智慧檔案館信息化安全管理工作探討

■董 敏

一、智慧檔案館是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的需要

通常意義上的智慧檔案館，是指檔案管理及運行環(huán)境的智能化，包括檔案保管環(huán)境的自動化控制、實體檔案的自動化傳輸、檔案查閱信息系統(tǒng)的自動登記審查等。

這里所謂的智慧檔案館，除了包含以上這些內(nèi)容外，還應(yīng)當(dāng)包括數(shù)據(jù)自動加工、自動生成、自動推送，它側(cè)重的是檔案內(nèi)容的智慧性攝取，并對檔案工作的各個環(huán)節(jié)進行智能化管理。其特點突出，具備智能化的數(shù)據(jù)加工和處理能力。

原國家檔案局局長楊冬權(quán)對智慧檔案館的描述是：“首先應(yīng)該把檔案或檔案數(shù)字化圖像的內(nèi)容全文輸入電腦，即把檔案全部‘?dāng)?shù)據(jù)化’，讓檔案內(nèi)容全部變成可被電腦全文檢索、任意組合、全部關(guān)聯(lián)、重新生成、主動推送的數(shù)據(jù)，使檔案里所包含的智慧，經(jīng)過電腦處理，成為人類智慧的一部分；其次，它也能對檔案實體、檔案裝具、檔案環(huán)境、檔案人流、檔案工作各環(huán)節(jié)等進行智能化、聯(lián)運化的管理”。“智慧檔案館（室）=檔案全文數(shù)據(jù)+數(shù)據(jù)挖掘與推送技術(shù)+數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)+數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)+數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)”，由此可見，智慧檔案館是采用大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術(shù)對檔案信息資源進行智能感知、獲取、傳輸、處理、服務(wù)的新型檔案館模式。

智慧檔案館是在大數(shù)據(jù)時代應(yīng)運而生的，是數(shù)字檔案館的升級。它可通過大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等多種新興技術(shù)，自動完成對電子檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計以及對查閱者的審查登記等多項檔案管理工作，實現(xiàn)了檔案信息資源共享的高效管理與利用，大大提高了檔案館的工作效率和檔案的綜合利用率。

二、智慧檔案館智能管理系統(tǒng)概述

（一）智慧檔案館智能管理系統(tǒng)的軟硬件配置及功能介紹

智慧檔案館是將檔案密集架智能化、檔案庫房環(huán)境智能化、檔案資料管理智能化融合在一起，組成全新的檔案庫房智能綜合管理系統(tǒng)。通過中控系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案庫房環(huán)境管理、檔案資料管理、檔案密集架智能管理的統(tǒng)一控制。

智慧檔案館智能綜合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)配置視頻監(jiān)控、紅外檢測、門禁管理設(shè)備，通過系統(tǒng)統(tǒng)一管理調(diào)度，可與其他設(shè)備聯(lián)動運行，實現(xiàn)24小時自動布防，保障庫房安全。當(dāng)監(jiān)測點出現(xiàn)異常情況，系統(tǒng)自動通知管理人員，系統(tǒng)界面同步顯示監(jiān)測異常點，同時啟動報警所在位置的視頻監(jiān)控器自動進行錄像并保存視頻圖像，便于以后查實。

檔案庫房智能管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)配置溫度、濕度、空氣質(zhì)量等傳感設(shè)備，實時采集庫房的環(huán)境數(shù)據(jù)并通過圖表的方式實時展示。系統(tǒng)配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設(shè)備，在溫度、濕度、空氣質(zhì)量等庫房環(huán)境指標(biāo)超出或低于設(shè)定的閾值時，系統(tǒng)設(shè)備將自動控制相關(guān)設(shè)備進行工作，保障庫房環(huán)境。

（二）智慧檔案館網(wǎng)絡(luò)利用平臺的設(shè)置及分網(wǎng)管控

智慧檔案館網(wǎng)絡(luò)利用平臺應(yīng)當(dāng)建立互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)三網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)，對不同的利用客戶進行授權(quán)管理?；ヂ?lián)網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)面向公眾開放資源，政務(wù)網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)面向機關(guān)單位受控開放資源，局域網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)面向館內(nèi)來訪人員受控開放資源。這樣可以利用不同權(quán)限的服務(wù)利用模式，對開放和非開放檔案進行分類管控。

智慧檔案館分網(wǎng)管控平臺可設(shè)為三類：互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺、政務(wù)網(wǎng)服務(wù)平臺和局域網(wǎng)服務(wù)平臺。以互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺為例，可設(shè)以下四個管控支平臺：

一是館室一體化平臺。館室一體化平臺用于統(tǒng)一檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)在線審批。具體包括在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在線查閱綜合檔案館館藏檔案和各部門檔案室室藏檔案，在線自動接收、自動審核，在線電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺移交進館。

二是電子檔案查閱注冊平臺。互聯(lián)網(wǎng)用戶想要查閱綜合檔案館的開放檔案，首先要進入平臺完成注冊，然后才可以通過綜合檔案館網(wǎng)站自主查閱。為防止惡意利用和身份不明的人查閱檔案，電子檔案查閱審查準(zhǔn)入系統(tǒng)需對客戶身份信息進行認定。網(wǎng)上平臺查閱，比到檔案館現(xiàn)場查閱更便利。

三是非開放電子檔案查閱審查平臺。對于非開放性檔案，不是所有的用戶都可以查閱。非開放電子檔案的查閱，應(yīng)當(dāng)先進入審查準(zhǔn)入系統(tǒng)注冊，系統(tǒng)對客戶注冊身份信息審查批準(zhǔn)后方可查閱。

四是電子檔案查閱信息云計算平臺。該系統(tǒng)電子檔案不僅可以實現(xiàn)網(wǎng)上查閱，而且要能夠自動對查閱利用信息進行分類整理匯總，并對查閱到的信息通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換直接利用。

三、目前智慧檔案館信息化安全管理工作的困境

（一）檔案系統(tǒng)信息安全技術(shù)人才缺乏

智慧檔案館的運營，離不開高素質(zhì)的信息技術(shù)專業(yè)人才，尤其是既精通信息技術(shù)又熟悉檔案工作的人才。

從檔案系統(tǒng)目前的狀況來看，這方面的人才大都比較缺乏。而智慧檔案館安全運營又面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，一方面，智慧檔案館的建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的需要，是大勢所趨。另一方面，智慧檔案館在運營過程中存在病毒、黑客入侵的風(fēng)險，容易導(dǎo)致涉密檔案信息泄漏、丟失檔案數(shù)據(jù)，給檔案事業(yè)的發(fā)展造成損失，應(yīng)對挑戰(zhàn)的最優(yōu)選項就是培養(yǎng)高素質(zhì)的信息安全技術(shù)人才。

（二）檔案工作人員信息安全意識不強

智慧檔案館面臨信息安全的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)傳輸、檔案數(shù)據(jù)存儲等，均有潛在的風(fēng)險，信息技術(shù)帶有無可避免的安全隱患。大數(shù)據(jù)時代的信息安全問題，是擺在各級各部門面前的一項十分嚴(yán)峻的問題，尤其是檔案部門，更應(yīng)當(dāng)抓好信息安全問題。

近幾年來，檔案泄密事件時有發(fā)生，已經(jīng)給檔案部門的安全管理敲響了警鐘。然而，有的檔案部門和從事檔案工作的同志，并沒有引起足夠的重視。有的認為，大數(shù)據(jù)時代是開放共享的時代，而且檔案都是過去的數(shù)據(jù)，沒有秘密可言。因而在日常檔案管理過程中，有的缺少系統(tǒng)賬號密碼保護意識，在檔案資料訪問控制和傳輸過程中過于隨意，有的疏忽備份，由于操作不當(dāng)丟失數(shù)據(jù)。

（三）信息安全技術(shù)設(shè)備難以應(yīng)對不斷惡化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

在大數(shù)據(jù)時代，信息價值的日益凸顯是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不斷惡化的客觀基礎(chǔ)。智慧檔案館作為應(yīng)用數(shù)據(jù)信息流的“蓄水池”，勢必會引起一些逐利之徒的覬覦，成為病毒入侵、黑客攻擊等各種各樣信息安全威脅的對象，檔案的信息安全管理工作面臨著巨大的壓力和挑戰(zhàn)，而目前檔案系統(tǒng)的信息技術(shù)軟硬件設(shè)備應(yīng)用，沒有站在信息技術(shù)的前沿，防范技術(shù)很難保證不出現(xiàn)漏洞和SQL注入風(fēng)險，并且管理設(shè)備維修、信息系統(tǒng)維護等大多需要外請專業(yè)人員解決，難以及時應(yīng)對日益惡化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

四、提升智慧檔案館信息化安全管理工作的路徑

智慧檔案館使得浩瀚如海的檔案信息得到更好、更快、更便捷的整合、管理與利用，但由于智慧檔案館的信息處理需要在信息化平臺以及網(wǎng)絡(luò)上展開，因此信息化安全管理工作就顯得尤其重要，稍有不慎很可能會出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等各種風(fēng)險，給檔案工作帶來不可挽回的損失。

（一）進一步強化檔案系統(tǒng)高素質(zhì)信息化安全技術(shù)人才的培養(yǎng)

高素質(zhì)的檔案信息化安全技術(shù)人才，是保護檔案數(shù)據(jù)安全，保證智慧檔案館健康運行的關(guān)鍵。

檔案系統(tǒng)必須要有一大批高端信息化安全技術(shù)人才，這是保證智慧檔案館健康運營的基礎(chǔ)。人才來源有兩個方向：一是通過政府人才部門從高校選拔信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，充實檔案系統(tǒng)，并加強其檔案業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)。二是省級以上檔案部門有針對性地為地方檔案部門培訓(xùn)一批既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)的專業(yè)化人才。

（二）進一步強化信息安全意識，最大限度減少泄密和數(shù)據(jù)丟失事件的發(fā)生

客觀上，由于智慧檔案館檔案存儲介質(zhì)較多，電子載體更新?lián)Q代速度快，加大了智慧檔案館的管理難度，通過及時更新存儲介質(zhì)，能夠減少泄密事件發(fā)生的概率。但受硬件故障、自然災(zāi)害等突發(fā)性事件的影響而產(chǎn)生安全隱患，有時難以預(yù)測和防范，通過及時的維修和異地備份，可減少損失。

主觀上，強化信息安全保護意識，是進一步減少泄密和數(shù)據(jù)丟失事件發(fā)生的前提。一是要增強系統(tǒng)賬號保護意識，及時更新賬號密碼，實施加密、訪問權(quán)限控制?？稍O(shè)置用戶名識別驗證、用戶口令識別與驗證以及用戶賬號缺省限制檢查等多道檢查關(guān)卡，一旦用戶在登錄時未能正確完成用戶名、賬號、口令的識別驗證，即可禁止其進入信息服務(wù)區(qū)域，以免非法用戶訪問系統(tǒng)。二是要增強備份意識，及時備份新增內(nèi)容。智慧檔案館雖然很難通過信息安全風(fēng)險評估、預(yù)測來進行針對性的預(yù)防，但卻可以對檔案信息數(shù)據(jù)進行備份。通過及時備份，能夠從根本上杜絕由于疏忽備份和操作失誤而丟失數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

（三）進一步提升信息安全技術(shù)設(shè)備的技術(shù)含量，建立智能化信息安全監(jiān)控體系和評估體系

在不斷惡化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，智慧檔案館的信息安全隱患雖然難以從根本上徹底消除，但提高信息安全技術(shù)設(shè)備的技術(shù)含量，建立智能化的信息安全監(jiān)控體系，對智慧檔案館的運營情況進行實時監(jiān)控，能夠準(zhǔn)確預(yù)知各方面的信息安全隱患，并及時采取相應(yīng)的預(yù)防處理措施。

要建立信息安全評估體系，完善安全機制。對管理安全風(fēng)險、數(shù)據(jù)服務(wù)安全風(fēng)險、基礎(chǔ)設(shè)施風(fēng)險、公眾素養(yǎng)安全風(fēng)險等進行評估。

在檔案信息存儲方面，檔案館需要根據(jù)檔案內(nèi)容重要性對存儲的各類檔案資料進行評估，并為其中重要級別較高的檔案設(shè)立互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)簽，建立專門的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，以實現(xiàn)對重點檔案的網(wǎng)絡(luò)追蹤監(jiān)控，這樣一旦重點檔案在網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)非常規(guī)走向（非正規(guī)渠道檢索、調(diào)?。?，物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)就可以立即發(fā)現(xiàn)并發(fā)出警報，以免重點檔案資料被不法分子竊取。

要及時更新軟件設(shè)備，盡量做到與時代同步，能夠有效識別并清除新病毒，抵御更多的、更狡猾的黑客攻擊。