)行全面的判斷。同時，應(yīng)注重物資采購工作的靈活性，從實際出發(fā)開展物資采購工作，避免過于片面單一的盲目規(guī)范化、嚴(yán)格化管理，要兼具管理的嚴(yán)格性和可行性?？偟膩碚f，無論物資采購采取怎樣的分類形式，其管理理念或是方式都應(yīng)結(jié)合具體的實際情況進(jìn)行動態(tài)化管理，因地制宜，具體事務(wù)具體分析，切忌采用盲目的拿來主義。

（二）成本管理的內(nèi)容與方法

成本管理的內(nèi)容。根據(jù)成本管理工作環(huán)節(jié)與流程的劃分，通常將企業(yè)成本管理內(nèi)容分類為成本預(yù)算、成本決策、成本規(guī)劃、成本核算、成本控制、成本分析、成本評估共七項內(nèi)容（詳見表1）。

表1 成本管理內(nèi)容劃分表

成本管理內(nèi)容在不同的管理工作中，可進(jìn)行部分環(huán)節(jié)或流程的合并實施，依據(jù)企業(yè)實際情況，明確成本管理內(nèi)容，至少應(yīng)包含成本預(yù)算、成本核算、成本控制這三個主要內(nèi)容。

成本管理的方法。成本管理方法應(yīng)以滿足企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需求為導(dǎo)向，符合企業(yè)實際情況為基礎(chǔ)，以此制定出適合企業(yè)自身發(fā)展的成本管理方法[2]。綜合國內(nèi)外關(guān)于成本管理方法的研究，成本管理方法主要有六種（如圖1所示），這六種方法只是對現(xiàn)階段成本管理方法的歸納與總結(jié)。

圖1 成本管理方法示意圖

在實際開展成本管理工作時，不能照搬照抄其他企業(yè)的成本管理方法，也不能將一種成本管理方法一成不變的長期應(yīng)用，需要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的具體情況、不同工作的特點、不同階段的成本管理等，綜合的、合理的、靈活的應(yīng)用成本管理方法，從而保證成本管理作用和價值的全面體現(xiàn)。

二、企業(yè)物資采購成本管理現(xiàn)狀分析——以A餐飲公司為例

（一）A餐飲公司背景

A餐飲公司，于2008年年初成立，注冊資金500萬，該公司由一家實體店起步發(fā)展至今，目前擁有20余家連鎖實體店，其中350平方米以上的實體店有8家，主營快餐、簡餐一類的餐飲服務(wù)，同時以社會飯店和食堂團(tuán)膳為次要發(fā)展方向，逐漸構(gòu)建成為多元化發(fā)展方向的綜合型餐飲公司。A餐飲公司目前總資產(chǎn)達(dá)5000余萬元，公司員工500余人，平均年營業(yè)額1500余萬元。A餐飲公司以快速、衛(wèi)生、美味為公司宗旨，以透明且開放式的家庭廚房為特色，以中高檔自助快餐和簡餐為主要服務(wù)內(nèi)容，并不斷迎合市場需求，創(chuàng)新服務(wù)理念，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)使其在當(dāng)?shù)厥袌稣紦?jù)著三分之一的市場份額，并經(jīng)過長期且穩(wěn)定的經(jīng)營和發(fā)展，使A餐飲公司成為當(dāng)?shù)氐膬?yōu)秀餐飲公司代表，深受大眾喜愛。

（二）A餐飲公司物資采購成本管理現(xiàn)狀

根據(jù)物資采購需要，A餐飲公司將物資采購定以日常分散采購與定期集中采購相結(jié)合的模式進(jìn)行，將普通蔬菜、肉制品、海鮮等，不能長期儲存的物品列入日常分散采購范圍，將糧油、米面、干貨等，能夠進(jìn)行長期儲存的物品列入定期集中采購范圍，定期采購的具體時間，需要依據(jù)各實體店的實際情況來確定。A餐飲公司的物資采購流程如圖2所示。

圖2 A餐飲公司物資采購流程示意圖

由實體店提交采購申請至A餐飲公司采購管理部門，采購管理部門通過對所有實體店提交的采購申請分析，判斷需要采購的數(shù)量，并結(jié)合不同實體店的需求，有針對性地選擇合適的供應(yīng)商，既要保證能夠滿足實體店的實際需求，同時也要符合A餐飲公司快速、衛(wèi)生、美味的公司宗旨，選擇優(yōu)秀供應(yīng)商進(jìn)行物資采購，并確定供應(yīng)關(guān)系。

供應(yīng)商的選擇需要考慮市場動態(tài)變化情況，在市場變化幅度不大的情況下，優(yōu)先選擇向已建立供應(yīng)關(guān)系的供應(yīng)商發(fā)出物資采購清單；當(dāng)市場變化幅度較大時，需要采購人員對多家供應(yīng)商進(jìn)行比較和分析，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，并發(fā)出物資采購清單。

發(fā)出的物資采購清單，應(yīng)滿足成本管理需求，物資采購清單的報價是A餐飲公司采購管理部門與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，雙方任意一方若對報價有任何異議，都需要重新對報價進(jìn)行協(xié)商，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，再開展物資采購相關(guān)工作。

物資采購的貨物驗收，一般交由A餐飲公司各實體店的店長和行政廚師來進(jìn)行，對貨物進(jìn)行全面驗收后，合格部分的貨物，直接入庫管理；不合格部分的貨物，直接當(dāng)場予以退回，由供應(yīng)商重新進(jìn)行貨物配送。無論是合格或是不合格貨物都統(tǒng)一反饋至A餐飲公司采購管理部門，由該部門對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行全面的掌握和管理，以及時調(diào)整不適合繼續(xù)保持供應(yīng)關(guān)系的供貨商，保證對實體店經(jīng)營與發(fā)展不會產(chǎn)生任何影響。另外，物資采購的貨款支付，統(tǒng)一由A餐飲公司采購管理部門進(jìn)行具體操作，嚴(yán)格按照與各供貨商簽訂的供貨合同履行，對需要支付貨款的及時與A餐飲公司財務(wù)管理部門進(jìn)行溝通對接，以確保貨款支付的及時性，這對維護(hù)A餐飲公司與各供貨商的良好供貨關(guān)系具有積極的推動作用。

（三）A餐飲公司物資采購成本管理所存在的問題

1.日常分散采購與定期集中采購的成本管理效果不明顯

A餐飲公司為便于管理，同時也結(jié)合了餐飲行業(yè)的特殊性，故選擇采用日常分散采購與定期集中采購相結(jié)合的物資采購方式，但在實際的物資采購成本管理中，未能充分地體現(xiàn)成本管理的各項內(nèi)容，對成本管理的實際效果和作用產(chǎn)生了一定的影響，如對于成本管理的成本預(yù)算內(nèi)容沒有明確的具體設(shè)定，各實體店實際的經(jīng)營和發(fā)展情況會受到地理位置、人流量、周圍平均消費水平等多種因素的影響而產(chǎn)生或大或小的差異。因此，在成本預(yù)算方面就需要因地制宜，有針對性和指向性地對不同實體店按照不同層級的成本預(yù)算進(jìn)行管理。但A餐飲公司未能綜合考慮到各實體店之間成本預(yù)算的差異，而是統(tǒng)一交由A餐飲公司采購管理部門進(jìn)行統(tǒng)一采購，該部門對各實體店的成本管理情況并不知情，只能按照實體店的物資采購申請，進(jìn)行統(tǒng)一采購，長此以往會造成A餐飲公司非必要的資金、資源的浪費和損失，不利于A餐飲公司開展高質(zhì)量的成本管理。

2.供應(yīng)商管理存在不足

在物資采購成本管理中，供應(yīng)商管理是重要的工作內(nèi)容之一，加強供應(yīng)商管理，確保物資采購的質(zhì)量和效果，有助于保證A餐飲公司各實體店的安全與穩(wěn)定。當(dāng)前，A餐飲公司對于供應(yīng)商管理的主動性不強，還停留在與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商、討價還價的階段，供應(yīng)商管理缺乏更加有效的措施和辦法。供應(yīng)商之間的競爭還未完全構(gòu)建，個別貨物僅在一兩家供貨商之間采購，極易造成供應(yīng)商哄抬物價，導(dǎo)致A餐飲公司物資采購成本管理難以發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值，只能按照供應(yīng)商要求進(jìn)行貨物的采購，使得各實體店的經(jīng)濟效益受到直接影響，從而影響A餐飲公司的年營業(yè)額收入，不利于A餐飲公司穩(wěn)步提升經(jīng)濟效益。

3.采購管理部門工作人員的培訓(xùn)和教育有所缺失

物資采購是A餐飲公司成本管理中的重要組成部分，采購管理部門對物資采購工作質(zhì)量和效果承擔(dān)主要責(zé)任，而采購管理部門的工作人員在物資采購工作中又是主要的實施者，因此，對于采購管理部門工作人員培訓(xùn)和教育的缺失，導(dǎo)致A餐飲公司物資采購成本管理喪失了實際意義。該部門工作人員對于市場的敏感度、供應(yīng)商管理、成本管理相關(guān)工作的了解和掌握程度存在不足，直接影響著工作人員對物資采購工作的具體落實，不利于物資采購工作的高效化開展，影響了A餐飲公司成本管理作用和價值的最大化發(fā)揮。

三、企業(yè)物資采購成本管理優(yōu)化措施

（一）采用集中采購與分散采購相結(jié)合的方式

提升企業(yè)物資采購成本管理質(zhì)量和水平，需要應(yīng)用先進(jìn)的物資采購管理理念，采用集中采購與分散采購相結(jié)合的方式，高效化、科學(xué)化地開展物資采購工作，同時保證物資采購的合理性和有效性，降低物資采購環(huán)節(jié)的成本支出風(fēng)險，進(jìn)而提升企業(yè)物資采購成本管理的整體效果。通過高效的集中采購，可以使采購物資數(shù)量達(dá)到一定的規(guī)模，物資的單價和成本可以有效降低，能夠避免出現(xiàn)多頭管理的狀況。通過物資采購次數(shù)的減少來實現(xiàn)物資采購工作效率和質(zhì)量的提高。同時物資采購還涉及運輸費用、裝卸費用等諸多小額成本支出，集中采購可將小額成本支出統(tǒng)一管理，提高成本管理的準(zhǔn)確性和真實性，統(tǒng)一采購可最大限度地保證物資采購的質(zhì)量，便于后期的管理和控制[3]。分散采購適用于緊急情況，如在物資采購數(shù)量較少、需求較為緊急的特殊情況時，可適當(dāng)利用分散采購的方式進(jìn)行物資采購。需要注意的是，分散采購?fù)瓿珊笮枰皶r將物資采購的成本支出上報，便于進(jìn)行物資采購成本管理，保證成本管理的準(zhǔn)確性和有效性。

（二）加強供應(yīng)商管理以降低采購成本

在企業(yè)物資采購成本管理中，供應(yīng)商管理是重要的工作內(nèi)容之一。供應(yīng)商的選用，直接影響著物資的質(zhì)量和價格，同時還會對企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展產(chǎn)生重要的影響?；诖?，企業(yè)可從以下幾個方面來加強對供應(yīng)商的管理：首先，供應(yīng)物資的質(zhì)量。供應(yīng)物資的質(zhì)量直接影響著企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，產(chǎn)品是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和提升經(jīng)濟效益的重要基礎(chǔ)，只有保證了產(chǎn)品質(zhì)量，才能使企業(yè)獲取更多的市場份額，實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)。因此，供應(yīng)商管理應(yīng)從供應(yīng)物資質(zhì)量抓起。其次，供應(yīng)物資的價格。價格直接影響企業(yè)的實際經(jīng)濟效益，當(dāng)供應(yīng)物資價格上漲后，企業(yè)產(chǎn)品的價格只能隨之上漲，但帶來的就是產(chǎn)品積壓風(fēng)險，造成企業(yè)資金流轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題，影響企業(yè)的正常經(jīng)營與發(fā)展。因此，為保證企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的穩(wěn)定性，需要在供應(yīng)物資價格上進(jìn)行判斷和選擇，以保證企業(yè)有效落實經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提升[4]。最后，供應(yīng)物資的及時性。供應(yīng)物資及時有效才能保證企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的正常和順利。同時及時性也是市場競爭中關(guān)鍵的因素之一，企業(yè)只有能夠及時有效的生產(chǎn)產(chǎn)品，降低因誤產(chǎn)帶來的負(fù)面影響，才能保證企業(yè)市場份額穩(wěn)定，從而獲取更多的發(fā)展機會，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)既定的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)。

（三）加強采購人員的培訓(xùn)與教育

企業(yè)提升物資采購成本管理水平和質(zhì)量的關(guān)鍵，是加強采購人員的培訓(xùn)與教育，從源頭上降低發(fā)生成本管理風(fēng)險的可能性，同時還可以有效杜絕企業(yè)內(nèi)部發(fā)生貪污腐敗的狀況[5]。采購人員的培訓(xùn)與教育主要是職業(yè)道德、工作規(guī)范、安全生產(chǎn)以及成本管理等相關(guān)內(nèi)容，既要將物資采購工作的基本要求和工作規(guī)范指導(dǎo)到位，也到對采購人員的職業(yè)道德和安全生產(chǎn)意識有所教育。通過對采購人員的培訓(xùn)與教育可以有效提升采購人員的工作能力，促進(jìn)物資采購工作高效化、規(guī)范化開展，同時還能夠進(jìn)一步保證物資采購成本管理的可行性和可操作性，從而促使物資采購成本管理作用和價值的全面發(fā)揮，為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提供成本管理方面的支持與保障，最終促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)定、長遠(yuǎn)的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)物資采購成本管理是一項兼具系統(tǒng)性和復(fù)雜性的重要工作，對企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展具有極其關(guān)鍵的作用。企業(yè)想要高質(zhì)量開展物資采購成本管理工作，需要全面且準(zhǔn)確的落實物資采購的環(huán)節(jié)及成本管理的流程，需要加強對物資采購流程中的供應(yīng)商管理，強化企業(yè)采購人員培訓(xùn)與教育，嚴(yán)格且高效地實施成本管理，注重成本預(yù)算、成本核算及成本控制的有效落實，促使物資采購成本管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價值，從而為企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供助力。