企業(yè)備品備件信息管理系統(tǒng)建設(shè)研究
——以卷煙廠為例

韓間坤 祝小瑛 潘志洪

（江西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司廣豐卷煙廠，江西 上饒 334600）

一、引言

在卷煙廠的生產(chǎn)建設(shè)中，各種備品備件不僅種類豐富，規(guī)格型號不同，而且應(yīng)用數(shù)量眾多，這就使卷煙廠的備品備件管理工作較為復(fù)雜麻煩。而傳統(tǒng)通過人員手動記錄的模式不僅工作效率低，且準確性也無法得到保證，同時也不能做到有效的監(jiān)督和信息共享。備品備件信息管理系統(tǒng)的建設(shè)目的就是通過在管理中加入信息技術(shù)，有效提高卷煙廠工作效率，讓備件管理清晰明了，也避免了因人員操作而出現(xiàn)的誤差，達到了備品備件管理操作的工作效率及質(zhì)量雙提升。

二、相關(guān)理論概述

（一）信息管理系統(tǒng)的概述

從管理系統(tǒng)控制論的層面來說，信息管理系統(tǒng)應(yīng)該普遍存在于組織之中，為管理者做決策時提供信息收集、存儲、加工、檢索、傳輸和系統(tǒng)輸出，即任何組織都應(yīng)存在一個信息管理系統(tǒng)。

從信息管理系統(tǒng)項目建設(shè)提出、計劃、調(diào)研、評估、可行性研究、決策、設(shè)計、架構(gòu)到建設(shè)核驗等一系列活動中，涉及卷煙廠的備品物資管理、質(zhì)量管理、時間管理、采購管理、費用管理、風(fēng)險管理、溝通管理、人力資源管理以及綜合管理等多方面工作。

從管理者以及系統(tǒng)可以發(fā)揮作用的角度來看，可以將這些備件管理信息分為靜態(tài)信息和動態(tài)信息。其中，靜態(tài)信息就是指具有成果性、結(jié)論性屬性的信息，典型的如采購產(chǎn)品入庫驗收記錄、材料檢驗報告等，其關(guān)系到能否成為卷煙廠生產(chǎn)加工以及日后備品備件的維護提供足夠的數(shù)據(jù)依據(jù)。動態(tài)信息指的是具有階段性、指令性屬性的信息，典型的如通知發(fā)函，進度及其分析結(jié)論等，其關(guān)系到能否成為卷煙廠生產(chǎn)加工各階段的承上啟下，關(guān)系到卷煙廠管理內(nèi)部與外部的溝通、協(xié)調(diào)與決策，由此得出大量的備品備件信息需要得到有效管理。

（二）備件信息管理系統(tǒng)架構(gòu)的特點

卷煙廠備品備件信息管理系統(tǒng)除具有信息整合的特點外，還有以下六個特點：一是內(nèi)容構(gòu)成的繁復(fù)性。一項信息管理系統(tǒng)的完成往往是多部門數(shù)據(jù)信息溝通整合綜合成果。二是備品備件數(shù)據(jù)信息來源的廣泛性。信息管理系統(tǒng)涉及諸如設(shè)計、設(shè)備、物資、采購、財物、運營等各個單位或部門。三是備品數(shù)據(jù)信息形成的階段性。大致可分為前期準備階段、備件信息管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計階段、備件信息管理系統(tǒng)架構(gòu)施工階段、建設(shè)核驗階段和使用維護階段五個階段。四是備品備件信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生時間的延續(xù)性。隨著整個備品備件信息管理系統(tǒng)的進展而逐漸產(chǎn)生，并一直延續(xù)到備品備件信息管理系統(tǒng)驗收后的使用、管理和維護階段。五是信息數(shù)據(jù)使用的頻繁性。備品備件信息管理系統(tǒng)各階段產(chǎn)生的信息都具有承上啟下的作用，各個部門、各個管理方面的信息都有其關(guān)聯(lián)性。六是信息管理的合法規(guī)范性。必須以現(xiàn)行資料管理的規(guī)范、標準為基礎(chǔ)，結(jié)合國家及地方的有關(guān)法律、法規(guī)和行政規(guī)章以及煙草局對卷煙廠備品備件數(shù)據(jù)信息的具體要求而開展。

（三）應(yīng)用備件信息管理系統(tǒng)技術(shù)的必要性

目前，卷煙廠備品備件信息管理大都采用傳統(tǒng)的管理手段和方法，因而普遍存在以下三個方面的問題：一是卷煙廠各個部門在不同階段形成的備件數(shù)據(jù)信息不能及時共享，不能大量儲存、快速處理和傳遞信息，各部門之間缺乏數(shù)據(jù)信息的協(xié)調(diào)和溝通；二是大量動態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量，以及相關(guān)質(zhì)量參數(shù)采集困難；三是備件數(shù)據(jù)信息檔案，文件整合、查詢、保存、重復(fù)利用管理不善，因而在工程質(zhì)量管理過程中，必須用現(xiàn)代信息技術(shù)來緩解和解決這些問題。

（四）應(yīng)用信息技術(shù)的意義

首先，卷煙廠備品備件信息管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各個環(huán)節(jié)都包含著大量的數(shù)據(jù)信息，從而通過信息技術(shù)對這些數(shù)據(jù)信息進行采集、存儲、分析，為卷煙廠備品備件數(shù)據(jù)信息質(zhì)量管理提供充分的信息支持。

其次，企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)數(shù)據(jù)資料多為紙質(zhì)形式，不利于數(shù)據(jù)資料的長久保存和查詢，而通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以建立備品備件數(shù)據(jù)資料電子文檔，以利于實現(xiàn)備品備件資料的及時歸類和快速檢索。

再次，卷煙廠備品備件信息管理系統(tǒng)的建設(shè)需要各參與部門建立良好的信息共享和傳輸機制，通過建立卷煙廠備品備件信息管理平臺，借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各參與部門之間的數(shù)據(jù)信息通訊和傳輸，可以促進各部門之間的協(xié)調(diào)和溝通。

最后，備品備件信息化是卷煙廠管理信息化的一部分，也是卷煙廠管理的基礎(chǔ)，通過建立備品備件信息管理系統(tǒng)，可以有效地推進卷煙廠管理信息化工作的完善。

三、卷煙廠構(gòu)建備品備件信息管理系統(tǒng)的實施路徑

卷煙廠加強內(nèi)部的管理信息交換和信息資源共享，就需要建立更加高效快速的信息管理系統(tǒng)，具體可以從以下幾個方面入手。

（一）建立供應(yīng)商管理體系

建立供貨商檔案。對供應(yīng)商信息進行處理，通過大客戶信息與本廠備件管理信息的交叉對比，建立供應(yīng)商評價體系，從供貨商的價格、質(zhì)量、服務(wù)等多方面多角度多維度的綜合分析，為價值比價提供依據(jù)。

對于供應(yīng)商管理系統(tǒng)應(yīng)該以為企業(yè)充分服務(wù)為前提，可以從質(zhì)量、技術(shù)、價格、服務(wù)等各個方面進行認證考核。并且，在認證之前，卷煙廠相關(guān)各部門必須進行交流溝通。

想要建立完善的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，就需要制定明確的操作準則、操作目標、操作流程，以便于及時更新信息，這樣才能充分地提高企業(yè)的工作效率。

（二）健全數(shù)據(jù)垂直的庫存信息系統(tǒng)

備品備件庫存管理的主要功能是記錄入庫、出庫盤點等物資數(shù)據(jù)庫存詳細信息。要明確統(tǒng)一管理備品備件庫存的每一次出入庫及盤點情況，提高備品備件庫存管理效率。根據(jù)市場需求，確定生產(chǎn)和加工過程中經(jīng)濟合理的備件儲存量的管理工作。備品備件庫存管理通過信息聯(lián)網(wǎng)管理對下屬各個部門備品備件庫存進行分散管理統(tǒng)一調(diào)配。通過建立各個備品備件供應(yīng)商協(xié)調(diào)關(guān)系，實現(xiàn)備件超市的管理思路，以便達成節(jié)約采購成本，優(yōu)化平衡備件數(shù)據(jù)庫存資金。

（三）完善備品備件產(chǎn)品編碼標準化管理

備品備件存貨編碼是卷煙廠備件數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，是供應(yīng)鏈系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)信息最主要的標識和特征。同時，備品備件數(shù)據(jù)管理是備件信息的供應(yīng)管理、信息化建設(shè)以及標準化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，其編制是否科學(xué)，直接影響企業(yè)生產(chǎn)所需備品備件管理的安全性、及時性。

備品備件的采購、驗收、盤點、儲存等工作極為反復(fù)，若以備件數(shù)據(jù)存貨編碼代替文字的記述，可使備件數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理簡便又省事，工作效率大為提高。在此基礎(chǔ)上可以進一步利用數(shù)據(jù)信息化進行標準化管理，可使各部門提高工作效率，各種備件數(shù)據(jù)資料傳遞迅速、各部門意見溝通更加容易而且所有備件數(shù)據(jù)編碼可以查核。因此數(shù)據(jù)更加正確，以此達到高效工作的效果。

（四）對備件工作鏈實施全覆蓋

卷煙廠備品備件的數(shù)據(jù)管理工作信息量大，牽涉管理層面廣，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，通過備品備件信息管理系統(tǒng)，有機地整合數(shù)據(jù)，可形成全面覆蓋備件工作鏈的信息管理系統(tǒng)，全面跟蹤生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程，使卷煙廠日常生產(chǎn)工作效率得到充分提升。

（五）構(gòu)建備品備件信息系統(tǒng)

如何構(gòu)建這個備品備件信息管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)信息管理系統(tǒng)管理目標的有效運作，可以參考以下方式。

信息管理系統(tǒng)采用b/s+c/s混合體系結(jié)構(gòu)，同時結(jié)合php等數(shù)據(jù)技術(shù)。信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)的主體部分可采用c/s結(jié)構(gòu)，信息管理系統(tǒng)前端開發(fā)工具可選用Powerbuilder 10，信息管理系統(tǒng)后端數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選用Oracle 9i enterprise，集傳統(tǒng)的主機集中是體系結(jié)構(gòu)和微機文件數(shù)據(jù)服務(wù)器的長處，同時具有前端豐富開發(fā)平臺的支持和強大的后端數(shù)據(jù)庫服務(wù)系統(tǒng)，針對日益復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮了數(shù)據(jù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)在安全性、保密性和響應(yīng)速度等方面的工作優(yōu)勢。

備品備件信息管理系統(tǒng)服務(wù)器配置可為apache2.4.1+php5.4.6，后端聯(lián)機的數(shù)據(jù)庫為了和與c/s部分實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可使用同為Oracle 9i enterprise數(shù)據(jù)庫，以此達到利用其數(shù)據(jù)訪問范圍廣、操作簡單的特點。備品備件信息管理系統(tǒng)采用b/s+c/s體系結(jié)構(gòu)既彌補了二者的不足，又充分發(fā)揮了b/s與c/s體系結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢。并且充分考慮到卷煙廠各個部門方便操作的同時，也使得數(shù)據(jù)系統(tǒng)更新簡單，維護靈活。

四、卷煙廠構(gòu)建備品備件信息管理系統(tǒng)的模塊分析

（一）系統(tǒng)模塊構(gòu)建

備品備件信息管理系統(tǒng)，運用先進的信息整合處理技術(shù)，通過對卷煙廠備品備件采購管理出庫全過程中的信息采集、加工和分析，為卷煙廠日常生產(chǎn)管理工作提供依據(jù)，實現(xiàn)各部門之間的信息共享。備品備件信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和數(shù)據(jù)應(yīng)用主要部分包括：立項、設(shè)計、架構(gòu)、驗收使用、后期維護以及過程中的信息數(shù)據(jù)采集和存儲，同時建立完善的備品備件資料信息庫，實現(xiàn)卷煙廠各部門信息快速查找和更新；實現(xiàn)各部門之間的信息傳輸和分享；完成各部門工作數(shù)據(jù)資料的歸類，實現(xiàn)備件數(shù)據(jù)資料的輸出及打印，為卷煙廠管理提供決策支持。

1.系統(tǒng)模塊架構(gòu)

系統(tǒng)管理模塊架構(gòu)是為了實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的管理，所以可以對各個部門設(shè)置不同的權(quán)限和狀態(tài)，比如設(shè)置可以進行增加、刪除編輯相關(guān)負責(zé)的備件數(shù)據(jù)等操作，用戶登錄系統(tǒng)后可以修改密碼。重點是系統(tǒng)后臺管理人員可以通過系統(tǒng)發(fā)布通知或公告，從而提升了相關(guān)部門聯(lián)合應(yīng)用系統(tǒng)提高工作效率。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊

第一，可以對各種備品備件信息進行數(shù)據(jù)編碼，為每一類備件生成唯一編碼，就可以在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中對卷煙廠備品備件進行添加、刪除、編輯和形成表格等操作。

第二，可以打印備件條碼，以此對備品備件庫存位置進行編碼，為每一個庫存位置指定唯一編碼，就可以在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中對卷煙廠備品備件進行添加、刪除、編輯和形成表格等操作，以此方便后續(xù)備品備件快速的出入庫管理。

第三，可以打印供應(yīng)商貨位條碼。對卷煙廠備品備件供應(yīng)商進行編碼，為每一個供應(yīng)商指定唯一編碼，可以在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中對卷煙廠備品備件進行添加、刪除、編輯和形成表格等操作。

3.備件領(lǐng)用申請模塊

備品備件的維護維修人員可以通過系統(tǒng)提交生產(chǎn)領(lǐng)用申請，系統(tǒng)自動生成相對應(yīng)備品備件數(shù)據(jù)條形碼標簽。通過打印標簽給備品備件貼上條形碼標簽以方便后續(xù)進行出入庫信息的管理。

4.出入庫信息管理模塊

可增加出入庫信息管理模塊，可以設(shè)置以下功能：掃描備品備件的條碼入庫，庫存數(shù)據(jù)自動增加。有領(lǐng)用申請時，掃描備品備件的條碼出庫，庫存數(shù)據(jù)自動減少，可以對備品備件的出入庫信息進行查詢、統(tǒng)計及形成表格等操作。同時可以區(qū)分備品備件的正常生產(chǎn)使用出庫，以及備件的損毀退貨出庫及報廢出庫等不同的出庫方式。

（二）相關(guān)模塊管理

可設(shè)置對于備品備件進行生產(chǎn)領(lǐng)用確認，同時增加系統(tǒng)自動化提醒功能，確保日常生產(chǎn)備品備件維護更換的及時性。

對于價值較高備品備件的平均使用周期、平均生命周期、平均庫存周期，能將查詢結(jié)果形成相應(yīng)數(shù)據(jù)報表。對于庫存查詢，也可以根據(jù)備品備件基本信息以此方便查詢卷煙廠備品備件的實時庫存情況，并能同時將查詢結(jié)果形成相應(yīng)報表?？梢詫丛陆Y(jié)轉(zhuǎn)的備件庫存數(shù)據(jù)，可通過生成月度出庫報表和生成月度報廢報表，以方便日常生產(chǎn)管理。

五、卷煙廠備品備件信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐效果

（一）信息數(shù)據(jù)層面實踐效果

備品備件信息管理系統(tǒng)通過對備品備件系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集器的數(shù)據(jù)進行實時記錄、匯總和統(tǒng)計，以及通過網(wǎng)絡(luò)能夠及時地反饋給相關(guān)管理人員，實現(xiàn)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的信息共享。

（二）備品備件信息管理系統(tǒng)實踐效果

通過對卷煙廠備品備件信息管理系統(tǒng)的使用，可以追蹤備品備件的生產(chǎn)使用周期，對于備品備件使用情況做出統(tǒng)計結(jié)論，并能為備品備件新的采購計劃、維護保養(yǎng)提供數(shù)據(jù)支持；通過備品備件信息管理系統(tǒng)提交備品備件生產(chǎn)領(lǐng)用申請及系統(tǒng)自動提醒更換備品備件的確認，以此避免生產(chǎn)管理漏洞，縮短維護維修時間，為卷煙廠日常的管理服務(wù)提供有效保障。

（三）系統(tǒng)實踐效果優(yōu)化思考

可以引入備件編碼電子化條碼技術(shù)，實現(xiàn)卷煙廠備品備件各個管理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)采集自動化，從而提高工作效率，為加大資金流動性、合理的管理備品備件庫存提供數(shù)據(jù)支撐，使備品備件管理流程更加合理化，以及為企業(yè)日常的備品備件管理人員提供決策依據(jù)。

六、結(jié)語

綜上所述，卷煙廠通過建立備品備件信息管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)生產(chǎn)過程跟蹤，同時優(yōu)化備品備件采購成本，及時準確了解備品備件采購動態(tài)，從而更好地完善備品備件采購流程。建立備品備件供應(yīng)商體系，健全垂直的庫存?zhèn)浼?shù)據(jù)信息系統(tǒng)，可以有效獲取備品備件庫存領(lǐng)取數(shù)據(jù)，加大資金流動性。

建立卷煙廠備品備件的存貨編碼電子化系統(tǒng)，可以提高各部門工作和使用效率，使得各部門之間的工作配合更加迅捷高效。根據(jù)備件消耗數(shù)據(jù)定額制定合理的備品備件消耗指標，利用卷煙廠備品備件的消耗對比手段使生產(chǎn)計劃更加精細化，從而使得生產(chǎn)定額指標不斷優(yōu)化。

備品備件信息管理系統(tǒng)化管理是卷煙廠高質(zhì)量發(fā)展的路徑之一，應(yīng)充分利用卷煙廠的現(xiàn)有資源，不斷完善，將企業(yè)日常備品備件管理規(guī)范化、制度化。提高生產(chǎn)管理透明度，從而加快資金流動，使卷煙廠管理工作向著更優(yōu)的方向發(fā)展，最終實現(xiàn)卷煙廠的利潤最大化。