淺談新形勢(shì)下如何提高醫(yī)院行政檔案管理工作

■盧玉娟

一、醫(yī)院行政檔案的性質(zhì)特征

為保證高效落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，從業(yè)者首先需要明確行政檔案的概念及其特征，從而了解工作需求，最大程度上提高管理工作效率。所謂行政檔案是指在行政領(lǐng)導(dǎo)以及各類管理工作中直接形成的具有一定價(jià)值的歷史記錄，是提高單位工作效率與質(zhì)量的基礎(chǔ)條件，新形勢(shì)下醫(yī)院行政檔案體現(xiàn)出下述三點(diǎn)特征：第一，具有社會(huì)性，檔案是在豐富實(shí)踐活動(dòng)中逐漸形成的，是對(duì)活動(dòng)內(nèi)容、過程及總結(jié)的完整記錄；第二，具有歷史性，檔案都是過去產(chǎn)生的信息，不是當(dāng)前尚未成形的信息，它能夠發(fā)揮出將過去、現(xiàn)在、未來三個(gè)空間維度緊密聯(lián)系的作用；第三，具有原始記錄性，檔案的核心價(jià)值就是記錄過去發(fā)生的事件，工作者能夠?qū)⒃夹畔⑴c全新信息結(jié)合，從而明確下一步工作計(jì)劃，原始的記錄起到保存與備查作用，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。

二、新形勢(shì)下提高醫(yī)院行政檔案管理工作效率的策略

（一）健全管理工作制度，提高管理效率

完善檔案管理工作制度是新形勢(shì)下有關(guān)部門的核心工作任務(wù)，首先結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)建立與其配套的具體規(guī)章制度，真正做到將各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對(duì)內(nèi)部檔案信息嚴(yán)格保密，從根本上消除安全隱患，也能讓各個(gè)環(huán)節(jié)人員在執(zhí)行工作的過程中“有章可循”，提高檔案資料利用效率。其次還應(yīng)該完善檔案資料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)文件裝訂、上架排序、立檔編號(hào)都提出嚴(yán)格要求，既保證各類文件目錄及內(nèi)容的清晰規(guī)范，也能為后續(xù)的有序查詢提供便利。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化使得文件檔案集中管理，提高門類的全面性、內(nèi)容的豐富性以及管理的科學(xué)性，最大程度上提高工作效率。除此之外檔案管理部門還應(yīng)該對(duì)責(zé)任監(jiān)控體系進(jìn)行針對(duì)性完善，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化管理，期間詳細(xì)劃分獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來轉(zhuǎn)變檔案管理工作者的工作態(tài)度，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性。部門領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該注重對(duì)員工日常工作態(tài)度及工作能力的考察，結(jié)合工作實(shí)績(jī)來科學(xué)制定崗位目標(biāo)，保證各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)之間的配合默契度，最終還要實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人、責(zé)任到崗，使得檔案管理工作流程的規(guī)范性得到明顯提升，保證行政檔案管理效率的持續(xù)提高。

（二）創(chuàng)造良好工作環(huán)境，提供管理保障

檔案室是醫(yī)院保存檔案資料的部門，為發(fā)揮檔案室的服務(wù)功能、扎實(shí)推進(jìn)各項(xiàng)工作，醫(yī)院應(yīng)該集中精力完成環(huán)境的建設(shè)，保證工作人員能夠在舒適、健康的環(huán)境中展示自身價(jià)值、提高工作效率。首先完善人員網(wǎng)格體系，在內(nèi)部設(shè)立組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)，并明確各個(gè)職能部門負(fù)責(zé)人的主要工作任務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)能夠在團(tuán)結(jié)、互助的前提下落實(shí)檔案管理工作，從根本上加強(qiáng)調(diào)研和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理工作中出現(xiàn)的問題，從而提高整體工作質(zhì)量。與此同時(shí)醫(yī)院的主要領(lǐng)導(dǎo)也要關(guān)心檔案工作，為檔案室提供充足的人力、物力和財(cái)力，促進(jìn)各項(xiàng)工作有序且高效地落實(shí)。內(nèi)部環(huán)境建設(shè)結(jié)束后還應(yīng)注重對(duì)外部環(huán)境的打造，堅(jiān)持“三分開”原則，明確劃分辦公區(qū)、查閱區(qū)與庫房區(qū)，還應(yīng)該建立完善的防水、防火、防盜系統(tǒng)，注重除濕、殺蟲、防蟲、防毒等工作，讓工作人員能夠在健康環(huán)境中做好檔案管理工作。

（三）注重管理人員培訓(xùn)，深化服務(wù)意識(shí)

醫(yī)院內(nèi)部行政檔案管理的核心目的是為醫(yī)院的各項(xiàng)發(fā)展決策提供最真實(shí)有效的服務(wù)信息，以此來保證后續(xù)工作的高效落實(shí)。但是由于醫(yī)院對(duì)檔案工作重視程度存在不足之處，檔案管理工作者未能認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，同時(shí)也缺少為各個(gè)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)信息傳遞不及時(shí)、不全面的問題，醫(yī)院應(yīng)就此對(duì)管理人員展開針對(duì)性培訓(xùn)，保證他們能及時(shí)轉(zhuǎn)換陳舊觀念，并在了解醫(yī)改新形勢(shì)的前提下做好檔案開發(fā)利用工作。同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)組織檔案工作宣傳教育活動(dòng)，要求各個(gè)部門針對(duì)中心工作及熱點(diǎn)問題進(jìn)行討論，明確實(shí)際需求，為檔案管理人員指明工作方向，從根本上深化服務(wù)意識(shí)，大大提高工作效率與質(zhì)量。

（四）檔案編研開發(fā)利用，保證數(shù)據(jù)可靠性

檔案管理者對(duì)檔案的開發(fā)編研利用主要體現(xiàn)在以下三方面：首先從業(yè)人員必須熟悉全部室存檔案的類型及具體內(nèi)容，并做好分類編制工作，以此來充分滿足其他部門對(duì)檔案查閱的需求，既做到熱情主動(dòng)服務(wù)，又提高服務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性，同時(shí)落實(shí)檔案查閱登記工作，便于后續(xù)工作的展開；其次需要借助檔案資源完成對(duì)科研成果的研究，一方面為醫(yī)院新項(xiàng)目、新技術(shù)的研發(fā)提供充足理論依據(jù)，另一方面也能促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，全面發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，最后積極利用現(xiàn)有檔案資源發(fā)揮出決策咨詢作用，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效參考，此間需要使用人事檔案、病歷檔案及綜合檔案，有效解決疑難病診斷與治療問題，提高醫(yī)療技術(shù)的同時(shí)也為患者減輕了病痛，提高整體醫(yī)療水平。

（五）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享

在新形勢(shì)下醫(yī)院應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)工作視為改革的重點(diǎn)，為檔案管理工作提供豐富的硬件、軟件配置，包括智能計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等，以此來為工作提供便利，同時(shí)還應(yīng)在辦公內(nèi)部配置能夠保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)，以此防止資源外泄，為各項(xiàng)工作的落實(shí)提供安全保障。使用網(wǎng)絡(luò)電子信息化手段完成檔案管理工作已經(jīng)成為了趨勢(shì)，在此過程中檔案資料能夠及時(shí)留存并實(shí)時(shí)更新，在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)復(fù)雜信息進(jìn)行自動(dòng)篩選與分類，從根本上解決了傳統(tǒng)工作模式中資料長(zhǎng)期堆積的問題，防止重要資源遺失。此外工作人員在操作信息化系統(tǒng)的過程中也能快速發(fā)現(xiàn)原檔案管理中存在的問題，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修改，還能在系統(tǒng)界面高效創(chuàng)建新文件，大幅度提高檔案管理效率，構(gòu)建出包含海量信息的數(shù)據(jù)資源庫，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化及信息高度共享的目標(biāo)，最終提高資料查詢準(zhǔn)確性、全面性及實(shí)效性，促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展。