報(bào)到證取消背景下畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取方式的轉(zhuǎn)變

■王 偉

畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞是國(guó)內(nèi)高校每年度的一項(xiàng)重大常規(guī)工作。畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞工作包含畢業(yè)材料歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取與審核、檔案檢查與打包等內(nèi)容。其中，檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)往往是從高校就業(yè)部門獲取，少數(shù)高校是從學(xué)院直接獲取，而由檔案館獨(dú)立自主、自力更生獲取的高校則極少。長(zhǎng)期以來(lái)，人們已經(jīng)習(xí)以為常本校畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取的傳統(tǒng)方式，有時(shí)甚至對(duì)傳統(tǒng)方式造成的問(wèn)題熟視無(wú)睹。在檔案事業(yè)信息化建設(shè)的浪潮中，非常有必要反思傳統(tǒng)方式的特點(diǎn)和問(wèn)題，發(fā)揚(yáng)檔案館的主體責(zé)任，勇于擔(dān)當(dāng)，善于創(chuàng)新，將畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取方式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案館自主獲取。結(jié)合上海大學(xué)本科生檔案管理的具體實(shí)踐，本文擬探討各種獲取方式下數(shù)據(jù)怎么獲取，數(shù)據(jù)的多與少，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否，數(shù)據(jù)審核方便與否、自動(dòng)與否、各部門角色是否適當(dāng)?shù)鹊燃?xì)節(jié)，闡述獲取方式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案館自主獲取的必然性。

一、畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)主要獲取于就業(yè)部門

（一）以就業(yè)部門數(shù)據(jù)為主的方式

在2022年之前，上海大學(xué)畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)主要來(lái)源于學(xué)校就業(yè)部門。在學(xué)校就業(yè)部門的要求下，畢業(yè)生自己或者輔導(dǎo)員在學(xué)校就業(yè)信息網(wǎng)上登記畢業(yè)去向，包括就業(yè)、未就業(yè)、出國(guó)留學(xué)、靈活就業(yè)、考研考博等各種去向，大部分畢業(yè)生的檔案去向也會(huì)同時(shí)登記。這些數(shù)據(jù)會(huì)被學(xué)校就業(yè)部門和學(xué)校檔案館共享。每年畢業(yè)季檔案大批量轉(zhuǎn)遞前夕，檔案館向就業(yè)部門索取一份包含應(yīng)屆生檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)的表格，檔案館經(jīng)過(guò)認(rèn)真仔細(xì)的審核，將審核好的數(shù)據(jù)導(dǎo)入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞操作。

各類調(diào)檔函的數(shù)據(jù)獲取則要依靠檔案館自身。以考研調(diào)檔函來(lái)說(shuō)，每年4月份，全國(guó)研究生招生錄取工作結(jié)束后，學(xué)生們會(huì)陸陸續(xù)續(xù)收到錄取高校的調(diào)檔函（以下簡(jiǎn)稱考研調(diào)檔函）。2021年之前，調(diào)檔函上交方式是，學(xué)生們自己或者委托同學(xué)到檔案館現(xiàn)場(chǎng)交調(diào)檔函，現(xiàn)場(chǎng)在紙質(zhì)登記本上留下登記信息。然后在以后的某個(gè)時(shí)間段，由檔案館工作人員集中在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞登記。工作調(diào)檔函亦采取到檔案館現(xiàn)場(chǎng)上交登記的方式。

（二）就業(yè)部門數(shù)據(jù)的特點(diǎn)分析

畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)來(lái)自于就業(yè)部門時(shí)，具有數(shù)據(jù)不夠全面、數(shù)據(jù)較準(zhǔn)、責(zé)任主體不清晰的特點(diǎn)。

數(shù)據(jù)不夠全面。就業(yè)部門數(shù)據(jù)包括了應(yīng)屆畢業(yè)生的大部分，但有相當(dāng)數(shù)量的少部分并沒(méi)涵蓋在內(nèi)。就業(yè)部門數(shù)據(jù)主要包括打印了報(bào)到證的數(shù)據(jù)，報(bào)到證的抬頭單位是工作單位，或者是原籍的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。就業(yè)部門數(shù)據(jù)不包括開(kāi)具回省調(diào)檔函或者工作調(diào)檔函的，也不包括一部分應(yīng)該打印回省報(bào)到證的、一部分上海戶籍畢業(yè)生。以上海大學(xué)為例，每年考研調(diào)檔函的數(shù)量達(dá)到六、七百之多，也沒(méi)有包括在就業(yè)部門數(shù)據(jù)之內(nèi)。

數(shù)據(jù)較準(zhǔn)。在就業(yè)部門數(shù)據(jù)里，大部分檔案去向?yàn)檎?、?guó)企、事業(yè)單位，少部分為原籍人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。就業(yè)部門數(shù)據(jù)的絕大部分是準(zhǔn)確的。同時(shí)很小一部分?jǐn)?shù)據(jù)有問(wèn)題，例如有的學(xué)生檔案應(yīng)該去工作單位，卻顯示回原籍；有的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)地址發(fā)生改變，卻沒(méi)有及時(shí)更新；有的地址過(guò)于簡(jiǎn)單，缺少縣區(qū)或者某路某號(hào)信息，后期審核時(shí)需要去確認(rèn)；有的是上海生源卻不是上海戶籍，卻顯示該生檔案去上海某區(qū)。還有一小部分?jǐn)?shù)據(jù)，存在不確定性，后期需要修改，“例如學(xué)生先填報(bào)檔案暫緩寄送,等收到公務(wù)員、選調(diào)生錄用通知后需要將檔案寄送至報(bào)考地。部分畢業(yè)生存在就業(yè)單位改變的情況,隨之要更改檔案寄送地。還有部分學(xué)生的檔案寄送地址不詳或錯(cuò)誤,需要補(bǔ)充或者更改?！庇幸恍┻@種后期需要修改的數(shù)據(jù)在就業(yè)部門數(shù)據(jù)中沒(méi)有及時(shí)反映出來(lái)。

責(zé)任主體不清晰。從就業(yè)部門的角度看，就業(yè)部門的工作重點(diǎn)在就業(yè)去向，不在檔案去向。在實(shí)際工作中，就業(yè)部門將檔案去向登記工作看成是一項(xiàng)附帶的工作，無(wú)心也無(wú)力將該項(xiàng)工作大加優(yōu)化。從檔案館的角度看，檔案館負(fù)責(zé)檔案轉(zhuǎn)遞，數(shù)據(jù)卻不是從自身而出，數(shù)據(jù)來(lái)自于別的部門。從學(xué)院的角度看，學(xué)院起到幫助畢業(yè)生填寫檔案去向的作用，卻不知道如何處理有的畢業(yè)生沒(méi)有登記檔案去向的問(wèn)題。表面上三個(gè)部門各負(fù)其責(zé)，都在共同運(yùn)作同一件事。實(shí)質(zhì)上檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取的主管部門是缺位的。

二、畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取于學(xué)院

（一）學(xué)院上報(bào)數(shù)據(jù)的方式

有的高校采取依靠學(xué)院的辦法，由學(xué)院輔導(dǎo)員統(tǒng)計(jì)檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)名單，名單上有每個(gè)應(yīng)屆生的簽字，每個(gè)學(xué)院的名單上還有輔導(dǎo)員簽字，甚至分管學(xué)生檔案工作的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字，并蓋學(xué)院公章。名單上清楚標(biāo)明，該生的檔案是轉(zhuǎn)遞還是暫時(shí)保留，檔案轉(zhuǎn)遞到哪個(gè)檔案接收單位。該名單的紙質(zhì)版和電子版均上交檔案館一份，檔案館依據(jù)名單進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞操作。

有的高校要求學(xué)院在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)里上報(bào)檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)名單，將本學(xué)院的名單導(dǎo)入系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)輔導(dǎo)員自己檢查、審核后最終提交系統(tǒng)。還有高校要求學(xué)生在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中登記檔案轉(zhuǎn)遞信息，由學(xué)院負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中審核，審核通過(guò)后的數(shù)據(jù)由檔案館直接進(jìn)行轉(zhuǎn)遞操作，也有由檔案館和學(xué)院一起進(jìn)行轉(zhuǎn)遞操作的。

（二）學(xué)院數(shù)據(jù)的特點(diǎn)分析

畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)來(lái)自于學(xué)院時(shí)，具有數(shù)據(jù)全面、數(shù)據(jù)較準(zhǔn)、學(xué)院不便的特點(diǎn)。

數(shù)據(jù)全面。學(xué)生歸屬學(xué)院管理，學(xué)院在管理學(xué)生上有直接、強(qiáng)大執(zhí)行力。輔導(dǎo)員有能力統(tǒng)計(jì)到每個(gè)應(yīng)屆生檔案轉(zhuǎn)遞情況，不會(huì)漏掉哪一個(gè)同學(xué)。不管畢業(yè)生是以報(bào)到證、調(diào)檔函、戶口簿哪一種作為轉(zhuǎn)遞依據(jù)，都要在學(xué)院輔導(dǎo)員處全部進(jìn)行登記。延長(zhǎng)學(xué)籍的、延遲轉(zhuǎn)遞的也要本人簽字確認(rèn)并由輔導(dǎo)員審核。學(xué)院上報(bào)上來(lái)的名單十分全面，從全面性這個(gè)角度來(lái)說(shuō)值得檔案館相信和采用。

數(shù)據(jù)較準(zhǔn)。應(yīng)屆生檔案去向不同，去向包括戶籍所在地（地級(jí)市或縣區(qū)）的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、有檔案接收資質(zhì)的工作單位或工作單位所在地的人才管理機(jī)構(gòu)、考研、考博、插班生、轉(zhuǎn)學(xué)、高中復(fù)讀的學(xué)校。在統(tǒng)計(jì)并向?qū)W校就業(yè)部門上報(bào)應(yīng)屆生就業(yè)數(shù)據(jù)的時(shí)候，學(xué)院輔導(dǎo)員對(duì)大部分應(yīng)屆生的檔案去向已經(jīng)有所掌握。對(duì)其他未在就業(yè)信息網(wǎng)上登記檔案去向的應(yīng)屆生，輔導(dǎo)員做進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)即可獲取這些應(yīng)屆生的檔案去向。與就業(yè)部門數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題一樣，學(xué)院數(shù)據(jù)也有一小部分存在檔案接收單位或者地址不準(zhǔn)確的問(wèn)題。有的同學(xué)將地址格式如省市自治區(qū)-地級(jí)市-縣區(qū)-詳細(xì)地址等填寫不規(guī)范、不完整，有的同學(xué)將檔案接收單位的信息填寫錯(cuò)誤，有的同學(xué)搞錯(cuò)了自己檔案是轉(zhuǎn)出還是暫時(shí)保留。

學(xué)院不便。學(xué)院最后整理好名單后，要送一份簽字蓋章的紙質(zhì)版上報(bào)檔案館，同時(shí)上報(bào)一份電子版表格。檔案館將表格導(dǎo)入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中，進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)操作。檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)出自學(xué)院，對(duì)學(xué)院和輔導(dǎo)員的壓力很大，任務(wù)集中在學(xué)院輔導(dǎo)員身上，這就要求輔導(dǎo)員充分了解、足夠掌握檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)知識(shí)。由于輔導(dǎo)員畢竟不是檔案專業(yè)人員，在指導(dǎo)學(xué)生填報(bào)檔案去向時(shí)在一些細(xì)節(jié)上會(huì)存在認(rèn)識(shí)不到位、判斷不準(zhǔn)確的問(wèn)題，更談不上能夠針對(duì)存在的一些問(wèn)題提出全面的解決方案?！爸挥卸?jí)學(xué)院就業(yè)輔導(dǎo)員能準(zhǔn)確交接畢業(yè)生檔案、規(guī)范地審核畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息,才能最大程度減輕檔案管理員的工作負(fù)擔(dān), 整體提升全校檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性。”

調(diào)檔函由學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)收取和保存，不用交到檔案館?！翱既⊙芯可?、公務(wù)員、事業(yè)單位的學(xué)生需將調(diào)檔函及時(shí)上交輔導(dǎo)員,由于檔案意識(shí)的欠缺,部分學(xué)生往往不能及時(shí)上報(bào)信息”，導(dǎo)致了這部分學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)。輔導(dǎo)員事務(wù)雜多，如何安全長(zhǎng)期保存這些紙質(zhì)調(diào)檔函，這個(gè)問(wèn)題會(huì)占用他們較多的注意力。戶口簿復(fù)印件塞在學(xué)生檔案袋里一起轉(zhuǎn)出，不需要輔導(dǎo)員保留。

三、畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案館自主獲取

檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)無(wú)論是來(lái)自于就業(yè)部門還是學(xué)院，導(dǎo)入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)后均無(wú)法實(shí)行地址和歸檔材料自動(dòng)比對(duì)。就業(yè)部門數(shù)據(jù)和學(xué)院數(shù)據(jù)還存在一些明顯的問(wèn)題，這都有其內(nèi)在的邏輯。就業(yè)部門和學(xué)院畢竟不是專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，就業(yè)部門和學(xué)院對(duì)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞知識(shí)掌握得不如檔案館熟悉。對(duì)一些更專業(yè)的知識(shí)，例如對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞依據(jù)進(jìn)行分類、設(shè)計(jì)延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）功能、開(kāi)發(fā)地址和畢業(yè)材料自動(dòng)比對(duì)功能，就業(yè)部門和學(xué)院更無(wú)心無(wú)力開(kāi)發(fā)。為了更好地完成檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取的任務(wù)，高校檔案館應(yīng)該責(zé)無(wú)旁貸、勇于擔(dān)當(dāng)，承擔(dān)起自主獲取數(shù)據(jù)的重任。

（一）檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)來(lái)源于檔案館自主獲取

具體的做法是，所有應(yīng)屆畢業(yè)生在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)進(jìn)行登記，選擇辦理事項(xiàng)，選擇轉(zhuǎn)遞依據(jù)，填寫檔案接收單位信息，上傳轉(zhuǎn)遞依據(jù)影像，提交登記信息。辦理事項(xiàng)分為“現(xiàn)在轉(zhuǎn)遞”、“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”二類，轉(zhuǎn)遞依據(jù)分為回省報(bào)到證、工作報(bào)到證、回省調(diào)檔函、工作調(diào)檔函、考學(xué)調(diào)檔函、滬籍戶口簿、外地戶口簿等。登記信息經(jīng)系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)和人工審核通過(guò)后，進(jìn)入待轉(zhuǎn)遞狀態(tài)。登記狀態(tài)為“待審核”和“審核通過(guò)”的，則在學(xué)生離校系統(tǒng)顯示檔案館環(huán)節(jié)“已完成”。保留二年的檔案到期后，由系統(tǒng)自動(dòng)歸入“保留到期”一欄，然后由檔案館工作人員按照畢業(yè)生登記的信息寄回原籍。

（二）檔案館數(shù)據(jù)的特點(diǎn)分析

數(shù)據(jù)來(lái)自于檔案館自主獲取時(shí)，具有數(shù)據(jù)全面、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)處理方便、檔案館、學(xué)院、就業(yè)部門角色定位清晰的特點(diǎn)。

數(shù)據(jù)全面。由于采用了學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)，對(duì)接了學(xué)生離校系統(tǒng)，在輔導(dǎo)員的配合督促下，可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)登盡登，不漏一人。無(wú)論是上海戶籍還是外地戶籍，無(wú)論是打印報(bào)到證的還是開(kāi)具調(diào)檔函的，無(wú)論是現(xiàn)在轉(zhuǎn)遞的還是保留二年的，所有畢業(yè)生都需要登記。所有畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)都保存在系統(tǒng)中。這體現(xiàn)了檔案館自主獲取方式具有數(shù)據(jù)全面的特點(diǎn)。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。學(xué)生提交登記信息后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞系統(tǒng)會(huì)立刻進(jìn)行地址和畢業(yè)材料的自動(dòng)比對(duì)。各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的地址等信息是學(xué)生自己最近聯(lián)系的，屬于最新最準(zhǔn)。如學(xué)生填寫的檔案接收單位地址和戶籍地址或者工作單位地址不相匹配，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示學(xué)生修改錯(cuò)誤。如畢業(yè)材料尚未歸檔，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將這條登記信息標(biāo)紅。只有地址正確同時(shí)畢業(yè)材料已歸檔，系統(tǒng)才會(huì)自動(dòng)將這條登記信息標(biāo)綠。標(biāo)綠的登記信息即可被檔案館工作人員一目了然地審核通過(guò)。所以，檔案館這樣自主獲取的數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的特點(diǎn)。

數(shù)據(jù)處理方便。系統(tǒng)不僅有轉(zhuǎn)遞依據(jù)和地址的自動(dòng)比對(duì)功能，而且地址比較規(guī)范，不需要后期再去向?qū)W生確認(rèn)地址。系統(tǒng)有歸檔材料自動(dòng)比對(duì)功能。這都大大減少了檔案館工作人員費(fèi)盡心思去審核的狀況。調(diào)檔函和戶口簿實(shí)現(xiàn)了在線上傳，不用交來(lái)或寄來(lái)紙質(zhì)版。報(bào)到證藍(lán)聯(lián)的照片也可以上傳，方便工作人員審核時(shí)對(duì)照登記的信息?！皩?duì)于志愿者、退伍士兵、升學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)以及工作所在城市有特殊檔案政策等情況產(chǎn)生的遺留檔案”，系統(tǒng)通過(guò)設(shè)計(jì)“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”的功能加以解決。在檔案館審核之前，學(xué)生隨時(shí)可以登錄系統(tǒng)修改登記信息，修改的結(jié)果直接用于檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)審核。

檔案館、學(xué)院、就業(yè)部門角色定位清晰。畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)由檔案館自主獲取，使檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)獲取回歸了檔案本質(zhì)，體現(xiàn)了檔案轉(zhuǎn)遞工作“以我為主”的責(zé)任感。學(xué)院輔導(dǎo)員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞知識(shí)的掌握。檔案館應(yīng)該制定準(zhǔn)確、詳細(xì)的通知告知輔導(dǎo)員，召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)議加強(qiáng)對(duì)輔導(dǎo)員的指導(dǎo)和幫助。檔案館還應(yīng)該建立畢業(yè)歸檔微信群方便輔導(dǎo)員隨時(shí)咨詢求教。就業(yè)部門像以前一樣，繼續(xù)附帶完成檔案去向的登記工作，但就業(yè)部門的數(shù)據(jù)僅作為備用數(shù)據(jù)和參考數(shù)據(jù)。由于已經(jīng)不是獲取檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)的主要承擔(dān)者，就業(yè)部門的壓力感大為減少?？傊?，檔案館起到主要承擔(dān)者的作用，學(xué)院和就業(yè)部門起到輔助的作用，三者的角色定位更加清晰，檔案轉(zhuǎn)遞工作的開(kāi)展會(huì)更加順暢。

四、可能遇到的問(wèn)題

畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)來(lái)源于就業(yè)部門或?qū)W院是國(guó)內(nèi)很多高校的習(xí)慣性做法，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案館自主獲取，可能會(huì)碰到一些擔(dān)心和不理解。這些擔(dān)心和不理解都是有辦法解決的。

（一）學(xué)生應(yīng)擁有檔案去向知情權(quán)

可能會(huì)有意見(jiàn)認(rèn)為，發(fā)動(dòng)全部應(yīng)屆畢業(yè)生，讓學(xué)生自己去核實(shí)檔案接收信息并在線登記，會(huì)興師動(dòng)眾增添很多麻煩。其實(shí)相反，學(xué)生應(yīng)該擁有檔案去向知情權(quán)，應(yīng)對(duì)檔案去向有清楚的了解和知情。由于就業(yè)部門每年的就業(yè)去向登記依然持續(xù)，畢業(yè)生在確認(rèn)本人檔案接收單位時(shí)可參考就業(yè)信息網(wǎng)的數(shù)據(jù)。對(duì)于那些明確固定的檔案接收單位，比如上海各區(qū)的就業(yè)促進(jìn)中心，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)在學(xué)生登記時(shí)做到了自動(dòng)匹配，不需要學(xué)生另行查找這些單位的信息。同時(shí)，將畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)作為畢業(yè)季離校手續(xù)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，與其他部門的離校手續(xù)一起操作，不會(huì)增加畢業(yè)生的填報(bào)負(fù)擔(dān)。相反，對(duì)畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案去向的掌握可以從模糊變得清楚。

（二）申請(qǐng)延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）時(shí)應(yīng)秉持慎重誠(chéng)信原則

按照國(guó)家對(duì)畢業(yè)未就業(yè)學(xué)生檔案可以保留二年的政策，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)開(kāi)放“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”的申請(qǐng)通道。按照高校畢業(yè)生的實(shí)際狀況，系統(tǒng)允許畢業(yè)未就業(yè)的、參軍入伍的、支教支邊的、需要辦理上海戶籍落戶的、預(yù)備黨員需要在校轉(zhuǎn)正的同學(xué)可以選擇“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”。

或許有人會(huì)提出，會(huì)不會(huì)有很多不該申請(qǐng)“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”的學(xué)生也去申請(qǐng)，造成機(jī)制的漏洞。這一點(diǎn)可不用擔(dān)心，要相信當(dāng)代大學(xué)生的基本素質(zhì)和誠(chéng)信觀念。學(xué)校應(yīng)該明確說(shuō)明，學(xué)生在申請(qǐng)“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”時(shí)須保持慎重和誠(chéng)信原則。畢業(yè)已就業(yè)的同學(xué)不得申請(qǐng)，若申請(qǐng)“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”造成檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)出和以后利用檔案不便的，須自行承擔(dān)責(zé)任。

隨著學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)的發(fā)展壯大，將來(lái)可以考慮建立限制鉆空子的機(jī)制。比如凡是打印過(guò)報(bào)到證的，都不得申請(qǐng)“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”。如申請(qǐng)“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”，經(jīng)核對(duì)有報(bào)到證白聯(lián)歸檔記錄的，則此申請(qǐng)無(wú)效。檔案館的學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)里有報(bào)到證的歸檔記錄，必要時(shí)可以啟動(dòng)自動(dòng)比對(duì)甄別。

（三）取消報(bào)到證的問(wèn)題

2020年11月，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)全國(guó)深化“放管服”改革優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境電視電話會(huì)議重點(diǎn)任務(wù)分工方案的通知》提出，“推動(dòng)取消應(yīng)屆高校畢業(yè)生報(bào)到證?！边@反映了在國(guó)家層面上已經(jīng)明確，未來(lái)將取消報(bào)到證。2022年5月，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好高校畢業(yè)生等青年就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作的通知》指出要穩(wěn)妥有序推動(dòng)取消就業(yè)報(bào)到證，“從2023年起，不再發(fā)放《全國(guó)普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報(bào)到證》和《全國(guó)畢業(yè)研究生就業(yè)報(bào)到證》（以下統(tǒng)稱就業(yè)報(bào)到證），取消就業(yè)報(bào)到證補(bǔ)辦、改派手續(xù)，不再將就業(yè)報(bào)到證作為辦理高校畢業(yè)生招聘錄用、落戶、檔案接收轉(zhuǎn)遞等手續(xù)的必需材料?！眹?guó)家取消報(bào)到證目的在于簡(jiǎn)化畢業(yè)生報(bào)到手續(xù)，并不是取消畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞。對(duì)于上海大學(xué)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，取消報(bào)到證意味著轉(zhuǎn)遞依據(jù)選項(xiàng)需要調(diào)整，報(bào)到證的選項(xiàng)亦隨之要取消?；厥?bào)到證、工作報(bào)到證這二類轉(zhuǎn)遞依據(jù)可以取消，系統(tǒng)關(guān)掉轉(zhuǎn)遞依據(jù)下拉框中的“回省報(bào)到證”和“工作報(bào)到證”二個(gè)選項(xiàng)即可。

取消報(bào)到證后，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)以調(diào)檔函和戶口簿作為轉(zhuǎn)遞依據(jù)。學(xué)生檔案袋里不用再放入報(bào)到證白聯(lián)，大幅度減輕了學(xué)院輔導(dǎo)員和檔案館工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。屆時(shí)以回省調(diào)檔函、工作調(diào)檔函、考學(xué)調(diào)檔函、滬籍戶口簿、外地戶口簿作為五類轉(zhuǎn)遞依據(jù)，更好地體現(xiàn)了學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)的設(shè)計(jì)初衷，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)發(fā)揮的作用將更加強(qiáng)大。

五、結(jié)論

對(duì)比畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)的三種來(lái)源，可以看到數(shù)據(jù)來(lái)自于就業(yè)部門時(shí)，具有數(shù)據(jù)不夠全面、數(shù)據(jù)較準(zhǔn)、責(zé)任主體不清晰的特點(diǎn)。數(shù)據(jù)來(lái)自于學(xué)院時(shí)，具有數(shù)據(jù)全面、數(shù)據(jù)較準(zhǔn)、學(xué)院不便、檔案館省力的特點(diǎn)。數(shù)據(jù)來(lái)自于檔案館自主獲取時(shí)，具有數(shù)據(jù)全面、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)處理方便、檔案館、學(xué)院、就業(yè)部門角色定位清晰的特點(diǎn)。

檔案館自主獲取轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)時(shí)，要制定周到完善的應(yīng)屆生辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的通知，撰寫好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)的《登記須知》，使二者相得益彰，給學(xué)院輔導(dǎo)員和應(yīng)屆生告知清楚檔案轉(zhuǎn)遞登記的相關(guān)事項(xiàng)。要在輔導(dǎo)員的配合督促下，做到該登記的學(xué)生要全部登記。檔案館還要加入本校畢業(yè)生離校系統(tǒng)，以確保每個(gè)畢業(yè)生應(yīng)登盡登，不漏一人。有足夠的理由相信，推行檔案館自主獲取檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)，必定能夠在畢業(yè)季轉(zhuǎn)遞出去更多的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案，從而減少檔案滯留在校的現(xiàn)象。

檔案館自主獲取轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)時(shí)，要求畢業(yè)生在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)在線登記。該系統(tǒng)應(yīng)該具備地址和畢業(yè)材料的自動(dòng)比對(duì)功能，以及時(shí)提醒學(xué)生更正錯(cuò)誤的登記信息，同時(shí)可大大減少數(shù)據(jù)審核時(shí)的工作量。

有的高?？赡艹霈F(xiàn)數(shù)據(jù)來(lái)源不同組合、多樣并存的局面。比如打印報(bào)到證學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)來(lái)源于就業(yè)部門，調(diào)檔函數(shù)據(jù)來(lái)源于學(xué)院。又比如報(bào)到證數(shù)據(jù)來(lái)源于學(xué)院，調(diào)檔函數(shù)據(jù)來(lái)源于檔案館自主獲取。在一些地方，戶口簿也可以作為檔案轉(zhuǎn)遞的依據(jù)，這就更增加了數(shù)據(jù)來(lái)源的多樣性。期待在不遠(yuǎn)的將來(lái)，有條件的高校都可實(shí)現(xiàn)畢業(yè)季檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)由檔案館自主獲取。