加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位聲像檔案管理之我見

文·秦玲

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的，具有保存價值的照片（包括數(shù)碼照片）、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、音頻、視頻等聲像材料。它是我國《檔案法》明確規(guī)定的檔案形態(tài)之一，具有直觀、形象、生動、真實(shí)的特點(diǎn)，有很強(qiáng)的社會價值和歷史價值。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，各級黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位在履行本單位職能過程中形成了大量的聲像檔案，國家檔案局為此制定了《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了照片檔案、音視頻檔案、模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔等要求，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)國家規(guī)定認(rèn)真做好聲像檔案管理工作。

一、聲像檔案的特性

（一）載體的直觀形象性。聲像檔案以聲音和圖像記錄社會發(fā)展和人類活動，因此反映的客觀事物直觀形象、活靈活現(xiàn)，給人以強(qiáng)烈的時空感和直觀性。與紙質(zhì)載體檔案相比，聲像檔案進(jìn)一步凸顯了檔案的原始性和真實(shí)性。

（二）收集保管的特殊性。聲像檔案因其材質(zhì)的特殊性，導(dǎo)致原件與復(fù)制件難以區(qū)別。比如一盤錄音磁帶，母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別；又如照片檔案的原版底片和制作精良的翻版底片區(qū)別起來很困難。這給聲像檔案的收集工作帶來了一定的難度。另外，由于聲像檔案是由感光材料和磁性材料構(gòu)成的，比紙質(zhì)檔案的保管條件要求更高，除了更為嚴(yán)苛的溫濕度要求外，還需要裝具具備一定的防消磁功能等，所以對聲像檔案的保管相比紙質(zhì)檔案而言更加困難一些。

二、聲像檔案的歸檔范圍

一般來說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在公務(wù)活動中形成的具有保存利用價值的聲像檔案均應(yīng)歸檔，主要包括反映本單位主要職能和歷史面貌的各項(xiàng)工作、重要會議、重大活動、重點(diǎn)工程、典型人物，主辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化與社會事業(yè)等領(lǐng)域的重大活動，上級部門或著名人物來本單位檢查、視察、調(diào)研，組織或參與處置自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和知名人士以及其他具有保存價值的聲像檔案。聲像檔案不僅要客觀、系統(tǒng)地反映出主題內(nèi)容，還要保證畫面完整、音像清晰。依法向國家綜合檔案館移交聲像檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的法定義務(wù)和責(zé)任，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從助推國家檔案資源建設(shè)的高度出發(fā)，確保形成的聲像檔案完整、系統(tǒng)、清晰，并按時按要求進(jìn)行聲像檔案移交工作。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位聲像檔案存在的問題

（一）歸檔意識不強(qiáng)，長期分散管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位聲像檔案主要產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門或單位專業(yè)攝錄人員之手，并長期分散保管于這部分部門或人員手中，不及時移交給單位綜合檔案室進(jìn)行集中保存的現(xiàn)象很普遍。一旦出現(xiàn)機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動，就極易造成聲像檔案的流失或損壞。

（二）管理制度不完善，整理不規(guī)范

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位多半沒有符合自身情況的聲像檔案管理制度，致使歸檔部門和責(zé)任人員職責(zé)不明確，錯過聲像檔案形成、完善的最佳時機(jī)。聲像檔案具有較強(qiáng)實(shí)效性和特殊的歸檔要求，應(yīng)在檔案形成的第一時間輔以文字說明，并進(jìn)行標(biāo)注、分類和歸檔。如不及時寫明聲像檔案的時間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，日后追憶起來很難記錄全面，導(dǎo)致原本挺珍貴的聲像檔案因無說明而淪為死檔，失去其應(yīng)有的保存價值。

（三）保管條件落后，安全隱患眾多

聲像檔案有嚴(yán)格的保管條件要求，比如需要專庫、專柜存放，溫濕度管控達(dá)標(biāo)，防磁、防光、防污染等保護(hù)措施到位等。但是大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都缺少聲像檔案專門保管設(shè)施，只是將聲像資料隨意堆積存放，極不利于聲像檔案的長久保存。

（四）數(shù)字化處理滯后，影響保護(hù)和利用

隨著檔案信息化的普及，將聲像檔案用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已是大勢所趨。但目前大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化水平不高，不能及時對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和翻制刻錄，這不僅會影響到聲像檔案的安全保護(hù)，也阻礙了聲像檔案的大規(guī)模開發(fā)利用。

四、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位聲像檔案管理的對策

（一）提高對聲像檔案重要性的認(rèn)識

各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高對聲像檔案重要性的認(rèn)識，建立健全聲像檔案收集、整理、保管、利用等工作制度，切實(shí)加強(qiáng)聲像檔案的管理，做到聲像檔案管理有章可循、有規(guī)可依、管理到位、責(zé)任到人。

（二）加強(qiáng)聲像檔案的收集整理工作

凡是在公務(wù)活動中形成的反映本機(jī)關(guān)主要職能活動、基本歷史面貌和重要工作成果的聲像檔案，均應(yīng)及時收集歸檔，任何單位和個人不得拒絕歸檔和據(jù)為已有。應(yīng)明確聲像檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔部門和責(zé)任人員，定期進(jìn)行督促檢查，確保聲像檔案歸檔工作制度化、規(guī)范化、常態(tài)化。這就要求各機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員在每次活動結(jié)束時，要及時為聲像檔案附上由事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝錄者等要素組成的文字說明，概括揭示聲像檔案反映的主要內(nèi)容，并定期向檔案室移交。檔案部門要認(rèn)真審查核實(shí)聲像檔案內(nèi)容的完整性、史實(shí)的真實(shí)性和載體的清晰度，遵循保持檔案的有機(jī)聯(lián)系、利于保管、便于利用的原則對聲像檔案進(jìn)行規(guī)范整理、安全保管、有效利用。

（三）改善聲像檔案的保管條件

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要為聲像檔案設(shè)置專用庫房，安裝恒溫恒濕的溫濕度管控設(shè)施，配備具備防磁、防潮等功能的專用檔案裝具，并保持環(huán)境的清潔衛(wèi)生。對長期不使用的錄音帶、錄像帶，每年倒帶一次；照片、底片、數(shù)字文件每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題要及時修補(bǔ)和復(fù)制。已歸檔保存的聲像檔案未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何單位和個人不得私自復(fù)制和人為破壞。

（四）提高聲像檔案管理現(xiàn)代化水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要逐步開展聲像檔案數(shù)字化工作，尤其是對已經(jīng)超過了使用壽命的錄音帶、錄像帶，要有步驟地開展數(shù)字化搶救工作，使之可以以數(shù)字化的形式長久保存。對照片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等要定期檢查、經(jīng)常倒帶，維持其信息留存的延續(xù)性。對于年代久遠(yuǎn)、使用率較高或檢查中發(fā)現(xiàn)污損的聲像檔案，要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換及異地備份，力求妥善保管，延長壽命。

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位形成的大量聲像檔案在真實(shí)記錄歷史原貌、留存社會記憶、喚醒個人情感方面具有重要作用，它既是制定政策和推廣經(jīng)驗(yàn)的依據(jù)，又是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、開展科學(xué)研究的參考。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作者應(yīng)提升聲像檔案管理意識和管理水平，促進(jìn)聲像檔案管理的信息化建設(shè)，最大限度地延長聲像檔案的保存時間，發(fā)揮聲像檔案的利用價值。