新修訂的《中華人民共和國檔案法》背景下智慧檔案云平臺建設(shè)研究

■李立明

2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式施行。新《檔案法》中修訂了許多內(nèi)容，其中包括“檔案信息化建設(shè)”，并對檔案信息資源平臺建設(shè)提出了新要求。在此背景下，檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)一步發(fā)展，即向智慧化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化管理，以滿足用戶的知識需求。

一、構(gòu)建智慧檔案云平臺的意義

（一）促進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的檔案管理模式依賴人工進(jìn)行，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理，同時(shí)也導(dǎo)致檔案管理人員長期處于重復(fù)性的勞作之中，影響工作積極性。構(gòu)建智慧檔案云平臺，不僅可以促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理效率，而且還有助于檔案管理人員積極參與檔案管理工作?；谥腔墼破脚_的新型檔案管理平臺，以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向，利用大數(shù)據(jù)、智能分析、云計(jì)算等技術(shù)，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的智慧化管理。同時(shí)，隨著檔案管理業(yè)務(wù)和檔案增量的變化，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)已無法完全滿足當(dāng)前檔案管理的需要，因此，出于對檔案管理的實(shí)際需求，智慧檔案云平臺是最佳選擇。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

在信息化不斷發(fā)展的時(shí)代，不同系統(tǒng)形成的不同格式的電子公文，很難做到格式上兼容，極易出現(xiàn)不同部門、不同系統(tǒng)各自為政的“信息孤島”現(xiàn)象。智慧檔案云平臺能夠統(tǒng)一電子公文和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的形成格式，打破“信息孤島”，為電子文件和檔案數(shù)字化成果以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)歸檔遷移以及檔案信息的資源共享創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)條件。在此基礎(chǔ)上，用戶能夠快速、高效地利用檔案資源。智慧檔案云平臺包含一個資源共享系統(tǒng)，以云服務(wù)模式將集團(tuán)公司及下屬各立檔單位、各機(jī)關(guān)檔案室檔案數(shù)據(jù)集中存放在各節(jié)點(diǎn)的服務(wù)器上，服務(wù)機(jī)制對用戶透明，用戶無需了解云檔案的具體機(jī)制就可以獲取所需服務(wù)。

（三）完善檔案資源備份機(jī)制

基于智慧檔案云平臺可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的容災(zāi)備份與用戶的單點(diǎn)備份。云平臺利用多種硬件和軟件的冗余機(jī)制，通過登記備份的方式，提高和保障電子文件和數(shù)字檔案的法律憑證價(jià)值。集團(tuán)各級檔案部門作為非利益相關(guān)的第三方，對電子檔案的原始性、真實(shí)性提供憑證，有效防患人為篡改，化解經(jīng)濟(jì)矛盾糾紛，降低社會交易成本，最終實(shí)現(xiàn)提高行政及招投標(biāo)工作效能的目的。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，應(yīng)將云計(jì)算技術(shù)同企業(yè)檔案管理工作相結(jié)合，以此推動檔案信息化建設(shè)工作的不斷優(yōu)化完善，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面發(fā)展。

（四）節(jié)約檔案室軟硬件投入

基于智慧檔案云平臺，借助云計(jì)算技術(shù)，各立檔單位在建設(shè)數(shù)字檔案室時(shí)，不需要配備檔案管理服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、系統(tǒng)軟件等，也無需為網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的更新與維護(hù)而煩惱，只要配備接入云平臺的終端，即可實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的安裝、使用、管理等全部功能，有效節(jié)約了投資成本，同時(shí)也減少了用戶對設(shè)備維護(hù)方面的人力投入。

二、構(gòu)建智慧檔案云平臺的路徑

（一）智慧檔案云平臺構(gòu)建原則

智慧檔案云平臺構(gòu)建需要遵循一定的原則，以保證平臺構(gòu)建的正確性、科學(xué)性及可行性。首先，需遵循檔案統(tǒng)一管理原則。各立檔單位及項(xiàng)目部將檔案資源上傳至集團(tuán)公司云平臺，實(shí)現(xiàn)集中管理和統(tǒng)一利用。還可以建立在線收集機(jī)制，要求各項(xiàng)目部按集團(tuán)公司要求進(jìn)行在線歸檔，通過在線歸檔功能，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集，并將電子數(shù)據(jù)及檔案數(shù)字化成果導(dǎo)入檔案云平臺。

其次，需遵循檔案利用的簡化原則。簡化檔案文件的利用過程，增加利用渠道，通過用戶之間的文件分享，將文件便捷地互聯(lián)互通、相互推送，達(dá)到一人錄入、多人享用的共享利用效果。

最后，需遵循多元化的檔案展示原則。實(shí)現(xiàn)以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向的展示方式，即各類檔案數(shù)據(jù)均以圖表形式展示，內(nèi)容生動立體、一目了然，用戶能夠?qū)崟r(shí)掌握檔案相關(guān)數(shù)據(jù)動態(tài)，快速了解相關(guān)情況。

（二）智慧檔案云平臺實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

智慧檔案云平臺搭建完畢后，其可在簡化管理、強(qiáng)化實(shí)用、提高安全防范三個維度對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件升級優(yōu)化。

首先，簡化了檔案管理流程。建立檔案前置管理技術(shù)平臺，為檔案全程管理提供技術(shù)支撐，通過在線歸檔、文檔一體化等多種渠道完成歸檔工作，形成高效歸檔全場景覆蓋。加強(qiáng)3D全景檔案管理，擴(kuò)大檔案管理種類，規(guī)范管理流程。

其次，強(qiáng)化了檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性。強(qiáng)化網(wǎng)上利用，通過全文檢索、在線借閱等技術(shù)手段，使檔案利用更便捷。通過分享推送功能，讓檔案數(shù)據(jù)傳遞更便捷，在用戶操作多個模塊時(shí)，支持多任務(wù)窗口操作，工作更省時(shí)省力。

最后，提高了檔案管理的安全防范意識?；谠破脚_可建立記錄追蹤管理機(jī)制，使操作日志全覆蓋、可追溯，同時(shí)可采用動態(tài)水印技術(shù)手段防拍防錄，并通過建立電子文件離線利用策略機(jī)制，使文件利用全程可控。

（三）智慧檔案云平臺架構(gòu)

智慧檔案云平臺采用WebService技術(shù)實(shí)現(xiàn)，因此，云平臺能使得運(yùn)行在不同服務(wù)器上的不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用無需借助附加的、專門的第三方軟件或硬件就可相互交換數(shù)據(jù)或集成。無論各業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的語言、平臺或內(nèi)部協(xié)議是什么，都可以相互交換數(shù)據(jù)。云平臺可以有效減少應(yīng)用接口對接的費(fèi)用，為整個企業(yè)之間的業(yè)務(wù)流程的集成提供了一個通用機(jī)制。

智慧檔案云平臺的應(yīng)用架構(gòu)如圖1所示，在集團(tuán)公司本部設(shè)立檔案大數(shù)據(jù)中心，為集團(tuán)本部檔案部門及各下屬單位提供檔案數(shù)據(jù)備份存儲中心，在網(wǎng)絡(luò)互通的情況下，集團(tuán)可根據(jù)管理需要集中利用檔案資源，形成以總部為核心、各子分公司為分支的統(tǒng)一管理平臺。

圖1 智慧檔案云平臺的應(yīng)用架構(gòu)

智慧檔案云平臺的部署架構(gòu)如圖2所示，該平臺系統(tǒng)的物理部署架構(gòu)建立在各子公司現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境上，采取分布式部署方式，具體方式如下：首先，在集團(tuán)公司部署智慧檔案云平臺，用于接收集團(tuán)公司及各下屬子公司的檔案數(shù)據(jù)，形成檔案大數(shù)據(jù)中心（兼具備份功能）。其次，優(yōu)化升級集團(tuán)公司及各子分公司檔案管理系統(tǒng)，加入檔案數(shù)據(jù)上傳業(yè)務(wù)功能，將各立檔單位的檔案數(shù)據(jù)推送至集團(tuán)公司智慧檔案云平臺。最后，形成檔案資源的統(tǒng)一管理和利用平臺。

圖2 智慧檔案云平臺的部署架構(gòu)

（四）智慧檔案云平臺服務(wù)體系

智慧檔案云平臺由檔案數(shù)據(jù)云中心、檔案云數(shù)據(jù)訪問服務(wù)及檔案云數(shù)據(jù)安全管控服務(wù)等服務(wù)體系組成。

1.檔案數(shù)據(jù)云中心

通過檔案數(shù)據(jù)云中心，將企業(yè)的集團(tuán)公司及各子、分公司、項(xiàng)目部的檔案數(shù)據(jù)匯總到公司智慧檔案云平臺，形成覆蓋整個企業(yè)的檔案大數(shù)據(jù)中心。檔案云數(shù)據(jù)主要有4個方面的作用（圖3）：（1）集中檢查指導(dǎo)。集團(tuán)公司可通過云平臺對各立檔單位數(shù)據(jù)的規(guī)范化進(jìn)行檢查指導(dǎo)。（2）數(shù)據(jù)匯總展示。通過云平臺對各立檔單位數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總展示，便于快速了解整體情況。（3）統(tǒng)一查詢利用。通過云平臺進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)的訪問、分析和查詢、瀏覽等。（4）離線防止擴(kuò)散。對云數(shù)據(jù)進(jìn)行離線控制，使其脫機(jī)利用，安全仍可得到保障。

圖3 檔案數(shù)據(jù)云中心數(shù)據(jù)利用

2.檔案云數(shù)據(jù)訪問服務(wù)

在用戶訪問檔案云數(shù)據(jù)時(shí)，可獲得以下服務(wù)：一是直接明了的檔案信息展示服務(wù)。在系統(tǒng)首頁，可綜合顯示系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)狀態(tài)信息，包括事務(wù)類數(shù)據(jù)（如審批量、借閱量、訪問量、申請量等）、資源類數(shù)據(jù)（如檔案各類型資源存量、編研成果量、檢索量）以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如系統(tǒng)用戶量、總登錄量、總操作量），各類數(shù)據(jù)均以圖表形式展示，增強(qiáng)了用戶的使用體驗(yàn)。二是實(shí)現(xiàn)檔案離線防擴(kuò)散功能，防止電子文件被非法拷貝。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案利用的快捷、方便等優(yōu)勢日益凸顯，檔案系統(tǒng)本身具有對紙質(zhì)檔案借閱的功能（借出登記、歸還管理等），能夠輔助管理紙質(zhì)檔案的借閱工作，但對于電子檔案的利用，基本還處于在線利用層面。因此，智慧檔案云平臺采用離線瀏覽器和離線策略管理技術(shù)，對檔案借閱功能進(jìn)行了重新設(shè)計(jì)，增加了對電子檔案的借閱管理。具體實(shí)施方法如下：（1）檔案系統(tǒng)支持對電子檔案進(jìn)行借閱預(yù)約、登記，設(shè)定借閱天數(shù)。（2）用戶可以對完成借閱登記的電子檔案進(jìn)行下載，系統(tǒng)自動利用離線策略將借閱天數(shù)設(shè)定到電子文件中，用戶在借閱有效期內(nèi)可以離線瀏覽電子文件，超過有效期后，電子文件自動失效。這樣一來，系統(tǒng)將在以下方面得到保障：其一，保障了電子文件可離線利用，對利用者來講便捷性大幅提高；其二，保障了電子文件的安全性，離線檔案仍然受策略控制，避免了非法擴(kuò)散。

3.檔案云數(shù)據(jù)安全管控服務(wù)

新《檔案法》第三十五條規(guī)定，檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。由此可知，安全保障是檔案云數(shù)據(jù)平臺的基礎(chǔ)，智慧檔案云平臺具有檔案云數(shù)據(jù)安全管控功能，主要包括云數(shù)據(jù)的在線安全、離線安全、系統(tǒng)安全、應(yīng)用安全等4個方面。

對于云數(shù)據(jù)的在線安全，用戶在線訪問檔案云數(shù)據(jù)時(shí)，平臺通過完善的權(quán)限管理體系保障訪問安全；離線利用檔案時(shí)，平臺通過下載策略如密碼控制、日期控制、電腦設(shè)備綁定控制等對離線文件進(jìn)行控制，保證檔案離線利用的安全；云數(shù)據(jù)平臺在離線、存儲、傳輸?shù)确矫孢M(jìn)行加密控制，確保系統(tǒng)級別的安全；在應(yīng)用過程中，通過完備的檔案數(shù)據(jù)云運(yùn)行日志審計(jì)體系（圖4），對日志進(jìn)行多維度管理，做到全程留痕，保證應(yīng)用過程安全。同時(shí)運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析理念，根據(jù)用戶的檢索記錄，結(jié)合指定詞庫，對檢索熱詞詞頻進(jìn)行排名，便于用戶了解檔案利用的趨勢。

圖4 檔案數(shù)據(jù)云運(yùn)行日志審計(jì)體系

三、智慧檔案云平臺的應(yīng)用影響

從檔案管理角度看，智慧檔案云平臺能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的自動化，不僅能為檔案信息化管理提供先進(jìn)的技術(shù)手段，還能減少檔案工作人員繁重的工作量，有效降低管理成本，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

從企業(yè)管理角度看，加強(qiáng)檔案管理，對提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平具有巨大促進(jìn)作用，可以使企業(yè)現(xiàn)有的現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備發(fā)揮更大作用，從而大幅提高投入產(chǎn)出比，并使企業(yè)的管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接快速方便地在智慧檔案云平臺上查找和瀏覽所需檔案資源，極大地節(jié)省查檔時(shí)間，并且實(shí)現(xiàn)了多渠道的檔案利用途徑，包括多平臺查檔，開發(fā)檔案資源調(diào)度服務(wù)，在OA、BIM等業(yè)務(wù)平臺中提供檔案資源檢索利用功能。工程現(xiàn)場查檔，為工程項(xiàng)目建設(shè)期間提供查檔服務(wù)，為工程建設(shè)提供強(qiáng)大數(shù)據(jù)支撐。異地查檔，為出差或異地辦公人員提供查檔服務(wù)。館際檔案共享，為上級、同級提供檔案資源共享服務(wù)，使檔案資源在整個集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)發(fā)揮價(jià)值。外部人員查檔，為外部人員提供查檔服務(wù)，提高檔案資源公共服務(wù)能力，大幅提高檔案利用率和利用價(jià)值。

從檔案安全角度看，該成果全面解決了電子檔案利用過程中存在的安全漏洞，防止了因非法使用珍貴檔案資料帶來的檔案價(jià)值流失，有效保障了企業(yè)檔案價(jià)值的持續(xù)、長久。

從企業(yè)投入成本看，統(tǒng)一進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，避免了重復(fù)開發(fā)和低水平建設(shè)，大大降低了硬件投資和維護(hù)成本。

從企業(yè)信息資產(chǎn)角度看，通過檔案系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的無縫連接，可從其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中采集大量應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)并進(jìn)行集中管理；另一方面，通過應(yīng)用系統(tǒng)功能，可以對信息資源進(jìn)行有效管理，從而實(shí)現(xiàn)對企業(yè)信息資產(chǎn)的長期保存。

從平臺架構(gòu)角度上看，利用虛擬化技術(shù)將硬件資源進(jìn)行整合后再進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，按需分配，可以有效代替?zhèn)鹘y(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲服務(wù)器、備份服務(wù)器分離的硬件部署模式，使平臺成為具備高容量、低成本、高利用率、高安全、兼容性好、易擴(kuò)展等特點(diǎn)的技術(shù)策略，解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中的很多問題，從而更加科學(xué)地開展檔案管理工作。