田秀娟
(中鐵十四局集團(tuán)第一工程發(fā)展有限公司,山東 日照 276800)
當(dāng)前,我國(guó)建筑施工行業(yè)正在由快速增長(zhǎng)階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段。在傳統(tǒng)意義上建筑企業(yè)往往只注重?cái)U(kuò)大規(guī)模、追求利潤(rùn),這種經(jīng)營(yíng)模式已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求。新時(shí)期,對(duì)建筑施工企業(yè)提出了更高的要求,不僅要注重企業(yè)的發(fā)展速度,更需要注重企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量與可持續(xù)性。健全的內(nèi)部控制制度不僅能夠?qū)ㄖ┕て髽I(yè)進(jìn)行全方位、科學(xué)、高效的管理,而且可以有效防范和化解企業(yè)的各類風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。因此,建立完善的內(nèi)部控制制度是解決建筑施工企業(yè)內(nèi)部管理和風(fēng)險(xiǎn)管控問(wèn)題的迫切需要,也是建筑施工企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。
內(nèi)部控制涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各方面、各環(huán)節(jié)、各流程和各崗位,它通過(guò)明確的職責(zé)分工、嚴(yán)密的流程、嚴(yán)格的審批程序和檢查監(jiān)督等手段,有效地控制企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng),以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的順利運(yùn)營(yíng),防止出現(xiàn)偏差;內(nèi)部控制不僅關(guān)注企業(yè)經(jīng)營(yíng)的合法性和合規(guī)性,而且更多地關(guān)注執(zhí)行效率和風(fēng)險(xiǎn)防范,并且也越來(lái)越趨向與公司管理和公司治理相結(jié)合。一套規(guī)范的內(nèi)控制度,可以使企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度成為系統(tǒng)性、可操作性和完整性很強(qiáng)的內(nèi)部管理制度,更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的統(tǒng)一化管理,更有效地體現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念,提高企業(yè)的綜合管理質(zhì)量。
隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈、信息技術(shù)的快速發(fā)展以及全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程加速,企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)也日趨增加,健全的內(nèi)部控制制度是防范風(fēng)險(xiǎn)的必然要求。建筑施工企業(yè)在施工過(guò)程中存在較大的風(fēng)險(xiǎn),如果管理不當(dāng)容易造成人員傷害和形成質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制可以有針對(duì)性地從企業(yè)各個(gè)層面開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析,評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和對(duì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的影響程度,從而制定出具體措施對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控,有助于企業(yè)防范各類經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)建筑施工企業(yè)而言,實(shí)施內(nèi)部控制首先可以優(yōu)化施工組織計(jì)劃,對(duì)施工進(jìn)行合理的安排,充分調(diào)動(dòng)資源,從而保證按照合同規(guī)定完成任務(wù)。其次,有助于降低生產(chǎn)成本,保證生產(chǎn)質(zhì)量。在施工項(xiàng)目啟動(dòng)之前可以做好相應(yīng)的預(yù)算準(zhǔn)備,通過(guò)嚴(yán)格控制材料采購(gòu)、機(jī)械設(shè)備管理、勞務(wù)準(zhǔn)入和使用等方面流程,降低項(xiàng)目成本。再次,可以有效管控施工工期。內(nèi)部控制要求項(xiàng)目嚴(yán)格根據(jù)施工組織方案進(jìn)行,不同的環(huán)節(jié)需要預(yù)先準(zhǔn)備好相應(yīng)的材料、勞務(wù)等工作,從而實(shí)現(xiàn)有效的管理和協(xié)調(diào)。最后,可以助力企業(yè)加強(qiáng)資金控制。通過(guò)建立相應(yīng)的預(yù)算管理制度,從而提升企業(yè)對(duì)施工生產(chǎn)資金流的控制和管理,建立應(yīng)收賬款制度,根據(jù)不同的情況,采用不同的催收方式,降低壞賬的發(fā)生率等。內(nèi)部控制對(duì)建筑施工企業(yè)的每個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)都加以控制,不僅能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本,還能促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量的提升,加快施工流程,提升資金的運(yùn)轉(zhuǎn)率,對(duì)建筑施工企業(yè)有著重要的作用。
目前,很多建筑施工企業(yè)已經(jīng)制定了系統(tǒng)、規(guī)范的內(nèi)控制度,但有些建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立并沒(méi)有結(jié)合建筑施工企業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況,沒(méi)有把握好工程投標(biāo)、勞務(wù)分包、施工組織、安全質(zhì)量等關(guān)鍵控制點(diǎn),設(shè)計(jì)不夠合理,造成控制點(diǎn)盲區(qū)、控制漏洞。另外,很多企業(yè)在實(shí)際工作中極少更新內(nèi)部制度,尤其是當(dāng)企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)發(fā)生變化時(shí),其實(shí)際業(yè)務(wù)也會(huì)發(fā)生變更,但內(nèi)部控制制度卻不能及時(shí)實(shí)現(xiàn)同步優(yōu)化,甚至一些新業(yè)態(tài)、新模式、新業(yè)務(wù)存在內(nèi)控制度缺失的情況。
目前,部分企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制流于形式,未能發(fā)揮真正的作用。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié),風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的查找存在不結(jié)合實(shí)際、不到位、不夠深入、避重就輕的情況,對(duì)一些重大決策事項(xiàng)沒(méi)有開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估或者風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估流于形式,發(fā)生重大的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)也未能及時(shí)發(fā)現(xiàn);在風(fēng)險(xiǎn)分析環(huán)節(jié),沒(méi)有分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的深層次原因,導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)防控未從源頭上堵塞漏洞;在制定防控措施環(huán)節(jié),沒(méi)有從根源上制定措施或者制定的防控措施缺乏可操作性,只是片面地自己查找、自己制定防控措施,導(dǎo)致防控措施只是寫(xiě)在紙上,沒(méi)有取得真正的風(fēng)險(xiǎn)防控實(shí)效。
建設(shè)施工企業(yè)由于項(xiàng)目工期緊等原因,在履行內(nèi)部控制程序問(wèn)題方面存在“先辦事、后補(bǔ)程序”或者不履行程序的情況。例如,有些隊(duì)伍已進(jìn)場(chǎng),但存在合同未簽訂或者事后補(bǔ)簽合同的情況;有的未嚴(yán)格按照規(guī)定履行相應(yīng)的合同審批程序;有的進(jìn)行了審批,但未按照審批意見(jiàn)修改,執(zhí)行力度不夠等。同時(shí),有的施工企業(yè)招投標(biāo)管理方面存在應(yīng)招未招、化整為零等規(guī)避招標(biāo)問(wèn)題。例如,有的項(xiàng)目進(jìn)行大宗材料采購(gòu),不經(jīng)招標(biāo)采購(gòu),項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人隨意指定材料供應(yīng)商等情況;有的勞務(wù)分包未通過(guò)招標(biāo)程序招標(biāo),由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)直接指定分包。另外,有的施工項(xiàng)目部?jī)?nèi)部溝通不暢,導(dǎo)致超計(jì)價(jià)、超付款的現(xiàn)象。例如,有些分包隊(duì)伍存在超過(guò)合同量或者業(yè)務(wù)計(jì)價(jià)工程量結(jié)算,有的財(cái)務(wù)部門(mén)與計(jì)劃部門(mén)溝通不暢,財(cái)務(wù)部門(mén)直接按照領(lǐng)導(dǎo)審批就付款,導(dǎo)致付款超過(guò)計(jì)價(jià)等情況。
部分員工對(duì)內(nèi)控意識(shí)認(rèn)知不到位,理解不夠深刻、全面,未能意識(shí)到內(nèi)控管理對(duì)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要性,未能意識(shí)到對(duì)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的重要意義。有的員工認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)和實(shí)施只是一個(gè)部門(mén)的工作,而沒(méi)有意識(shí)到需要全員的工作協(xié)同,這導(dǎo)致內(nèi)控工作難以統(tǒng)籌推進(jìn)。有的員工對(duì)內(nèi)控制度文件學(xué)習(xí)不夠系統(tǒng)和深入,不同程度地存在不知道該怎么干的問(wèn)題,面對(duì)問(wèn)題時(shí),只是憑簡(jiǎn)單的經(jīng)驗(yàn)和想象處理。有的員工對(duì)工作不夠重視,內(nèi)控意識(shí)薄弱,未按照公司的規(guī)章制度和流程執(zhí)行相關(guān)工作,相關(guān)的審核把關(guān)工作也層層失守。
內(nèi)部控制作用的充分發(fā)揮,離不開(kāi)健全、完善的內(nèi)部監(jiān)督。部分企業(yè)存在內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)不夠健全、專業(yè)人員缺乏等問(wèn)題,這導(dǎo)致企業(yè)難以完成工作計(jì)劃和方案確定的任務(wù);有的雖然成立了內(nèi)審機(jī)構(gòu),但工作開(kāi)展未實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化,未能達(dá)到減少內(nèi)控設(shè)計(jì)與執(zhí)行缺陷,堵塞漏洞的目的,難以發(fā)揮實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督作用。有的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)溝通能力欠佳,導(dǎo)致不能及時(shí)了解與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策、運(yùn)行、內(nèi)部控制、治理程序等關(guān)鍵業(yè)務(wù),造成工作被動(dòng);有的不能就審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)地與領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)溝通等。
施工企業(yè)要建立一套適合自己公司的內(nèi)部控制體系,首先要建立分工合理、職責(zé)明確的組織架構(gòu),這是企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和公司發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)保障,要進(jìn)行科學(xué)、合理的崗位設(shè)置、明確各層級(jí)的管理職責(zé),確定管理的歸口部門(mén),保證內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé)、權(quán)限及其相互關(guān)系得到有效的溝通,保證內(nèi)部控制體系得到有效的運(yùn)行。要定期維護(hù)內(nèi)部控制體系,當(dāng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí),企業(yè)應(yīng)及時(shí)地修改和完善內(nèi)部控制體系和各項(xiàng)管理制度,改進(jìn)控制活動(dòng),保障內(nèi)控制度體系的有效運(yùn)行和不斷改進(jìn)。要定期梳理管理制度和業(yè)務(wù)流程存在的缺陷,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,完善內(nèi)部體系的管控要求。企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)在制定具體的制度或者流程時(shí),要嵌入統(tǒng)一的內(nèi)控體系管控要求。
企業(yè)要堅(jiān)持“事前防范、事中控制為主,事后救濟(jì)為輔”的指導(dǎo)思想,提前想到、提前發(fā)現(xiàn)、提前管控各類風(fēng)險(xiǎn)。要通過(guò)全面風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,識(shí)別主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、深入查擺分析可能存在的管理漏洞、制度空白和監(jiān)督缺位,有針對(duì)性地制定管控措施,并逐步形成動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)摸排機(jī)制。尤其對(duì)于可能存在的特別重大風(fēng)險(xiǎn)和重大風(fēng)險(xiǎn),要做好資源調(diào)配,制定應(yīng)對(duì)措施,實(shí)現(xiàn)提前預(yù)控,抓好過(guò)程管控,避免風(fēng)險(xiǎn)變成事故,給企業(yè)造成損失。建筑施工企業(yè)要重點(diǎn)把握招投標(biāo)、勞務(wù)分包、施工組織、物資采購(gòu)、資金收付、安全質(zhì)量、法律合規(guī)等關(guān)鍵控制點(diǎn),加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程控制,克服控制盲點(diǎn),避免控制漏洞。
企業(yè)管理者特別是主要負(fù)責(zé)人,其內(nèi)控重視程度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控工作的開(kāi)展具有導(dǎo)向作用。因此,提高管理層的認(rèn)識(shí)是做好風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控工作的前提和保證,管理層要樹(shù)立起正確的風(fēng)險(xiǎn)管理理念和對(duì)內(nèi)部控制制度建設(shè)的責(zé)任意識(shí),要帶頭遵守風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控制度,并向員工強(qiáng)調(diào)開(kāi)展內(nèi)控工作的重要性和必要性,為形成良好的內(nèi)控環(huán)境做好榜樣。企業(yè)全體人員的責(zé)任感,是增強(qiáng)內(nèi)控意識(shí)和提高執(zhí)行力的保障。要想充分地發(fā)揮內(nèi)部控制的作用,杜絕業(yè)務(wù)中出現(xiàn)問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn),必須從源頭抓起,教育和引導(dǎo)每位員工以小見(jiàn)大,從小處著手,狠抓業(yè)務(wù)細(xì)節(jié),把握好流程中的每一步,強(qiáng)化內(nèi)部過(guò)程的全員參與,要加強(qiáng)對(duì)員工風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的培養(yǎng),使員工充分地認(rèn)識(shí)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),營(yíng)造一個(gè)良好的企業(yè)文化氛圍。
員工是企業(yè)內(nèi)控制度的推動(dòng)者和執(zhí)行者,員工的綜合素質(zhì),關(guān)系企業(yè)內(nèi)部控制是否能執(zhí)行到位和內(nèi)部控制的效果。當(dāng)前,各種新事物、新業(yè)務(wù)、新模式、新知識(shí)層出不窮,對(duì)企業(yè)內(nèi)控人員的要求也不斷提高。因此,企業(yè)人員要不斷自學(xué)新知識(shí),企業(yè)要定期對(duì)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn),確保每位員工都能清楚地知道自己的權(quán)利與責(zé)任,積極參與到公司企業(yè)內(nèi)部控制工作中。同時(shí),要通過(guò)培訓(xùn)和宣傳去引導(dǎo)每一位員工樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、增強(qiáng)憂患意識(shí)。抓好宣傳教育不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的說(shuō)教,要結(jié)合不同的崗位因材施教,突出教育的針對(duì)性。例如,針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)崗位的工作人員主要是抓好警示教育,讓他們時(shí)時(shí)處處緊繃弦;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部主要是抓好責(zé)任意識(shí),牢固樹(shù)立正確的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理理念;對(duì)年輕的職工主要抓好業(yè)務(wù)流程教育,讓他們懂得工作的流程,有更多的風(fēng)險(xiǎn)防控理論,做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作。在加強(qiáng)教育的同時(shí),還要營(yíng)造一種良好的風(fēng)氣,培育風(fēng)險(xiǎn)管理文化,將內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理要求轉(zhuǎn)化為全體員工的共同意識(shí)和自覺(jué)行動(dòng)。
內(nèi)部控制的有效實(shí)施離不開(kāi)信息的及時(shí)溝通。建筑施工企業(yè)可以借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人智能等技術(shù),收集傳遞內(nèi)控相關(guān)信息;可以與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)進(jìn)行溝通,促進(jìn)內(nèi)控流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),互聯(lián)互通,提升資源利用效率,降低企業(yè)整體的風(fēng)險(xiǎn);可以通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)及時(shí)了解現(xiàn)場(chǎng)施工的控制情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常,制定解決方案,充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的預(yù)研預(yù)判和總體評(píng)估優(yōu)勢(shì),開(kāi)展跨板塊、跨層級(jí)數(shù)據(jù)挖掘分析,準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并精準(zhǔn)揭示和解決。
企業(yè)內(nèi)部控制的有效運(yùn)行,必須有審計(jì)和監(jiān)督作為保證機(jī)制,審計(jì)和監(jiān)督能夠及時(shí)反饋企業(yè)內(nèi)部控制是否被執(zhí)行及執(zhí)行的結(jié)果,幫助企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。建筑施工企業(yè)應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工明確、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)有效、信息共享體系,形成人人自我監(jiān)督、崗位牽制監(jiān)督、領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督,職能部門(mén)全面監(jiān)督、專職部門(mén)重點(diǎn)監(jiān)督的工作格局。應(yīng)利用日常監(jiān)督檢查和專項(xiàng)監(jiān)督檢查相結(jié)合的方式,對(duì)企業(yè)各部門(mén)和各崗位進(jìn)行監(jiān)督,各部門(mén)要全面履行自身業(yè)務(wù)監(jiān)督職責(zé),明確監(jiān)督重點(diǎn)和內(nèi)容,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并落實(shí)整改。同時(shí),內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮權(quán)力,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)揭露,并及時(shí)反饋到相關(guān)部門(mén),實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息共享。要結(jié)合內(nèi)部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的典型問(wèn)題開(kāi)展通報(bào)或者警示教育,并進(jìn)行跟蹤和整改,有效地發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督對(duì)規(guī)范企業(yè)行為的保障作用。
建立嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度考評(píng)監(jiān)督體系,能真實(shí)地反映各單位和全體員工實(shí)施內(nèi)部控制的情況,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的重要推動(dòng)力,能夠促進(jìn)整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率的提高。建筑施工企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控和工作機(jī)制,明確考核對(duì)象、內(nèi)容、期間、程序、指標(biāo)及考核結(jié)果應(yīng)用要求,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控工作實(shí)施考核,要制定階段性的目標(biāo)的評(píng)估考核,掌握目標(biāo)進(jìn)度,不斷優(yōu)化工作質(zhì)量和效果,并對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行評(píng)估,應(yīng)充分利用考核結(jié)果,健全獎(jiǎng)懲工作機(jī)制。對(duì)于在風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控工作中做出突出成績(jī)的集體和個(gè)人,給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)于因內(nèi)控機(jī)制缺失、內(nèi)控重大缺陷、重大風(fēng)險(xiǎn)事件等造成重大損失和影響的單位、部門(mén)和個(gè)人,依照有關(guān)規(guī)定和程序追究相關(guān)人員的直接責(zé)任、主管責(zé)任和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
綜上所述,新時(shí)期,建筑施工企業(yè)的迅速發(fā)展,以及基建投資、工程總承包規(guī)模的快速增長(zhǎng),在為企業(yè)帶來(lái)更多發(fā)展機(jī)遇的同時(shí),各種風(fēng)險(xiǎn)的復(fù)雜性和發(fā)生概率也大大增加。當(dāng)前,部分企業(yè)仍存在內(nèi)部控制體系不健全、風(fēng)險(xiǎn)防范化解能力不夠、內(nèi)部監(jiān)督乏力及員工內(nèi)控意識(shí)薄弱等問(wèn)題。對(duì)此,建筑施工企業(yè)要規(guī)范內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理工作,充分發(fā)揮內(nèi)部控制對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范的積極作用,全面提升企業(yè)內(nèi)部控制水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。內(nèi)部控制制度建立后并非一勞永逸,需要企業(yè)在實(shí)踐中不斷地總結(jié)和完善,這樣才能使內(nèi)部控制制度和企業(yè)實(shí)際情況相融合,提升企業(yè)的風(fēng)控管理水平,促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。