郭 靜
(航天信息股份公司企業(yè)服務(wù)分公司,北京 100195)
信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來了云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等技術(shù),并融入各行業(yè)的發(fā)展應(yīng)用當(dāng)中。對于企業(yè)財務(wù)管理工作而言,費用報銷業(yè)務(wù)占比很大,不但工作量巨大而且審批流程也十分復(fù)雜,耗費時間較長,是財務(wù)管理當(dāng)中的重要組成部分。在財務(wù)信息化模式之下,優(yōu)化費用報銷策略,可以大大降低人工成本,符合財會行業(yè)的發(fā)展要求,提高財務(wù)工作效率。
費用報銷是企業(yè)財務(wù)工作中的重要組成部分,但卻存在工作量大、重復(fù)性高且十分繁瑣等問題。所以,對于企業(yè)費用報銷而言,需要先明確財務(wù)信息化對費用報銷的價值,這樣才能夠更好地做好其優(yōu)化工作。
在企業(yè)實際經(jīng)營過程中,需要在開展各項業(yè)務(wù)之前做好相關(guān)預(yù)算的計劃,然后結(jié)合計劃來制定報銷的形式。就以往來說,企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)人員一般采用手寫記賬的方式,但是,傳統(tǒng)的費用報銷方式審批流程十分復(fù)雜,而且容易受到個別環(huán)節(jié)工作效率的制約,所以在企業(yè)當(dāng)中無法實時到賬是普遍存在的。財務(wù)信息化能夠通過電子記賬生成報銷賬單,企業(yè)也能夠更好地控制成本,而且還降低了報銷復(fù)雜程度,讓實際工作更加高效。
傳統(tǒng)的費用報銷流程是需要通過傳遞紙質(zhì)賬單來進(jìn)行審批的,如果某一個環(huán)節(jié)的工作人員長時間沒有審批,那么將延誤整體進(jìn)程。財務(wù)信息化模式之下不但完美地解決了這個問題,同時費用報銷線上審批還可以避免不規(guī)范的報銷行為,例如代簽字等,避免了因為人為操作而出現(xiàn)的失誤和問題。
在財務(wù)信息化模式下,費用報銷不需要紙質(zhì)的賬本和賬單,而是有權(quán)限的人員能夠直接在財務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中通過搜索來查看費用產(chǎn)生的時間、金額和用途。對于有異議的賬單,可以單獨調(diào)出來進(jìn)行重新核對審批,在數(shù)據(jù)查詢方面具有傳統(tǒng)模式所不具備的優(yōu)勢。
就我國目前大多數(shù)公司的實際情況來說,費用報銷流程當(dāng)中發(fā)票是唯一報銷憑證,而且電子發(fā)票占比較少,大多數(shù)是紙質(zhì)發(fā)票。而在實際的企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)中,需要經(jīng)辦人在費用報銷系統(tǒng)當(dāng)中填好報銷單據(jù),然后經(jīng)過相關(guān)人員的審核之后,將紙質(zhì)的發(fā)票、刷卡憑證以及審批簽報等證明文件進(jìn)行掃描上傳,最后通過部門負(fù)責(zé)人以及成本核算人員進(jìn)行審批。在這個過程中,紙質(zhì)發(fā)票需要人工進(jìn)行核驗,而且還存在紙質(zhì)發(fā)票和其他報銷證明需要經(jīng)辦人員按照固定的格式手動粘貼,然后成本崗位審核完畢付款之后,還需要進(jìn)行相關(guān)核對,流程十分復(fù)雜。財務(wù)信息化下的費用報銷模式還離不開傳統(tǒng)的費用報銷模式,使得在費用報銷過程中耗費更多的人力、財力和物力,且對企業(yè)內(nèi)部整體運行效率造成不良影響。
除了流程煩瑣之外,在一般企業(yè)的費用報銷當(dāng)中會涉及種類繁多的票據(jù),而票據(jù)信息的采集更是一項復(fù)雜的工作。對于企業(yè)內(nèi)部有財務(wù)信息系統(tǒng)的來講,票據(jù)信息的錄入需要根據(jù)費用報銷的類型進(jìn)行人工整理,通過掃描、上傳后,還需要人工錄入驗證碼來進(jìn)行發(fā)票審核。另外,部分系統(tǒng)還存在錯誤識別的情況,一旦識別了不是發(fā)票的票據(jù),一般都需要人工進(jìn)行調(diào)整。這樣的手工流程不但耗費人力與時間,而且錯誤率較高,容易出現(xiàn)漏檢、多檢等情況,一旦出現(xiàn)無法智能掃描提取關(guān)鍵字的情況,在數(shù)量較大的情況下無疑會加大財務(wù)工作量,難以控制人為錯誤。除此之外,在很多企業(yè)中費用報銷其成本核算要依靠相關(guān)的法律法規(guī)以及公司規(guī)章制度,對費用進(jìn)行相應(yīng)的審查,但是大多都以人工判斷為主,出錯率很高,而且同一票據(jù)不同成本崗審核會得出不同結(jié)果,導(dǎo)致實際報銷問題重重。
對于現(xiàn)代企業(yè)而言,信息化系統(tǒng)已經(jīng)普遍使用,例如人力資源系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)的存在極大地方便了實際的管理和辦公。但需要正視的問題是,有不少企業(yè)各個系統(tǒng)之間都是獨立運轉(zhuǎn)的,其中財務(wù)信息系統(tǒng)并沒有和日常辦公以及管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時對接,所以,在信息方面存在一定的壁壘,產(chǎn)生的問題會導(dǎo)致各部門工作存在人工重復(fù),信息審核不能夠一站式完成,不同系統(tǒng)需要進(jìn)行多次操作,增加了實際工作的難度。
與傳統(tǒng)財務(wù)工作不同,由于財務(wù)信息化模式下的費用報銷流程得到了優(yōu)化,很多審核的環(huán)節(jié)實現(xiàn)了自動化,有效地提高了財務(wù)人員的工作效率,減少了對財務(wù)人員的需求量,就當(dāng)下企業(yè)財務(wù)人員配置而言,略顯冗余。而且在財務(wù)信息化模式下,費用報銷的集中化和標(biāo)準(zhǔn)化程度更高,工作相對機(jī)械和單一,相應(yīng)的財務(wù)人員的專業(yè)技能也更加單一,很難全面掌握財務(wù)技能,影響財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展,造成人員流失。
財務(wù)信息化模式下的費用報銷涉及面非常廣,不但有流程重組而且還有系統(tǒng)改造,是一項十分復(fù)雜的工作。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視和監(jiān)督,保障信息計劃模式的推進(jìn),保障費用報銷的優(yōu)化。但是,在實際工作中,部分部門負(fù)責(zé)人以及財務(wù)人員更習(xí)慣紙質(zhì)化的辦公模式,對于電子單據(jù)以及電子審批有著抵觸情緒,導(dǎo)致費用報銷電子化的推廣面臨很大壓力,難以提升其實際工作效率。
在現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)信息化模式下,要想實現(xiàn)費用報銷優(yōu)化,首先需要明確其工作要點和要求。結(jié)合實踐經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié),財務(wù)信息化模式下費用報銷優(yōu)化的要點包括以下三個方面。
傳統(tǒng)的費用報銷一般是采用紙質(zhì)賬單的形式,然后經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部層層審批完成相關(guān)的流程,最后財務(wù)人員再進(jìn)行統(tǒng)一的核算與付款,整個流程煩瑣且耗時較長。相比之下,費用報銷實現(xiàn)電子信息化僅僅通過相關(guān)界面信息填寫,按照固定的流程進(jìn)行審批就可以完成。對于經(jīng)辦人而言,整個流程簡潔、明了,更加方便。但是,對于財務(wù)人員而言,對其專業(yè)能力提出了更高的要求,財務(wù)人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工核對賬單的思維與習(xí)慣,提升自身的業(yè)務(wù)水平。例如,在對電子財務(wù)賬單進(jìn)行線上審核以及歸類的工作時,與傳統(tǒng)的工作模式有很大的不同,所以,要求財務(wù)人員的綜合素質(zhì)較高。而且在日常的財務(wù)軟件使用過程中,要求其具備基礎(chǔ)的信息技術(shù)知識,能夠進(jìn)行流暢的操作,并且和軟件單位之間保持溝通。最后還需要財務(wù)人員在熟練掌握操作技能的同時,保持獨立思考的能力和敏銳的洞察力,給系統(tǒng)優(yōu)化與實際工作提供更多幫助。
費用報銷涉及公司內(nèi)部全體員工,要實現(xiàn)財務(wù)信息化模式下費用報銷的優(yōu)化,除了要求財務(wù)人員具備較高的專業(yè)水平和基本信息技術(shù)知識之外,還需要企業(yè)內(nèi)部其他部門的員工能夠熟練使用和掌握相關(guān)系統(tǒng)與技能。所以,企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期展開對財務(wù)信息系統(tǒng)使用的培訓(xùn),例如,定期安排軟件合作單位的維護(hù)人員對系統(tǒng)的使用方式進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn),可以請專業(yè)的老師來進(jìn)行財務(wù)系統(tǒng)操作重點講解。通過技術(shù)培訓(xùn)和課程學(xué)習(xí),解決員工在操作使用上的問題,而且還能夠提高財務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。
與傳統(tǒng)報銷模式不同,信息化的費用報銷是線上審批,審批人員一般看到不到原始的單據(jù),所以,要求審批人員具備較高的業(yè)務(wù)熟練度,而且對于數(shù)額較大的報銷業(yè)務(wù)也能夠進(jìn)行應(yīng)對。充分了解業(yè)務(wù)的實際情況,對其信息進(jìn)行仔細(xì)核對,避免因為單據(jù)的問題給企業(yè)帶來損失,以較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)為費用報銷審批環(huán)節(jié)的合理性提供保證。
相較于紙質(zhì)發(fā)票,電子發(fā)票能夠直接上傳財務(wù)信息系統(tǒng),不但能實現(xiàn)無紙化,避免發(fā)票丟失以及相關(guān)稅務(wù)風(fēng)險,而且電子發(fā)票在收集、查驗、報銷以及核算、報稅、保管、后期查詢等方面都十分便利高效。采用電子化方式能夠有效促進(jìn)費用報銷流程優(yōu)化,實現(xiàn)業(yè)務(wù)的一體化管理,避免財務(wù)工作中因為人工操作而導(dǎo)致的誤差,提升財務(wù)工作效率。所以,企業(yè)可以與軟件公司進(jìn)行合作,構(gòu)建報銷憑證直連的方式,例如,電子發(fā)票和支付憑證與財務(wù)系統(tǒng)連通、銀行卡合作系統(tǒng)等。省去人工整理發(fā)票并上傳的環(huán)節(jié),讓報銷審批自動接入,優(yōu)化費用報銷的操作流程。
針對手工錄入票據(jù)效率較低且沒有辦法自動提取關(guān)鍵信息的問題,企業(yè)需要對自身影像系統(tǒng)進(jìn)行改造,按照費用的類型來區(qū)分不同費用的票據(jù)掃描,最終將影像集中到系統(tǒng)的掃描端。影像系統(tǒng)在完成發(fā)票掃描后,可以將其進(jìn)行區(qū)分設(shè)置,讓電子發(fā)票能夠直接上傳到對應(yīng)平臺,而紙質(zhì)發(fā)票則可以進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化。同時,還可以引進(jìn)相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備來識別具體模塊,能夠在電子影像當(dāng)中識別出增值稅的發(fā)票,進(jìn)而提取關(guān)鍵信息,避免重復(fù)報銷、過期以及其他不合理的操作,進(jìn)而控制企業(yè)在稅務(wù)方面的風(fēng)險。
大多數(shù)公司目前在審核環(huán)節(jié)仍舊以人工審核為主,審核自動化程度很低,造成的問題就是工作效率低下而且容易出現(xiàn)差錯。所以,在財務(wù)信息化模式下,費用報銷優(yōu)化需要做好費用類型以及相關(guān)開支管理制度的建立,做好各類費用審核要素和開支標(biāo)準(zhǔn)的制定。例如,招待費用的報銷審核核心要素要有四點:數(shù)額、內(nèi)容、消費標(biāo)準(zhǔn)、消費憑證。將每一類費用的審核要素都添加在審核的相關(guān)界面,這樣就可以避免成本崗在人為審核的時候出現(xiàn)遺漏與錯誤,避免企業(yè)的損失。
大多數(shù)企業(yè)管理上實現(xiàn)了信息化,但各系統(tǒng)之間是獨立運行的狀態(tài),系統(tǒng)之間存在壁壘,費用報銷十分煩瑣。財務(wù)信息化模式之下要實現(xiàn)費用報銷的優(yōu)化,那么做好系統(tǒng)之間的鏈接,實現(xiàn)一站式報銷是工作的重點之一。構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)需要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃展開,為不同系統(tǒng)建立連接,保證信息流通,避免實際操作當(dāng)中出現(xiàn)的重復(fù)。所以,需要先進(jìn)的信息技術(shù)作為支持,將各種系統(tǒng)之間高效連接,實現(xiàn)一站式費用報銷,省去中間環(huán)節(jié),避免出現(xiàn)人工失誤和因為信息不暢而導(dǎo)致的工作重疊,真正實現(xiàn)各部門之間的信息共享。
財務(wù)信息化屬于財務(wù)管理方面的創(chuàng)新,需要財務(wù)人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維和模式,從單一的工作中跳出來,完成自身角色的轉(zhuǎn)變,為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供參考,適應(yīng)自身工作從“賬房”到“資源優(yōu)化者”的轉(zhuǎn)變。所以,財務(wù)人員需要不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)以及個人素養(yǎng),拓展專業(yè)的優(yōu)勢,合理利用互聯(lián)網(wǎng)搭建復(fù)合型的知識結(jié)構(gòu),提升工作聚焦力,優(yōu)化自身財務(wù)工作。
費用報銷工作模式的轉(zhuǎn)變讓工作更加細(xì)化,容易導(dǎo)致財務(wù)人員的技能單一,最終造成人員的流失。對此,企業(yè)需要夠拓展思路,鼓勵財務(wù)人員實現(xiàn)轉(zhuǎn)型,從單純的財務(wù)管理人員向?qū)m椔毮茇攧?wù)管理人員轉(zhuǎn)型,參與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和制定,打破財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展障礙。除此之外,企業(yè)還可以改變現(xiàn)有的財務(wù)工作模式,結(jié)合實際需求重構(gòu)崗位,為財務(wù)人員創(chuàng)造更大的職業(yè)發(fā)展空間。對于不同年限和工作經(jīng)驗的員工,給予差別化的待遇,實行開放式就職,鼓勵有能力的財務(wù)人員向業(yè)務(wù)方向轉(zhuǎn)崗。最后,還可以定期為財務(wù)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn),幫助財務(wù)人員提高綜合能力與業(yè)務(wù)水平,幫助基層財務(wù)工作者更好地理解財務(wù)信息化以及費用報銷的相關(guān)工作,夯實自身業(yè)務(wù)水平,降低出錯率,同時提升自身的競爭力,為企業(yè)發(fā)展提供人力保障。
綜上所述,在信息技術(shù)快速發(fā)展、信息化程度越來越高的新形勢下,企業(yè)加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)是十分必要的。尤其是對于費用報銷而言,信息化能夠有效地降低人工成本,提升工作效率和精準(zhǔn)度,節(jié)省工作時間,讓企業(yè)財務(wù)管理更加高效,進(jìn)而達(dá)成戰(zhàn)略管理目標(biāo),促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。