醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策分析

□滿 祎 俞成楓

醫(yī)院人事檔案是反映醫(yī)務(wù)人員的基本情況、個人經(jīng)歷、技術(shù)水平、工作表現(xiàn)的歷史紀(jì)錄，是醫(yī)院人力資源管理工作中的重要參考和依據(jù)，涉及醫(yī)院員工的職務(wù)職稱晉升、工資調(diào)整等各項(xiàng)工作，能夠有力地指導(dǎo)人力資源管理工作，為醫(yī)院的人才隊(duì)伍建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做好醫(yī)院檔案管理工作，掌握好醫(yī)院的人才數(shù)據(jù)信息并做好數(shù)據(jù)分析，提供準(zhǔn)確的人才評價(jià)，帶動醫(yī)院的高層次人才隊(duì)伍不斷發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院的人才梯隊(duì)建設(shè)，對醫(yī)院節(jié)約人力資源成本及提升人力資源管理效率起到了積極作用，最終促進(jìn)醫(yī)院的管理工作健康、有序、高效進(jìn)行。本文圍繞醫(yī)院人事檔案管理工作展開討論，闡述人事檔案管理工作的重要性和必要性，分析人事檔案管理過程中存在的困難、問題及原因，并提出改進(jìn)措施，為醫(yī)院人事檔案管理工作提供有效建議。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及原因分析

（一）人事檔案材料不完整

在人事檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)人事檔案材料不完整的情況，究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：第一，管理模式老舊。大多數(shù)醫(yī)院都是采用傳統(tǒng)管理方式，使用文本材料作為表達(dá)的主要形式，依靠工作人員的手工記錄和管理。隨著時(shí)間的推移，檔案文件受存放環(huán)境或人為差錯等影響，容易出現(xiàn)檔案材料的損壞、丟失或歸檔不及時(shí)和錯放等情況，長此以往也就無法保證人事檔案的信息完整和安全。第二，據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，我國超過85%的醫(yī)護(hù)人員曾經(jīng)調(diào)換過工作單位，頻繁地調(diào)換工作也會導(dǎo)致相關(guān)材料的遺失。第三，思想上重視程度不夠。人事檔案涉及在院所有醫(yī)務(wù)人員，但是他們的重視程度不夠，未能正確認(rèn)識檔案的重要性。醫(yī)務(wù)工作者忙于自己的醫(yī)療工作，未能將個人材料及時(shí)遞交到人事管理部門，造成人事檔案材料的不完整、不全面、不規(guī)范，對后續(xù)的檔案整理工作的開展造成了嚴(yán)重影響。

（二）工作效率及利用率低

人事檔案管理工作的低效運(yùn)行嚴(yán)重影響醫(yī)院職工個人的晉升、待遇以及醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，其主要原因有以下幾點(diǎn)：一是管理模式老舊。人事檔案涉及許多隱私性的信息，需要專人管理、獨(dú)立存放。信息內(nèi)容多、范圍大、涉及廣，在收集整理過程中，通過手工記錄、整理、歸檔，工作時(shí)間長、工作效率低、工作強(qiáng)度大。二是管理人員業(yè)務(wù)能力不高。缺乏專業(yè)、專職的檔案管理人員，現(xiàn)有人員對檔案材料的管理、審核、鑒別能力還不夠，管理創(chuàng)新意識不足，專業(yè)水平不強(qiáng)。集中在以下幾點(diǎn)：第一，管理人員并非專業(yè)出身，可能身兼數(shù)職，也可能從其他崗位借調(diào)而來，管理崗位本身不穩(wěn)定，繼而影響人事檔案工作的開展。第二，人事檔案管理是重復(fù)性操作，管理人員每天面對相同的工作內(nèi)容，容易產(chǎn)生厭倦感，降低了工作效率。三是信息化程度不夠。新時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦械膽?yīng)用也越來越廣泛。但在傳統(tǒng)管理理念的影響下，醫(yī)院延續(xù)陳舊的檔案管理方式，即人工整理資料，用文字表格記錄員工的信息，在大規(guī)模的紙質(zhì)化管理下很難進(jìn)行人力資源開發(fā)工作。紙質(zhì)檔案容易損毀和遺失，對檔案管理的可持續(xù)發(fā)展也有著負(fù)面的影響，大大降低了工作效率和利用率。

二、提升醫(yī)院人事檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)責(zé)任意識

人事檔案管理工作任務(wù)重、標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，為了高標(biāo)準(zhǔn)地完成人事檔案管理工作，我們嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案管理工作的規(guī)定和要求，堅(jiān)持原則、堅(jiān)守底線。邊整理邊學(xué)習(xí)，整理和審核分步進(jìn)行，通過黨辦把關(guān)復(fù)核、分管領(lǐng)導(dǎo)抽查審核等措施，保證了人事檔案管理工作的質(zhì)量。對檔案中缺少的材料重點(diǎn)登記，材料收集、整理、反饋工作同步進(jìn)行，采取電話告知、書面通知、專人催繳等方式解決檔案材料缺失補(bǔ)交不及時(shí)的難題。對收集到的歸檔材料，認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行排查和鑒別，使歸檔材料更多真實(shí)有效、手續(xù)完整。

（二）完善人事檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范

在管理工作中要制度先行，檔案工作也是如此。人事檔案管理工作具有高度的機(jī)密性，操作規(guī)范也很重要，這就需要我們制定完善的制度來保障檔案管理工作有序進(jìn)行。醫(yī)院高度重視檔案管理工作，落細(xì)落實(shí)檔案管理工作要求，使人事檔案管理制度化；平時(shí)更要重視檔案管理的質(zhì)量，工作人員要嚴(yán)格把控，檔案的收集審查和整理鑒別都要細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)，歸檔時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對，提高人事檔案管理的安全性和規(guī)范化。為了進(jìn)一步建立和健全檔案管理工作制度，完善和落實(shí)人員職責(zé)、整理歸檔、保密安全、檢查審核等工作細(xì)則，強(qiáng)化檔案收集、整理、查閱、轉(zhuǎn)遞、核對等工作程序，做到制度“上墻”、工作“上心”，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可查。健全和完善“人事檔案材料接收登記簿”“人事檔案查閱登記簿”“人事檔案轉(zhuǎn)出登記簿”等各種登記表簿，真正做到收轉(zhuǎn)有登記、查閱有手續(xù)、管理有章法、工作有條理，形成一套方便快捷、規(guī)范科學(xué)的管理程序，保證干部人事檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。

（三）提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員是醫(yī)院人事檔案管理工作的重中之重。首先應(yīng)該配備專職專管的人事檔案管理人員，制定好崗位職責(zé)，最好能夠進(jìn)行責(zé)任制考核，制定相應(yīng)獎懲激勵措施，提高管理人員的工作積極性；其次要重視管理人員業(yè)務(wù)水平，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和學(xué)習(xí)意識，吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和方法，跟上醫(yī)院人事管理和醫(yī)院發(fā)展的要求，保證醫(yī)院人事管理工作的順利進(jìn)行和不斷發(fā)展。

（四）采用信息化管理手段，提高檔案利用率

當(dāng)前，隨著醫(yī)院管理模式的轉(zhuǎn)變和快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院管理發(fā)展的要求。人事檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，采用信息化管理手段。信息化管理模式方便檔案查閱、利于統(tǒng)計(jì)分析，能夠提高檔案利用率和工作效率，減少人工管理可能出現(xiàn)的疏漏，從而增強(qiáng)醫(yī)院管理的效率和水平，更有利于醫(yī)院人力資源管理工作的有效推進(jìn)?，F(xiàn)在，使用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的機(jī)構(gòu)部門正在增加，各醫(yī)院也應(yīng)該跟上時(shí)代腳步，積極主動地學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理理念，建立適合本院的檔案管理模式，為醫(yī)院人事管理工作的開展提供更科學(xué)，更準(zhǔn)確的信息支持，促進(jìn)醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)和醫(yī)院管理工作的持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理工作不能因循守舊，必須逐步完善、不斷發(fā)展、堅(jiān)持創(chuàng)新。醫(yī)院要重視這項(xiàng)工作，創(chuàng)新人力資源管理模式，探索做好檔案管理工作的各種現(xiàn)代化手段，在檔案管理的過程中，不斷地提高管理人員職業(yè)素質(zhì)，建立完整的檔案管理制度，通過多種方式和渠道，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院的人才建設(shè)服務(wù)，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。