劉斌 河北省水利工程局集團(tuán)有限公司
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的出現(xiàn),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種財(cái)務(wù)創(chuàng)新管理的模式引起了人們的廣泛關(guān)注。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中不確定性因素的增加,財(cái)務(wù)管理模式迫切地需要改變,這是因?yàn)樵镜膫鹘y(tǒng)分散性財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)和當(dāng)下的發(fā)展潮流脫離。在這種狀況下,再加上政府引導(dǎo)和信息技術(shù)的雙重作用,財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式出現(xiàn),形成了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不僅能夠使業(yè)財(cái)信息孤島狀況得到轉(zhuǎn)變,也能夠及時地整合各種業(yè)財(cái)信息,有助于提升企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的效率,大大降低了企業(yè)的外部風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和價(jià)值創(chuàng)造提供了重要的保障。
當(dāng)前國家不斷加大對國內(nèi)各種基礎(chǔ)建設(shè)的投入,很多施工企業(yè)集團(tuán)都在積極地迎接新挑戰(zhàn),但是在施工企業(yè)集團(tuán)不斷發(fā)展壯大的情況下,也暴露出來了很多共性問題,主要表現(xiàn)在三個方面:其一是施工企業(yè)集團(tuán)的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息不能夠及時得到反饋,這使得企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的各種需求得不到根本性的滿足。一般來講,施工企業(yè)集團(tuán)在正常生產(chǎn)和經(jīng)營過程中管理機(jī)構(gòu)的層次較多,這使得在進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告的時候,不僅要經(jīng)歷很多層次,還面臨著流程長、速度慢等問題,這使得財(cái)務(wù)動態(tài)信息的反饋不夠及時和準(zhǔn)確,也使得其不足以支撐相關(guān)的決策,更不能滿足各種部門和機(jī)構(gòu)的要求。其二是施工企業(yè)集團(tuán)資源整合的價(jià)值較低。施工企業(yè)集團(tuán)常常會面臨著資源閑置和資源分散的局面,不能夠?qū)Ω鞣N資源進(jìn)行集中性的管理和控制,更不能夠做到資源的共享,這樣一來不僅會大大降低內(nèi)部資源的利用效率,還會使內(nèi)部的管理出現(xiàn)問題,從而影響施工企業(yè)集團(tuán)的經(jīng)營效率和經(jīng)營效益。其三是居高不下的管理成本。由于施工企業(yè)集團(tuán)的子公司、分公司和獨(dú)立核算單位相當(dāng)分散,并且還存在著很多配備相同或者相似的核算單位與管理職能機(jī)構(gòu),這使得施工企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的管理層次相當(dāng)復(fù)雜且臃腫,導(dǎo)致了施工企業(yè)集團(tuán)管理成本的上升。
施工企業(yè)集團(tuán)要想建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心,需要對其可行性進(jìn)行明確的分析,主要從三點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的分析。其一,當(dāng)下的施工企業(yè)集團(tuán)具備了良好的集中管控制度,這為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。施工企業(yè)集團(tuán)注意到了“法人管項(xiàng)目”的重要性,并且將其引入到企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部實(shí)施,這不僅達(dá)到了有效集中管控人、財(cái)、物等資源的目的,形成的各項(xiàng)集中管控制度還為施工企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)做好了鋪墊;其二,在很大程度上滿足了施工企業(yè)集團(tuán)降低成本提高效率的需求。隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè),不僅大大減少了管理的層級,還消除了機(jī)構(gòu)的臃腫,達(dá)到了降低管理成本的目的,還使管控和決策支持的力度得到了提升。與此同時,還使人力資源的成本得到降低,加速了財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型升級,使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的附加值得到了增加;其三,當(dāng)下已經(jīng)有了可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)。截至目前,很多國內(nèi)外大型企業(yè)都已經(jīng)成功實(shí)施了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,這不僅為國內(nèi)很多同類型企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)提供了參考,還有助于規(guī)避了具體實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心過程中碰到的各種問題。
施工企業(yè)集團(tuán)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的時候,通過發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)信息流、資金流和實(shí)物流之間的一體化管控局面。建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的時候,將這三流有機(jī)地融合在一起,將其當(dāng)成是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心高效率運(yùn)行的前提條件,如圖 1所示。
圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)
基于對施工集團(tuán)企業(yè)的具體分析可知,施工企業(yè)集團(tuán)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心降本增效是最基本的目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo),必須保障財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量、做好對資金的集中管控、積極整合各種類型的信息系統(tǒng),進(jìn)而保證各個部門的協(xié)同效益和運(yùn)轉(zhuǎn)效率得到提升。為此必須要做好施工企業(yè)集團(tuán)內(nèi)的平臺共享、流程共享、信息共享和人員共享,這樣不僅能夠?yàn)榧瘓F(tuán)、社會提供所需的各種信息,還能夠逐漸發(fā)展財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)中心。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的訴求和財(cái)務(wù)共享服務(wù)的價(jià)值具有一致性,為此建設(shè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)能夠做到業(yè)務(wù)的規(guī)范化、單據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、入賬的自動化和服務(wù)的共享化,具體內(nèi)容如下:
從業(yè)務(wù)規(guī)范化的角度來講,不僅要做到從原本的非標(biāo)準(zhǔn)流程管理向標(biāo)準(zhǔn)化流程管理轉(zhuǎn)變,還要從原本的“人制”向“法制”方向轉(zhuǎn)變。通過對財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步優(yōu)化,施工企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)體系能夠有更多的時間,靈活使用相關(guān)的人才做相應(yīng)的管理控制工作,這樣不僅有助于充分利用各種財(cái)務(wù)資源,還能夠使財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變角色,將重點(diǎn)放在為企業(yè)集團(tuán)創(chuàng)造更多價(jià)值上,進(jìn)而為企業(yè)集團(tuán)提供更為有利的決策支持。施工企業(yè)集團(tuán)根據(jù)符合內(nèi)部控制要求的原則,統(tǒng)一確定業(yè)務(wù)流程種類。施工企業(yè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)流程不僅貫穿在項(xiàng)目管理、供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)核算及預(yù)算之中,還在共享服務(wù)中有所體現(xiàn)。如果流程中涉及了分公司的審批權(quán)限,那么可以由分公司進(jìn)行管控,這樣能夠做到實(shí)時監(jiān)控企業(yè)集團(tuán)的所有業(yè)務(wù)流程。
從單據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的角度來講,由于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)具備容易標(biāo)準(zhǔn)化的特性,在此基礎(chǔ)上再對其進(jìn)行流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化,并且由共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一的管理和處理,這樣能夠使會計(jì)記錄和報(bào)告的規(guī)范性與結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一性結(jié)合在一起,依據(jù)業(yè)務(wù)類型對報(bào)賬單據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類,保證報(bào)賬單據(jù)的統(tǒng)一性和規(guī)范化,這樣能夠使報(bào)賬的效率得到有效的提升;同時,對于業(yè)務(wù)語言來講,注意信息采集點(diǎn)的前移,保證將其轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)語言,從而使其貼近業(yè)務(wù)前端。
從控制實(shí)時化的角度來講,實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)不僅能夠使財(cái)務(wù)管控流程和職能不通暢等問題得到解決,還能夠?yàn)槠髽I(yè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)管控規(guī)則提供相應(yīng)的幫助,保證在事前、事中和事后都能夠與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控思想和能力的實(shí)現(xiàn)結(jié)合在一起,進(jìn)而保證形成有效的管控。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中融入內(nèi)部控制流程和關(guān)鍵的控制點(diǎn),這樣能夠促使財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)更加完善,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算、資金和額度的控制。
從入賬自動化的角度來講,建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的工作體系,還需要統(tǒng)一企業(yè)集團(tuán)范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)制度,對財(cái)務(wù)處理的流程進(jìn)行科學(xué)合理的梳理。施工企業(yè)集團(tuán)還應(yīng)當(dāng)做到財(cái)務(wù)制度和政策的統(tǒng)一,設(shè)置統(tǒng)一的制度政策。如果沒有形成統(tǒng)一性的制度政策,那么在進(jìn)行組織架構(gòu)改革的時候,就很容易會出現(xiàn)各種各樣的問題。通過建立統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)作業(yè)流程和標(biāo)準(zhǔn),并且對其進(jìn)行有效的整合,將與之配套的制度政策放到系統(tǒng)當(dāng)中去,這樣不僅能夠使前端業(yè)務(wù)部門更好地去運(yùn)營,還能夠根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境的狀況,對其進(jìn)行完善和改進(jìn),從而實(shí)現(xiàn)會計(jì)憑證信息的自動生成?;跇I(yè)務(wù)前端錄入和全程使用狀況達(dá)成的效果,能夠使報(bào)賬信息能夠在整個審批過程中保持完整的狀態(tài),進(jìn)而減少財(cái)務(wù)信息的重復(fù)錄入。
從服務(wù)共享化的角度來講,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)部門之間的管理協(xié)同性作用,對財(cái)務(wù)控制的方式進(jìn)行創(chuàng)新,打通項(xiàng)目管理、供應(yīng)鏈和共享服務(wù)等之間的關(guān)系,從而實(shí)現(xiàn)審批流程狀況的共享。
通常情況下,如果財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的目標(biāo)不同,那么其組織架構(gòu)也會發(fā)生一定的變化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),需要參考原本的財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理體系,從原本的直線型組織結(jié)構(gòu)逐步向扁平式的組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變,這樣能夠在把握施工企業(yè)集團(tuán)未來共享中心設(shè)計(jì)方向的基礎(chǔ)上,保證財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)狀況。會計(jì)的兩大職能即反饋和監(jiān)督,施工企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)將財(cái)務(wù)核算作為基礎(chǔ)內(nèi)容,保證盡可能為財(cái)務(wù)管理提供所需的服務(wù),這樣一來就能夠使財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算職能適當(dāng)分離的狀態(tài)逐漸形成。施工企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的發(fā)展需要,設(shè)立相關(guān)的部門,如圖2所示。
圖2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)
從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的中心職責(zé)角度來講,基于施工企業(yè)集團(tuán)的信息高度集成化目標(biāo),將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心當(dāng)成企業(yè)集團(tuán)的信息樞紐,不僅要對各種財(cái)務(wù)相關(guān)的工作負(fù)責(zé),注重財(cái)務(wù)處理和資金支付,還要注重對相關(guān)人才的培養(yǎng),保證財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的科學(xué)性和合理性,進(jìn)而形成財(cái)務(wù)處理中心、資金結(jié)算中心和財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)中心等。以對財(cái)務(wù)的集中處理來說,需要保證財(cái)務(wù)交易處理的統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)化、高效性和規(guī)范化。針對資金集中批量支付,集中的財(cái)務(wù)處理有助于提升資金運(yùn)營的實(shí)際效率,使資金處于安全的狀態(tài);以提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)決策支持的角度來講,對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)行統(tǒng)一性的管理,能夠?qū)I(yè)務(wù)的動態(tài)更加及時準(zhǔn)確地反映出來;以財(cái)務(wù)內(nèi)部控制來說,依托信息化技術(shù),使信息化管理的能力得到了提升,大大加強(qiáng)了制度規(guī)范的執(zhí)行力度,有助于從整體上提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的效率;以財(cái)務(wù)人員培養(yǎng)中心來說,由于人員管理系統(tǒng)的建立,不僅保證了能夠?yàn)槭┕て髽I(yè)集團(tuán)提供優(yōu)秀的人才,還使得財(cái)務(wù)人員的組織結(jié)構(gòu)得到了很好的優(yōu)化,有助于提升人均工作的效能。
大多數(shù)情況下,施工企業(yè)集團(tuán)的施工地點(diǎn)較為分散,甚至在國外。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心地址的設(shè)置并不是唯一的,也不具有不變性,因此在設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心的時候,可以設(shè)立在不同的業(yè)務(wù)地點(diǎn),但是要結(jié)合業(yè)務(wù)的實(shí)際需要和成本效益的狀況。根據(jù)不同的片區(qū)設(shè)置財(cái)務(wù)共享中心也是可行的,如果出現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大和項(xiàng)目的變動等情況,財(cái)務(wù)共享中心還可以做相應(yīng)的選址調(diào)整。
從財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型方面為施工企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)提供相關(guān)的建議,主要包括兩點(diǎn)內(nèi)容。一方面,從施工企業(yè)集團(tuán)的日常業(yè)務(wù)角度對財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型進(jìn)行考慮。積極推動部分財(cái)務(wù)人員參與到子公司、分公司或者獨(dú)立核算項(xiàng)目的經(jīng)營活動當(dāng)中,推動部分財(cái)務(wù)人員走向管理崗位,這樣有助于財(cái)務(wù)人員向管理會計(jì)的方向轉(zhuǎn)變,對于施工企業(yè)集團(tuán)未來的發(fā)展也能夠起到積極的促進(jìn)作用。
另一方面,從施工企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心未來發(fā)展方向?qū)ω?cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型進(jìn)行考慮。伴隨著不斷發(fā)展成熟和完善的施工企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心,各類財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)咨詢的專業(yè)隊(duì)伍在保障滿足施工企業(yè)集團(tuán)實(shí)際需求的情況下,推動財(cái)務(wù)共享中心走向市場,轉(zhuǎn)變成本為中心的觀念,朝著利潤中心的方向發(fā)展。在這種情況下,分別設(shè)計(jì)了兩種模式,其一是獨(dú)立注冊公司,其二是仍然將財(cái)務(wù)共享中心當(dāng)作是施工企業(yè)集團(tuán)獨(dú)立核算的單位。通過對這兩種模式的對比和分析可知,明顯前者的獨(dú)立經(jīng)營模式對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的要求更高。
施工企業(yè)集團(tuán)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的時候,應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)集團(tuán)的實(shí)際狀況,明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、中心職責(zé)和地點(diǎn)選址狀況,從財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型的角度給出對施工企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的建議,保證將財(cái)務(wù)共享中心和企業(yè)集團(tuán)當(dāng)中財(cái)務(wù)人員的價(jià)值充分挖掘出來,保證企業(yè)集團(tuán)向利潤中心的方向發(fā)展,從而達(dá)到為施工企業(yè)集團(tuán)創(chuàng)造更高價(jià)值的目的。