●姚 云
加快構(gòu)建我國(guó)一流的財(cái)務(wù)管控體系,是貫徹落實(shí)黨的十九大“做強(qiáng)做優(yōu)做大國(guó)有資本……培養(yǎng)具有全球競(jìng)爭(zhēng)力的世界一流企業(yè)”的重要舉措,也是適應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)及商業(yè)環(huán)境變化、中國(guó)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的內(nèi)在需要。從我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)集中管控的實(shí)施現(xiàn)狀來(lái)看,努力躋身世界先進(jìn)水平,建立一流財(cái)務(wù)管控體系,是企業(yè)管理發(fā)展的大趨勢(shì),勢(shì)不可擋。智能財(cái)務(wù)發(fā)展是當(dāng)今會(huì)計(jì)行業(yè)倍受關(guān)注的領(lǐng)域之一。隨著大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等人工智能為代表的新技術(shù)不斷應(yīng)用成熟,正以橫掃千軍之勢(shì)改變財(cái)務(wù)管理的理念和模式,以及會(huì)計(jì)操作和崗位。自2016 年以來(lái),我國(guó)大型企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)開始考慮將AI技術(shù)應(yīng)用到財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)實(shí)操當(dāng)中,目前部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)單一或多個(gè)財(cái)務(wù)智能化的狀態(tài),并開始逐步邁向更多的智能財(cái)務(wù)下的應(yīng)用場(chǎng)景,而最受集團(tuán)化企業(yè)關(guān)注的財(cái)務(wù)管理模式之一就是財(cái)務(wù)集中管控。而出版集團(tuán)也不例外,筆者以所在的云南出版集團(tuán)為例,探究和設(shè)想如何通過智能財(cái)務(wù)提升集團(tuán)化企業(yè)的財(cái)務(wù)集中管控水平。
對(duì)于智能財(cái)務(wù)的認(rèn)知,學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界都有不同的心聲。筆者通過學(xué)習(xí)研究后,理解為智能財(cái)務(wù)是以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)管理流程和會(huì)計(jì)核算流程皆智能化的一種新型財(cái)務(wù)管理模式,是借助于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等數(shù)字化新技術(shù),并同互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合,通過人和財(cái)務(wù)機(jī)器人協(xié)同合作,由系統(tǒng)自動(dòng)化完成復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理活動(dòng);是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的變革,在財(cái)務(wù)工作中不斷模擬、延伸,進(jìn)而逐步替代部分財(cái)務(wù)人員操作的智能平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)將推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)集中管控能力的提高,為企業(yè)決策層能提供實(shí)時(shí)可靠的相關(guān)財(cái)務(wù)信息。
財(cái)務(wù)集中管控是企業(yè)集團(tuán)對(duì)整個(gè)集團(tuán)所屬成員單位的總體資源通過財(cái)務(wù)協(xié)同和集中管理進(jìn)行控制,通過現(xiàn)代新信息技術(shù), 不斷健全完善集團(tuán)與成員單位的財(cái)務(wù)信息共享機(jī)制,將成員單位的利益與集團(tuán)利益緊密結(jié)合起來(lái),實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)的資金管理、全面預(yù)算、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)告、內(nèi)部控制等財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化,從而規(guī)范集團(tuán)成員單位財(cái)務(wù)行為,共享內(nèi)部財(cái)務(wù)信息,增強(qiáng)整個(gè)企業(yè)集團(tuán)運(yùn)營(yíng)掌控能力,做出最優(yōu)的投資經(jīng)營(yíng)決策,降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),提高管理效率,助力集團(tuán)化企業(yè)資源的最佳配置和戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
出版企業(yè)的財(cái)務(wù)集中管控是對(duì)出版集團(tuán)成員單位的財(cái)務(wù)的各方面(包括資金、預(yù)算、會(huì)計(jì)核算、內(nèi)部控制)進(jìn)行統(tǒng)一的管理,通過對(duì)財(cái)務(wù)的集中建立、集中運(yùn)營(yíng)的方法,達(dá)到對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)的管理和控制,可以有效地減少出版集團(tuán)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提高財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率,還可以適當(dāng)?shù)亟档腿藛T的成本費(fèi)用。財(cái)務(wù)集中管控打破了傳統(tǒng)的集團(tuán)成員單位財(cái)務(wù)各自獨(dú)立的管理模式,形成統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)管理模式,對(duì)于出版集團(tuán)跨越式高質(zhì)量的發(fā)展有著重要的影響意義。
一是有利于出版集團(tuán)朝著高質(zhì)量數(shù)字化方向發(fā)展。出版企業(yè)是我國(guó)社會(huì)意識(shí)形態(tài)傳播的主要陣地,對(duì)于目前出版行業(yè)都在積極開拓?cái)?shù)字化轉(zhuǎn)型有著重要的作用。財(cái)務(wù)集中管控可以從管控事項(xiàng)的寬度和深度改善出版集團(tuán)原有存在的松散的管理,基于集分權(quán)程度不同的管控策略,實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃。
二是有利于強(qiáng)化出版集團(tuán)資金有效運(yùn)轉(zhuǎn),降低經(jīng)營(yíng)成本。通過資金集中管理的運(yùn)轉(zhuǎn)和科學(xué)合理的配置,可以減少有的成員單位資金閑置損失,而有的因缺少資金產(chǎn)生的高額融資成本,從而提高集團(tuán)對(duì)所屬成員單位資金的有力控制,進(jìn)而互補(bǔ),有效地使用全集團(tuán)的存量資金,提高資金使用效益;通過資金的實(shí)時(shí)監(jiān)控,可以避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè)。
三是有利于增強(qiáng)出版集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理能力,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理效能。通過財(cái)務(wù)集中管控,加強(qiáng)對(duì)出版集團(tuán)成員單位財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管理,可以完全改變之前獲取成員單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不及時(shí)和口徑不統(tǒng)一的狀況,解決財(cái)務(wù)部門基本沒有成為企業(yè)管理核心的現(xiàn)狀,使決策缺乏財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的支撐,而存在有一定程度的盲目性。通過財(cái)務(wù)集中管控,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)成員單位存在的問題,推動(dòng)集團(tuán)從戰(zhàn)略規(guī)劃到具體業(yè)務(wù)的直接管理,建立健全相關(guān)的管理制度,追求經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的合法合規(guī)和統(tǒng)一,如出版業(yè)務(wù)管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理、投資和融資管理等。
如今出版集團(tuán)公司跨越式的發(fā)展帶來(lái)不斷成立的子公司,通過實(shí)施財(cái)務(wù)集中管理后,首先就是資金集中。目前通過建立集團(tuán)資金池,以銀行第三方資金管理信息平臺(tái)為資金池,通過收支兩條線定期歸集集團(tuán)內(nèi)部成員的資金收入,同時(shí)定期按子公司上報(bào)的資金預(yù)算實(shí)行分級(jí)授權(quán)管理下?lián)?。這種方式雖然能做到統(tǒng)籌資金,合規(guī)合理控制并調(diào)節(jié)資金,但這都需要投入大量的人力和物力,而且還增加了成員單位工作量。其次,子公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不同,資金支付額度難以把控,尤其遇到子公司臨時(shí)需要大量資金時(shí),上報(bào)審批信息化的流程極易造成下?lián)芸铐?xiàng)較容易出現(xiàn)滯后;同時(shí),如果資金收支海量的話也會(huì)出現(xiàn)“張冠李戴”或把控失誤。由此效率性和準(zhǔn)確性的降低大大弱化了資金集中的優(yōu)勢(shì)。
眾所周知,長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)管理最大矛盾就是財(cái)務(wù)體系與業(yè)務(wù)體系難以有效地銜接,只有財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)真正結(jié)合才能實(shí)現(xiàn)通過財(cái)務(wù)控制業(yè)務(wù),才能發(fā)揮企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的有效力。然而出版行業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化平臺(tái)信息軟件研發(fā)起步較晚,成熟得較少,與其他行業(yè)相比,出版行業(yè)有其獨(dú)特的地方。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)整套流程要經(jīng)過編、印、發(fā)三個(gè)環(huán)節(jié),而編、印環(huán)節(jié)所帶來(lái)的成本金額在出版物完工之前具有難以可靠計(jì)量的特點(diǎn),再加上出版物要分版次、印次、期次等特定屬性,這些行業(yè)特點(diǎn)導(dǎo)致我國(guó)出版行業(yè)ERP 信息管理系統(tǒng)軟件開發(fā)起步較晚,并且目前所使用出版ERP 系統(tǒng)還遠(yuǎn)不能達(dá)到財(cái)務(wù)管理日益上升的要求。另外,出版集團(tuán)五大經(jīng)營(yíng)板塊業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)還處于各自為政,由此雖然不斷提高信息化的建設(shè),但還是沒有一種技術(shù)手段達(dá)到完全無(wú)縫對(duì)接起來(lái)。
加強(qiáng)財(cái)務(wù)集中管控通常要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的會(huì)計(jì)核算,否則集團(tuán)公司對(duì)所屬成員單位無(wú)法在不同板塊業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算中準(zhǔn)確提取內(nèi)部交易的數(shù)據(jù),從而影響集團(tuán)公司會(huì)計(jì)報(bào)表的真實(shí)性。同時(shí),由于集團(tuán)公司所屬成員單位涉及板塊業(yè)務(wù)較多,業(yè)務(wù)量巨大,內(nèi)部交易頻繁,財(cái)務(wù)人員工作量大且繁瑣,由于內(nèi)部交易出現(xiàn)跨期現(xiàn)象,雙方核對(duì)賬務(wù)一直存在差異,而僅僅是依靠現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)而非自動(dòng)化越來(lái)越難以應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)信息的整理和比對(duì),包括會(huì)計(jì)報(bào)表和年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表的編報(bào),特別是集團(tuán)的成員單位各自錄入數(shù)據(jù)時(shí)有著不少的行業(yè)性,進(jìn)而增強(qiáng)會(huì)計(jì)核算統(tǒng)一性的難度。再者,集團(tuán)公司決策層未得到最真實(shí)可靠的財(cái)務(wù)信息,也難以有效實(shí)施對(duì)成員單位領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行績(jī)效管理。
會(huì)計(jì)由手工轉(zhuǎn)為依靠計(jì)算機(jī)發(fā)展這幾十年經(jīng)過三個(gè)階段,第一階段會(huì)計(jì)電算化,第二階段會(huì)計(jì)信息化,第三階段財(cái)務(wù)智能化。在會(huì)計(jì)電算化階段核心技術(shù)主要是計(jì)算機(jī)和常規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)等應(yīng)用,處理對(duì)象是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),與手工操作變化不大;信息化階段核心技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)SAAS、ERP 等廣泛應(yīng)用,處理對(duì)象是會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù),對(duì)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范化和組織再造; 而到了智能化階段核心技術(shù)就是以神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、知識(shí)圖譜、機(jī)器人(RPA)等廣泛應(yīng)用,處理對(duì)象增加知識(shí),對(duì)信息和數(shù)據(jù)更加深入處理,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理模式加速變革。
關(guān)于智能財(cái)務(wù),筆者理解是指運(yùn)用機(jī)器感知智能和認(rèn)知智能以及運(yùn)算著經(jīng)濟(jì)現(xiàn)智能的“大智移云物區(qū)”等新技術(shù),同人類的思維組成智能共協(xié)系統(tǒng),去完成日益復(fù)雜和大量的財(cái)務(wù)工作,使財(cái)務(wù)人員從日常事務(wù)中解脫出來(lái),同時(shí)在企業(yè)管理中不斷擴(kuò)展和延伸,然后逐漸部分取代傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的職能。智能財(cái)務(wù)是對(duì)新財(cái)務(wù)知識(shí)的創(chuàng)造和財(cái)務(wù)管理的重構(gòu)。
出版集團(tuán)從整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)板塊的產(chǎn)業(yè)鏈來(lái)說(shuō)分為出版、印刷、發(fā)行、傳媒、物流五大板塊,各經(jīng)營(yíng)板塊之間大部分業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密,內(nèi)部之間互相提供服務(wù),關(guān)聯(lián)交易量大,并且每個(gè)板塊企業(yè)管理方式不同,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程差異也較大,會(huì)計(jì)核算也不盡相同(尤其是成本核算),僅僅依靠現(xiàn)有信息系統(tǒng)是難以實(shí)現(xiàn)出版集團(tuán)新階段高質(zhì)量發(fā)展對(duì)整個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控水平的要求。那么下面筆者就推進(jìn)智能財(cái)務(wù)如何提升集團(tuán)財(cái)務(wù)集中管控水平談?wù)勛约旱膸c(diǎn)思考。
出版集團(tuán)公司在資金歸集、資金劃撥、資金收支、銀行賬戶管理、銀行對(duì)賬等資金集中管控的活動(dòng)中運(yùn)用智能財(cái)務(wù)自動(dòng)化處理,要盡量減少手工錄入收支金額、自動(dòng)匹配收款信息,自動(dòng)核對(duì)銀企賬務(wù),實(shí)現(xiàn)資金收支簡(jiǎn)便、高效。在具體的自動(dòng)支付場(chǎng)景、自動(dòng)對(duì)賬場(chǎng)景中,通過財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化完成業(yè)務(wù)付款信息和財(cái)務(wù)付款信息的核對(duì),完成企業(yè)賬實(shí)核對(duì),完成銀企的賬賬核對(duì),并自動(dòng)生成集團(tuán)成員單位的資金流入流出量動(dòng)態(tài)分析、資金存量分析,資金預(yù)算與實(shí)際的差異分析。
通過智能化資金風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警場(chǎng)景, 集團(tuán)公司可以實(shí)時(shí)管控,出現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)時(shí),根據(jù)資金管控者預(yù)設(shè)的調(diào)節(jié),可自動(dòng)報(bào)警。例如,出版集團(tuán)下某個(gè)子公司支付供應(yīng)商的款項(xiàng),而這個(gè)供應(yīng)商還欠著另一家子公司大量應(yīng)收貨款時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警,集團(tuán)資金管控者就可以協(xié)調(diào)三方將此款項(xiàng)轉(zhuǎn)付給另一家子公司,從而減少資金損失。
出版集團(tuán)公司要增強(qiáng)財(cái)務(wù)集中管控,必須打通業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)溝通合作的渠道,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,就得改變財(cái)務(wù)管理模式,那這個(gè)模式就是建設(shè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái),從采購(gòu)、編輯、印制和發(fā)行流程實(shí)際出發(fā),依靠智能財(cái)務(wù)將業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理一體化業(yè)務(wù)流程嵌入財(cái)務(wù)共享平臺(tái),以業(yè)務(wù)信息全自動(dòng)生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),打破“信息孤島”的現(xiàn)象,解決成員單位由于圖書滾動(dòng)結(jié)算造成發(fā)貨和結(jié)算難以盤清楚的問題,為集團(tuán)公司集中管控提供真實(shí)、準(zhǔn)確、一致的信息或數(shù)據(jù)。出版智能財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是出版企業(yè)的財(cái)務(wù)管理體系對(duì)以大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算為依托的人工智能技術(shù)的有力創(chuàng)新和積極探索,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息實(shí)時(shí)順帶產(chǎn)生,并將數(shù)據(jù)背后原因和分析也一并展示在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上,由此集團(tuán)公司財(cái)務(wù)可以直接監(jiān)控成員單位業(yè)務(wù)部門的合同洽談,款項(xiàng)收支以及發(fā)行市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)等方方面面,同時(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的管控指引,為高層管理者決策提供強(qiáng)有力的保障。
會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)化包括會(huì)計(jì)科目的設(shè)置、會(huì)計(jì)科目級(jí)次、科目核算內(nèi)容、記賬規(guī)則,審核規(guī)則、憑證附件、審批流程、會(huì)計(jì)處理流程、會(huì)計(jì)報(bào)表等,將這些標(biāo)準(zhǔn)化嵌入到智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)中去,引入AI+RPA(機(jī)器人流程自動(dòng)化)等新技術(shù),突破財(cái)務(wù)工作方式傳統(tǒng)方式的弊端。例如在會(huì)計(jì)核算過程中,運(yùn)用數(shù)據(jù)檢索功能記錄財(cái)務(wù)人員操作方式模擬財(cái)務(wù)人員操作行為進(jìn)行制單、記賬和結(jié)賬,還可以檢索數(shù)據(jù)從而準(zhǔn)確提取數(shù)據(jù),最關(guān)鍵的是跨板塊業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和輸出;采用圖像、文本、語(yǔ)音識(shí)別處理功能,在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中將紙質(zhì)原始憑證掃描成影響文件,業(yè)務(wù)人員對(duì)款項(xiàng)支付的解釋可通過智能語(yǔ)音識(shí)別提供給智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行分析,智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)發(fā)票、圖片、合同的關(guān)鍵信息識(shí)別后自動(dòng)提取輸出為結(jié)構(gòu)化的信息,然后根據(jù)嵌入的法律法規(guī)和規(guī)章制度自動(dòng)判斷和審核,更能保證公平和規(guī)范,減少人為的情意性。審批人員系統(tǒng)中進(jìn)行電子簽名,財(cái)務(wù)機(jī)器人根據(jù)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則自動(dòng)匹配報(bào)賬單完成費(fèi)用報(bào)銷、自動(dòng)制單會(huì)計(jì)憑證、自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表,自動(dòng)憑證復(fù)核與歸檔,并在智能化系統(tǒng)中形成全自動(dòng)數(shù)字化表單,傳遞到集團(tuán)公司財(cái)務(wù)集中管控平臺(tái), 由此集團(tuán)成員單位的會(huì)計(jì)核算就保持了統(tǒng)一性,不會(huì)因財(cái)務(wù)人員認(rèn)知不同而產(chǎn)生會(huì)計(jì)核算結(jié)果不一致。智能財(cái)務(wù)機(jī)器人能迅速解除跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口屏障,登錄不同系統(tǒng)自動(dòng)操作,將數(shù)據(jù)上傳后自動(dòng)同步更新,然后將處理完的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、篩選、整理、校驗(yàn)匯總導(dǎo)出,從而有效地發(fā)揮業(yè)財(cái)一體化的效能,提高集團(tuán)成員單位經(jīng)營(yíng)協(xié)同效率。同時(shí)財(cái)務(wù)機(jī)器人模擬財(cái)務(wù)人員,提升經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防范能力,
總之,出版企業(yè)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作中大量標(biāo)準(zhǔn)化的、重復(fù)的任務(wù)是需要依靠財(cái)務(wù)人員通過信息化軟件操作完成的,而智能財(cái)務(wù)的時(shí)代則是財(cái)務(wù)機(jī)器人流程自動(dòng)化,以RPA 技術(shù)為核心,根據(jù)財(cái)務(wù)管理規(guī)則和內(nèi)部控制流程的規(guī)范設(shè)置,通過模擬和延伸人機(jī)交互能力,自動(dòng)化處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),對(duì)業(yè)務(wù)流程、簽字審批、預(yù)算執(zhí)行、款項(xiàng)支付,往來(lái)核對(duì)等環(huán)節(jié)做出監(jiān)控,大大加強(qiáng)了整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中管控力度,為出版集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了有力的支撐。