談基于辦公自動化(OA)系統(tǒng)的高校教育管理流程再造

趙玉欣 龐夢然 龐國偉

山東中醫(yī)藥大學 山東濟南 250355

一、概述

辦公自動化(OA)系統(tǒng)是推動高校教育管理流程再造的一個重要的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式，努力推進教育信息一體化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)，推動數(shù)據(jù)信息化共享，整合學校信息碎片和信息孤島，建設(shè)支持學校教學科研、教育管理、學生工作、生活服務(wù)等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)任務(wù)，對實現(xiàn)高校辦公自動化、推動高校教育信息一體化建設(shè)起著重要作用。

二、辦公自動化(OA)系統(tǒng)概述

(一)辦公自動化(OA)系統(tǒng)的功能需求

近年來，隨著我國對辦學體制和教育管理的不斷重視，對高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計要求也越來越高。因此，基于辦公自動化系統(tǒng)的高校教育管理的設(shè)計與研究成為社會關(guān)注的焦點。

結(jié)合高校電子政務(wù)現(xiàn)代化管理實踐的迫切需求，努力創(chuàng)造條件將全校辦公信息自動化處理系統(tǒng)功能涵蓋現(xiàn)代學校教育行政部門管理部門日常政務(wù)辦公信息事務(wù)系統(tǒng)的其他各個管理方面，建立起來一個真正高品質(zhì)、高效率、智能化管理的電子政務(wù)辦公應(yīng)用系統(tǒng)，為行政領(lǐng)導決策科學化和跨部門協(xié)調(diào)辦公信息化，提供另一個高效方便和快捷靈活的溝通渠道，節(jié)約辦學經(jīng)費，變更了傳統(tǒng)落后的現(xiàn)代化高校傳統(tǒng)教育辦公管理傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)教育無紙化辦公操作便捷、決策協(xié)調(diào)高效科學化，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)線上聯(lián)合辦公，應(yīng)考慮從辦公自動化系統(tǒng)功能模塊、辦公自動化系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計、辦公自動化系統(tǒng)接口設(shè)計三個方面入手，并全面設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)的需求和功能模塊。

(二)辦公自動化(OA)系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計

為了提高辦公自動化系統(tǒng)功能模塊的質(zhì)量，一般將高校辦公自動化系統(tǒng)的功能模塊分為三個部分：學生功能模塊、部門領(lǐng)導功能模塊和教育管理功能模塊。

學生功能模塊是辦公自動化系統(tǒng)功能模塊中的第一個功能模塊。學生功能模塊分為學生對學校整體管理的整體了解，方便學生進行出校返校的行程報備，為學校檢查學生考勤提供良好的應(yīng)用平臺。部門領(lǐng)導功能模塊是辦公輔助自動化應(yīng)用系統(tǒng)模塊中的第二個功能模塊，學生功能模塊之間的職能劃分都是為了可以讓一個部門領(lǐng)導能對本部門履行的部門職責功能有大致上的了解，領(lǐng)導同樣也可以熟練地使用辦公輔助自動化應(yīng)用系統(tǒng)軟件進行辦公。管理員功能模塊是辦公自動化系統(tǒng)中的第三個功能模塊，管理員功能模塊包括行政功能模塊。管理員可以使用辦公自動化系統(tǒng)來管理部門，同時，管理員可以使用辦公自動化系統(tǒng)來方便管理員管理每個角色。

(三)辦公自動化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計

眾所周知，不同角色對應(yīng)的操作權(quán)限在現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)中大不相同，通過觀察辦公自動化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計可以看出。當有不同權(quán)限的電腦用戶輸入正確無誤地登錄密碼時，辦公自動化系統(tǒng)將為權(quán)限不同的用戶分配不同類別的電腦功能菜單，以便不同的角色可以擁有不同的操作權(quán)限。

(四)辦公自動化系統(tǒng)接口設(shè)計

正常情況下，在辦公自動化系統(tǒng)需求和功能模塊設(shè)計過程中，辦公自動化系統(tǒng)接口應(yīng)科學合理地設(shè)計，因為只有辦公自動化系統(tǒng)接口設(shè)計工作才能完成，才可以對辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)人員的高效開發(fā)產(chǎn)生積極影響。開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，有必要參考辦公自動化系統(tǒng)接口設(shè)計圖紙進行開發(fā)，《辦公自動化系統(tǒng)接口設(shè)計圖》是一個發(fā)展性規(guī)范和標準。因此，如果開發(fā)者想要開發(fā)一個穩(wěn)定可靠的辦公自動化系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)接口設(shè)計圖必須是有效的。同時，還應(yīng)該留有預留接口，為高校發(fā)展新的辦公功能留有接口。

三、流程再造概述

目前，許多國內(nèi)重點高校教師日常辦公信息化管理與自動化的應(yīng)用及系統(tǒng)項目雖然大多已開始進行正式開發(fā)安裝或上線，但其與校園現(xiàn)實辦公教育環(huán)境和教育管理教學實踐場景的開發(fā)應(yīng)用實際切合度等仍然有較大差距。如何更好地規(guī)劃建設(shè)全校統(tǒng)一的一體化認證及辦公服務(wù)平臺，來達到“提高全校認證系統(tǒng)安全、提高教育管理信息化水平”的管理目標，進而提升學校治理能力和治理系統(tǒng)，仍需進一步地探究。因此學校教育管理服務(wù)的核心業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺——辦公自動化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)再造(Business process reengineering，BPR)便顯得尤為重要。

(一)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造理論誕生于20世紀90年代，旨在達到降低成本、提高質(zhì)量、加強服務(wù)、提高工作效率的目的。重新研究并徹底改變了企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程。達文波特在新工業(yè)工程中提出了業(yè)務(wù)流程再設(shè)計的概念：信息技術(shù)和業(yè)務(wù)流程再設(shè)計。他認為BPR是對組織內(nèi)部和組織之間的工作流程和程序的分析和設(shè)計。Alter認為BPR是一種方法論過程，它利用信息技術(shù)從根本上改變企業(yè)流程，以實現(xiàn)企業(yè)的主要目標。V enkatraman認為，BPR是一種以信息技術(shù)的使用為中心的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)流程再造的核心思想如下：

首先，面向業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程重新再造打破了以前傳統(tǒng)上的企業(yè)按行政職能分工、按流程分工的模式。其次，以解決客戶需求最大化為戰(zhàn)略出發(fā)點。要敢于從新客戶管理的角度上重新研究設(shè)計開發(fā)新產(chǎn)品流程體系，大膽修改優(yōu)化原有管理流程，建立完善面向大客戶企業(yè)和細分市場組織的完整業(yè)務(wù)流程體系結(jié)構(gòu)和更加靈活的業(yè)務(wù)流程組織結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)公司從企業(yè)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)職能流程管理逐漸向精細化、流程化管理服務(wù)的有效轉(zhuǎn)變。最后，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺為其有效工具。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造技術(shù)依靠各種先進應(yīng)用的數(shù)字信息技術(shù)，突破了傳統(tǒng)時間上和組織空間方面的空間限制，促進和改善了傳統(tǒng)組織中內(nèi)部的信息流數(shù)據(jù)的及時快速有效傳遞，從而極大優(yōu)化了公司業(yè)務(wù)流程重組再造管理的運作速度效果和運營效率。

(二)高校教育管理流程再造

隨著BPR理論的不斷發(fā)展和完善，相關(guān)學者將其引入高等教育領(lǐng)域。Penrod和dolence認為，隨著高等教育成本的上升和信息技術(shù)的發(fā)展，高等教育需要進行“流程再造”以適應(yīng)這種變化。在這個過程中，我們需要建立一個學習型組織，通過領(lǐng)導來推動變革，引入一種強調(diào)責任、響應(yīng)和服務(wù)的新的組織文化，注重改進工作流程，使用全面質(zhì)量管理(TQM)，建立扁平靈活的組織結(jié)構(gòu)。

高校現(xiàn)代教學常規(guī)管理主要就是指按照特定人才培養(yǎng)總目標、一定程序的各項管理教學原則、程序步驟和技術(shù)方法，組織利用教學實踐過程環(huán)節(jié)中形成的各項人力、物力、信息技術(shù)等現(xiàn)代教學要素資源，建立科學正常、相對完整穩(wěn)定合理的現(xiàn)代化教學活動秩序，使各種教學實施過程實現(xiàn)協(xié)調(diào)、高效、優(yōu)化，確保本科教學人才培養(yǎng)任務(wù)有序合理完成，培養(yǎng)造就全面均衡發(fā)展的高水平人才。

四、中國高校教育管理中存在的問題

(一)管理理念落后，教師和學生的需求沒有得到重視

在社會主義經(jīng)濟模式和現(xiàn)代宏觀教學管理組織體制模式下，我國目前高校課程教學組織管理與職能配置定位大多堅持以“控制”原則為基本中心，從主管理者延伸到主被教學管理者，從上到下均實行單向和被動管理。這種管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)教育大眾化和人才雙向流動的時代。高等教育是一種服務(wù)，其服務(wù)對象是學生和教師，高校只有提供優(yōu)質(zhì)的教學資源和服務(wù)，提高教學質(zhì)量，才能吸引優(yōu)秀學生；只有提供優(yōu)質(zhì)的教學平臺和資源，簡化教學管理流程，提高管理效率，才能吸收和維護優(yōu)質(zhì)的教師資源。高校各項工作流程應(yīng)樹立以人為本的理念，以教師和學生的需求為中心，更好地設(shè)計和優(yōu)化流程。

(二)管理層流程運行不順暢

我國的高校目前的課程教學行政管理結(jié)構(gòu)模式中大多仍采用行政職能化管理組織模式，將行政教學及管理工作的工作任務(wù)主體和主要職能縱向自上而下分解細化為若干學校系統(tǒng)和各個學院，橫向依次分解細化為各種不同性質(zhì)的政府職能部門，自上而下分解形成的金字塔型或多層次管理組織結(jié)構(gòu)。整個結(jié)構(gòu)的正常運行過程是作為一個命令的傳遞過程和一個執(zhí)行的系統(tǒng)，類似于政府的行政控制系統(tǒng)。過程管理中出現(xiàn)的空白區(qū)域可能會導致一個過程斷點，并且過程管理中存在的重疊空白區(qū)域還可能會導致一個重復管理，從而導致管理混亂。

同時，由于連續(xù)的業(yè)務(wù)流程被劃分為各種簡單、專門的任務(wù)，導致工作環(huán)節(jié)增多，需要多部門協(xié)作。由于流程組織結(jié)構(gòu)較多，任務(wù)溝通多層次，部門之間缺乏有效的信息交流和溝通，任務(wù)執(zhí)行滯后。

(三)管理信息零碎，信息資源無法共享

由于各校職能以及管理職責的具體分工，教學行政管理領(lǐng)域的相關(guān)各種教學信息資料大多散存于我國各主要高校職能部門，形成了一個個的“信息孤島”系統(tǒng)，沒有能建立比較先進高效的公共信息平臺網(wǎng)絡(luò)來逐步實現(xiàn)對教學系統(tǒng)信息資源有效的共享。每單項目的教學目標任務(wù)分解下達任務(wù)后，教學組織管理信息部門將需要同時投入過多的信息時間成本和工作精力用于重新組織收集數(shù)據(jù)和整理匯總各類信息，導致工作效率不高。高校只有積極運用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、ERP平臺等企業(yè)管理現(xiàn)代化軟件，整合學習型組織運行中形成的內(nèi)部各種作業(yè)流程，建立一套面向企業(yè)流程優(yōu)化的內(nèi)部運行管控模式，才能有利于更好地高效實現(xiàn)跨行業(yè)部門、跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部信息高效共享整合與處理。

五、我國高校教育管理流程再造的關(guān)鍵因素

我國高校教育管理流程再造應(yīng)以業(yè)務(wù)流程再造理論為基礎(chǔ)，結(jié)合高校自身特點、實際情況和人才培養(yǎng)目標，有針對性地進行流程再造。在實施過程中，需要注意以下幾點：

(一)確定再造目標

大學教學質(zhì)量管理是流程的再造工作的第一步，要求領(lǐng)導應(yīng)從宏觀戰(zhàn)略高度考慮和圍繞大學本身的目標定位、愿景、使命任務(wù)和教學流程優(yōu)化出發(fā)而制定業(yè)務(wù)流程再造具體目標，這無疑是學校流程管理再造目標的首要出發(fā)點之一和其最終實現(xiàn)目標。在系統(tǒng)明確業(yè)務(wù)流程再造目標內(nèi)涵和企業(yè)戰(zhàn)略流程定位目標后，高校管理系統(tǒng)需要系統(tǒng)地將其內(nèi)涵分解細化為各系別的具體核心流程目標內(nèi)涵，圍繞于該系統(tǒng)目標內(nèi)涵的各類具體核心工作流程目標，以便系統(tǒng)教學運營管理服務(wù)部門全面了解高校現(xiàn)有管理流程目標是否足以真正為支持高校戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型服務(wù)，通過細化實施高校本部門流程的相關(guān)各項操作流程要求和目標，確保學校整體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

(二)關(guān)注頂層設(shè)計

我國高校教學管理流程的再造離不開教育部頂層統(tǒng)籌設(shè)計體系和高校領(lǐng)導機構(gòu)的關(guān)注重視。只有高校領(lǐng)導真正充分深刻認識到我國當前大多數(shù)高校重視教育而教學流程管理還不能有效滿足于時代社會發(fā)展需求的緊迫需要，認識到推進教學過程管理與流程系統(tǒng)優(yōu)化改革和業(yè)務(wù)流程再造創(chuàng)新的現(xiàn)實重要性，精心謀劃設(shè)計制定和研究論證改革學校自身的教學使命、愿景理念和專業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量目標，確立了教學和管理中流程的再造新的核心目標，并及時有效組織推進并為這項改革舉措提供了相應(yīng)有力的技術(shù)制度措施和物質(zhì)資源環(huán)境保障，消除一切阻礙學校流程管理再造推進的潛在負面因素，調(diào)動學校師生的智慧力量與團結(jié)和協(xié)作，最終能推動流程的再造而發(fā)揮積極作用。

(三)加強管理團隊建設(shè)

教學管理者應(yīng)是實施高校的教育管理制度流程整體再造活動的具體參與者單位和積極執(zhí)行者。高校內(nèi)部教育的管理制度流程整體性再造實踐，離不開廣大教學組織管理者自身對實現(xiàn)各種重要教學管理工作任務(wù)形成的實踐經(jīng)驗借鑒和相關(guān)改革對策建議。因此，高校應(yīng)始終充分關(guān)注重視加強教學信息化管理人才隊伍自身建設(shè)，定期組織教學流程管理再造相關(guān)課程，對各類教學組織管理崗人員系統(tǒng)地進行管理知識結(jié)構(gòu)、工作業(yè)務(wù)能力素質(zhì)和工作業(yè)務(wù)素質(zhì)全面的提升培訓，促進組織學生能夠深入全面理解各種教學管理流程優(yōu)化再造新的基本概念技術(shù)和應(yīng)用方法，熟悉信息化流程建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺開發(fā)的有關(guān)工作，增強學習組織系統(tǒng)學習效率和管理創(chuàng)新學習能力，為開展BPR培訓提供一個更高效地學習人力資源保障。

(四)建立監(jiān)督反饋機制

首先，各校要通過教師、學生代表和有關(guān)教學及行政管理部門代表之間共同建立互動監(jiān)督管理反饋機制，變“管理”為“服務(wù)”制度，充分創(chuàng)造條件調(diào)動好學校師生監(jiān)督的內(nèi)在積極性和主動參與性，為所有師生群眾提供學生更多充分的民主決策權(quán)、建議權(quán)和管理監(jiān)督權(quán)。

其次，在高校教學行政管理工作過程改進中，要格外重視高校教學管理者個人的教學績效工作考核評定和績效反饋。激發(fā)一線教學和管理一線相關(guān)部門責任人工作思路的探索不斷實踐創(chuàng)新，促進績效提升。

(五)提高信息化水平

網(wǎng)絡(luò)信息平臺是中國高校進行教育和管理信息流程整合再造創(chuàng)新的重要信息化工具體系和系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)支撐。高校應(yīng)繼續(xù)創(chuàng)新利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源的信息化教學服務(wù)管理新流程，圍繞流程數(shù)字化再造流程的其他各個主要環(huán)節(jié)來重新開發(fā)設(shè)計校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺，以創(chuàng)新服務(wù)功能為服務(wù)導向，以流程精簡高效為管理原則，利用國內(nèi)外先進技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，利用先進手段的教育網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，促進國內(nèi)高校實現(xiàn)教學資源信息交流和數(shù)據(jù)資源交換共享，實現(xiàn)師生無紙化電子辦公，促進整個高校的教學及管理新流程進一步地規(guī)范化，使信息化應(yīng)用水平更精準高效。