基于BPM的某企業(yè)合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

劉 恒，徐蓓蓓，李成龍，賀思鞠

（北京航天動力研究所，北京 100076）

0 引言

在合同管理系統(tǒng)開發(fā)之前，某企業(yè)目前使用的經(jīng)營管理系統(tǒng)側(cè)重于滿足合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的收集、查詢、統(tǒng)計(jì)及預(yù)警等需求，而關(guān)于合同執(zhí)行過程中的流程及數(shù)據(jù)管理，依然處于線下管理模式，其中涉及的審批和管理部門眾多，導(dǎo)致合同管理效率低下。具體存在以下幾個問題：第一，合同審批效率低，合同評審等流程采用線下紙質(zhì)表單，審批流程煩瑣且費(fèi)時，并且紙質(zhì)表單歸檔過程中容易丟失，效率低下。第二，缺少過程記錄，合同變更信息、合同執(zhí)行節(jié)點(diǎn)信息只能保存一條記錄，不能詳細(xì)記錄變更歷史、執(zhí)行進(jìn)度等信息。第三，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，財(cái)務(wù)部門需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)和經(jīng)營管理系統(tǒng)中重復(fù)錄入收付款數(shù)據(jù)，增加了工作量，而且數(shù)據(jù)錄入可能出錯，造成財(cái)務(wù)系統(tǒng)和經(jīng)營管理系統(tǒng)收付款情況不一致。第四，無法動態(tài)分析，各部門的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)不能與企業(yè)管理機(jī)關(guān)共享，企業(yè)管理機(jī)關(guān)只能通過篩選、抽查及專項(xiàng)核查等方式進(jìn)行監(jiān)督和檢查，不能做到對各項(xiàng)經(jīng)營數(shù)據(jù)的持續(xù)跟蹤和動態(tài)對比分析。同時，各部門也需耗費(fèi)大量精力與財(cái)務(wù)部門傳遞和核對各項(xiàng)數(shù)據(jù)，存在各種手工記錄與重復(fù)勞動的情況，效率低下［1-2］。

為解決上述問題，基于業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM）平臺，開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，覆蓋合同項(xiàng)目全生命周期管理過程，完成經(jīng)營信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析及運(yùn)用，滿足企業(yè)提升管理效率和管理水平的迫切需要。

1 合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

合同管理系統(tǒng)采用BPM平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)流程開發(fā)，與域、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、綜合門戶系統(tǒng)集成在一起，由流程管理、集成服務(wù)接口兩個部分組成，這兩個部分相互銜接，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)界面、應(yīng)用、服務(wù)、流程、數(shù)據(jù)、用戶等各類信息資源的集成和融合。合同管理系統(tǒng)與域進(jìn)行組織和人員的集成，與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進(jìn)行合同信息、收付款信息的集成，與綜合門戶系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)待辦及提醒信息的集成。采用報表工具以圖文結(jié)合的形式實(shí)現(xiàn)多種數(shù)據(jù)的綜合分析。系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)

合同管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)進(jìn)行部署，可使用計(jì)算機(jī)客戶端在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)或使用移動App及微信進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。圖2為系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)部署方式。

圖2 系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)部署方式

合同管理系統(tǒng)功能主要包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、主合同管理、外協(xié)外購合同管理、統(tǒng)計(jì)分析及移動辦公6個部分。圖3為系統(tǒng)的功能框架圖。

圖3 系統(tǒng)的功能架構(gòu)

1.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理主要實(shí)現(xiàn)字典管理、組織管理、角色管理、用戶管理、用戶角色管理、系統(tǒng)日志等功能。

1.1.1 字典管理

將銷售產(chǎn)品類別、采購產(chǎn)品、行業(yè)類別等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，采用字典管理工具進(jìn)行開發(fā)，系統(tǒng)管理員可以對字典數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除、修改及查詢等操作，為后續(xù)合同系統(tǒng)數(shù)據(jù)的引用及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理提供了方便快捷的管理接口［1］。

1.1.2 組織管理

組織管理部分可以建立上下級的部門機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)管理員可以對組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)，為后續(xù)的用戶管理提供相對應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。

1.1.3 角色管理

系統(tǒng)管理員可以創(chuàng)建多種角色，還可以根據(jù)角色屬性進(jìn)行分組，為后續(xù)用戶管理提供角色配置。

1.1.4 用戶管理

用戶名、用戶部門通過域進(jìn)行集成，系統(tǒng)不需要再對用戶名和用戶部門進(jìn)行管理。系統(tǒng)用戶管理主要實(shí)現(xiàn)對用戶基本信息的管理，如用戶密碼、是否允許使用移動端等。

1.1.5 用戶角色管理

用戶使用的功能、能查看的數(shù)據(jù)由用戶所屬角色決定，用戶角色管理主要是對某個角色包含的用戶進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)用戶權(quán)限的管理。

1.1.6 系統(tǒng)日志

系統(tǒng)管理員可查看系統(tǒng)的操作日志，具有追溯管理員操作和用戶操作的作用。

1.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理主要包括客戶信息管理、銷售產(chǎn)品類別管理、行業(yè)類別管理、采購產(chǎn)品管理及預(yù)警設(shè)置等。

1.2.1 客戶信息管理

客戶信息管理主要是對客戶的名稱、客戶級別、行業(yè)、聯(lián)系方式等進(jìn)行管理，新增客戶信息時需要審查客戶的經(jīng)營場所、注冊地址、商譽(yù)情況、法定代表人、資信情況等內(nèi)容，經(jīng)過審批后方可進(jìn)入客戶信息管理庫。由各部門系統(tǒng)管理人員維護(hù)各部門客戶的信息。錄入主合同時，僅可在本部門客戶列表中選擇客戶，減少錄入人員操作，避免客戶信息填寫錯誤。

1.2.2 銷售產(chǎn)品類別管理

目前，各部門產(chǎn)品類別各不相同，由經(jīng)營管理部對各部門的產(chǎn)品類別進(jìn)行管理，各部門錄入主合同時僅可選擇本部門的產(chǎn)品類別。

1.2.3 行業(yè)類別管理

由經(jīng)營管理部進(jìn)行行業(yè)類別管理。行業(yè)類別包括類別和行業(yè)兩級。系統(tǒng)以樹狀視圖的方式實(shí)現(xiàn)行業(yè)類別管理。主合同錄入時需選擇當(dāng)前主合同所屬的行業(yè)類別。錄入時只選擇大類別，如石油、化工、煤化工、電力等，煉油、天然氣等作為選擇時的參考。

1.2.4 采購產(chǎn)品管理

由各部門系統(tǒng)管理人員對本部門的采購產(chǎn)品進(jìn)行管理，外協(xié)外購合同錄入時僅可選擇已存在的本部門的采購產(chǎn)品。系統(tǒng)支持以符合模板要求的Excel格式的采購產(chǎn)品導(dǎo)入功能。

1.2.5 預(yù)警設(shè)置

由經(jīng)營管理部對法律時效預(yù)警時間、發(fā)貨提醒時間及質(zhì)保期提醒時間進(jìn)行設(shè)置。

1.3 主合同管理

合同管理系統(tǒng)按照企業(yè)的合同類型分為主合同管理模塊和外協(xié)外購合同管理模塊，主合同管理模塊中包含主合同評審、主合同錄入、主合同變更解除、主合同發(fā)函訴訟、發(fā)貨管理、應(yīng)收賬款管理、合同進(jìn)度管理、合同結(jié)算管理、經(jīng)營數(shù)據(jù)管理等功能；外協(xié)外購合同管理模塊中包含外協(xié)外購合同申請、外協(xié)外購合同審批、外協(xié)外購合同錄入、外協(xié)外購合同變更解除、外協(xié)外購無合同審批、到貨驗(yàn)收管理等功能。主合同和外協(xié)外購合同各功能都是通過流程模式實(shí)現(xiàn)的，設(shè)計(jì)的思路主要基于以下幾個方面：①基于企業(yè)內(nèi)部成型的紙質(zhì)合同審批、錄入等流程。②基于企業(yè)的合同管理辦法，劃分審批責(zé)任部分，優(yōu)化流程。③根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況及在線下流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行人性化改造，同時配置相應(yīng)的角色，使各負(fù)責(zé)部門能夠發(fā)起和審閱相對應(yīng)權(quán)限的流程和表單［1］。下面以主合同管理模塊中幾個功能點(diǎn)對流程和表單的設(shè)計(jì)進(jìn)行詳細(xì)介紹。

1.3.1 主合同評審

合同正式簽訂前，需要對合同進(jìn)行評審，履行評審流程。主合同評審的主要目的是審查合同的主體，即訂立合同的當(dāng)事人，包括自然人、法人和其他組織等；審查雙方當(dāng)事人的基本信息，根據(jù)合同類型及簽訂合同的具體情況，對當(dāng)事人的資格、資質(zhì)、履約能力等方面進(jìn)行具體的審查，對合同履約過程中的風(fēng)險事先進(jìn)行評估；審查合同的內(nèi)容，包括當(dāng)事人的名稱，標(biāo)的物的數(shù)量、品格、規(guī)格、質(zhì)量等，價款或報酬，合同履行期限、地點(diǎn)及方式，結(jié)算期限、方式，違約責(zé)任，以及爭議的解決方法等內(nèi)容；審查合同的效力，審查合同是否符合生效條件、是否存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的無效事由、是否存在可撤銷的情況；審查責(zé)任條款，根據(jù)所涉及的合同的不同類型和不同情況，可約定采取違約金、賠償損失、繼續(xù)履行等違約責(zé)任；審查爭議解決方式，如果合同存在違約和侵權(quán)競合的情況，就要考慮解決糾紛的途徑、方式、方法及要求等［3］。圖4為主合同評審的設(shè)計(jì)流程。

圖4 主合同評審的設(shè)計(jì)流程

1.3.2 主合同錄入

由部門合同錄入人員選擇本部門已經(jīng)通過審批的且未被主合同使用的合同評審表，帶入合同評審表中已經(jīng)錄入的合同信息錄入項(xiàng)（如合同類別、法人單位、事業(yè)部名稱、任務(wù)出處信息等），選擇產(chǎn)品類型、行業(yè)類別、合同包含的階段，填寫來款計(jì)劃等信息，上傳簽署完整的PDF格式合同電子版，提交后由經(jīng)營管理部對紙質(zhì)合同和已填寫的合同信息及合同電子版進(jìn)行核對與審批。經(jīng)營管理部審批通過的合同寫入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)合同中，并自動對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人設(shè)置可查看、可報銷、可管理的權(quán)限。

1.3.3 主合同變更解除

由部門相關(guān)人員錄入合同變更（解除）審批單中相關(guān)信息，在本部門內(nèi)部審核通過后，由法律事務(wù)部審批，經(jīng)營管理部在線下召開專題會，將專題會會議紀(jì)要上傳到系統(tǒng)中，由主管所領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由經(jīng)營管理部確定此次合同變更/解除是否涉及財(cái)務(wù)處理。若涉及財(cái)務(wù)處理，由財(cái)務(wù)處理后，流程通過；若不涉及財(cái)務(wù)處理，由經(jīng)營管理部處理后，流程通過。流程審批通過后，由部門上傳合同變更或解除的補(bǔ)充協(xié)議。圖5為主合同變更解除的設(shè)計(jì)流程。

圖5 主合同變更解除的設(shè)計(jì)流程

1.3.4 主合同發(fā)函訴訟

主合同發(fā)函與訴訟流程由部門提出申請，經(jīng)審批通過后，由法律事務(wù)處處理。法律事務(wù)處可在發(fā)函與訴訟期間多次填寫處理情況，直到發(fā)函與訴訟程序結(jié)束。

1.3.5 發(fā)貨管理

由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人選擇未完成發(fā)貨的合同，帶入合同錄入時的基本信息，通過客戶名稱獲取發(fā)貨信息，填寫發(fā)貨方式、發(fā)貨要求等信息，填寫或上傳發(fā)貨清單，經(jīng)管理部門、主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批通過后，由發(fā)貨主管發(fā)貨并上傳發(fā)貨憑證，到貨后，由發(fā)貨主管上傳到貨憑證。流程結(jié)束后，生成發(fā)貨審批單存檔。圖6為發(fā)貨管理的設(shè)計(jì)流程。

圖6 發(fā)貨管理的設(shè)計(jì)流程

1.4 外協(xié)外購合同管理

外協(xié)外購合同管理主要包括供應(yīng)商管理、外協(xié)外購申請、外協(xié)外購合同審批、外協(xié)外購合同錄入、外外購合同變更/解除、外協(xié)外購無合同審批、到貨驗(yàn)收等功能。

外協(xié)外購合同管理的功能流程開發(fā)模式與主合同一致，在此不再贅述。

1.5 統(tǒng)計(jì)分析

實(shí)現(xiàn)主合同、外協(xié)外購合同按月度、季度、年度進(jìn)行合同數(shù)量、合同金額的統(tǒng)計(jì)及所有信息的查詢和組合查詢，并且統(tǒng)計(jì)信息可導(dǎo)出到Excel文件，同時可以采用圖文結(jié)合的形式實(shí)現(xiàn)多種數(shù)據(jù)的綜合分析。采用BPM實(shí)現(xiàn)普通的表格統(tǒng)計(jì)，采用報表工具實(shí)現(xiàn)圖形的展示和統(tǒng)計(jì)分析?？商峁┤玟N售漏斗、合同金額區(qū)域分布、產(chǎn)品類型分布、客戶分布、行業(yè)分布，以及合同全生命周期臺賬等圖形化的報表。

圖形化的統(tǒng)計(jì)分析，能讓企業(yè)合同管理相關(guān)負(fù)責(zé)人直觀地看到合同執(zhí)行階段、產(chǎn)品類型分布、客戶分布、應(yīng)收賬款等情況，為各類工作人員提高合同的執(zhí)行效率、規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險提供依據(jù)。

1.6 移動辦公

基于BPM的合同管理系統(tǒng)可以配置微信版審批界面，通過平臺的移動辦公功能，采用移動App或微信實(shí)現(xiàn)合同的流程審批等功能。

2 合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析

合同管理系統(tǒng)自上線運(yùn)行以來，共流轉(zhuǎn)和管理的合同有6萬余條，經(jīng)過流程的不斷改造和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了合同管理的電子化和合同審批的無紙化，使得合同管理得到了規(guī)范化管理，極大地提高了企業(yè)的合同管理效率，具有較好的實(shí)用性和創(chuàng)新性。根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行效果進(jìn)行功能擴(kuò)展，形成一個體系的合同管理系統(tǒng)，使得主合同和外協(xié)外購合同能夠互相關(guān)聯(lián)，同時根據(jù)數(shù)據(jù)分析進(jìn)行科學(xué)的成本管控。

后續(xù)將繼續(xù)進(jìn)行功能拓展，將業(yè)務(wù)功能覆蓋到各個業(yè)務(wù)流程，同時涵蓋到經(jīng)營數(shù)據(jù)管理和成本管控。圖7為目前實(shí)現(xiàn)的主合同及后期預(yù)想的相關(guān)擴(kuò)展功能，以及各功能之間的聯(lián)系邏輯圖，外協(xié)外購合同同樣也會根據(jù)相同的邏輯進(jìn)行持續(xù)完善。

圖7 合同管理系統(tǒng)功能邏輯圖

3 結(jié)束語

基于BPM平臺開發(fā)的合同管理系統(tǒng)，主要內(nèi)容涵蓋合同全生命周期線路中的合同評審、合同錄入、合同變更解除中止、收付款管理等，同時建立了主合同及外協(xié)外購合同總臺賬，基本完成合同從評審到合同中止解除等的全生命周期管理?；诖藰I(yè)務(wù)主線，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，主要包含客戶信息、銷售產(chǎn)品類別、采購產(chǎn)品、行業(yè)類別等基礎(chǔ)信息。為使合同管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)行融合，開發(fā)接口，進(jìn)行系統(tǒng)集成，主要包括與域、門戶、網(wǎng)上報銷的集成。同時，利用BPM平臺的特點(diǎn)和優(yōu)勢，進(jìn)行人員角色管理、流程配置、字典配置等基礎(chǔ)配置，結(jié)合企業(yè)微信進(jìn)行移動辦公的表單和審批配置。

合同管理系統(tǒng)將企業(yè)的合同納入信息化管理平臺統(tǒng)一管理，改變了合同審批人工流轉(zhuǎn)手工簽署的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)了合同項(xiàng)目全過程規(guī)范化的動態(tài)管理與監(jiān)督，按需實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率，為管理決策提供了有力支持，提升了企業(yè)的管理效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實(shí)時統(tǒng)計(jì)與監(jiān)控。