流動人員人事檔案管理工作之我見

文·朱靜

改革開放四十年，為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)變化，民營企業(yè)迅猛發(fā)展壯大，部分國有企事業(yè)單位陸續(xù)改制。社會快速發(fā)展帶動非公有制企業(yè)就職人員大幅度上升，同時也打破了傳統(tǒng)就業(yè)的格局，改變了新一代人不拘泥于一個企業(yè)工作一生的就業(yè)觀念，頻繁更換工作崗位成為常態(tài)。各種綜合因素造成了流動人員數(shù)量不斷上升且流動性增強，使得管理這部分流動人員人事檔案的難度增加。在中小型非公有企業(yè)一心求經(jīng)營發(fā)展的背景下，對檔案重要性和檔案管理政策缺乏清醒認(rèn)識，且無明確規(guī)章制度對其行為進(jìn)行嚴(yán)格制約，難免在檔案管理方面出現(xiàn)投機取巧、鉆漏洞、違規(guī)保管檔案等亂象，致使流動人員人事檔案使用者和管理者身份嚴(yán)重錯位，需要引起檔案管理部門和公共就業(yè)人才服務(wù)部門的高度重視。

一、存在的問題

（一）檔案存放管理不規(guī)范

目前，大部分中小型民營企業(yè)對檔案重要性、檔案管理政策認(rèn)識不夠，沒有按照檔案管理規(guī)定統(tǒng)一進(jìn)行職工人事檔案托管，也沒有按照相關(guān)規(guī)定為員工辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。受上述因素影響極易導(dǎo)致兩種情況出現(xiàn)：一是職工入職后，企業(yè)沒有或者拒絕按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)；二是職工離職時，企業(yè)將檔案轉(zhuǎn)遞給了無檔案保管權(quán)限的單位或個人保管，導(dǎo)致企業(yè)職工原有檔案與新增檔案材料相分離，職工各工作期間的檔案材料分散保管，一個職工有兩份、三份甚至更多的檔案分散存放在全國多個地方的不同單位，嚴(yán)重違背了檔案集中統(tǒng)一管理的原則，給檔案管理工作帶來極大的困擾。

（二）檔案材料齊全歸集難度大

人事檔案的內(nèi)容要全面客觀反映一個人的真實情況，這就要求用人單位人力資源部門及時收集員工學(xué)習(xí)和工作過程中形成的歸檔材料。目前，一方面企業(yè)對職工人事檔案管理工作不夠重視，新形成的檔案材料無法及時歸檔；另一方面，隨著OA辦公自動化的普及和應(yīng)用，一些規(guī)模較大的公司逐步用電子勞動合同、電子文書等替代了原來的紙質(zhì)勞動合同和紙質(zhì)文書，但與此同時，電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與辦公自動化、電子文件的普遍應(yīng)用相比卻相對滯后，導(dǎo)致電子檔案收集更加困難。

（三）數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

建設(shè)流動人員人事檔案資源數(shù)據(jù)庫需要投入大量的資金，一方面要配備高速、安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺、大容量的存儲服務(wù)器和容災(zāi)備份一體機等專業(yè)設(shè)備，另一方面要培訓(xùn)一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。可以說，中小民營企業(yè)是沒有建設(shè)人事檔案資源數(shù)據(jù)庫能力的，甚至一些大型非公有企業(yè)對這項工作也只是處在探索之中。流動人員人事檔案數(shù)字化管理程度低的現(xiàn)狀，客觀的加大了檔案管理工作的難度，阻礙了流動人員人事檔案服務(wù)信息化進(jìn)程。

（四）檔案利用的全程網(wǎng)辦服務(wù)不夠普及

建立安全可信、標(biāo)準(zhǔn)互認(rèn)的電子檔案資源數(shù)據(jù)庫，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案借查閱、出具相關(guān)證明等利用服務(wù)一網(wǎng)通辦、全程網(wǎng)辦，而且能夠極大地方便群眾辦事和提高工作效率。部分省級和地級市的政府所屬公共就業(yè)和人才服務(wù)部門已經(jīng)著手開展流動人員人事檔案數(shù)字化工作，逐步將業(yè)務(wù)經(jīng)辦電子簽章納入到服務(wù)流程，并嘗試建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案資源數(shù)據(jù)庫，但縣（市、區(qū)）一級由于電子簽章、防偽驗真技術(shù)普及使用率不高、工作人員信息管理系統(tǒng)使用不熟練、對檔案利用信息數(shù)據(jù)安全有所顧慮等原因，大部分服務(wù)事項仍然需要服務(wù)對象到窗口現(xiàn)場辦理，出具紙質(zhì)文書、加蓋紅章辦理相關(guān)手續(xù)。檔案數(shù)字化進(jìn)度慢和電子簽章、防偽驗真等信息安全技術(shù)運用不足，以檔案為基礎(chǔ)的相關(guān)利用服務(wù)在很大程度上還難以全面實現(xiàn)全程網(wǎng)辦、一網(wǎng)通辦和跨省通辦。

二、措施建議

（一）明確權(quán)責(zé)義務(wù)，實行流動人員人事檔案集約化管理。目前流動人員人事檔案管理服務(wù)出現(xiàn)問題的根源在于沒有明確各類單位在檔案管理服務(wù)方面的角色定位、權(quán)責(zé)義務(wù)，造成了流動人員人事檔案存管不規(guī)范的現(xiàn)狀，進(jìn)一步影響檔案數(shù)字化信息化工作的開展。因此，一方面流動人員人事檔案管理部門應(yīng)會同有關(guān)部門共同研究新情況，制定規(guī)范性文件，進(jìn)一步明確各類單位在流動人員人事檔案方面的角色定位、權(quán)責(zé)義務(wù)，讓職責(zé)義務(wù)法定化、制度化；另一方面探索建設(shè)區(qū)域性大型流動人員人事檔案庫房，全面摸排流動人員人事檔案存管情況，分類處置，將實體檔案統(tǒng)一管理，尤其要將現(xiàn)存于無人事檔案管理權(quán)限單位中的檔案按照一定的程序分批審查，逐步收歸公共就業(yè)人才服務(wù)部門集中存管，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理服務(wù)流程。此外，積極主動對各級非公有制企業(yè)以及社會組織進(jìn)行政策宣傳與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加大監(jiān)督檢查力度，及時糾正管理服務(wù)不規(guī)范行為。

（二）科學(xué)制定檔案材料收集歸檔制度，創(chuàng)造性地開展歸檔材料收集補充工作。隨著人員流動性顯著增強，人的經(jīng)歷更加豐富，不僅參加工作的單位和地點不固定，而且更換工作的頻次也在增加。由于各地方、各單位的規(guī)章制度和辦事流程并不完全一致，形成的檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一、樣式不同。這就要求我們必須對流動人員人事檔案材料的類型種類樣式等進(jìn)行重新梳理，科學(xué)制定檔案材料收集歸檔制度，創(chuàng)造性地開展歸檔材料收集補充工作。另外，電子檔案的使用需要較高的防偽驗真標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)存儲傳輸安全標(biāo)準(zhǔn)，因此還要同步制定行之有效的電子檔案歸檔制度，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案材料的歸檔流程、歸檔時間、移交人歸檔人等辦事環(huán)節(jié)和工作流程，使新形成的電子檔案材料也能夠及時歸檔，確保檔案的齊全完整性和真實有效性。

（三）依托省級流動人員人事檔案“兩臺一庫”，對接全國檔案管理服務(wù)平臺，全面實現(xiàn)檔案信息化數(shù)字化管理。按照《山東省人力資源和社會保障廳關(guān)于開展流動人員人事檔案信息化便民服務(wù)創(chuàng)新提升行動打造“一點通”服務(wù)品牌的通知》精神，各地市要圍繞流動人員人事檔案管理服務(wù)提質(zhì)增效,聚焦流動人員人事檔案管理服務(wù)短板,進(jìn)一步完善全省流動人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺、網(wǎng)上辦事平臺和基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫,推進(jìn)流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息共享應(yīng)用。全省范圍內(nèi)實現(xiàn)流動人員人事檔案主要管理服務(wù)事項“一點存檔、多點服務(wù)”“全省通辦”, 提供“打包辦”配套服務(wù),適時與全國檔案管理服務(wù)運行平臺對接,實現(xiàn)“跨省通辦”。建設(shè)流動人員人事檔案大數(shù)據(jù)展示平臺,具備對流動人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等開展統(tǒng)計分析能力。濟(jì)寧市本級按照上級有關(guān)要求，2020年度投入45萬元完成了全部2.98萬份在庫流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集和規(guī)范化整理工作，2021年度作為全省流動人員人事檔案數(shù)字化項目試點投入30萬元完成了新增1200份檔案的基礎(chǔ)信息采集和規(guī)范化整理工作以及5000份檔案的數(shù)字化掃描。下一步，將按照工作計劃分批分次于2025年底前，完成全部庫存檔案的數(shù)字化掃描工作。強化檔案數(shù)據(jù)資源與政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)共享、分析利用，與就業(yè)創(chuàng)業(yè)、勞動關(guān)系、人事人才、社會保障等政務(wù)服務(wù)事項實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享對接，為實現(xiàn)流動人員人事檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

（四）秉持管理利用服務(wù)和信息安全并重原則,全過程保障檔案和檔案信息數(shù)據(jù)安全。優(yōu)化營商環(huán)境，讓數(shù)據(jù)多跑路群眾少跑腿、足不出戶辦理檔案業(yè)務(wù)、提供檔案借查閱和依據(jù)檔案記載出具有關(guān)證明等利用服務(wù)，是信息大數(shù)據(jù)時代對檔案工作者提出的新的更高要求。在全程網(wǎng)辦條件下，如何保證依據(jù)檔案記載提供的相關(guān)證明和檔案查借閱利用服務(wù)信息的準(zhǔn)確性、真實性，內(nèi)容不被篡改、偽造，是擺在檔案管理部門和檔案工作者面前的一個不得不慎重考慮的問題。既要提供檔案管理線上服務(wù)又要確保檔案信息數(shù)據(jù)使用安全，就必須將電子簽章、二維碼驗證、審批留痕、日志審查等防偽驗真技術(shù)手段納入服務(wù)全流程，在保障檔案信息數(shù)據(jù)安全使用的前提下，真正實現(xiàn)“一點存檔、多點服務(wù)”。