運(yùn)用檔案信息提高公司運(yùn)營水平的實(shí)踐與探索

文·黃光明

2018年以來，碧桂園滿國環(huán)境科技集團(tuán)有限公司以貫徹落實(shí)《山東省檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》為契機(jī)，以檔案信息化利用為總抓手，開發(fā)和建立一整套系統(tǒng)完善的信息化、專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，使檔案信息工作更好地為市場拓展服務(wù)、為招投標(biāo)服務(wù)、為提升運(yùn)營質(zhì)量服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)事故糾紛服務(wù)，取得明顯成效。

一、高度重視，加大投入

碧桂園滿國環(huán)境科技集團(tuán)有限公司，原名山東滿國康潔環(huán)衛(wèi)集團(tuán)有限公司，是一家具備國家一級(jí)資質(zhì)的大型環(huán)境專業(yè)服務(wù)企業(yè)，成立于2010年，從業(yè)人數(shù)達(dá)10萬余人。集團(tuán)公司總部設(shè)立了董事會(huì)、行政、黨群、人力、運(yùn)營、設(shè)備、投資、財(cái)務(wù)、信息、法律、內(nèi)控、監(jiān)察審計(jì)、技術(shù)研發(fā)等18個(gè)部室（中心）；集團(tuán)公司下設(shè)了200多家子公司和分公司，檔案工作面廣量大，現(xiàn)有專兼職檔案管理人員150多人。2016年以前，集團(tuán)公司檔案大都零散分布在集團(tuán)公司各個(gè)部室和基層區(qū)域、分公司、項(xiàng)目部，沒有形成完整的檔案管理體系，檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，查詢利用也很不方便，檔案利用效果不夠明顯。

2016年，集團(tuán)公司投資1200萬元，建設(shè)了1500㎡集團(tuán)展覽大廳和160㎡綜合檔案室，建成了以綜合檔案室、展覽館、120多處基層檔案室組成的集團(tuán)公司檔案館。在市檔案館的指導(dǎo)下，集團(tuán)公司制訂了詳細(xì)的檔案分類方案：總部綜合檔案室劃分為董事會(huì)、黨群、行政、監(jiān)審、人力、財(cái)務(wù)、運(yùn)營、設(shè)備、信息、科技、工程、裝備、實(shí)物、特殊載體等十四大類,每一大類又分3～9種小類，共計(jì)69種小類；各大區(qū)、各事業(yè)部、各區(qū)域、各公司檔案室又劃分為綜合類、運(yùn)營（銷售）考核類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)拓展類、人力資源類、設(shè)備設(shè)施類、安全生產(chǎn)類、信息平臺(tái)類等八大類，每一大類又分3～6種形式，共計(jì)36種小類。集團(tuán)公司制定了嚴(yán)格的檔案編號(hào)規(guī)則，對每一大類、每一小類制定了嚴(yán)格的檔案編號(hào)，為信息化錄入打下了良好的基礎(chǔ)，使檔案能夠存的下來、管的安全、用的方便。2020年10月，山東滿國康潔環(huán)衛(wèi)集團(tuán)又與碧桂園物業(yè)香港、碧桂園生活服務(wù)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，更名為碧桂園滿國環(huán)境科技集團(tuán)有限公司，服務(wù)邊界擴(kuò)大至城市環(huán)境、市政園林綜合服務(wù)、鄉(xiāng)村環(huán)境整治提升、環(huán)衛(wèi)設(shè)備研發(fā)生產(chǎn)和境外環(huán)境保潔服務(wù)，使檔案內(nèi)容更豐富、更齊全，為檔案有效利用注入新的內(nèi)涵。

二、規(guī)范管理，健全網(wǎng)絡(luò)

（一）規(guī)范管理。制定了《檔案工作管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)范》《集團(tuán)總部檔案管理實(shí)施辦法》《大區(qū)檔案管理實(shí)施辦法》《事業(yè)部檔案管理實(shí)施辦法》《產(chǎn)業(yè)公司檔案管理實(shí)施辦法》《檔案工作管理制度》《檔案工作檢查考核標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)章。

（二）三級(jí)網(wǎng)絡(luò)。成立了以常務(wù)副總裁為組長，行政總監(jiān)為副組長，各部室（中心）各事業(yè)部、各公司主要負(fù)責(zé)人為成員，專兼職檔案管理員組成的檔案工作組織架構(gòu)，形成了集團(tuán)總部（部室、中心）、事業(yè)部、區(qū)域三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（三）同步實(shí)施。將檔案工作融入到集團(tuán)公司制度建設(shè)體系，使之與其他工作制度有機(jī)銜接。集團(tuán)下達(dá)工作任務(wù)時(shí)，同時(shí)提出工作文件的歸檔要求；檢查工作進(jìn)度時(shí)，同時(shí)檢查工作文件的積累情況；驗(yàn)收、鑒定工作成果時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收、鑒定工作文件的收集情況；工作總結(jié)時(shí)，同時(shí)做好工作文件的整理歸檔。

（四）崗位考核。集團(tuán)將檔案規(guī)范管理納入各部室（中心）、事業(yè)部、區(qū)域合作公司、經(jīng)營責(zé)任公司、產(chǎn)業(yè)公司單位領(lǐng)導(dǎo)和員工工作職責(zé)和崗位職責(zé)，納入年度目標(biāo)考核。明確單位主要負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人，單位檔案兼職管理員為檔案管理的第一直接責(zé)任人；集團(tuán)在運(yùn)營考核、監(jiān)察審計(jì)、工作調(diào)研活動(dòng)時(shí)，將檔案管理作為檢查考核的一項(xiàng)內(nèi)容，一同檢查考核。

（五）不斷創(chuàng)新。一是在檔案保密工作制度中，我們根據(jù)企業(yè)工作特點(diǎn)，把檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三類，嚴(yán)格控制授權(quán)范圍，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格履行查閱和借閱手續(xù)，確保集團(tuán)公司秘密。二是在檔案查閱借閱工作制度中，結(jié)合釘釘辦公系統(tǒng)，劃分部室內(nèi)部查閱、部室之間查閱、外部人員查閱，通過釘釘辦公系統(tǒng)，走審批、走程序，既簡化了手續(xù)，提高了效率，又確保了檔案安全。

（六）制度建設(shè)。建立了文件材料和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、庫房管理及離崗交接清點(diǎn)制度。將電子文件歸檔管理工作納入電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化等信息化建設(shè)總體規(guī)劃，同步建設(shè)。按照國家關(guān)于電子文件管理的規(guī)定，扎實(shí)做好電子文件的歸檔、整理、保管、移交等工作。

三、服務(wù)運(yùn)營，成效顯著

（一）檔案工作為企業(yè)宣傳服務(wù)

集團(tuán)公司投資1200多萬元建立了展覽館，展覽館劃分為國家政策、企業(yè)文化、資質(zhì)榮譽(yù)、綜合實(shí)力、運(yùn)營管理、昌邑模式、康潔速度、社會(huì)貢獻(xiàn)，一個(gè)展覽館，活脫脫一部企業(yè)發(fā)展史，一部城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)一體化發(fā)展史，一部國家環(huán)境治理發(fā)展史。一張張真實(shí)的照片，一段段真實(shí)的影像，都是企業(yè)真實(shí)的回憶，也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷。自2018年建館以來，共接待中央機(jī)關(guān)、省委領(lǐng)導(dǎo)及各地參觀團(tuán)隊(duì)10000多人次，提高了公司知名度，為市場拓展奠定了基礎(chǔ)。

（二）檔案工作為市場拓展服務(wù)

建立了完整的合同檔案，建立了系統(tǒng)的招投標(biāo)資質(zhì)、證書管理檔案，建立了全國環(huán)衛(wèi)市場調(diào)查臺(tái)賬。公司檔案館的建立為招投標(biāo)提供了便利，節(jié)省時(shí)效，提高了工作效率。公司檔案館建館后，共為招投標(biāo)服務(wù)5000多次。

（三）檔案工作為提升運(yùn)營質(zhì)量服務(wù)

在運(yùn)營服務(wù)的大區(qū)、事業(yè)部、區(qū)域、項(xiàng)目部檔案室，建立了完整的運(yùn)營、設(shè)備、財(cái)務(wù)、信息檢查、考核管理檔案，通過對項(xiàng)目檔案的巡檢，運(yùn)營質(zhì)量、運(yùn)營成本、運(yùn)營效益一目了然。集團(tuán)公司10000余輛（臺(tái)）機(jī)械設(shè)備，10萬余人從業(yè)人員，也都建立了專門的設(shè)備、人員檔案管理系統(tǒng)，設(shè)備的購買日期、車輛保險(xiǎn)、日常費(fèi)用、保養(yǎng)記錄詳實(shí)、詳細(xì)；員工的入職、培訓(xùn)、保險(xiǎn)、考核、使用檔案具體、實(shí)用。檔案的運(yùn)用，促進(jìn)了運(yùn)營質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益的提高。2020年，資產(chǎn)總額達(dá)到19億元，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營收入25億元，實(shí)現(xiàn)利稅近5億元。2015年以來，連續(xù)六年被評(píng)為“全國環(huán)衛(wèi)十大影響力企業(yè)”。

（四）檔案工作為事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛服務(wù)

1.為合同糾紛案件服務(wù)。因合同的生效、解釋、履行、變更、終止、轉(zhuǎn)讓等行為而引起的合同當(dāng)事人的所有爭議都是合同糾紛。而合同糾紛解決的依據(jù)是合同約定，如果不能妥善保存，發(fā)生糾紛時(shí)就會(huì)遭受損失。2019年集團(tuán)公司與濟(jì)寧任城區(qū)政府發(fā)生合同糾紛，追索2017年至2018年3月份的托管費(fèi)1400余萬。由于2018年以前集團(tuán)公司沒有整合檔案管理系統(tǒng)，合同資料及補(bǔ)充協(xié)議、項(xiàng)目變動(dòng)、付款信息等資料分別存放在項(xiàng)目部、區(qū)域總部、公司運(yùn)營部及拓展部。公司法律事務(wù)部積極收集有利證據(jù)，最后為公司挽回直接損失450萬。隨著規(guī)范化檔案管理制度的建立，合同糾紛案件愈加透明清晰。2021年康潔公司與高密經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)和夏莊鎮(zhèn)政府發(fā)生的托管費(fèi)糾紛中，檔案資料翔實(shí)充分，中標(biāo)文件、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、欠款明細(xì)表等資料一應(yīng)俱全，對方對欠款事實(shí)及數(shù)額全部認(rèn)可，訴訟過程非常順利，檔案利用效果非常明顯。

2.為勞動(dòng)爭議糾紛案件服務(wù)。隨著《勞動(dòng)合同法》《勞動(dòng)爭議調(diào)解仲裁法》的實(shí)施，勞動(dòng)爭議案件數(shù)大幅度增加。濟(jì)寧區(qū)域一保潔員于2021年2月28日向該區(qū)勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì)投訴集團(tuán)公司，故任城區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心下達(dá)責(zé)令補(bǔ)繳保險(xiǎn)的通知，要求集團(tuán)公司為其補(bǔ)繳2015年9月至2017年7月的社保，通過查閱檔案，該保潔員2017年曾起訴公司要求確認(rèn)勞動(dòng)關(guān)系、索要經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金等，雙方通過調(diào)解結(jié)案，調(diào)解書中明確載明雙方勞動(dòng)關(guān)系的存續(xù)時(shí)間是2015年10月至2017年7月，2017年7月雙方的勞動(dòng)關(guān)系已經(jīng)終止，行為發(fā)生之日或行為終止之日均超過兩年，已經(jīng)超過訴訟時(shí)效。依據(jù)檔案，公司提起行政訴訟，任城區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心主動(dòng)撤回了濟(jì)任社保催繳通字號(hào)行政決定，公司不承擔(dān)任何費(fèi)用。

3.為機(jī)動(dòng)車交通事故案件服務(wù)。機(jī)動(dòng)車輛在工作工程中發(fā)生道路交通事故，造成人員傷亡或財(cái)產(chǎn)損失的案件在所難免。2020年2月27日鄆城區(qū)域司機(jī)尹某駕駛魯G653RS輕型自卸貨車與行人高某發(fā)生道路交通事故，造成高道民當(dāng)場死亡，尹某全責(zé)。開庭時(shí)我方提交保單、行駛證、墊付款等證據(jù)材料，經(jīng)菏澤市中級(jí)人民法院終審判決：一、長安保險(xiǎn)公司共賠付高某家屬333307.5元；二、返還我公司墊付的30000元；三、我公司承擔(dān)程序性費(fèi)用4270元。因我方針對墊付款證明等檔案保存完整，開庭時(shí)作為證據(jù)提交，最終法院判決返還我公司墊付的費(fèi)用。