企業(yè)印章檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策探討

張 進(jìn)

（首鋼集團(tuán)有限公司礦業(yè)公司，河北 遷安 064404）

印章（本文特指官印或公章）、印信，歷史悠久、源遠(yuǎn)流長，有璽、寶、印、章等稱法，泛指將文字、符號(hào)和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。

在企業(yè)中，印章是印信憑證的一種，是代表該企業(yè)機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人權(quán)利、職責(zé)的憑據(jù)，主要有公章、業(yè)務(wù)專用章、鋼印和具有法律效力的簽字手章、個(gè)人名章。企業(yè)印章檔案，指部分企業(yè)印章生命周期結(jié)束后，由于其在該企業(yè)行政管理、經(jīng)營生產(chǎn)過程中制作并使用過，在該企業(yè)的歷史研究、檔案考證、遺留業(yè)務(wù)、鑒證材料真?zhèn)蔚确矫娉袚?dān)著特殊的作用，而被保存下來移交檔案館形成一類具有特殊價(jià)值的檔案載體。企業(yè)印章檔案，主要包括印章實(shí)體檔案和印章材料檔案（指印章印模、印章從形成到移交歸檔過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料）兩部分。

一、企業(yè)印章檔案工作的意義

印章檔案，由于其具有客觀記錄、真實(shí)還原特性及精美藝術(shù)特性，因此，不同歷史時(shí)期的印章檔案，有助于復(fù)刻當(dāng)時(shí)的歷史狀況，可以刻畫當(dāng)時(shí)朝代變遷、機(jī)構(gòu)設(shè)置、政治策略、文化交流、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等情況，可以還原名望家族、文人志士的行為或著作痕跡，在中國文化史和政治史上塑造了極其重要的角色，為研究人員提供歷史數(shù)據(jù)做支撐。

在現(xiàn)代企業(yè)，印章檔案則反映了一段時(shí)期內(nèi)，企業(yè)級(jí)別、企業(yè)性質(zhì)、不同管理期間的機(jī)構(gòu)設(shè)置與調(diào)整、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、企業(yè)具備的各項(xiàng)專業(yè)職能、企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者、對(duì)外交流合作等信息。所以，對(duì)企業(yè)印章檔案進(jìn)行系統(tǒng)完整的整理歸檔是一項(xiàng)非常重要的工作。

在企業(yè)中，任何行政部門或組織團(tuán)體等機(jī)構(gòu)印章，具有唯一性，只能刻制并且備案1枚，印章表面能顯示出該機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體的相關(guān)信息，包括機(jī)構(gòu)名稱、性質(zhì)等，該印章即為該機(jī)構(gòu)的表征，體現(xiàn)了印章所屬機(jī)構(gòu)承擔(dān)的職責(zé)、發(fā)揮的職能及其擁有的權(quán)力。因此，一枚機(jī)構(gòu)的印章實(shí)體檔案，成為該機(jī)構(gòu)的發(fā)展和變革檔案中的重要組成部分，有助于人們以最直接快捷的方式了解到該機(jī)構(gòu)的變遷、性質(zhì)、機(jī)構(gòu)級(jí)別等信息。

二、企業(yè)印章檔案工作中存在的問題

（一）制度建設(shè)問題

規(guī)章制度是對(duì)企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和規(guī)范，是企業(yè)各部門或?qū)I(yè)履職盡責(zé)、共同遵守的行為準(zhǔn)則。

目前，企業(yè)印章檔案專業(yè)的管理，大多承接了《印章檔案整理規(guī)則》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)、部門規(guī)章，在其指導(dǎo)下開展專業(yè)管理工作，并沒有根據(jù)自身實(shí)際管理情況制定本企業(yè)的關(guān)于印章檔案的專業(yè)管理制度，細(xì)節(jié)操作和具體管理方面很容易造成操作不規(guī)范及管理混亂等現(xiàn)象，不利于提升企業(yè)印章檔案的管理效率及效果。

（二）整理范圍問題

企業(yè)印章檔案的整理范圍，廣義來講主要包含印章實(shí)體檔案和印章材料檔案兩部分。印章實(shí)體檔案，即印章作廢后，由于其具有特殊的保存價(jià)值或歷史意義，未被銷毀而作為特殊的一類檔案保存至檔案館。印章材料檔案，包含與該實(shí)體相關(guān)的印章材料檔案，即該印章實(shí)體從刻制形成到廢止移交檔案館過程中發(fā)生的相關(guān)文件資料，如印章刻制申請(qǐng)、印章印模、啟用廢止發(fā)文、印章管理員信息、日常用印登記及用印材料等。

檔案整理原則之一為應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。然而，由于部分企業(yè)印章檔案制度的不健全、印章管理和檔案管理銜接不夠緊密，對(duì)于企業(yè)印章檔案的整理范圍不清楚、界定劃分模糊，導(dǎo)致其未做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，造成印章檔案歸檔工作存在收集不全面、整理不規(guī)范現(xiàn)象，影響了企業(yè)印章檔案的歸檔工作，及后期檔案的有效利用。

（三）人員管理問題

檔案管理是全面的、具有綜合性的工作，涉及黨群管理、行政管理、經(jīng)營財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理各方面，因此，要求檔案管理人員必須具備較高的政治素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)，以及一定的黨政、經(jīng)財(cái)、科技等其他方面的相應(yīng)知識(shí)基礎(chǔ)做支撐。然而，部分企業(yè)因?yàn)閷?duì)檔案工作缺乏一定的認(rèn)識(shí)和重視，加之檔案管理員本身缺乏學(xué)習(xí)主觀能動(dòng)性，導(dǎo)致檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，檔案知識(shí)掌握片面，這在很大程度上制約檔案工作的發(fā)展和管理水平的提升。

（四）信息化建設(shè)問題

當(dāng)前，大部分企業(yè)基本樹立了現(xiàn)代的信息化辦公理念，建立起本企業(yè)的協(xié)同辦公平臺(tái)及檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息化手段，處理檔案管理工作。但是，由于部分企業(yè)印章專業(yè)管理員思想觀念傳統(tǒng)、缺乏大局意識(shí)，加上部分印章業(yè)務(wù)的實(shí)體特性，即印章實(shí)體和紙質(zhì)用印材料的存在，導(dǎo)致印章專業(yè)管理和信息化辦公脫節(jié)，使部分印章業(yè)務(wù)一直在線下辦理，形成大量的紙質(zhì)文件，這些文件在整理印章檔案材料時(shí)全部以實(shí)體形式保存至檔案館，未能形成電子目錄和電子檔案，給后期的檔案管理、檔案檢索等管理工作造成諸多困難，嚴(yán)重影響印章檔案的利用效率。

三、加強(qiáng)企業(yè)印章檔案管理工作的對(duì)策

（一）建立健全印章檔案管理制度

首先，制定管理制度要堅(jiān)持四項(xiàng)原則：1.合法合規(guī)性原則。該印章管理制度要符合法律法規(guī)、部門規(guī)章，內(nèi)容及程序要合法合規(guī)；2.先進(jìn)性原則。制度制定人員要在基于現(xiàn)實(shí)管理的實(shí)踐基礎(chǔ)上，不斷汲取融合國內(nèi)外企業(yè)先進(jìn)印章檔案的管理理念、管理方法，緊跟或者優(yōu)于行業(yè)發(fā)展規(guī)律；3.系統(tǒng)性原則。該印章管理制度內(nèi)容要跟風(fēng)控手冊(cè)、權(quán)力清單、合規(guī)手冊(cè)實(shí)行一體化管理。制度建設(shè)從業(yè)務(wù)流程框架入手，層級(jí)清晰，邏輯嚴(yán)密，涵蓋管控事項(xiàng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施，使各方面業(yè)務(wù)管理規(guī)范、合法合規(guī)、銜接協(xié)調(diào)；4.有效性原則。制度制定人員要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，全面梳理那些制約實(shí)際管理的重點(diǎn)難點(diǎn)，并有針對(duì)性解決問題。例如，印章檔案管理的信息化建設(shè)，從協(xié)同辦公平臺(tái)發(fā)起的用印申請(qǐng)結(jié)束后，用印人、用印材料、審批信息直接同步至檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)用印業(yè)務(wù)中相關(guān)材料的信息化歸檔。

其次，制度內(nèi)容必須要涵蓋三大重點(diǎn)：1.說明適用范圍，明確適用的單位或適用的特定對(duì)象，一般會(huì)覆蓋直接下屬非法人單位，獨(dú)資、控股、相對(duì)控股的法人單位，及代管法人單位；2.明確職責(zé)分工，按照效率效益原則、合理授權(quán)原則及有效制衡原則，結(jié)合管控事項(xiàng)及內(nèi)容，合理確定相關(guān)部門（單位）的職責(zé)和權(quán)限。職責(zé)依次按制度的歸口管理部門、相關(guān)部門、執(zhí)行單位的順序表述；3.理清管理內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程，該部分是制度的主體內(nèi)容，制定時(shí)要針對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)各環(huán)節(jié)，明確業(yè)務(wù)流程和控制措施，滿足管理需要，保證制度質(zhì)量。如對(duì)印章檔案的材料收集、鑒定歸檔、借閱使用、信息化建設(shè)等方面，進(jìn)行更加系統(tǒng)化、進(jìn)步精細(xì)化的規(guī)范和約束，指導(dǎo)印章管理員及檔案管理員的專業(yè)工作，使各種具體操作及專業(yè)管理行為有章可循、有據(jù)可依，進(jìn)一步夯實(shí)本企業(yè)印章檔案專業(yè)的管理基礎(chǔ)。

（二）保證印章檔案整理范圍的全面性和規(guī)范性

企業(yè)在收集整理印章檔案時(shí)，一是要保證應(yīng)收盡收。整理印章檔案時(shí)可遵循材料形成的規(guī)律，保持印章實(shí)體和印章材料之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)印章檔案成套保存，即以某個(gè)印章實(shí)體為整理中心，圍繞其收集其整個(gè)生命周期過程中產(chǎn)生的材料，達(dá)到印章實(shí)體和文件統(tǒng)一的狀態(tài)。例如，印章刻制申請(qǐng)、刻制介紹信、印章啟用發(fā)文、印章廢止發(fā)文、印章交接表單、印章使用登記等，整理成套進(jìn)行歸檔保存。成套保存既為印章檔案的完整性、有序性和高質(zhì)量歸檔提供保障，也便于日后的檢索和利用。二是要整理規(guī)范有序、保證質(zhì)量。在開展該業(yè)務(wù)時(shí)，除了要保證檔案材料齊全完整，還要保證其整理規(guī)范有序，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，凡需審批簽署的必須完備簽批手續(xù)，并以簽署的原件歸檔，一般不得以復(fù)印件代替。每套文件可按照生成時(shí)間順序，或重要性順序，或參照公文整理順序即表單、會(huì)簽、正文、附件的先后順序整理，以便查檔利用的簡捷方便。

（三）加強(qiáng)企業(yè)印章檔案的人員管理

通常情況下，印章管理員并非兼職檔案工作人員。因此，要做好印章檔案的歸檔工作，首先，需要印章管理員和檔案管理員的互相配合協(xié)同，才能實(shí)現(xiàn)印章管理和檔案管理工作的良好銜接和過渡。其次，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，除具備檔案管理、信息管理相關(guān)知識(shí)背景外，還要對(duì)本單位印章管理、法律、科研技術(shù)等專業(yè)工作有所了解，企業(yè)可以通過優(yōu)勝劣汰、職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘等考核機(jī)制，提升檔案管理員的危機(jī)意識(shí)和專業(yè)內(nèi)部的競(jìng)爭氛圍，旨在打造精益求精、創(chuàng)新引領(lǐng)的檔案管理隊(duì)伍。例如，根據(jù)“應(yīng)報(bào)盡報(bào)”原則、制定專業(yè)職稱晉升計(jì)劃，鼓勵(lì)報(bào)考國家或地方的職稱職務(wù)及專業(yè)資格考試，并通過職務(wù)晉升、工資津貼方式獎(jiǎng)勵(lì)通過人員。最后，企業(yè)要從實(shí)際出發(fā)，采取多渠道、多形式、有計(jì)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行繼續(xù)教育、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、橫向交流、縱向傳幫帶方式，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。例如，以“授課+答辯”為抓手、借“知識(shí)輸出”促“知識(shí)輸入”，通過開授“檔案專業(yè)大講堂”方式，來提高檔案專業(yè)人員的理論素養(yǎng)和知識(shí)儲(chǔ)備。又如“下現(xiàn)場(chǎng)”寫實(shí)調(diào)研、交流研討，解決基層實(shí)際檔案管理問題，提升各層次檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和實(shí)際管理能力。

（四）進(jìn)一步完善信息化建設(shè)工作

企業(yè)如果想實(shí)現(xiàn)印章檔案的信息化管理，首先，要實(shí)現(xiàn)印章業(yè)務(wù)的信息化管理，即在協(xié)同辦公平臺(tái)建立相關(guān)印章業(yè)務(wù)流程，將圍繞某個(gè)印章檔案實(shí)體發(fā)生的各類業(yè)務(wù)，如刻制申請(qǐng)、刻章報(bào)送當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)的材料、啟用廢止發(fā)文、印模備案、用印登記和用印材料等，全部通過業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)傳統(tǒng)文件載體數(shù)字化轉(zhuǎn)變。例如，對(duì)于用印申請(qǐng)流程，由用印人在協(xié)同辦公平臺(tái)發(fā)起申請(qǐng)，并將用印材料上傳，實(shí)現(xiàn)線上用印電子數(shù)據(jù)的留存，經(jīng)過逐級(jí)審批后，經(jīng)辦人再持打印的紙質(zhì)審批單、紙質(zhì)用印材料到印章管理員處登記蓋章。其次，要做好印章業(yè)務(wù)流程、檔案系統(tǒng)的有效銜接和過渡，將其融合成一個(gè)整體，使印章業(yè)務(wù)流程的全部數(shù)據(jù)統(tǒng)一記錄到檔案系統(tǒng)，以保持業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的連貫性及，保證原始數(shù)據(jù)的一致性，同時(shí)還避免印章管理人員和檔案管理人員在兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)手動(dòng)轉(zhuǎn)錄數(shù)據(jù)，造成易漏錄、錯(cuò)錄的風(fēng)險(xiǎn)。這樣，印章檔案數(shù)據(jù)從協(xié)同辦公平臺(tái)的形成、收集、整理到檔案系統(tǒng)的歸檔、檢索、利用形成一站式信息化管理，提高了工作人員的工作效率及檔案數(shù)據(jù)整理的正確率，提升了印章檔案的管理水平和管理效能。

四、結(jié)束語

綜上所述，印章檔案對(duì)企業(yè)的歷史研究、檔案考證、遺留業(yè)務(wù)、鑒證材料真?zhèn)蔚确矫姘l(fā)揮著特殊的作用，因此，加強(qiáng)企業(yè)印章檔案的管理工作是十分必要的。本文就目前企業(yè)印章檔案的制度建設(shè)、整理范圍、人員管理、信息化建設(shè)方面的問題進(jìn)行了相關(guān)分析，并針對(duì)性地提出了應(yīng)對(duì)策略，以期為企業(yè)印章檔案管理工作提供有益的參考和借鑒。只有建立合法合規(guī)合理的制度，增強(qiáng)印章及檔案管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備，配備信息化的檔案管理系統(tǒng)做利器，才能為企業(yè)提供更加高質(zhì)量、規(guī)范化的印章檔案服務(wù)。