央行國庫會計檔案電子化管理的構(gòu)想

朱娟 吳永俊 王珺 余軍 張沛

國庫信息化建設(shè)的發(fā)展加大了國庫會計檔案電子化的需求，商業(yè)銀行的會計檔案電子化管理和影像技術(shù)為國庫會計檔案電子化管理提供了借鑒，國庫會計檔案電子化管理是適應(yīng)信息化發(fā)展的必然選擇。國庫會計檔案電子化管理首先要確保國庫電子會計檔案準(zhǔn)確、完整、安全、可用，在此原則下，本文提出構(gòu)建央行國庫會計檔案電子化系統(tǒng)的設(shè)想，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺導(dǎo)入、前臺影像采集、建立精準(zhǔn)索引、關(guān)聯(lián)關(guān)系方法等解決了國庫會計檔案的分類、裝訂、存儲等難題，最后指出為加快國庫會計檔案電子化進(jìn)程應(yīng)建立制度體系，配備系統(tǒng)資源，推廣業(yè)務(wù)電子化，加強(qiáng)隊伍建設(shè)。

一、引言及文獻(xiàn)綜述

隨著國庫信息化建設(shè)的發(fā)展，特別是“3T系統(tǒng)”①和財政支出電子化系統(tǒng)的推廣使用，原有的以紙質(zhì)資料為主的檔案管理模式已不能適應(yīng)電子化潮流，國庫會計檔案電子化管理是適應(yīng)信息化發(fā)展的必然選擇。什么是國庫會計檔案電子化管理，如何化解國庫會計檔案電子化管理面臨的問題，是央行國庫會計人員必須面對的新課題。

國內(nèi)外學(xué)者對電子檔案管理開展了一系列研究。美國匹茲堡大學(xué)的《文獻(xiàn)保存證據(jù)性功能需求計劃》是國際上電子檔案管理的重要學(xué)術(shù)研究，主要研究成果分為書面授權(quán)、功能需求、產(chǎn)品規(guī)則、元數(shù)據(jù)規(guī)范4個方面。加拿大國家檔案館出版的《電子作業(yè)環(huán)境下的電子檔案管理》闡述了在辦公自動化背景下實(shí)施電子檔案管理的方法。國內(nèi)對電子檔案管理研究主要集中于電子檔案對傳統(tǒng)檔案理論的影響、對檔案管理實(shí)踐的影響等。蔡嘩認(rèn)為電子檔案將完全改變檔案的理論基礎(chǔ)，林芳、牛金芳認(rèn)為電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)雙雙歸檔，楊明、王培珍認(rèn)為應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)并設(shè)立電子簽名程序推動國庫會計檔案電子化管理。

已有文獻(xiàn)多從理論上研究檔案電子化的重要性，指出檔案電子化管理面臨的問題，但幾乎沒有真正系統(tǒng)的研究如何實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，研究國庫會計檔案電子化的更是少之又少。本文在深入分析國庫會計檔案電子化管理面臨困難的基礎(chǔ)上，提出構(gòu)建央行國庫會計檔案電子化系統(tǒng)的設(shè)想，并通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺導(dǎo)入、前臺影像采集、建立精準(zhǔn)索引、關(guān)聯(lián)關(guān)系方法等解決了國庫會計檔案的分類、裝訂、存儲等難題，以期對央行實(shí)施國庫會計檔案電子化管理提供借鑒和參考。

二、國庫會計檔案電子化管理的必要性和可行性

（一）國庫會計檔案電子化管理符合綠色、低碳的發(fā)展理念

紙質(zhì)檔案管理不僅造成大量紙張的消耗、辦公設(shè)備的損耗、人力資源的浪費(fèi)，還對檔案保管場所、硬件設(shè)備有很高的要求。開展國庫會計檔案電子化管理工作符合我國“十三五”規(guī)劃“綠色、低碳”理念，可以有效減少因紙質(zhì)憑證和報表打印、整理、保管、調(diào)閱等工作帶來的人力、物力、財力資源的浪費(fèi)，能夠有效促進(jìn)整個社會的資源節(jié)約，提升檔案管理水平和效率。

（二）國庫會計檔案電子化管理符合大數(shù)據(jù)背景下政府決策者對國庫數(shù)據(jù)的挖掘與運(yùn)用的時代需求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案完全依靠人工檢索、查找，檔案間沒有建立有效關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)不能被充分挖掘利用，造成數(shù)據(jù)信息資源浪費(fèi)。電子化的會計檔案是以“字節(jié)”“數(shù)據(jù)庫”為單位進(jìn)行管理和規(guī)范，大部分?jǐn)?shù)據(jù)都是以“推送”的方式自動進(jìn)行存儲、整理和編輯，大大提高查詢、檢索的效率，是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然突破。通過系統(tǒng)查閱、統(tǒng)計國庫會計檔案信息，可以對大量的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、歸納、研判，挖掘電子檔案背后的數(shù)據(jù)信息，增加檔案的利用價值，為政府部門的決策、服務(wù)提供支持。

（三）國庫業(yè)務(wù)無紙化的不斷推進(jìn)使國庫會計檔案電子化變?yōu)榭赡?/p>

隨著財政支出電子化、退庫業(yè)務(wù)電子化、非稅收入電子化的推廣應(yīng)用，電子憑證所占的比重越來越大，國庫會計業(yè)務(wù)開始由紙質(zhì)處理向電子化處理轉(zhuǎn)變，加上3T系統(tǒng)的全面推廣運(yùn)用和升級，大量國庫會計數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中管理，國庫會計核算逐漸向無紙化邁進(jìn)，這些都為國庫會計檔案電子化管理奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）商業(yè)銀行現(xiàn)有的會計檔案電子化管理和影像技術(shù)，為國庫會計檔案電子化管理提供借鑒和技術(shù)支撐

近年來，國內(nèi)銀行業(yè)加快了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的步伐，全面推行核心系統(tǒng)的前后臺分離，實(shí)現(xiàn)了銀行憑證檔案集中統(tǒng)一保管和影像化管理的要求，在會計檔案電子化管理方面已形成了較為科學(xué)的管理模式。如率先實(shí)現(xiàn)會計檔案電子化管理的中國建設(shè)銀行，使用的ADMAS系統(tǒng)（會計檔案管理及會計稽核系統(tǒng)），是會計監(jiān)督系統(tǒng)和會計檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一，能夠自動實(shí)現(xiàn)會計憑證、會計報表和會計賬簿的采集、加工、存儲、調(diào)閱。商業(yè)銀行在電子檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗和技術(shù)手段可以為人民銀行國庫會計檔案電子化管理提供借鑒。

（五）電子檔案配套制度的日趨完善使國庫會計檔案電子化管理有據(jù)可依

1999年國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》規(guī)定了CAD生成的電子文件收集、積累、整理、鑒定、歸檔等方面的要求;2012年國家檔案局頒布的《電子檔案移交與接收辦法》對電子檔案移交與接收程序進(jìn)行了規(guī)范;2016年1月1日實(shí)施的新《會計檔案管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，對電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式做出了具體規(guī)定。2017年1月1日，人民銀行開始實(shí)行新的《中國人民銀行會計檔案管理辦法》，進(jìn)一步細(xì)化了人民銀行電子會計檔案涵蓋的范圍。一系列制度的出臺，使得國庫會計檔案電子化管理有據(jù)可依。

三、國庫會計檔案電子化亟需解決的難題

（一）紙質(zhì)檔案占比大，如何將大量紙質(zhì)會計資料轉(zhuǎn)換成符合要求的電子會計檔案，成為制約國庫檔案電子化管理的首要因素

目前，國庫部門需歸檔保管的會計資料主要來源有三種：一是國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（以下簡稱TCBS）和國庫信息處理系統(tǒng)中形成的會計憑證及帳表;二是從外部接收的紙質(zhì)會計資料;三是從外部接受的附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子會計資料，如國庫部門從財政支出電子化系統(tǒng)中接收的財政支出憑證。雖然TCBS提供了各類憑證和帳表的導(dǎo)出功能，但由于從TCBS中直接導(dǎo)出電子文件是CSV格式，沒有加密，存在被篡改的風(fēng)險，不符合《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案的要求，為此，各級國庫普遍的做法仍是從TCBS中打印以紙質(zhì)形式保管。因此，要想實(shí)現(xiàn)國庫會計檔案電子化管理首先要解決的問題就是如何將大量紙質(zhì)會計資料轉(zhuǎn)換成符合要求的電子會計檔案，因為只有電子會計檔案符合相關(guān)制度規(guī)定，才能進(jìn)一步探討如何對這些零散的電子會計檔案進(jìn)行管理。

（二）國庫業(yè)務(wù)賬務(wù)關(guān)系復(fù)雜，如何將零散的電子會計檔案進(jìn)行分類歸檔是國庫檔案電子化管理的關(guān)鍵

國庫會計資料不是雜亂無章的一堆文檔，依據(jù)國庫業(yè)務(wù)處理的流程，國庫會計資料間存在一定的關(guān)聯(lián)關(guān)系。在保管紙質(zhì)會計資料背景下，國庫業(yè)務(wù)人員依據(jù)原始憑證或記賬憑證處理賬務(wù)，審核所附文件依據(jù)，日終后對當(dāng)日憑證進(jìn)行整理裝訂。憑證的整理和裝訂實(shí)際上是人工對會計資料的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行核對的過程。那么，即便能夠形成符合制度要求的電子會計檔案，如果電子會計檔案沒有任何邏輯關(guān)系的平鋪存儲，會存在兩個問題：一是電子會計檔案數(shù)量和內(nèi)容的完整性不易判斷;二是無法滿足國庫業(yè)務(wù)人員日常查找檔案或是檢查部門調(diào)閱會計資料便捷性的需求。因此，如何將零散的電子會計檔案進(jìn)行分類歸檔是國庫檔案電子化管理的關(guān)鍵。

（三）國庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不斷更新升級，使部分對業(yè)務(wù)系統(tǒng)較為依賴的國庫電子會計檔案長期保管難度加大

由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子會計檔案對業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身的依賴性較大，需借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用程序才可讀取和輸出顯示。如財政支出電子化系統(tǒng)中的支出電子憑證，僅將系統(tǒng)中的電子憑證通過數(shù)據(jù)庫后臺存儲保管是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因為這些憑證附有電子簽名等加密技術(shù)，為了保證憑證的準(zhǔn)確性，憑證的還原展示只能借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身。在國庫信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)的今天，為了滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，業(yè)務(wù)系統(tǒng)不可避免的需要更新、升級直至退出生產(chǎn)環(huán)境，那么對于依附這些系統(tǒng)讀取顯示的需保管30年甚至永久保管電子會計檔案，如果業(yè)務(wù)系統(tǒng)不能使用，保存的檔案就不能稱之為電子會計檔案，而是毫無意義的字節(jié)、代碼。因此，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的長期可用性關(guān)乎電子會計檔案能否真正的保存下來，這無疑加大了電子會計檔案保管難度。

（四）電子數(shù)據(jù)具有易復(fù)制、易傳播等特點(diǎn)，對國庫會計電子檔案管理的安全性和保密性提出了新要求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計資料是由專人保管，會計資料的調(diào)閱、借閱需履行一定的審批手續(xù)，未履行正常手續(xù)獲得會計資料難度較大，而電子數(shù)據(jù)具有高度集中、易復(fù)制、易傳播等特點(diǎn)，在安全防護(hù)不到位的情況下，人為通過技術(shù)手段獲得電子會計檔案相對容易。國庫電子會計檔案資料涉及面廣、涉及到政府財政收支信息，一旦泄露可能造成不可估量的損失，因此，要在病毒防范、存儲介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全、查閱權(quán)限等方面嚴(yán)格控制，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證國庫會計電子檔案的安全性和保密性。

四、央行國庫會計檔案電子化管理系統(tǒng)的構(gòu)建設(shè)想

國庫會計檔案電子化管理是國庫會計檔案從紙質(zhì)管理為主轉(zhuǎn)向以電子化管理為主的一種管理模式。根據(jù)前文的分析，國庫會計檔案電子化管理首先要確保國庫電子會計檔案準(zhǔn)確、完整、安全、可用，在此原則下，建立符合制度規(guī)定的、安全、可靠、高效的國庫會計檔案電子化系統(tǒng)，并對系統(tǒng)安全、使用、管理制定相應(yīng)管理指引，加強(qiáng)系統(tǒng)控制，防范風(fēng)險，從而實(shí)現(xiàn)對國庫電子會計檔案的分類歸檔、查找打印、存儲共享等管理工作。

（一）系統(tǒng)總體架構(gòu)

國庫會計檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)是以安全性高、可靠性強(qiáng)、保密性好、檢索高效和前瞻性為基本原則，建立以物理分散、邏輯統(tǒng)一、精確索引為特征的國庫會計檔案電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)國庫會計數(shù)據(jù)綜合利用、分級授權(quán)、集中處理。

從系統(tǒng)總體架構(gòu)看，檔案系統(tǒng)實(shí)行數(shù)據(jù)集中存儲管理，參照目前3T系統(tǒng)拓?fù)浼軜?gòu)，服務(wù)器采用集中部署方式，各級國庫通過客戶端登錄系統(tǒng)。考慮到數(shù)據(jù)來源和存儲容量等因素，國庫會計檔案電子化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)有兩種模式可供選擇。一種模式是服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫均部署在總行，TCBS根據(jù)事先設(shè)定的規(guī)則將所需檔案數(shù)據(jù)通過接口連接至總行服務(wù)器，地方特色平臺通過網(wǎng)絡(luò)連接至總行服務(wù)器，省級以下國庫計算機(jī)、影像檔案通過網(wǎng)絡(luò)連接至總行服務(wù)器;另一種模式采取兩級部署方式，一級服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫部署在總行，TCBS系統(tǒng)形成的一年內(nèi)檔案數(shù)據(jù)集中部署在總行服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫中，二級服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫部署在省級中心支行，TCBS系統(tǒng)形成的一年以上檔案數(shù)據(jù)以及各省地方特色平臺系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)、省內(nèi)各影像檔案部署在省級服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫。

（二）國庫會計檔案電子化管理系統(tǒng)的核心功能構(gòu)建

根據(jù)會計檔案電子化管理制度要求，國庫會計檔案電子化系統(tǒng)設(shè)計了三個部分七個模塊（圖3），實(shí)現(xiàn)了檔案采集、整理歸檔、檔案裝訂、檔案存儲等功能。實(shí)現(xiàn)這些核心功能的基本思路是：通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺導(dǎo)入、前臺影像信息采集完成數(shù)據(jù)采集，并可根據(jù)需要進(jìn)行簽章確認(rèn);通過建立關(guān)聯(lián)關(guān)系、精準(zhǔn)索引完成對電子檔案的分類歸檔、裝訂和查找;通過崗位權(quán)限設(shè)置、審批授權(quán)、檔案自動統(tǒng)計等方式控制電子檔案的查詢、調(diào)閱、打印及日常管理;通過加密、訪問管理、審批授權(quán)、建立系統(tǒng)日志等方式確保檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，定期存儲數(shù)據(jù)庫及讀取平臺，對數(shù)據(jù)實(shí)行“雙備份”，確保電子會計檔案長期可用。因此，在不改變現(xiàn)存國庫會計檔案管理基本流程的基礎(chǔ)上，國庫會計檔案電子化系統(tǒng)處理流程能滿足檔案管理要求，其基本業(yè)務(wù)流程（圖4）為：數(shù)據(jù)采集—數(shù)據(jù)整理—數(shù)據(jù)審核—檔案歸檔（裝訂）—檔案索引—檔案輸出—檔案鑒定銷毀—數(shù)據(jù)安全控制及備份。

1.電子檔案數(shù)據(jù)的收集與歸檔。（1）業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺導(dǎo)入、前臺影像信息采集實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集。根據(jù)國庫會計檔案種類、數(shù)據(jù)源、國庫會計業(yè)務(wù)電子化發(fā)展和各地國庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用情況，國庫電子檔案數(shù)據(jù)采集主要有四種方式：一是TCBS系統(tǒng)數(shù)據(jù)后臺自動采集。TCBS系統(tǒng)生成的所有大小額往來憑證、各級預(yù)算收支報表、各類會計報表等日常所需的檔案均能直接從TCBS系統(tǒng)后臺直接采集，電子稅票信息也可利用TIPS基礎(chǔ)數(shù)據(jù)回傳功能獲取。因此，在檔案電子化系統(tǒng)中為提供3T系統(tǒng)導(dǎo)入接口，即可實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的自動采集。二是地方特色業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移。目前，很多國庫已通過地方特色系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財政支出電子化和電子對賬業(yè)務(wù)，通過規(guī)范化的電子簽章實(shí)現(xiàn)了電子憑證取代了紙質(zhì)憑證，電子對賬單取代紙質(zhì)對賬單，因此，可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，將數(shù)據(jù)定期遷移存儲至檔案電子化系統(tǒng)中。三是前臺原始資料等影像信息手工采集。對于無法提供合法、有效電子數(shù)據(jù)的紙質(zhì)檔案，可以采取影像信息采集的方式，將紙質(zhì)檔案通過各國庫核算主體客戶終端前置機(jī)發(fā)送到系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)采集上，采取“掃描—批量上傳—信息錄入—影像與信息關(guān)聯(lián)”或采取影像分散采集的方式。四是業(yè)務(wù)人員手工補(bǔ)錄方式。對無法直接采集或形成電子影像的檔案如國庫會計登記簿，可提供非永久保存的登記簿系統(tǒng)錄入功能，簽章欄需相關(guān)業(yè)務(wù)人員分別在檔案系統(tǒng)簽章確認(rèn)。對需要審核的電子檔案，可手工簽章確認(rèn)。（2）建立索引關(guān)聯(lián)完成電子檔案分類歸檔。首先，檔案的分類歸檔應(yīng)以會計資料時間為基本分類依據(jù)，將賬務(wù)日期相同的會計資料全部歸檔在一起。由于檔案日期是查找中最常使用的，因此，可以創(chuàng)建檔案日期索引實(shí)現(xiàn)查找日期內(nèi)所有會計檔案的完整查詢。同時，為實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查詢，提高查詢效率，還可對會計檔案的業(yè)務(wù)類型、流水摘要代碼、金額創(chuàng)建索引，對索引字段進(jìn)行組合即可實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查找或批量查找。為了讓零散的電子檔案能夠反映國庫賬務(wù)處理關(guān)系，還需對系統(tǒng)中的電子檔案建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。如國庫會計憑證和國庫賬表在整理歸檔時，就需要建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，可通過“核算主體+業(yè)務(wù)處理時間+業(yè)務(wù)類型+交易序號+業(yè)務(wù)處理碼（手工或電子）”為每筆業(yè)務(wù)建立唯一業(yè)務(wù)的流水號，并關(guān)聯(lián)原始憑證及附件資料和對應(yīng)記賬憑證，實(shí)現(xiàn)用戶簽退核對單、記賬憑證、原始憑證及附件資料等會計憑證的整理歸檔;可通過帳表日期、核算主體、國庫主體、帳表性質(zhì)、帳表種類等實(shí)現(xiàn)各類報表的分類歸檔等。

2.電子檔案的查詢輸出與管理。（1）提供條件查詢功能，在用戶權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)查詢、輸出。系統(tǒng)可通過輸入檔案日期、業(yè)務(wù)類型、金額等字段實(shí)現(xiàn)條件查詢，并通過用戶角色設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、分層審批授權(quán)等方式控制電子檔案的查詢、調(diào)閱，以滿足國庫業(yè)務(wù)部門、事后監(jiān)督部門和內(nèi)審部門日常工作和檢查的需要。根據(jù)相應(yīng)權(quán)限，并經(jīng)過一定授權(quán)審批程序，系統(tǒng)可提供檔案打印、檔案導(dǎo)出等功能，并可通過數(shù)據(jù)輸出功能實(shí)現(xiàn)國庫會計電子檔案的整體移交，如將年度國庫會計檔案通過數(shù)據(jù)輸出整體移交給檔案綜合管理部門。（2）提供檔案統(tǒng)計功能，自動登記調(diào)閱、保管登記簿。系統(tǒng)根據(jù)歸檔的檔案種類、歸檔時間、歸檔數(shù)量以及保存期限等信息，提供檔案統(tǒng)計功能，方便檔案移交、銷毀工作的開展，同時系統(tǒng)對檔案查詢、調(diào)閱等使用情況進(jìn)行統(tǒng)計，能按照《國庫會計檔案保管登記簿》和《國庫會計檔案借閱登記簿》格式自動登記相關(guān)登記簿。（3）到期檔案銷毀提醒，設(shè)定系統(tǒng)檔案銷毀審批權(quán)限。系統(tǒng)能根據(jù)檔案的保管期限、檔案日期等計算出檔案銷毀剩余期限，提示即將到期的檔案，檔案管理人員可及時開展檔案鑒定，并按照檔案銷毀審批流程在系統(tǒng)中執(zhí)行對應(yīng)的審批手續(xù)，并就檔案銷毀數(shù)量、種類、對應(yīng)年限等生成銷毀清冊并提供清冊打印功能，經(jīng)審批及相關(guān)監(jiān)督部門會同監(jiān)銷后在系統(tǒng)中執(zhí)行銷毀手續(xù)。

3.數(shù)據(jù)存儲與安全性控制。（1）定期存儲數(shù)據(jù)庫及讀取平臺，對數(shù)據(jù)實(shí)行“雙備份”，確保電子會計檔案長期可用。為了保證對業(yè)務(wù)系統(tǒng)較為依賴的電子會計檔案在保管期限內(nèi)能夠正常查詢，需及時對讀取平臺進(jìn)行存儲，并根據(jù)會計檔案的保管期限和調(diào)閱頻率定期封存歷史版本的讀取平臺。同時，為了防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失、損壞，可對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行“雙備份”，在系統(tǒng)歷史庫中備份和用光盤、硬盤等磁介質(zhì)備份，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中備份和分散備份，保證電子數(shù)據(jù)安全、完整。（2）對系統(tǒng)進(jìn)行安全性控制，確保電子會計檔案真實(shí)、準(zhǔn)確。為了保證檔案系統(tǒng)中電子會計檔案安全，防止電子會計檔案被人為或惡意篡改，確保電子會計檔案真實(shí)、準(zhǔn)確，可以從四個方面加以控制：一是系統(tǒng)自動對電子會計檔案加密，所有電子會計檔案的存儲均不是明文，檔案系統(tǒng)僅允許在人民銀行內(nèi)網(wǎng)訪問，與外網(wǎng)隔離;二是嚴(yán)格控制用戶的訪問使用，合理設(shè)置用戶及權(quán)限，用戶密碼的設(shè)置要符合系統(tǒng)安全管理要求;三是對需經(jīng)人工干預(yù)的電子檔案，需堅持雙人復(fù)核制度，對電子檔案進(jìn)行刪除、修改操作需經(jīng)過審批授權(quán);四是建立系統(tǒng)操作日志，詳細(xì)記錄登錄檔案電子化系統(tǒng)的用戶、用戶IP地址以及用戶進(jìn)行的查詢、修改、打印、移交、銷毀等操作情況。

五、推進(jìn)國庫會計檔案電子化管理的措施

構(gòu)建安全、可靠、高效的國庫會計檔案電子化管理系統(tǒng)是國庫會計檔案電子化管理能否真正應(yīng)用的關(guān)鍵，國庫電子化業(yè)務(wù)的發(fā)展程度直接影響國庫會計檔案電子化管理推進(jìn)的效率，為使央行加快國庫會計檔案電子化腳步，應(yīng)從以下方面抓好落實(shí)：

（一）建立制度體系，為國庫會計檔案管理電子化提供制度依據(jù)

依據(jù)《會計檔案管理辦法》和《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》等相關(guān)制度，建立國庫會計檔案管理電子化制度體系，明確國庫會計檔案管理電子化的內(nèi)涵、目標(biāo)、范圍、標(biāo)準(zhǔn)以及具體要求，規(guī)范國庫會計檔案電子化操作流程，同時明確過渡時期國庫紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理規(guī)范，確保國庫會計檔案管理電子化有章可循、有序推進(jìn)。

（二）配備系統(tǒng)資源，為國庫會計檔案管理電子化提供技術(shù)支撐

明確國庫會計檔案電子化管理的硬件要求，并配備與之相適應(yīng)的硬件設(shè)備，充分做好硬件準(zhǔn)備。在廣泛征集、整理各級國庫需求的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌利用現(xiàn)有國庫相關(guān)信息系統(tǒng)資源，建立國庫會計電子檔案的載體和數(shù)據(jù)庫，開發(fā)國庫會計檔案管理信息系統(tǒng)，提供軟件支持。要強(qiáng)化系統(tǒng)信息安全，對檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)行專機(jī)專用并做到網(wǎng)絡(luò)物理隔離，設(shè)置安全防火墻，確保數(shù)據(jù)安全，全面強(qiáng)化安全保障。

（三）推廣業(yè)務(wù)電子化，為國庫會計檔案管理電子化營造基礎(chǔ)環(huán)境

深入推進(jìn)國庫業(yè)務(wù)電子化，優(yōu)化業(yè)務(wù)資料傳輸、鑒別、分析、處理環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)國庫業(yè)務(wù)電子化處理和信息的綜合利用。深入推廣TIPS業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)財政、稅務(wù)、國庫、海關(guān)、銀行之間的全面聯(lián)網(wǎng)，從源頭上減少國庫收入業(yè)務(wù)的紙質(zhì)資料流轉(zhuǎn);全面推進(jìn)退庫業(yè)務(wù)電子化，在現(xiàn)有國稅出口退稅電子化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大適用范圍，努力實(shí)現(xiàn)國稅、地稅退庫業(yè)務(wù)的全面電子化;繼續(xù)推廣財政支出電子化系統(tǒng)，將財政庫款支撥業(yè)務(wù)無紙化業(yè)務(wù)由市級逐步向區(qū)、縣級推開，全面實(shí)現(xiàn)財政支出電子化和對賬電子化。

（四）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，為國庫會計檔案管理電子化提供人力保障

充實(shí)國庫工作人員，各級國庫部門至少配備1至2名既懂檔案管理，又懂得國庫業(yè)務(wù)、信息技術(shù)的專職人員，以滿足國庫會計電子檔案管理需要。要加強(qiáng)培訓(xùn)力度，確保國庫部門各崗位形成的電子化檔案信息真實(shí)、完整的傳輸和歸檔。同時還要注重部門協(xié)作配合，通過制度宣傳和指導(dǎo)，確保檔案管理部門人員熟知國庫會計檔案電子化管理的要求和技能。

注釋：

①3T系統(tǒng)指：財稅庫銀橫向聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)（TIPS）、國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（TCBS）、國庫信息管理系統(tǒng)（TIMS）。

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作者單位：朱娟，中國人民銀行合肥中心支行;吳永俊，中國人民銀行六安市中心支行;王珺，中國人民銀行黃山市中心支行;余軍，中國人民銀行宣城市中心支行;張沛，中國人民銀行安慶市中心支行。