提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

姜卉

摘 要：信息時(shí)代檔案管理工作的方式出現(xiàn)了深度變革，事業(yè)單位必須在強(qiáng)化相關(guān)檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)上解決傳統(tǒng)檔案管理工作的問題。本文主要分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題是，強(qiáng)調(diào)全面提高檔案管理信息化的水平，著力在新技術(shù)的支撐下明確事業(yè)單位檔案管理發(fā)展思路，基于信息技術(shù)提高檔案管理的服務(wù)效能，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化加快建設(shè)步伐。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;優(yōu)化措施

檔案是事業(yè)單位相關(guān)信息的全面記錄，信息化時(shí)代應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理工作方式，重點(diǎn)尋找檔案中蘊(yùn)含的各種信息，從而滿足事業(yè)單位公益服務(wù)項(xiàng)目的發(fā)展需要。事業(yè)單位還要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作的方法，在信息技術(shù)條件下優(yōu)化檔案管理工作的模式，著力依靠?jī)?yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)解決檔案管理現(xiàn)實(shí)問題。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的問題

1）信息化管理重視不足。目前事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化重視不足，不少事業(yè)單位未能把檔案管理信息化提上議事日程。很多事業(yè)單位以上級(jí)未能給予必要的財(cái)政撥款為由阻礙檔案管理信息化的進(jìn)程。很多事業(yè)單位長(zhǎng)期以來存在檔案重管輕用的思想，因此缺乏檔案管理信息化的主動(dòng)性，大部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只有守好“死檔案”就是完成了檔案管理工作任務(wù)。由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度低，因此導(dǎo)致檔案管理工作制度修訂不足，事業(yè)單位沒能針對(duì)性的組織開展相關(guān)具體工作。檔案管理與事業(yè)單位職工的利益相關(guān)，很多事業(yè)單位職工都未能充分的運(yùn)用檔案指導(dǎo)和輔助業(yè)務(wù)工作的開展，這也使得職工不配合檔案管理部門，因此嚴(yán)重的制約檔案管理工作的有效性。

2）缺少專職檔案管理員。目前事業(yè)單位普遍的面臨著縮減人員編制的問題，在事業(yè)單位精簡(jiǎn)改革的大背景下，事業(yè)單位嚴(yán)重的缺少檔案員編制，很多事業(yè)單位都缺少專職檔案員，這在很大程度上制約了檔案管理工作進(jìn)展。很多事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，兼職檔案管理員不掌握先進(jìn)的檔案管理工作方法，事業(yè)單位也沒能大規(guī)模的組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一些年齡較大的檔案員不具備信息化檔案管理操作能力，無法滿足新時(shí)期檔案管理需要。加上有些檔案管理人員的信息意識(shí)較低，檔案管理工作的規(guī)范化低，因此導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。當(dāng)前，事業(yè)單位引進(jìn)專業(yè)高端檔案管理人才的難度較大，現(xiàn)有檔案員不熟悉信息化的檔案管理工作方法，因?yàn)槿鄙賹I(yè)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，因此嚴(yán)重的影響檔案管理工作的整體質(zhì)量水平。

3）信息化建設(shè)不規(guī)范。信息化已經(jīng)成為新時(shí)代檔案管理工作的主要方式，但是，有些事業(yè)單位未能科學(xué)的推動(dòng)檔案管理工作信息化，存在著檔案管理信息化建設(shè)盲目進(jìn)行的問題。例如，雖然有些事業(yè)單位給予檔案管理信息化以必要的人力物力，但是存在盲目上馬檔案管理信息化項(xiàng)目問題，不能根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際檔案應(yīng)用需要建設(shè)檔案管理信息化體系。有時(shí)一次性采購(gòu)大量的檔案信息化設(shè)備，造成相關(guān)設(shè)備未經(jīng)充分使用就面臨著淘汰的問題。還有的事業(yè)單位檔案管理信息化過于重視硬件的配置，不注重軟件管理系統(tǒng)的開發(fā)，檔案管理信息化無法建立科學(xué)的信息查詢與檢索機(jī)制，檔案管理工作的系統(tǒng)性較低，因此無法滿足檔案信息的查詢、檢索與使用的需要。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容繁雜，檔案管理流程較為復(fù)雜，事業(yè)單位檔案信息化與電子化水平較低，無法實(shí)現(xiàn)老舊原始檔案的廣泛共享，不能有效的發(fā)揮出電子化檔案信息的實(shí)用價(jià)值。

4）信息化水平有待提升。信息技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)代檔案管理工作的主要技術(shù)手段，事業(yè)單位檔案管理工作人員還要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)從發(fā)揮電子檔案使用價(jià)值角度開辟檔案管理信息化的創(chuàng)新空間。目前，事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素較高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式向信息化管理轉(zhuǎn)型的過程中工作漏洞較多，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被篡改丟失的風(fēng)險(xiǎn)較大。檔案管理信息化進(jìn)程較慢，很多事業(yè)單位雖然具有大數(shù)據(jù)的概念，但是不具備實(shí)際的大數(shù)據(jù)檔案管理載體，檔案數(shù)據(jù)信息的檢索與挖掘能力較低。很多事業(yè)單位缺乏與第三方檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)合作的意識(shí)，不能在專家引導(dǎo)下提高檔案管理科學(xué)性。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的策略

1）高度重視信息化的建設(shè)。事業(yè)單位還要高度的重視檔案管理信息化建設(shè)，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入的力度。首先，明確檔案管理信息化的重要性，加強(qiáng)檔案管理信息化知識(shí)普及，營(yíng)造良好的檔案管理信息化工作氛圍，促進(jìn)全員上下深刻的認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案管理工作信息化的重要意義。 其次，全面提高檔案管理信息化的重視程度，將檔案管理信息化作為當(dāng)前的重要工作任務(wù)，積極的做好相關(guān)工作規(guī)劃，大力向上級(jí)財(cái)政申請(qǐng)補(bǔ)貼，從而全面提高檔案管理工作的質(zhì)量水平。第三，全面加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理體系的建設(shè)，明確檔案管理工作的責(zé)任分工與追責(zé)機(jī)制，確定具體檔案管理人中的崗位職責(zé)，強(qiáng)調(diào)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)開展好具體的檔案管理工作。

2）強(qiáng)化信息技術(shù)人才培養(yǎng)。目前還要高度的重視引進(jìn)高端檔案管理人才，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作。首先，要求事業(yè)單位檔案管理人員強(qiáng)化信息化的意識(shí)，掌握信息化的檔案管理工作方式方法，強(qiáng)調(diào)提高檔案管理人員信息化方面的知識(shí)，這樣才能全面提高檔案管理信息化工作的水平。其次，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理專業(yè)技術(shù)人才，注重提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性，全面提升檔案管理人員專業(yè)隊(duì)伍的水平。第三，現(xiàn)階段還要解決檔案管理人員不掌握計(jì)算機(jī)檔案管理使用方法的問題，尤其加強(qiáng)檔案管理人員操作技能的培訓(xùn)，注重運(yùn)用專家講學(xué)和代為培養(yǎng)的方式提高檔案管理信息化操作的能力水平，保證組建一支具有一定信息技術(shù)素養(yǎng)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。

3）規(guī)范檔案管理工作制度。新時(shí)期還要建設(shè)檔案管理工作制度，依靠強(qiáng)有力的制度提高檔案管理的效率，從而更好的滿足信息化時(shí)代提高檔案管理工作信息化水平的需要。首先，注重優(yōu)化檔案管理工作的模式，強(qiáng)調(diào)在數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)挖掘方面下功夫，建立面向檔案管理智能化的檔案管理工作制度體系。其次，立足于實(shí)際需要完善事業(yè)單位檔案管理工作的整體管理制度規(guī)范，基于檔案在內(nèi)容信息流通需要強(qiáng)化檔案管理信息化的建設(shè)工作，基于檔案管理信息平臺(tái)的運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行相關(guān)管理制度的修訂工作。第三，還要大力開發(fā)檔案管理專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，做到檔案統(tǒng)一歸檔，為檔案共享提供便利條件。

4）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。新時(shí)期做好檔案信息化建設(shè)工作還要優(yōu)化硬件與軟件的配置。首先，制定事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)期目標(biāo)與短期規(guī)劃，在財(cái)政的強(qiáng)有力支持下整合檔案信息資源。新形勢(shì)下完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，建立一支數(shù)字化的檔案管理隊(duì)伍，配置專業(yè)的檔案管理人員，提高檔案數(shù)據(jù)信息設(shè)備的應(yīng)用效率。其次，強(qiáng)化檔案管理人力物力的配置，注重優(yōu)化建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)或開發(fā)檔案數(shù)據(jù)信息的電子錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息資源的全面整合。第三，加大力度保證信息化檔案管理的安全性，有效應(yīng)對(duì)信息化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)防止各種風(fēng)險(xiǎn)因素的入侵，從而提升檔案管理信息化工作的效率，達(dá)到全面提高檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的目標(biāo)。

3 結(jié)論

新形勢(shì)下還要推動(dòng)檔案管理信息化深度實(shí)施，完善檔案管理信息化建設(shè)策略，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施配置，強(qiáng)調(diào)在第三方機(jī)構(gòu)有效支持下加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的步伐，切實(shí)提高檔案管理信息化的針對(duì)性，從而解決事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化工作制度建設(shè)，形成良好的信息化檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)的氛圍，保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性，解決傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理的主要問題。

參考文獻(xiàn)

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