信息化模式下企業(yè)財務(wù)費用報銷的優(yōu)化策略探討

郭 靜

（航天信息股份公司企業(yè)服務(wù)分公司，北京 100195）

信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來了云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等技術(shù)，并融入各行業(yè)的發(fā)展應(yīng)用當(dāng)中。對于企業(yè)財務(wù)管理工作而言，費用報銷業(yè)務(wù)占比很大，不但工作量巨大而且審批流程也十分復(fù)雜，耗費時間較長，是財務(wù)管理當(dāng)中的重要組成部分。在財務(wù)信息化模式之下，優(yōu)化費用報銷策略，可以大大降低人工成本，符合財會行業(yè)的發(fā)展要求，提高財務(wù)工作效率。

一、財務(wù)信息化對費用報銷的價值

費用報銷是企業(yè)財務(wù)工作中的重要組成部分，但卻存在工作量大、重復(fù)性高且十分繁瑣等問題。所以，對于企業(yè)費用報銷而言，需要先明確財務(wù)信息化對費用報銷的價值，這樣才能夠更好地做好其優(yōu)化工作。

（一）提高企業(yè)預(yù)算管理能力

在企業(yè)實際經(jīng)營過程中，需要在開展各項業(yè)務(wù)之前做好相關(guān)預(yù)算的計劃，然后結(jié)合計劃來制定報銷的形式。就以往來說，企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)人員一般采用手寫記賬的方式，但是，傳統(tǒng)的費用報銷方式審批流程十分復(fù)雜，而且容易受到個別環(huán)節(jié)工作效率的制約，所以在企業(yè)當(dāng)中無法實時到賬是普遍存在的。財務(wù)信息化能夠通過電子記賬生成報銷賬單，企業(yè)也能夠更好地控制成本，而且還降低了報銷復(fù)雜程度，讓實際工作更加高效。

（二）規(guī)范費用報銷流程

傳統(tǒng)的費用報銷流程是需要通過傳遞紙質(zhì)賬單來進(jìn)行審批的，如果某一個環(huán)節(jié)的工作人員長時間沒有審批，那么將延誤整體進(jìn)程。財務(wù)信息化模式之下不但完美地解決了這個問題，同時費用報銷線上審批還可以避免不規(guī)范的報銷行為，例如代簽字等，避免了因為人為操作而出現(xiàn)的失誤和問題。

（三）方便數(shù)據(jù)查詢

在財務(wù)信息化模式下，費用報銷不需要紙質(zhì)的賬本和賬單，而是有權(quán)限的人員能夠直接在財務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中通過搜索來查看費用產(chǎn)生的時間、金額和用途。對于有異議的賬單，可以單獨調(diào)出來進(jìn)行重新核對審批，在數(shù)據(jù)查詢方面具有傳統(tǒng)模式所不具備的優(yōu)勢。

二、財務(wù)信息化模式下費用報銷存在的問題

（一）流程煩瑣，效率低

就我國目前大多數(shù)公司的實際情況來說，費用報銷流程當(dāng)中發(fā)票是唯一報銷憑證，而且電子發(fā)票占比較少，大多數(shù)是紙質(zhì)發(fā)票。而在實際的企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)中，需要經(jīng)辦人在費用報銷系統(tǒng)當(dāng)中填好報銷單據(jù)，然后經(jīng)過相關(guān)人員的審核之后，將紙質(zhì)的發(fā)票、刷卡憑證以及審批簽報等證明文件進(jìn)行掃描上傳，最后通過部門負(fù)責(zé)人以及成本核算人員進(jìn)行審批。在這個過程中，紙質(zhì)發(fā)票需要人工進(jìn)行核驗，而且還存在紙質(zhì)發(fā)票和其他報銷證明需要經(jīng)辦人員按照固定的格式手動粘貼，然后成本崗位審核完畢付款之后，還需要進(jìn)行相關(guān)核對，流程十分復(fù)雜。財務(wù)信息化下的費用報銷模式還離不開傳統(tǒng)的費用報銷模式，使得在費用報銷過程中耗費更多的人力、財力和物力，且對企業(yè)內(nèi)部整體運行效率造成不良影響。

（二）未實現(xiàn)完全自動化，錯誤率較高

除了流程煩瑣之外，在一般企業(yè)的費用報銷當(dāng)中會涉及種類繁多的票據(jù)，而票據(jù)信息的采集更是一項復(fù)雜的工作。對于企業(yè)內(nèi)部有財務(wù)信息系統(tǒng)的來講，票據(jù)信息的錄入需要根據(jù)費用報銷的類型進(jìn)行人工整理，通過掃描、上傳后，還需要人工錄入驗證碼來進(jìn)行發(fā)票審核。另外，部分系統(tǒng)還存在錯誤識別的情況，一旦識別了不是發(fā)票的票據(jù)，一般都需要人工進(jìn)行調(diào)整。這樣的手工流程不但耗費人力與時間，而且錯誤率較高，容易出現(xiàn)漏檢、多檢等情況，一旦出現(xiàn)無法智能掃描提取關(guān)鍵字的情況，在數(shù)量較大的情況下無疑會加大財務(wù)工作量，難以控制人為錯誤。除此之外，在很多企業(yè)中費用報銷其成本核算要依靠相關(guān)的法律法規(guī)以及公司規(guī)章制度，對費用進(jìn)行相應(yīng)的審查，但是大多都以人工判斷為主，出錯率很高，而且同一票據(jù)不同成本崗審核會得出不同結(jié)果，導(dǎo)致實際報銷問題重重。

（三）數(shù)據(jù)沒有實時對接

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，信息化系統(tǒng)已經(jīng)普遍使用，例如人力資源系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)的存在極大地方便了實際的管理和辦公。但需要正視的問題是，有不少企業(yè)各個系統(tǒng)之間都是獨立運轉(zhuǎn)的，其中財務(wù)信息系統(tǒng)并沒有和日常辦公以及管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時對接，所以，在信息方面存在一定的壁壘，產(chǎn)生的問題會導(dǎo)致各部門工作存在人工重復(fù)，信息審核不能夠一站式完成，不同系統(tǒng)需要進(jìn)行多次操作，增加了實際工作的難度。

（四）影響財務(wù)人員職業(yè)發(fā)展

與傳統(tǒng)財務(wù)工作不同，由于財務(wù)信息化模式下的費用報銷流程得到了優(yōu)化，很多審核的環(huán)節(jié)實現(xiàn)了自動化，有效地提高了財務(wù)人員的工作效率，減少了對財務(wù)人員的需求量，就當(dāng)下企業(yè)財務(wù)人員配置而言，略顯冗余。而且在財務(wù)信息化模式下，費用報銷的集中化和標(biāo)準(zhǔn)化程度更高，工作相對機(jī)械和單一，相應(yīng)的財務(wù)人員的專業(yè)技能也更加單一，很難全面掌握財務(wù)技能，影響財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展，造成人員流失。

（五）企業(yè)內(nèi)部員工存在抵觸情緒

財務(wù)信息化模式下的費用報銷涉及面非常廣，不但有流程重組而且還有系統(tǒng)改造，是一項十分復(fù)雜的工作。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視和監(jiān)督，保障信息計劃模式的推進(jìn)，保障費用報銷的優(yōu)化。但是，在實際工作中，部分部門負(fù)責(zé)人以及財務(wù)人員更習(xí)慣紙質(zhì)化的辦公模式，對于電子單據(jù)以及電子審批有著抵觸情緒，導(dǎo)致費用報銷電子化的推廣面臨很大壓力，難以提升其實際工作效率。

三、財務(wù)信息化模式下費用報銷優(yōu)化的要點

在現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)信息化模式下，要想實現(xiàn)費用報銷優(yōu)化，首先需要明確其工作要點和要求。結(jié)合實踐經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，財務(wù)信息化模式下費用報銷優(yōu)化的要點包括以下三個方面。

（一）對財務(wù)人員的專業(yè)要求

傳統(tǒng)的費用報銷一般是采用紙質(zhì)賬單的形式，然后經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部層層審批完成相關(guān)的流程，最后財務(wù)人員再進(jìn)行統(tǒng)一的核算與付款，整個流程煩瑣且耗時較長。相比之下，費用報銷實現(xiàn)電子信息化僅僅通過相關(guān)界面信息填寫，按照固定的流程進(jìn)行審批就可以完成。對于經(jīng)辦人而言，整個流程簡潔、明了，更加方便。但是，對于財務(wù)人員而言，對其專業(yè)能力提出了更高的要求，財務(wù)人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工核對賬單的思維與習(xí)慣，提升自身的業(yè)務(wù)水平。例如，在對電子財務(wù)賬單進(jìn)行線上審核以及歸類的工作時，與傳統(tǒng)的工作模式有很大的不同，所以，要求財務(wù)人員的綜合素質(zhì)較高。而且在日常的財務(wù)軟件使用過程中，要求其具備基礎(chǔ)的信息技術(shù)知識，能夠進(jìn)行流暢的操作，并且和軟件單位之間保持溝通。最后還需要財務(wù)人員在熟練掌握操作技能的同時，保持獨立思考的能力和敏銳的洞察力，給系統(tǒng)優(yōu)化與實際工作提供更多幫助。

（二）對內(nèi)部員工的素質(zhì)要求

費用報銷涉及公司內(nèi)部全體員工，要實現(xiàn)財務(wù)信息化模式下費用報銷的優(yōu)化，除了要求財務(wù)人員具備較高的專業(yè)水平和基本信息技術(shù)知識之外，還需要企業(yè)內(nèi)部其他部門的員工能夠熟練使用和掌握相關(guān)系統(tǒng)與技能。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期展開對財務(wù)信息系統(tǒng)使用的培訓(xùn)，例如，定期安排軟件合作單位的維護(hù)人員對系統(tǒng)的使用方式進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)，可以請專業(yè)的老師來進(jìn)行財務(wù)系統(tǒng)操作重點講解。通過技術(shù)培訓(xùn)和課程學(xué)習(xí)，解決員工在操作使用上的問題，而且還能夠提高財務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。

（三）對審批人員的業(yè)務(wù)要求

與傳統(tǒng)報銷模式不同，信息化的費用報銷是線上審批，審批人員一般看到不到原始的單據(jù)，所以，要求審批人員具備較高的業(yè)務(wù)熟練度，而且對于數(shù)額較大的報銷業(yè)務(wù)也能夠進(jìn)行應(yīng)對。充分了解業(yè)務(wù)的實際情況，對其信息進(jìn)行仔細(xì)核對，避免因為單據(jù)的問題給企業(yè)帶來損失，以較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)為費用報銷審批環(huán)節(jié)的合理性提供保證。

四、財務(wù)信息化模式下企業(yè)費用報銷的優(yōu)化策略

（一）采用電子化方式，實現(xiàn)無紙化報銷

相較于紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票能夠直接上傳財務(wù)信息系統(tǒng)，不但能實現(xiàn)無紙化，避免發(fā)票丟失以及相關(guān)稅務(wù)風(fēng)險，而且電子發(fā)票在收集、查驗、報銷以及核算、報稅、保管、后期查詢等方面都十分便利高效。采用電子化方式能夠有效促進(jìn)費用報銷流程優(yōu)化，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的一體化管理，避免財務(wù)工作中因為人工操作而導(dǎo)致的誤差，提升財務(wù)工作效率。所以，企業(yè)可以與軟件公司進(jìn)行合作，構(gòu)建報銷憑證直連的方式，例如，電子發(fā)票和支付憑證與財務(wù)系統(tǒng)連通、銀行卡合作系統(tǒng)等。省去人工整理發(fā)票并上傳的環(huán)節(jié)，讓報銷審批自動接入，優(yōu)化費用報銷的操作流程。

（二）利用先進(jìn)設(shè)備，實現(xiàn)關(guān)鍵信息提取

針對手工錄入票據(jù)效率較低且沒有辦法自動提取關(guān)鍵信息的問題，企業(yè)需要對自身影像系統(tǒng)進(jìn)行改造，按照費用的類型來區(qū)分不同費用的票據(jù)掃描，最終將影像集中到系統(tǒng)的掃描端。影像系統(tǒng)在完成發(fā)票掃描后，可以將其進(jìn)行區(qū)分設(shè)置，讓電子發(fā)票能夠直接上傳到對應(yīng)平臺，而紙質(zhì)發(fā)票則可以進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化。同時，還可以引進(jìn)相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備來識別具體模塊，能夠在電子影像當(dāng)中識別出增值稅的發(fā)票，進(jìn)而提取關(guān)鍵信息，避免重復(fù)報銷、過期以及其他不合理的操作，進(jìn)而控制企業(yè)在稅務(wù)方面的風(fēng)險。

（三）增加費用審核要素，實現(xiàn)審核自動化

大多數(shù)公司目前在審核環(huán)節(jié)仍舊以人工審核為主，審核自動化程度很低，造成的問題就是工作效率低下而且容易出現(xiàn)差錯。所以，在財務(wù)信息化模式下，費用報銷優(yōu)化需要做好費用類型以及相關(guān)開支管理制度的建立，做好各類費用審核要素和開支標(biāo)準(zhǔn)的制定。例如，招待費用的報銷審核核心要素要有四點：數(shù)額、內(nèi)容、消費標(biāo)準(zhǔn)、消費憑證。將每一類費用的審核要素都添加在審核的相關(guān)界面，這樣就可以避免成本崗在人為審核的時候出現(xiàn)遺漏與錯誤，避免企業(yè)的損失。

（四）做好信息系統(tǒng)連接，實現(xiàn)一站式報銷

大多數(shù)企業(yè)管理上實現(xiàn)了信息化，但各系統(tǒng)之間是獨立運行的狀態(tài)，系統(tǒng)之間存在壁壘，費用報銷十分煩瑣。財務(wù)信息化模式之下要實現(xiàn)費用報銷的優(yōu)化，那么做好系統(tǒng)之間的鏈接，實現(xiàn)一站式報銷是工作的重點之一。構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)需要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃展開，為不同系統(tǒng)建立連接，保證信息流通，避免實際操作當(dāng)中出現(xiàn)的重復(fù)。所以，需要先進(jìn)的信息技術(shù)作為支持，將各種系統(tǒng)之間高效連接，實現(xiàn)一站式費用報銷，省去中間環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)人工失誤和因為信息不暢而導(dǎo)致的工作重疊，真正實現(xiàn)各部門之間的信息共享。

（五）轉(zhuǎn)變工作理念，提升財務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)

財務(wù)信息化屬于財務(wù)管理方面的創(chuàng)新，需要財務(wù)人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維和模式，從單一的工作中跳出來，完成自身角色的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供參考，適應(yīng)自身工作從“賬房”到“資源優(yōu)化者”的轉(zhuǎn)變。所以，財務(wù)人員需要不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)以及個人素養(yǎng)，拓展專業(yè)的優(yōu)勢，合理利用互聯(lián)網(wǎng)搭建復(fù)合型的知識結(jié)構(gòu)，提升工作聚焦力，優(yōu)化自身財務(wù)工作。

費用報銷工作模式的轉(zhuǎn)變讓工作更加細(xì)化，容易導(dǎo)致財務(wù)人員的技能單一，最終造成人員的流失。對此，企業(yè)需要夠拓展思路，鼓勵財務(wù)人員實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，從單純的財務(wù)管理人員向?qū)ｍ椔毮茇攧?wù)管理人員轉(zhuǎn)型，參與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和制定，打破財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展障礙。除此之外，企業(yè)還可以改變現(xiàn)有的財務(wù)工作模式，結(jié)合實際需求重構(gòu)崗位，為財務(wù)人員創(chuàng)造更大的職業(yè)發(fā)展空間。對于不同年限和工作經(jīng)驗的員工，給予差別化的待遇，實行開放式就職，鼓勵有能力的財務(wù)人員向業(yè)務(wù)方向轉(zhuǎn)崗。最后，還可以定期為財務(wù)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，幫助財務(wù)人員提高綜合能力與業(yè)務(wù)水平，幫助基層財務(wù)工作者更好地理解財務(wù)信息化以及費用報銷的相關(guān)工作，夯實自身業(yè)務(wù)水平，降低出錯率，同時提升自身的競爭力，為企業(yè)發(fā)展提供人力保障。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展、信息化程度越來越高的新形勢下，企業(yè)加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)是十分必要的。尤其是對于費用報銷而言，信息化能夠有效地降低人工成本，提升工作效率和精準(zhǔn)度，節(jié)省工作時間，讓企業(yè)財務(wù)管理更加高效，進(jìn)而達(dá)成戰(zhàn)略管理目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。