高校智能財務管理體系建設研究

馬媛媛，賀 群，顧佳麗

(金陵科技學院，江蘇 南京 211169)

0 引言

當前，大數(shù)據(jù)、人工智能與云計算技術正在快速發(fā)展，傳統(tǒng)的高校財務管理手段和方法已經(jīng)無法適應信息化發(fā)展的需要。智能感知、光學字符識別等新興信息技術的普及應用使得財務管理體系正朝著智能化方向快速推進。因此，建設一個高效的智能財務管理體系[1]，達到有效整合高校業(yè)財數(shù)據(jù)資源，提供統(tǒng)一準確、高度集成、綜合完整的數(shù)據(jù)信息，支持高校充分合理地進行財務分析與科學決策，就成為當前高校財務管理工作的主要研究內(nèi)容。

1 高校傳統(tǒng)的財務服務體系存在的問題分析

在傳統(tǒng)的財務管理體系下，多數(shù)高校師生在任何一項經(jīng)費進行處理時，都需要經(jīng)過煩瑣的報銷流程。而在傳統(tǒng)財務服務流程下，由于信息不對稱的原因，會導致在報銷過程中需要多方審核人員進行審批，財務部門的人員連續(xù)超負荷工作，報銷人員產(chǎn)生扎堆現(xiàn)象，使得報銷效率低下[2]。綜合分析，傳統(tǒng)的財務服務體系主要存在著以下問題。

1.1 財務信息的溝通交流不夠及時充分

教職員工和學生遇到財務問題時大多通過到財務處現(xiàn)場咨詢或撥打財務處電話進行咨詢。這些信息傳遞的模式會讓財務信息的溝通交流不夠順暢、及時和充分。目前，多數(shù)高校財務處信息發(fā)布的方式主要為校園官網(wǎng)，或財務處與各部門通過社交通信工具進行公布，雖然各種渠道信息發(fā)布比較便捷，但師生主動獲取信息的積極性不夠。每日社交工具消息量繁多且復雜，財務處發(fā)布的各種信息可能會被忽略。此外，財務工作的消息通知只發(fā)送至各部門負責財務處理的人員，信息受眾成員比例較小，導致在全體師生中信息傳遞的速度較慢。因此，師生可能無法及時獲得必要的財務信息，以致財務處獲得的正向信息反饋不多。

1.2 財務報銷的流程煩瑣，服務效率低

財務處是高校財務管理的直接承擔者。在國家大力扶持教育事業(yè)發(fā)展的大環(huán)境下，學生大幅擴招，教職工人數(shù)迅速增加，高校財務處的業(yè)務量劇增，且財務報銷業(yè)務處理的流程煩瑣，導致財務人員工作壓力大，服務效率也逐漸降低。

(1)在傳統(tǒng)的財務服務體系中，報銷人員需要人工填寫紙質報銷單據(jù)，粘貼各種業(yè)務票據(jù)，逐級找相關人員和領導簽字蓋章。報銷人員必須通曉各個環(huán)節(jié)才能盡量避免錯誤的發(fā)生。因此，報銷人員經(jīng)常需要在財務部門進行多次確認。若財務人員在已經(jīng)簽字蓋章的票據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)錯誤，則需要重新修改并再次找上級領導簽字蓋章，重復上述流程。

(2)由于每天的報銷業(yè)務量大且煩瑣，報銷人員需要取號排隊等候財務審核，財務人員在人工審核紙質報銷單據(jù)時，需要確定報銷單據(jù)的真實性與合規(guī)性，查驗報銷緣由、各項經(jīng)費的數(shù)額、報銷的經(jīng)辦人、證明人以及各級領導的簽字等報銷要素是否完備，這其中不僅增加了報銷過程中的風險，還需要花費很多時間和精力與報銷人員進行溝通了解情況，大大增加了財務人員的審核工作量。

1.3 業(yè)財系統(tǒng)互聯(lián)性差，數(shù)據(jù)共享程度低

鑒于軟件系統(tǒng)的差異性和獨立性，想要實現(xiàn)財務管理系統(tǒng)與這些業(yè)務軟件系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和信息實時共享，難度系數(shù)大大提高。具體而言，高校業(yè)務部門較多，包含人力資源、學生管理、科研管理等眾多業(yè)務，這些部門的業(yè)務管理軟件均由部門按需采購并且獨立管理。例如，平時各業(yè)務部門都是手工錄入信息數(shù)據(jù)，當信息發(fā)生改變時，由于數(shù)據(jù)共享程度低下，單個部門信息的修改變化無法同步到其他業(yè)務部門，導致各部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)無法一致，則需人工重復審核，而這些狀況嚴重影響企業(yè)財部門之間的工作效率。

1.4 財務管理系統(tǒng)存在安全隱患

財務管理系統(tǒng)在運行過程中會存在諸多的安全隱患，網(wǎng)絡的安全性至關重要。具體而言，由于大量的財務數(shù)據(jù)都在網(wǎng)絡上進行傳遞，數(shù)據(jù)信息泄露的風險就會始終存在，工作中的人為疏忽，或使用了不安全的存儲介質、服務器硬件上的漏洞與缺陷，以及各種軟件程序上的BUG、專業(yè)數(shù)據(jù)爬蟲軟件、病毒程序等各類安全隱患均使得財務管理系統(tǒng)遭到破壞，財務處理就不能正常運行。對于日益龐雜的財務數(shù)據(jù)信息而言，財務系統(tǒng)受到破壞會給高校帶來巨大的經(jīng)濟損失，對于在電腦上安裝硬件防火墻和網(wǎng)絡防護軟件，也只是提高電腦系統(tǒng)的部分安全性。

2 高校智能財務管理系統(tǒng)的構建

隨著各種新興信息技術的迅速發(fā)展，高校財務管理工作已經(jīng)從起初簡單的電子記賬、財務分析轉變到大量利用人工智能等新技術進行智能財務信息化處理[3]，進而實現(xiàn)業(yè)務處理流程高度信息化、自動化、數(shù)據(jù)資源實時共享、系統(tǒng)安全可靠的目標。

智能財務管理系統(tǒng)應該具備以下特征：一是要以智慧校園網(wǎng)絡為基礎建設高度信息化的財務體系；二是要建設以精細預算為基礎的財務管理體系；三是要實現(xiàn)24小時全天候自動化與學校各業(yè)務部門系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)信息完全互聯(lián)互通、實時共享；四是要實現(xiàn)高效的銀?；ヂ?lián)支付系統(tǒng)；五是要建設高度可靠、實時監(jiān)督的財務管理安全體系。

2.1 設計原則與思路

智能財務管理系統(tǒng)的設計應該基于大數(shù)據(jù)與云計算、人工智能等新科技，采用當前主流的軟硬件技術標準，以數(shù)據(jù)資源實時共享、應用高度集中、管理體系安全可靠、資源方便擴展、數(shù)據(jù)信息可移植性為原則，實現(xiàn)業(yè)財資源信息利用效率最大化，最大限度地滿足學校各類業(yè)務部門的用戶需求。建設思路應以智慧校園網(wǎng)絡為基礎，構建高度信息化的財務管理體系。在建設中，應以財務數(shù)據(jù)資源為關鍵核心，與校內(nèi)各業(yè)務部門，如人力資源、學生管理、教務管理、科研管理、后勤服務、國有資產(chǎn)管理、一卡通、招生管理等業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)信息完全互聯(lián)互通、實時共享，同時要提前預留好能夠與后續(xù)其他業(yè)務系統(tǒng)相關聯(lián)的財務數(shù)據(jù)服務接口。

2.2 構建智能財務共享系統(tǒng)

智慧校園環(huán)境下的高校智能財務共享平臺建設采用分布式與并行計算技術，綜合網(wǎng)絡存儲、虛擬化與智能化等技術，實現(xiàn)共享系統(tǒng)中計算機軟硬件資源、數(shù)據(jù)信息資源統(tǒng)一管理、統(tǒng)一分配、統(tǒng)一部署及全方位監(jiān)控與預警，為各業(yè)務部門用戶提供云端數(shù)據(jù)資源的實時訪問和存儲、信息使用和數(shù)據(jù)分析等各類服務?；谥腔坌@環(huán)境下的高校智能財務數(shù)據(jù)共享平臺架構，如圖1所示。在此架構下，校內(nèi)眾多部門的業(yè)務管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)資源實時同步、交互共享，真正實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)24小時全天候全流程高度信息化、自動化集中控制和處理，能夠有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源互聯(lián)互通。

圖1 智能財務數(shù)據(jù)共享平臺與各業(yè)務部門關系

2.3 構建智能財務報賬系統(tǒng)

智能報賬系統(tǒng)以預算申報為控制源頭，形成項目預算編制為起點，到項目立項完成，再到項目執(zhí)行的一體化綜合管理體系[4]?；谥腔坌@環(huán)境下的高校智能財務報賬系統(tǒng)，如圖2所示。教師或學生在票據(jù)報銷時，可以通過PC客戶端、移動App智能終端直接選擇預算科目中已立項項目，在精細化預算基礎上嚴格管控，利用網(wǎng)絡和智能技術，將財務報銷業(yè)務由線下轉移到線上。這種多端口、多渠道的報銷方式，使報銷人員可以利用空閑時的碎片化時間進行報銷單據(jù)的拍照處理，填寫待報銷票據(jù)的數(shù)據(jù)信息，通過智能財務系統(tǒng)中的影像管理系統(tǒng)，完成光學字符識別并結合OCR技術掃描單據(jù)獲取電子化數(shù)據(jù)并存儲，作為電子數(shù)據(jù)檔案。相關業(yè)務部門負責人和分管領導可以實時審批，大幅降低了審批時間，優(yōu)化了報銷流程，簡化了報銷程序，極大提升了報銷效率。在支付共享階段可以通過高效的銀校互聯(lián)支付系統(tǒng)實現(xiàn)經(jīng)費結轉，并將相關經(jīng)費結算信息實時發(fā)布到智能財務賬務處理子系統(tǒng)，自動形成電子發(fā)票，有效解決了傳統(tǒng)財務服務體系下報銷往返跑、消耗時間長而且效率低下的問題。同時，財務審核人員通過智能報賬系統(tǒng)，將預算報銷精準控制在事前。項目沒有立項或無預算科目就無法進行報銷，不僅實現(xiàn)了預算執(zhí)行的精準化管控，而且為后續(xù)的財務核算積累了準確詳實的數(shù)據(jù)信息。學校的管理者也可以通過智能財務的信息化管理，按需要生成不同維度的數(shù)據(jù)報表，為科學決策提供精準數(shù)據(jù)支持，合理規(guī)劃學校未來的發(fā)展藍圖[5]。

圖2 智能報賬流程

2.4 構建銀?；ヂ?lián)支付系統(tǒng)

構建銀?；ヂ?lián)支付系統(tǒng)就是將高校財務系統(tǒng)和外部銀行資金結算系統(tǒng)實時互聯(lián)，實現(xiàn)無現(xiàn)金結算的服務模式，是一種操作上更加安全可靠、方便快捷、高效合理的財務結算工作方式。銀?；ヂ?lián)支付系統(tǒng)可以大大減少人工操作，大幅度地減輕財務人員與報銷人員工作上的負擔，確保在資金結算與支付過程中不會發(fā)生錯誤，極大地提高了財務工作效率，保障了資金的安全雙向流動，無論是對財務部門還是報銷人員都是雙贏模式。

2.5 智能財務管理系統(tǒng)安全建設

高校智能財務管理系統(tǒng)的健康有序運行離不開計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡的安全性與穩(wěn)定性，財務數(shù)據(jù)信息的存儲、數(shù)據(jù)信息的錄入、數(shù)據(jù)信息的處理與傳遞更是離不開互聯(lián)網(wǎng)絡。因此，加強計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡的安全性就非常重要[6]。具體方法和措施如下：(1)為智能財務管理系統(tǒng)購買安全可靠的計算機與網(wǎng)絡硬件設備，安裝硬件防火墻，盡可能避免硬件系統(tǒng)漏洞帶來的安全風險。(2)把智慧校園網(wǎng)絡劃分為不同層級，包括校園局域網(wǎng)、財務專屬局域網(wǎng)與外部銀行專網(wǎng)等。安裝專業(yè)殺毒軟件和網(wǎng)絡防火墻軟件，在實現(xiàn)各級網(wǎng)絡互通互聯(lián)的條件下，由專業(yè)維護人員實時監(jiān)測，升級殺毒軟件和網(wǎng)絡防火墻軟件，積極防范可能的病毒破壞和網(wǎng)絡攻擊，最大限度地保證和維護財務專屬網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)信息安全。(3)進行數(shù)據(jù)分布式多地備份并加密存儲，財務管理系統(tǒng)中的核心資源就是數(shù)據(jù)信息，對財務數(shù)據(jù)進行安全完整的備份是在數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)問題后唯一可靠的恢復補救方法。(4)加強業(yè)財系統(tǒng)使用人員的身份認證管理，提高各類業(yè)務軟件操作上的安全性，定期更改密碼。同時加強財務系統(tǒng)工作人員的網(wǎng)絡安全意識。財務系統(tǒng)只能在內(nèi)部專屬網(wǎng)絡中運行，財務系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的使用要根據(jù)財務人員的崗位與職責設置不同的操作權限，形成嚴密的、層層管控的內(nèi)部控制管理體系，確保財務管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。

3 結語

綜上所述，建設智能財務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務處理流程高度信息化、自動化、數(shù)據(jù)資源實時共享、系統(tǒng)安全可靠，可以有效地減輕財務人員的工作負荷，提升財務工作的效率，更加合理地使用預算資金，改善財務經(jīng)濟狀況，資金使用更加安全，財務數(shù)據(jù)更加準確翔實，管理者的分析決策更加科學化，資源的使用效率得到提高，有利于高校加快科學發(fā)展，合理規(guī)劃學校未來的發(fā)展藍圖。