加強(qiáng)國有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理的對策分析

施雨芹

（南京江寧城市建設(shè)集團(tuán)有限公司，江蘇 南京 210000）

關(guān)鍵字：國有企業(yè)；辦公用品；精細(xì)化管理；措施

一、辦公用品的分類及其管理的重要性

（一）辦公用品的分類及特點(diǎn)

大部分國有企業(yè)辦公用品按照其用途和屬性可以分類為四大類：辦公文具、辦公用具、辦公耗材、生活用品。同時，按照其價值又可分類為高值管理品和低值消耗品兩部分。高值部分包括電腦、投影儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，低值部分包括硒鼓、紙、筆、文件袋、垃圾袋等日常消耗品。對于國有企業(yè)來說，高值辦公用品部分相對容易管理，普遍采用資產(chǎn)編碼進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期盤點(diǎn)；而低值易耗品這部分具有每日耗用量大、使用頻率高、使用人員復(fù)雜、品種多等特點(diǎn)，管理起來比較復(fù)雜。

（二）加強(qiáng)辦公用品管理的重要性

正由于上述辦公用品的特性，國有企業(yè)對其進(jìn)行有效的規(guī)范化、精細(xì)化管理，提高資源的利用程度，從而降低企業(yè)不必要的成本支出，對于促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是提高辦公用品的利用效率，降低企業(yè)的運(yùn)營成本，優(yōu)化企業(yè)的資源配置，完善企業(yè)的內(nèi)部控制，為企業(yè)自身的進(jìn)一步發(fā)展提供更完善的管理機(jī)制，奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。二是改變國有企業(yè)辦公用品的傳統(tǒng)、粗放式管理模式，朝著精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，建立起現(xiàn)代國有企業(yè)辦公用品管理制度體系，有利于提升國有企業(yè)的資產(chǎn)管理水平，增強(qiáng)市場競爭力。

二、國企辦公用品管理現(xiàn)存的問題

（一）管理層重視程度不足

大部分企業(yè)的管理層都會把工作重點(diǎn)放在企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和提高企業(yè)的營業(yè)收入上面，因?yàn)檫@些與其績效考核、升職加薪息息相關(guān)，容易忽略對提高企業(yè)的經(jīng)營管理效率，降低企業(yè)運(yùn)營成本的關(guān)注。同時，根據(jù)資本結(jié)構(gòu)理論中的代理理論，部分企業(yè)的經(jīng)理層為了擴(kuò)大自身對于企業(yè)資源的管理控制權(quán)，表現(xiàn)為隨意支配企業(yè)的自由現(xiàn)金流量，而高價采購商品，未從企業(yè)的整體角度出發(fā)，忽略企業(yè)的整體利益。由此可見，管理者對于辦公用品采購管理的忽視，也是造成一些國企采購的辦公用品價格高于市場價的原因之一。

（二）信息化系統(tǒng)應(yīng)用薄弱

我國國有企業(yè)大多是集團(tuán)型企業(yè)，通常集團(tuán)總部的信息化程度較高，集團(tuán)下面會有很多二級、三級等子公司，而這些子公司的信息化程度相對較薄弱，對無紙化辦公系統(tǒng)（如OA辦公系統(tǒng)）的應(yīng)用不足，公文流轉(zhuǎn)仍以紙質(zhì)為主，打印紙、硒鼓消耗非常大，尤其彩打的成本更高，這無形中增加了很多隱性成本支出，且辦公效率低下，與現(xiàn)在“一站式服務(wù)”及提高國企辦事效率的理念相差甚遠(yuǎn)。

（三）分散采購方式的制約

目前，我國部分國有企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的多層級分散采購的方式，這種采購方式會產(chǎn)生以下弊端：首先，由于各個公司單獨(dú)采購數(shù)量有限，難以獲得大量采購的價格優(yōu)惠；其次，由于將采購權(quán)力下放，導(dǎo)致采購過程難以控制，容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象；再次，各個公司各自為政，容易忽略集團(tuán)企業(yè)的整體利益，考慮自身利益較多，為了保證供應(yīng)充足，會增加辦公用品的庫存量，占用流動資金；最后，各個公司存在為了用完今年報批的計劃，采購超需求量的辦公用品，浪費(fèi)社會資源。

（四）辦公用品采購環(huán)節(jié)管理薄弱

1.供應(yīng)商選擇單一，定價機(jī)制不科學(xué)

目前，部分國有企業(yè)存在未進(jìn)行供應(yīng)商選定程序就確定單一供應(yīng)商進(jìn)行辦公用品采購的情況，并且沒有定期更換供應(yīng)商，導(dǎo)致國企采購談判中處于不利位置，對于產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、服務(wù)等失去了談判的主動性。另外，辦公用品的價格包含了相關(guān)商家的服務(wù)費(fèi)，導(dǎo)致辦公用品的價格高于辦公用品的實(shí)際價值，更無法區(qū)分辦公用品和相關(guān)服務(wù)的實(shí)際價值，容易造成購買質(zhì)次價高的商品。

2.采購流程不規(guī)范

部分國有企業(yè)采購流程不規(guī)范，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一是有關(guān)部門未編制采購預(yù)算或采購預(yù)算流于形式，盲目編制采購需求，造成采購量超預(yù)算，實(shí)際采購量超過實(shí)際需用量，使得辦公用品不能充分利用，造成資源的閑置與浪費(fèi)；二是未采用恰當(dāng)?shù)姆绞竭x定供貨商，存在違法違紀(jì)的情況，如“關(guān)系戶”“回扣方式”等。

（五）辦公用品庫存管理薄弱

1.庫存管理方式簡單

有的國有企業(yè)仍采用比較老舊的庫存管理方式，如手工記賬方式，該方式工作量大、查詢統(tǒng)計困難，容易出現(xiàn)人為失誤，更難以對辦公用品進(jìn)行統(tǒng)計分析?；蛘唠m然采用信息化管理系統(tǒng)但流于形式，如采購人員和倉管人員崗位未分離、標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品不能滿足個性化需求、未處理系統(tǒng)相關(guān)警告（缺貨、過量）、未定期盤點(diǎn)、過時的產(chǎn)品未進(jìn)行報廢處理等，導(dǎo)致辦公用品庫存監(jiān)管不到位。

2.出入庫管理不嚴(yán)格

在實(shí)際的工作中，經(jīng)常存在倉管人員因工作繁忙、過程復(fù)雜、事務(wù)緊急等原因，造成未及時或遺漏辦理辦公用品的出入庫手續(xù)，期末盤點(diǎn)時賬實(shí)不相符，對于不相符事項又未及時進(jìn)行的處理，導(dǎo)致庫存賬目的混亂，未做到賬目清楚，手續(xù)齊全，造成庫存管理執(zhí)行不到位，庫存管理流于形式。

（六）企業(yè)相關(guān)人員綜合素質(zhì)不高

1.相關(guān)人員專業(yè)能力不足

一方面，隨著90后、00后步入社會，國有企業(yè)融入了很多新鮮血液，注入了新的活力，但同時新入職的年輕人員在采購價格、供應(yīng)商信息、價格談判等方面的經(jīng)驗(yàn)存在不足，會影響到采購辦公用品的價格和質(zhì)量；另一方面，許多工作人員的專業(yè)與崗位不匹配，再加上缺少系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，專業(yè)知識方面嚴(yán)重不足，且后期相關(guān)工作人員的主動學(xué)習(xí)意識不強(qiáng)，單位也未定期進(jìn)行有關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，使得相關(guān)人員的專業(yè)技能水平較低。

2.相關(guān)人員節(jié)約意識比較淡薄

一方面，現(xiàn)在國有企業(yè)中的新生代員工，對于國有企業(yè)的管理制度與管理理念認(rèn)知還不夠透徹，節(jié)約意識不強(qiáng)，加之對辦公用品的日常耗用缺乏關(guān)注，使用較隨意，導(dǎo)致現(xiàn)有的辦公用品浪費(fèi)現(xiàn)象較為嚴(yán)重；另一方面，國有企業(yè)的管理者不夠重視，尚未形成節(jié)約意識的管理理念和制定相關(guān)的考核獎懲措施，因此在日常工作中員工缺少制度性的約束，易造成辦公用品出現(xiàn)嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象。

3.相關(guān)部門管理人員未盡其責(zé)

由于很多國有企業(yè)采用定額標(biāo)準(zhǔn)采購的方式，很多辦公用品采購比較隨意，相關(guān)人員對采購環(huán)節(jié)重視不夠，在采購環(huán)節(jié)，對于供應(yīng)商的確定未進(jìn)行必要的選定程序；對于價格的確定未做到貨比三家，且未把商品價格與包含服務(wù)費(fèi)的價格進(jìn)行區(qū)分，無法確認(rèn)商品的實(shí)際價值，造成采購價格遠(yuǎn)超商品的實(shí)際價值；對于供應(yīng)商提供的服務(wù)未做到認(rèn)真地統(tǒng)計廣大員工的滿意度，忽略了員工實(shí)際的使用感受。相關(guān)管理者在崗而未盡其責(zé)，導(dǎo)致國有資源的流失，這不僅是對自身的不負(fù)責(zé)任，更是對企業(yè)的不負(fù)責(zé)任。

（七）監(jiān)督環(huán)節(jié)缺失

由于辦公用品定期進(jìn)行采購，報銷金額不大，相比于企業(yè)其他環(huán)節(jié)的采購金額可能微不足道，使得企業(yè)相關(guān)部門對辦公用品的監(jiān)督檢查重視程度不夠，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一是財務(wù)部門人員在審核付款報銷時，僅核對數(shù)量，并未對辦公用品的單價進(jìn)行對比，如與網(wǎng)上商城進(jìn)行價格比對等，雖然差價不大，但是長年累月下來，這部分運(yùn)營成本還是非常龐大的；二是企業(yè)內(nèi)各個部門領(lǐng)完辦公用品后，未建立部門辦公用品領(lǐng)用臺賬，造成部門辦公用品管理混亂，長期存在辦公用品的積壓或者損耗較快的情形，各部門內(nèi)部對于辦公用品的監(jiān)督和重視程度不夠，造成辦公用品的運(yùn)營成本上升。

三、加強(qiáng)辦公用品精細(xì)化管理的措施及建議

（一）提高管理者的重視程度

國有企業(yè)的管理者承擔(dān)著企業(yè)發(fā)展的重任，是企業(yè)的領(lǐng)頭人，只有提高管理者對于辦公用品管理的重視程度，才能在提高辦公用品管理效率方面持續(xù)改進(jìn)提升。因此，企業(yè)的相關(guān)人員要進(jìn)行財務(wù)分析，通過實(shí)實(shí)在在的數(shù)據(jù)，用可信的數(shù)據(jù)讓管理者認(rèn)識到加強(qiáng)辦公用品精細(xì)化管理的重要性。同時，要把辦公用品的使用效率納入管理者的績效考核中，從而提高管理者對于辦公用品的重視程度。

（二）實(shí)現(xiàn)集中采購管理

國有企業(yè)可以采取辦公用品集中化采購的管理方式，以避免分散采購的弊端。企業(yè)可以集聚內(nèi)部所有辦公用品需求資源形成合力，吸引更多的供應(yīng)商參與競價，通過談判、比價，取得更優(yōu)惠的價格，降低辦公用品的采購成本，同時確定一批寶貴的供應(yīng)商資源。但此辦法需根據(jù)國有企業(yè)實(shí)際情況而定，不能一概而論，要以提高管理水平、尊重市場規(guī)律、實(shí)現(xiàn)國企效益最大化為原則。

（三）建立健全管理制度

1.明確采購預(yù)算管理制度

在辦公用品管理制度中要明確采購預(yù)算管理制度，組織開展全面預(yù)算管理工作，調(diào)動各部門的積極性，把預(yù)算編制與執(zhí)行落到實(shí)處。采購部門要以年度為周期的方式進(jìn)行采購預(yù)算的編制工作，實(shí)行事前報批、事中監(jiān)控、事后評價的方式，對于各部門的使用情況進(jìn)行分析，提高資產(chǎn)的使用效率。同時，要將預(yù)算制度與考核制度相結(jié)合，按照財務(wù)與非財務(wù)指標(biāo)評價員工的工作效率，采取獎懲措施，調(diào)動員工的積極性，提高預(yù)算的準(zhǔn)確性。

2.嚴(yán)格選定供應(yīng)商

在采購前，采購部門應(yīng)廣泛收集員工的意見或以市場調(diào)研的方式選定幾家候選供應(yīng)商，采用招投標(biāo)的方式，對供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、能力等方面進(jìn)行評價，最終可選定2-3家定點(diǎn)供應(yīng)商，定期在定點(diǎn)供應(yīng)商中輪流采購辦公用品，確保供應(yīng)商的選擇與確定更加公平合理。

3.合理制定定價約束機(jī)制

目前，國有企業(yè)招標(biāo)定價方法主要有：競爭性談判比價定價、集中比較定價、單一來源比價定價、零星比價定價等方式。在此基礎(chǔ)上，可以形成線下+線上結(jié)合的采購交易模式，實(shí)現(xiàn)線下實(shí)物比選，線上價格比選，降低辦公用品經(jīng)費(fèi)的支出，提高辦公用品的采購效率，讓國有企業(yè)牢牢把握住辦公用品的定價權(quán)。

4.明確庫存管理制度

明確辦公用品的入庫、出庫、盤點(diǎn)制度，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確，做到賬實(shí)相符。在入庫制度方面，倉管人員根據(jù)發(fā)票和送貨清單核對貨物的數(shù)量、品種、規(guī)格無誤后登記入庫，打印入庫單并簽字；在出庫制度方面，各部門憑借相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的領(lǐng)用單集中領(lǐng)用后，應(yīng)做好本部門相應(yīng)的臺賬管理工作，同時倉管人員需做好相應(yīng)的集中出庫登記，打印出庫單并簽字；在盤點(diǎn)制度方面，庫管部門應(yīng)做好定期盤點(diǎn)，以及時發(fā)現(xiàn)是否存在賬實(shí)不符的情況。另外，也可以運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，建立掃碼系統(tǒng)，提高盤點(diǎn)的速度與準(zhǔn)確性。

（四）結(jié)合信息化技術(shù)完善相關(guān)管理制度

隨著信息化技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，國有企業(yè)可以采用OA辦公信息系統(tǒng)，從而減少辦公用品的使用與消耗，簡化了繁瑣的審批流程，加快審批速度；也可利用信息化技術(shù)，構(gòu)建國企辦公用品信息化管理系統(tǒng)，使企業(yè)的采購與庫存管理更加規(guī)范化，做到有跡可循。同時，可以利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，通過信息化系統(tǒng)采集辦公用品的采購量、使用量、剩余量、使用部門等數(shù)據(jù)，統(tǒng)計分析其使用的頻率，提高資源的合理分配與使用。

（五）提高工作人員節(jié)約意識與責(zé)任意識

辦公用品的使用效率在于員工如何使用辦公用品，提高辦公用品的使用效率在于如何提高全體員工對辦公用品節(jié)約的重視程度。因此，企業(yè)管理者需要在企業(yè)的日常管理中，做到以身作則，強(qiáng)調(diào)節(jié)約意識的重要性，強(qiáng)化員工的主人翁意識，建立健全與辦公用品相關(guān)的考核機(jī)制，提高全體員工的節(jié)約意識，做到物盡其用、合理使用、及時領(lǐng)用，減少辦公用品的積壓、過期的情況。

（六）加大辦公用品的監(jiān)管力度

針對國企辦公用品監(jiān)督環(huán)節(jié)的缺失，要提高辦公用品的監(jiān)督環(huán)節(jié)的管控力度，筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面著手：一是采購部門需要嚴(yán)把入口關(guān)，保證辦公用品的采購質(zhì)量，控制辦公用品的價格；二是倉管部門可以結(jié)合信息化系統(tǒng)對企業(yè)整體、各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行分析，如將企業(yè)整體與規(guī)模類似的國有企業(yè)辦公用品進(jìn)行對比分析、將企業(yè)各部門之間進(jìn)行對比分析、將各部門內(nèi)的使用情況進(jìn)行年度、季度對比分析等；三是財務(wù)部門在審核付款申請單時，應(yīng)關(guān)注辦公用品的入庫數(shù)量是否準(zhǔn)確，對比辦公用品的價格是否合理；四是各部門加強(qiáng)部門內(nèi)部的辦公用品臺賬登記，做到痕跡化管理，全程可追溯，從而提高辦公用品的使用效率；五是強(qiáng)化審計部門監(jiān)管職責(zé)，采取定期和不定期、內(nèi)部和外部等相結(jié)合的方式進(jìn)行財務(wù)審計、紀(jì)檢巡察，發(fā)現(xiàn)問題漏洞，及時改進(jìn)處理，考核到人。

（七）增強(qiáng)全員的信息安全管理意識

隨著國企辦公用品系統(tǒng)信息化程度的不斷提高，企業(yè)的信息暴露在網(wǎng)絡(luò)上的風(fēng)險也隨之加大。因此，在企業(yè)辦公用品的信息化管理過程中，需要提高全員的信息安全管理意識，保證國企信息資產(chǎn)的安全性。國有企業(yè)可以從以下幾個方面入手：一是在辦公用品信息化系統(tǒng)中設(shè)置風(fēng)險警報與防入侵系統(tǒng)，減少從外部導(dǎo)致信息泄露的風(fēng)險；二是設(shè)置不同崗位人員的使用權(quán)限，定期提示更換密碼，減少從內(nèi)部導(dǎo)致信息泄露的風(fēng)險；三是定期備份和清理數(shù)據(jù)，以防突發(fā)事件導(dǎo)致的信息風(fēng)險；四是定期對員工進(jìn)行信息安全的培訓(xùn)，提高員工的企業(yè)信息安全意識。

四、結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更好更快發(fā)展，做好內(nèi)部管理是第一步，而辦公用品的采購與庫存管理更是其重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。針對辦公用品管理過程中存在的問題，國有企業(yè)管理層必須予以高度重視，樹立精細(xì)化管理理念，采取積極、有效措施，從源頭抓起，提升全員節(jié)約意識，將各項制度措施落實(shí)到位，為企業(yè)提高整體資產(chǎn)管理水平奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。