破解婚姻檔案利用難題
——廣饒縣檔案館婚姻檔案利用案例探討

文·孫金綴

婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。

廣饒縣檔案館現(xiàn)存婚姻檔案2606卷，其中結(jié)婚檔案2236卷，離婚檔案103卷、補(bǔ)發(fā)登記證檔案267卷。近年來，婚姻檔案利用涉及各個(gè)方面，主要有辦理婚姻狀況證明、戶口遷移、出國簽證、銀行貸款、離婚訴訟以及辦理房權(quán)、農(nóng)村養(yǎng)老補(bǔ)貼、獨(dú)生子女證、二胎準(zhǔn)生證、車輛過戶、財(cái)產(chǎn)公證、勞動仲裁、法院案件訴訟、法院判決執(zhí)行等，在整個(gè)民生檔案利用中占比例最高，能占到整個(gè)館藏檔案利用的50%～70%，并且呈逐年上升趨勢。隨著群眾法律意識的提高，在利用過程中也遇到了一些新問題和新的利用案例。

一、婚姻檔案查詢利用新案例

（一）律師事務(wù)所查閱被告婚姻登記信息

2021年12月，山東省廣饒縣某事務(wù)所律師田某持律師事務(wù)所調(diào)檔函和一份山東省廣饒縣人民法院的民事判決書要求查閱判決書中九名被告的婚姻登記信息。我館查檔人員高度重視，要求該律師再提供本案件的法院受理案件通知書才能夠進(jìn)行查閱。田律師解釋：她不是本案件的代理律師，無法提供法院該案件訴訟過程中的案件受理通知書。我館工作人員解釋：無法院開具的證明我們不提供婚姻登記檔案的利用。田律師的解釋是：訴訟過程中的案件才有法院的案件受理通知書，現(xiàn)在是判決后執(zhí)行階段，僅憑判決書和律師證就可以調(diào)取被告人婚姻登記信息，涉及該案件執(zhí)行的其他房產(chǎn)信息等證據(jù)也是這么調(diào)取的。針對這一新問題，我館工作人員積極溝通：根據(jù)中華人民共和國民政部、國家檔案局第32號令《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條規(guī)定：律師及其他訴訟代理人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案。我館工作人員認(rèn)真分析了這次婚姻檔案利用的新問題，提出了新的解決方案：案件判決后的判決執(zhí)行屬于法院執(zhí)行局的業(yè)務(wù)，按照程序出具法院執(zhí)行局的證明就可以查閱相關(guān)人員的登記信息。隨后檔案館工作人員與法院執(zhí)行局進(jìn)行了溝通，法院執(zhí)行局確實(shí)受理了本案件，可以提供相關(guān)證明材料。該律師去法院執(zhí)行局開具了執(zhí)行局的受理案件通知書。在合法利用的前提下，我們積極配合了這次查檔任務(wù)，成功解決了這次查檔利用新問題，也為后續(xù)同類問題的解決提供了樣板。

（二）法院調(diào)取婚姻檔案原件

2021年8月，廣饒縣人民法院工作人員景某、薛某持廣饒縣法院介紹信和本人工作證前來調(diào)取雒某婚姻檔案。景某告之檔案館工作人員，需要將雒某的婚姻檔案登記原件帶走。我館工作人員解釋，蓋有檔案館復(fù)印章的復(fù)印件跟原件具有同等的法律效力。景某解釋：雒某因離婚案件訴訟要求對婚姻登記中的指紋進(jìn)行鑒定。指紋鑒定需要技術(shù)部門對原件進(jìn)行比對，出具檢測報(bào)告，復(fù)印件不能作為檢測材料。根據(jù)檔案利用中借原件這一新問題，雙方進(jìn)行積極溝通。我館人員提出疑問，原件帶走，帶回后如何保證跟借走前一致呢？法院工作人員解釋：按照法律規(guī)定，司法部門因工作需要可以按照程序借閱與案件有關(guān)的婚姻登記檔案。在借閱過程中，需兩人同時(shí)在場，所借檔案在檔案館進(jìn)行封存，技術(shù)部門拆封時(shí)需兩人或兩人以上同時(shí)在場才可啟封，利用完成后進(jìn)行封存，相關(guān)工作人員進(jìn)行簽字，30天內(nèi)交還檔案館，原件絕對不會被篡改。整個(gè)利用過程司法部門記錄在案，對證據(jù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)。我館工作人員將這一情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行研究，經(jīng)過與司法部門的探討，最后研究決定，法院工作人員按照程序利用了婚姻檔案，并按照程序歸還。

以上的糾紛和案例引發(fā)了我們對婚姻檔案利用的深入思考。檔案“取之于民，用之于民”，需要我們根據(jù)婚姻檔案的特點(diǎn)合理利用，不斷解決在檔案利用過程中產(chǎn)生的新問題。

二、有效解決婚姻檔案利用問題的對策

（一）根據(jù)婚姻檔案隱私性的特點(diǎn)，依法查檔

檔案工作人員應(yīng)提高依法查檔的意識，尤其是高度重視非本人查閱婚姻檔案的程序?qū)徍恕ＵJ(rèn)真研究學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《婚姻登記檔案管理辦法》以及司法部門相關(guān)檔案利用規(guī)定，在合理合法的基礎(chǔ)上，提供檔案利用。既發(fā)揮檔案的憑證作用又保護(hù)當(dāng)事人的個(gè)人隱私，同時(shí)避免在查檔過程中產(chǎn)生不必要的糾紛。

（二）根據(jù)婚姻檔案在司法訴訟中的憑證性作用，保護(hù)原件

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合查檔遇到的新問題，學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，逐步完善檔案查閱制度，嚴(yán)格審核查檔手續(xù)。同時(shí)對檔案原件進(jìn)行最大限度的保護(hù)，采取嚴(yán)格庫房檢查，溫濕度監(jiān)控，定期進(jìn)行消毒等措施，防止檔案原件的霉變、潮濕、蟲蛀等現(xiàn)象發(fā)生。以高度的責(zé)任感和使命感“為黨管檔、為國守史”。

（三）根據(jù)婚姻檔案檢索快捷的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化

廣饒縣檔案館將館藏婚姻檔案進(jìn)行了全文數(shù)字化掃描。數(shù)字化后婚姻檔案的查閱只需要輸入姓名檢索，調(diào)出原文，一鍵打印后蓋章即可，整個(gè)查檔過程一分鐘即可完成，極大地提高了檔案利用效率，既保護(hù)了檔案原件，又提高了查檔效率。

（四）針對婚姻檔案利用具有緊迫性的特點(diǎn)，查檔人員零等待

首先，檔案工作人員應(yīng)急人民之所急，提升服務(wù)質(zhì)量，在能力范圍內(nèi)耐心解答查檔人員提出的疑問。其次，檔案館建立和完善崗位工作責(zé)任制，實(shí)行首問負(fù)責(zé)制，AB崗位制度，節(jié)假日值班制度，保證來到就能查到，無空崗現(xiàn)象，讓查當(dāng)人員實(shí)現(xiàn)“零等待”，提升服務(wù)效率。

（五）針對服務(wù)群體復(fù)雜的特點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案工作人員應(yīng)該積極工作，在合法的范圍內(nèi)盡可能的為查檔者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。有的不識字，就幫忙登記下信息；有的上下樓不方便，就送他們上電梯；有的耳朵背，就高聲回答一下；有的遠(yuǎn)道而來，就遞上一杯水；有的問別的部門在什么地方，就耐心解答；有的行動不便不能到現(xiàn)場，就讓代理人視頻一下，了解一下查檔人的真實(shí)意圖；有的帶著老人或孩子來，就多提供個(gè)座位?？傊?，要用實(shí)際行動提供優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。