發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的信息化建設實踐

楊彥偉 孫喆 魏熙/中航證券有限公司

當前數(shù)字經(jīng)濟已成為中國經(jīng)濟發(fā)展的新動能，電子商務、在線支付等新興商業(yè)模式蓬勃發(fā)展，紙質(zhì)發(fā)票日漸暴露出低效率、高成本等弊端，推動傳統(tǒng)領(lǐng)域進行數(shù)字變革的呼聲日漸高漲，電子發(fā)票應運而生。

電子發(fā)票是指全數(shù)字化發(fā)票，以電子記錄的方式進行流轉(zhuǎn)，可以通過提取電子發(fā)票號碼和稅控密碼證實真?zhèn)?。電子發(fā)票是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有無紙化、低耗能、易保存、易查詢等優(yōu)點［1］。作為中國稅務信息化的重要載體以及幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效工具，近年來，電子發(fā)票種類不斷豐富，開具數(shù)量持續(xù)增長。

2022年3月，國家稅務總局廣東省稅務局發(fā)布《關(guān)于進一步開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點工作》的公告，自4 月1 日起，全面推廣純數(shù)字化發(fā)票在廣東省內(nèi)的試點應用。此舉標志著我國發(fā)票數(shù)字化進程步入一個劃時代的新階段，同時對發(fā)票的管理也勢必將提出更高的要求。

一、發(fā)票管理的應用痛點分析

電子發(fā)票的保存形式、流轉(zhuǎn)方式雖有諸多優(yōu)點，但實際應用中也存在查重、驗真、歸檔困難等管理難題。在不同階段，通過打印人工核對或錄入電子表格留存比對，或開發(fā)專用系統(tǒng)歸集查對，不同程度上解決了一些應用問題，但仍然給經(jīng)濟業(yè)務流轉(zhuǎn)和財務核算管理帶來了諸多新的問題。

（一）全流程電子化管理的斷點與割裂

全流程電子化管理發(fā)票是歸集、報銷、入賬、歸檔的全電子化流程管理，而實際應用中，存在手工錄入發(fā)票信息、手工流轉(zhuǎn)報銷、手工制證記賬、打印紙質(zhì)歸檔的情況，致使電子化管理存在斷點，不能實現(xiàn)信息電子化流轉(zhuǎn)的全面串聯(lián)。

（二）發(fā)票信息的無效沉淀

手工錄入發(fā)票關(guān)鍵信息或?qū)㈦娮影l(fā)票按附件上傳，無法有效提取票面上的各類信息，致使數(shù)據(jù)大量、無效沉淀，造成信息孤島，不利于企業(yè)的信息化串聯(lián)和經(jīng)營管理。

（三）發(fā)票管理效率存在瓶頸

驗真操作不便。需要手工輸入發(fā)票號和發(fā)票代碼或打印后掃描識別，存在漏輸、錯輸、識別錯誤等情況；無法實時驗真。未與國家稅務局發(fā)票驗真服務平臺互連，只能人工登錄服務平臺，手工輸入發(fā)票信息驗真；篩選查找發(fā)票困難。不能根據(jù)發(fā)票相關(guān)信息，如發(fā)票號碼、發(fā)票日期等進行精確篩選；報銷流轉(zhuǎn)不便。報銷時要求報銷人打印電子發(fā)票，連同其他相關(guān)紙質(zhì)附件一并提交，報銷人不能實時辦理報銷。

（四）打印歸檔費時費力

沿用傳統(tǒng)會計檔案管理模式，電子發(fā)票需由報銷人或安排專人逐張打印，附于對應憑證后裝訂、歸檔，耗費大量時間、精力、紙張與人工，沒有達到電子發(fā)票節(jié)約環(huán)保、降低經(jīng)營成本的初衷且調(diào)閱、查詢不便。

二、發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的目標定位及架構(gòu)設計

針對發(fā)票管理中存在的痛點，為滿足公司經(jīng)營管理需求，迫切需要建立一套從取得發(fā)票始，以歸檔發(fā)票終，中間串聯(lián)查驗、報賬、審批、付款、核算的會計檔案管理系統(tǒng)。

（一）目標定位

按照國家關(guān)于會計信息化、電子會計憑證管理的相關(guān)規(guī)范和要求，建立以報銷管控、財務核算、會計檔案管理系統(tǒng)為依托，以保證數(shù)據(jù)真實、完整、可用、安全為前提，以提高電子發(fā)票管理的效率和質(zhì)量為目的，達成從預算管理、報銷管控、業(yè)務數(shù)據(jù)交互，到財務記賬、生成報表、檔案管理的完整閉環(huán)流程，并逐步擴展實現(xiàn)會計資料的全面電子化歸檔和管理。

1.保障合規(guī)合法

滿足國家法規(guī)對會計檔案的管理要求，包括會計檔案僅以電子形式歸檔、存儲、移交、銷毀等場景的合規(guī)合法。

2.實現(xiàn)系統(tǒng)一體化

打通報銷、核算、檔案管理，實現(xiàn)原始電子會計檔案直接歸檔，提升工作效率，保障會計數(shù)據(jù)的真實性、準確性、可用性、完整性。

3.提高會計檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量

通過加密傳輸、數(shù)字水印、電子簽章、下載控制、日志管理等技術(shù)手段，保障會計檔案數(shù)據(jù)無篡改、安全、原始、準確。

4.節(jié)約經(jīng)濟成本

電子會計檔案僅以電子形式歸檔保存，可節(jié)約大量紙質(zhì)憑據(jù)打印、整理、歸檔的保存成本、人工成本，減少企業(yè)管理成本以及社會資源消耗，形成綠色低碳的企業(yè)環(huán)境。

（二）架構(gòu)設計

按照系統(tǒng)建設目標定位，基于發(fā)票從取得、識別、查驗，到報賬、審核、制證、付款，最后歸檔、查閱的流轉(zhuǎn)模式，架構(gòu)設計包括采、制、存、查四個環(huán)節(jié)。通過系統(tǒng)集成，將發(fā)票池管理、報銷過程管控、銀企直聯(lián)支付、憑證制證推送、檔案匯集查詢等功能有機串聯(lián)，形成上下游各環(huán)節(jié)的有序聯(lián)動和單證的電子化流轉(zhuǎn)。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）等相關(guān)規(guī)定，設計發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)架構(gòu)

此架構(gòu)采用模塊化設計理念，分為報銷管控、財務核算、檔案管理三個模塊，對應依托于三個系統(tǒng)，根據(jù)本單位信息化系統(tǒng)實現(xiàn)情況，可直接上線整套會計檔案管理系統(tǒng)，也可在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上即插即用缺少的模塊和功能，分模塊上線匹配系統(tǒng)。

1.系統(tǒng)范圍

目前國內(nèi)市場既有獨立報銷管控系統(tǒng)，也有與財務核算系統(tǒng)融合的報銷管控模塊，而會計檔案管理系統(tǒng)基于安全考量，一般為獨立系統(tǒng)。各系統(tǒng)的功能通過系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通和業(yè)務串聯(lián)，達成電子發(fā)票及財務檔案的全流程電子化管理。發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)所需系統(tǒng)及功能范圍見表1。

表1 發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)所需系統(tǒng)及功能范圍

2.系統(tǒng)部署

基于上述架構(gòu)設計和涉及系統(tǒng)，報銷管控、財務核算、會計檔案管理系統(tǒng)需部署獨立服務器并通過數(shù)據(jù)接口開發(fā)，實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞及與業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，最終實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)和票據(jù)、附件等文件在會計檔案管理系統(tǒng)的層級匯總。

3.實際應用情況

我單位在實際應用中，采取的方案為延用原有的財務核算系統(tǒng)、升級報銷管控系統(tǒng)、開發(fā)上線會計檔案管理系統(tǒng)、補足缺少的功能和模塊，通過系統(tǒng)集成，形成完整的會計檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)上線前后對比情況見表2。

表2 系統(tǒng)上線前后對比情況

三、發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的實施方案

《財政部 國家檔案局 關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6 號）中，對電子票據(jù)的報銷、入賬、歸檔提出了明確要求，結(jié)合通知中要求內(nèi)容和我單位發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的架構(gòu)設計，梳理我單位實際應用中的業(yè)務處理流程和步驟如圖2所示。

圖2 實際業(yè)務處理流程

（一）歸集

財會〔2020〕6 號文件要求：“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力；接收的電子會計憑證經(jīng)查驗合法、真實；使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)”［2］。

基于上述要求，發(fā)票歸集環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為報銷管控系統(tǒng)，實施情況如下：

1.紙票、電票解析

取得增值稅、貨運、通行費、通用機打發(fā)票，以及火車票、機票行程單等紙質(zhì)、電子票據(jù)后，報銷人可第一時間在電腦端或手機端登錄報銷管控系統(tǒng)，進行便捷、實時掃描操作。

系統(tǒng)集成OCR識別技術(shù)，報銷人影像上傳發(fā)票時系統(tǒng)可自動提取票面信息，如發(fā)票類型、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購方信息、銷方信息、數(shù)量、單價、金額、稅額等，并可同時識別多張不同類型的發(fā)票，也能夠直接導入、識別版式電子發(fā)票（電子發(fā)票版式文件遵循國家稅務總局管理要求，格式支持PDF、OFD等）。

2.發(fā)票校驗

基于識別出的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼，與發(fā)票池中的發(fā)票進行查重比對，若有重復上傳則系統(tǒng)報錯，不允許報銷；基于識別出的購方信息，與系統(tǒng)中按營業(yè)執(zhí)照信息設定的公司名稱、納稅人識別號進行校驗，若有不一致情況則系統(tǒng)報錯，不允許報銷。

3.發(fā)票驗真

將識別提取出的發(fā)票關(guān)鍵字段，進行實時線上驗真，并將驗真結(jié)果回傳報銷管控系統(tǒng)，若驗真不通過則系統(tǒng)報錯，不允許報銷。系統(tǒng)可根據(jù)發(fā)票類型、發(fā)票金額等要素，設定驗真范圍，同時對已驗真通過的發(fā)票，可避免二次重復驗真。

4.發(fā)票池

識別后校驗成功的發(fā)票，上傳儲存于發(fā)票池，發(fā)票池中可查看發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、錄入方式、驗真狀態(tài)、報賬進度等信息，并可多維度對發(fā)票信息進行查詢。

（二）報銷

財會〔2020〕6 號文件要求：“電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn)”［2］。

基于上述要求，智能報賬環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為報銷管控系統(tǒng)，實施情況如下：

1.填寫報銷單

報銷人可根據(jù)業(yè)務類型、有無簽訂合同，分類填寫對應報銷單，并從發(fā)票池中選擇一張或數(shù)張發(fā)票上傳到報銷單中，系統(tǒng)將發(fā)票掃描及識別時提取出的票面信息自動填寫到報銷單的對應字段中，如發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、貨物名稱、金額、稅額、姓名、時間、地點信息等，余下報銷信息由報銷人手工填寫齊全。除發(fā)票外，報銷人亦需將相關(guān)附件的電子影像文件一并上傳提交。

2.智能檢查和預警

填制或提交單據(jù)時，系統(tǒng)會自動與內(nèi)置的報銷管控規(guī)則智能比對，進行合規(guī)性檢查。如預算額度、報銷標準、跨/超期報銷、異地發(fā)票、發(fā)票號碼連號、貨物名稱敏感字控制等，若有超政策事項發(fā)生則系統(tǒng)預警，視規(guī)則設置，不允許報銷或強制填寫說明上浮審批報銷。

3.自動匹配審批流

滿足系統(tǒng)規(guī)則條件的報銷單提交后，系統(tǒng)根據(jù)報銷人所在部門和職務、報銷金額、超政策事項等情況，依據(jù)公司規(guī)章，通過系統(tǒng)預先定義的智能審核規(guī)則，自動匹配審批流、自動依序傳遞至相關(guān)節(jié)點審批。

4.人工復核

系統(tǒng)內(nèi)設置兩個環(huán)節(jié)的人工復核，即審批環(huán)節(jié)和影像核對環(huán)節(jié)，并根據(jù)不同審核人的角色定義預先配置其對應權(quán)限。審批環(huán)節(jié)人員收到待審報銷單后，基于不同審核關(guān)注點，對單據(jù)、票據(jù)、附件的電子影像進行合規(guī)、合理、適當性復核。發(fā)現(xiàn)問題駁回時，必須填寫駁回原因說明，通過時則不強制填寫原因說明。

對審批通過后的報銷單，若單據(jù)里皆為電子發(fā)票，系統(tǒng)可直傳影像至核對人員接收確認即可；若為紙質(zhì)票據(jù)，影像核對人員接收后，需通過掃描儀單張或批量掃描，比對單據(jù)中的電子影像與紙質(zhì)票據(jù)信息是否一致無誤，若匹配不通過則系統(tǒng)報錯，需退回報銷人，不允許報銷。人工復核中，對單據(jù)的各項操作，系統(tǒng)均有留痕。

5.銀企直聯(lián)支付

單據(jù)審批、影像核對無誤，制證通過后，支付信息自動傳遞至報銷管控系統(tǒng)中的資金管理模塊，由出納逐筆或批量通過銀企直聯(lián)進行支付，支付成功后，通過與銀行系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，報銷管控系統(tǒng)自動定時采集銀行回單至對應單據(jù)中。

（三）入賬

財會〔2020〕6 號文件要求：“能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)”［2］。

基于上述要求，自動制證推送環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為報銷管控和財務核算系統(tǒng)，實施情況如下：

1.系統(tǒng)間規(guī)則對接

將財務核算系統(tǒng)的各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（機構(gòu)、部門、人員、客商、業(yè)務項目、銀行賬號、科目等），會計憑證生成規(guī)則，與報銷管控系統(tǒng)的費用類型、單據(jù)類型等進行規(guī)則對接和關(guān)系映射并自動定時交互新增或更新的數(shù)據(jù)。

2.自動采集信息

在報銷管控系統(tǒng)中設置信息自動采集規(guī)則，自動采集報銷單據(jù)中的關(guān)鍵信息字段，形成憑證中的摘要，并將摘要字段與會計分錄同步傳送至財務核算系統(tǒng)。

3.自動制證

單據(jù)審批、影像核對完成，財務人員通過報銷管控系統(tǒng)的制證工作臺，逐筆或批量操作單據(jù)制證，制證時根據(jù)系統(tǒng)預先配置的規(guī)則生成會計科目和分錄，定時推送至財務核算系統(tǒng)。財務核算系統(tǒng)接收后，自動保存生成符合國家會計制度的會計憑證，并將憑證號信息回傳報銷管控系統(tǒng)。至此，兩系統(tǒng)間可實現(xiàn)某一憑證的信息互查。

（四）歸檔

財會〔2020〕6 號文件要求：“電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局第79號令）等要求”［2］。

基于上述要求，業(yè)財資料匯集環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為會計檔案管理、報銷管控和財務核算系統(tǒng)，實施情況如下：

1.檔案歸檔

（1）歸檔內(nèi)容。通過系統(tǒng)集成，將會計檔案管理系統(tǒng)與報銷管控系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)互連，層級匯集歸檔范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)和文件。報銷管控系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)和文件為報銷單據(jù)封面、票據(jù)、附件、合同、銀行回單等；財務核算系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)和文件為會計憑證、會計賬簿、會計報表等。

（2）數(shù)據(jù)采集。每月財務核算系統(tǒng)結(jié)賬完畢后，由檔案管理員在財務核算系統(tǒng)進行歸檔操作，將會計憑證等數(shù)據(jù)和文件傳遞至會計檔案管理系統(tǒng)。同時，通過前述“（三）入賬”環(huán)節(jié)，會計憑證與報銷單據(jù)間建立的數(shù)據(jù)匹配關(guān)系，會計檔案管理系統(tǒng)以會計憑證為索引，可自動比對、匹配、接收報銷管控系統(tǒng)對應的數(shù)據(jù)和文件，并對取得的數(shù)據(jù)真實、完整、安全、可用性進行檢測。

（3）憑證裝冊。數(shù)據(jù)匹配完畢，按核算賬簿、分憑證序號，列示于會計檔案管理系統(tǒng)“待裝冊”欄目中，檔案管理員依實際憑證裝訂情況設定憑證號碼區(qū)間，按核算賬簿、憑證類別分別將憑證裝冊并自動生成封皮。

（4）歸檔入庫。裝冊完成后，檔案管理員按照紙質(zhì)憑證實際保存的檔案室和柜號，在會計檔案管理系統(tǒng)內(nèi)選擇憑證冊，匹配系統(tǒng)內(nèi)對應檔案室和柜號進行歸檔上架操作，保證線上線下憑證存放位置的對應，便于查找。至此，檔案入庫完畢。

（5）檔案調(diào)閱?？赏ㄟ^核算賬簿、日期、憑證號、關(guān)鍵詞等要素，多維度對會計檔案管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進行檢索，通過分級授權(quán)管理，權(quán)限范圍內(nèi)，即查即閱，權(quán)限范圍外，審批查閱。

（6）檔案流轉(zhuǎn)。財務檔案歸檔后，其移交、外借、銷毀、鑒定等流轉(zhuǎn)操作，均需按要求走完審批程序后，方可由檔案管理員在會計檔案管理系統(tǒng)內(nèi)和線下同步辦理。

2.檔案管理

（1）四性檢測。按照國家檔案局發(fā)布的《DA/T 70-2018：文書類電子檔案檢測一般要求》規(guī)定，對電子檔案在三大環(huán)節(jié)進行四性檢測工作，即歸檔環(huán)節(jié)、移交和接收環(huán)節(jié)、長期保存環(huán)節(jié)，三大環(huán)節(jié)均要實現(xiàn)真實性、完整性、可用性及安全性檢測，并對每一檢測項進行不同程度細分，以自動檢測為主、人工檢測為輔的方式進行［3］。

（2）數(shù)據(jù)保護。會計檔案管理系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)時，同步自動逐項加蓋電子簽章并進行加密，防止服務器數(shù)據(jù)外泄。電子檔案保管期間，未經(jīng)審批，系統(tǒng)不允許擅自對已上架入庫的檔案進行修改、替換和刪除，保證原數(shù)據(jù)信息的不可篡改和唯真性。并定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份操作，保證數(shù)據(jù)安全。

（3）權(quán)限控制。按用戶角色，分別定義會計檔案管理系統(tǒng)用戶權(quán)限，區(qū)分菜單功能、檔案類型、數(shù)據(jù)范圍、調(diào)閱功能等，細化各類人員操作授權(quán)，用戶只能通過會計檔案管理系統(tǒng)查看被授權(quán)內(nèi)容，提高數(shù)據(jù)使用安全性、保密性［3］。

（4）日志管理。會計檔案管理系統(tǒng)內(nèi)日志分為三類：操作日志、登錄日志和目錄日志，用戶在系統(tǒng)內(nèi)各類操作都應有詳盡的日志記錄，做到審計可追溯性。

操作日志包括：系統(tǒng)管理的設置操作，例如：新增全宗、新增用戶、修改檔案室等；登錄日志包括：系統(tǒng)用戶的登錄、登出記錄；目錄日志包括：對檔案目錄進行的具體操作，例如：裝冊、拆冊、歸檔、取消歸檔等。

（5）調(diào)閱保護。調(diào)閱電子會計憑證前，視權(quán)限分配情況，需辦理調(diào)閱審批流程，預覽、下載、打印時，會計檔案管理系統(tǒng)自動加蓋水印保護，防止重要影像文件由調(diào)閱人進行泄露，加強數(shù)據(jù)安全性管理，降低人為操作風險。

四、發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的實施成效

（一）推動業(yè)財一體化融合

1.提升會計信息質(zhì)量

電子發(fā)票取得后，同一類業(yè)務的報銷，從票據(jù)和附件的要求、使用科目、輔助核算項、摘要內(nèi)容、憑證類別等，在報銷管控系統(tǒng)中按統(tǒng)一標準進行管控，通過電子化自動流轉(zhuǎn)、推送和采集，并將此標準貫穿在報銷、核算、歸檔各環(huán)節(jié)，顯著提升會計信息質(zhì)量。

2.提升會計核算效率

電子發(fā)票在報銷、核算、歸檔各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)時，只有票據(jù)復核、影像核對、單據(jù)制證、歸檔入庫的關(guān)鍵節(jié)點，需在對應系統(tǒng)進行人工操作和管控，余者均通過系統(tǒng)電子化自動流轉(zhuǎn)、推送和采集，保證會計數(shù)據(jù)在第一時間向下一環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，有效提升會計核算效率。

3.提高前端集成憑證數(shù)量

通過不斷對業(yè)務、報銷管控、財務核算、會計檔案管理等系統(tǒng)的升級、開發(fā)和有機串聯(lián)，我單位目前在財務核算系統(tǒng)中，總賬下手工制證憑證占比為11%，即前端集成和半集成憑證數(shù)量達到89%，提升了業(yè)務與財務的融合水平。

4.打破局限、資源共享

電子會計檔案打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用的物理局限，內(nèi)外部審計、法務、人力等檔案查閱，通過電子檔案的權(quán)限劃分直接在線上調(diào)閱，不需要去檔案室翻閱紙質(zhì)憑證，提升內(nèi)部文件與數(shù)據(jù)的共享應用率。

（二）環(huán)保節(jié)能、降本增效

我單位會計檔案管理系統(tǒng)上線三個月以來，系統(tǒng)共接收電子發(fā)票7 485張，生成報銷單封面6 349張，抓取銀行回單7 090張，合計20 924張，另有其他各類電子附件若干。

財會〔2020〕6 號文件要求：“符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”［2］。本文所述方案，滿足電子票據(jù)電子歸檔的條件，且我單位已獲得驗收通過，電子票據(jù)只需進行電子裝冊歸檔，不再專人打印裝訂。全年以10 萬張文件測算，預計直接節(jié)約成本情況見表3。

表3 為僅考慮直接費用節(jié)約情況。另外，系統(tǒng)上線后對工作效率提升及電費、紙張使用量下降的環(huán)保節(jié)能和人工時間成本節(jié)約等，亦有很大裨益。后續(xù)，隨著電子票據(jù)使用范圍的不斷擴大，將形成倍增效應，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟效益。

表3 預計直接節(jié)約成本情況

五、建議

（一）電子發(fā)票與財務信息化進一步融合

目前，電子發(fā)票的管理模式與紙質(zhì)發(fā)票相仿，仍需要向稅務機關(guān)申領(lǐng)、使用稅控設備開具，單張發(fā)票存在額度限制，發(fā)票版式有格式（OFD、PDF）要求等。企業(yè)對電子發(fā)票的管理只能從取得發(fā)票之后的流轉(zhuǎn)效率方面進行提升，沒有打通發(fā)票取得前端的連接，沒有真正發(fā)揮電子發(fā)票的電子化流轉(zhuǎn)優(yōu)勢。

要發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，就要體現(xiàn)電子發(fā)票的“數(shù)字”化屬性，沒有發(fā)票版式、文件格式的限制，開具時不需要連接稅控設備，發(fā)票號碼全國統(tǒng)一，發(fā)票的申領(lǐng)、開具、交付均通過稅務機關(guān)數(shù)字平臺，是一個大型數(shù)據(jù)集合平臺，申領(lǐng)時即可查重、開具后即可驗真。在發(fā)票開具后，以統(tǒng)一社會信用代碼、身份證號等為標識，通過數(shù)字平臺向標識對應的數(shù)字平臺登錄賬號、電子郵箱、手機等媒介，推送查重、驗真后的數(shù)字化發(fā)票，企業(yè)可將報銷管控系統(tǒng)對接上述媒介，自動、定時接收數(shù)字化發(fā)票信息，并展開后續(xù)報銷、核算、歸檔流轉(zhuǎn)。此舉將極大地提高電子發(fā)票與財務信息化的融合度，從根本上改變電子發(fā)票的流轉(zhuǎn)模式。

（二）開票方紅沖電子發(fā)票的風險規(guī)避

根據(jù)國家稅務總局相關(guān)規(guī)定，增值稅電子發(fā)票開具后不得作廢，只能紅沖處理。報銷管控系統(tǒng)一般是在發(fā)票影像上傳時進行驗真操作，若開票方在報銷歸檔完畢后，未通知購買方直接開具紅字發(fā)票，尤其是增值稅電子普通發(fā)票，不需要開具“紅字發(fā)票信息表”即可直接開具紅字發(fā)票，將會對購買方產(chǎn)生很大的稅務風險。購買方如何及時獲知藍字發(fā)票已備紅沖，需要政策層面給予支持，并在系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)進行提前防控。

（三）推進財務文件全面電子化歸檔管理

會計檔案管理系統(tǒng)上線前，存在著大量的紙質(zhì)財務文件，內(nèi)外部因公查詢財務檔案時，需投入大量人員和時間去翻找，拍照或掃描的文件需人工逐一修改文件名，否則無法檢索，查詢使用不便且基于不同人員的不同需求，可能會產(chǎn)生重復性的翻查和掃描工作量。基于此項困擾，我單位正在探索勞務外包相關(guān)專業(yè)公司，由其逐步集中掃描轉(zhuǎn)換為電子版，按會計檔案管理和信息化工作規(guī)范，逐級、分類上傳到公司檔案系統(tǒng)，并建立檔案索引和篩查關(guān)鍵字，實現(xiàn)高效便捷的電子化調(diào)取，逐步達成財務檔案全范圍的電子化管理。