財(cái)務(wù)共享服務(wù)下會(huì)計(jì)信息化體系構(gòu)建

周蓉華 易夢(mèng)媛

【摘要】在“大智移云”等數(shù)字技術(shù)加速發(fā)展的時(shí)代背景下，推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)是提升企業(yè)整體財(cái)務(wù)管理效率的重要途徑，也是衡量企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。隨著共享服務(wù)理念的完善，各大企業(yè)受惠于數(shù)字技術(shù)，在自身的信息化體系建設(shè)中融合了財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一、全面、高效的管理。文章以S集團(tuán)公司為例，在分析公司會(huì)計(jì)信息化現(xiàn)狀的同時(shí)，從構(gòu)建過(guò)渡系統(tǒng)、重設(shè)業(yè)務(wù)流程、實(shí)施統(tǒng)一核算、建設(shè)人才隊(duì)伍等方面制定與財(cái)務(wù)共享?xiàng)l件相適應(yīng)的體系構(gòu)建方案，并對(duì)具體效果進(jìn)行分析，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。以期給同類(lèi)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)提供參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享服務(wù)；集團(tuán)企業(yè)；會(huì)計(jì)信息化

【中圖分類(lèi)號(hào)】F606.6

一、引言

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，財(cái)務(wù)數(shù)字化成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新趨勢(shì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式自美國(guó)福特公司首先施行以來(lái)，迅速贏(yíng)得集團(tuán)公司、大型企業(yè)的青睞。隨著全球經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，為了更好地適應(yīng)國(guó)內(nèi)外信息技術(shù)交流及促進(jìn)企業(yè)自身發(fā)展，國(guó)內(nèi)很多大型企業(yè)、集團(tuán)公司紛紛開(kāi)始嘗試并實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，結(jié)合現(xiàn)有的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)建設(shè)符合集團(tuán)發(fā)展的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享中心作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一種新模式，成為推動(dòng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間的融合、會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的關(guān)鍵。

二、S集團(tuán)公司會(huì)計(jì)信息化現(xiàn)狀

S集團(tuán)公司以專(zhuān)業(yè)技術(shù)服務(wù)為主業(yè)，歷經(jīng)多年積累，已向國(guó)內(nèi)外數(shù)萬(wàn)家企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。S集團(tuán)公司業(yè)務(wù)眾多，服務(wù)的行業(yè)涉及生產(chǎn)生活的各個(gè)方面。該集團(tuán)實(shí)行二級(jí)管理組織架構(gòu)，即總部、各地辦事處、分子公司。集團(tuán)成立初期，主要采用手工記賬，隨著業(yè)務(wù)快速增長(zhǎng)，企業(yè)財(cái)務(wù)制度逐步建立并完善，為了減少工作量，提高工作效率，著手引入會(huì)計(jì)信息化軟件，會(huì)計(jì)處理手段開(kāi)始發(fā)生改變，但是該軟件初期僅用于填制憑證、編制報(bào)表等。隨著業(yè)務(wù)板塊的增多，S集團(tuán)公司的需求僅靠單一功能的財(cái)務(wù)軟件難以滿(mǎn)足，因而引入用友NC財(cái)務(wù)軟件，會(huì)計(jì)信息化覆蓋范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，包含總賬、人力資源、固定資產(chǎn)、預(yù)算管理、集團(tuán)報(bào)表等各大模塊，并逐步建立了基于ERP系統(tǒng)拓展開(kāi)發(fā)的報(bào)賬流程。

S集團(tuán)公司在發(fā)展中建立了多個(gè)分子公司、辦事處，業(yè)務(wù)眾多，在此背景下，S集團(tuán)開(kāi)始整合資源，構(gòu)建自己的會(huì)計(jì)信息化體系。目前，在企業(yè)多元化發(fā)展的需求下，S集團(tuán)公司探索運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建自己的會(huì)計(jì)信息化體系并取得了一定的成果。

三、S集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)下會(huì)計(jì)信息化存在的問(wèn)題

（一）業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)間存在信息孤島

企業(yè)信息化是一個(gè)逐步發(fā)展的過(guò)程，S集團(tuán)公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)作為獨(dú)立的兩個(gè)系統(tǒng)都在有序使用，但是兩者之間互不關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)分散，信息不共享。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有大量原始數(shù)據(jù)錄入，這些原始數(shù)據(jù)不能直接歸集到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，只能在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中處理完相關(guān)流程后，再根據(jù)導(dǎo)出的信息手動(dòng)錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。在此過(guò)程中，人工操作失誤的情況不可避免。S集團(tuán)公司的產(chǎn)品和服務(wù)業(yè)務(wù)板塊眾多，分類(lèi)繁雜，業(yè)財(cái)系統(tǒng)間的信息孤島問(wèn)題直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作效率降低，無(wú)法為管理層決策提供高質(zhì)量的信息。

（二）會(huì)計(jì)信息化業(yè)務(wù)流程不清晰

S集團(tuán)公司具有多個(gè)產(chǎn)品業(yè)務(wù)線(xiàn)，服務(wù)客戶(hù)遍布全國(guó)各地，業(yè)務(wù)流程在實(shí)施過(guò)程中受服務(wù)類(lèi)型、地域的影響呈現(xiàn)明顯滯后。在業(yè)務(wù)流程中，單個(gè)流程所構(gòu)建的節(jié)點(diǎn)及審批環(huán)節(jié)十分繁雜，流程上的分支也很多。這導(dǎo)致基層操作人員很難清晰掌握公司所有的流程操作，進(jìn)而影響后端的財(cái)務(wù)處理工作。

（三）會(huì)計(jì)信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量欠佳

企業(yè)會(huì)計(jì)信息化以各種數(shù)據(jù)為中心進(jìn)行核算、分析、整合，給企業(yè)管理者提供其需要的各項(xiàng)信息，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支撐，因此要求所提供的信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)。S集團(tuán)公司實(shí)施部門(mén)的員工常年在全國(guó)各地工作，所發(fā)生的費(fèi)用未能及時(shí)報(bào)銷(xiāo)，原始資料收集、賬務(wù)處理、歸檔等出現(xiàn)一定的信息傳遞滯后性。相關(guān)具體操作流程及規(guī)章制度也很難確保每個(gè)員工都能接收并執(zhí)行，使整個(gè)會(huì)計(jì)信息化執(zhí)行效果出現(xiàn)偏差，數(shù)據(jù)質(zhì)量欠佳。

（四）會(huì)計(jì)信息化人才短缺

S集團(tuán)公司一直重視信息化建設(shè)，并創(chuàng)立了自己的信息化團(tuán)隊(duì)，有較強(qiáng)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)能力及運(yùn)維能力。但是信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員不了解財(cái)務(wù)核算，財(cái)務(wù)人員不了解系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)初始階段，雙方的溝通成本非常高，導(dǎo)致雙方的協(xié)作效率低下。復(fù)合型人才的缺失在一定程度上影響了企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的效率。

四、S集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)下會(huì)計(jì)信息化構(gòu)建

（一）構(gòu)建過(guò)渡系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化

S集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件平臺(tái)不同，硬件平臺(tái)也不同，重新構(gòu)建一套系統(tǒng)成本高且實(shí)施周期長(zhǎng)。因此在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)融合過(guò)程中，充分考慮S集團(tuán)公司的實(shí)際情況，應(yīng)用原來(lái)的系統(tǒng)信息，建立業(yè)財(cái)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，打破數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在具體實(shí)施上主要是通過(guò)建立“過(guò)渡系統(tǒng)”的方式進(jìn)行對(duì)接，打通業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)間的信息通道，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化，解決信息孤島問(wèn)題。

主要實(shí)施方案為將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的源數(shù)據(jù)進(jìn)行提取，轉(zhuǎn)換為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化信息，通過(guò)Web service服務(wù)+數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，如圖1所示。

一體化系統(tǒng)的構(gòu)建使集團(tuán)內(nèi)部大量的數(shù)據(jù)通過(guò)信息平臺(tái)完成交換、處理、分析。此外，業(yè)財(cái)融合也必然會(huì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性，這些都導(dǎo)致數(shù)據(jù)的安全性受到威脅，存在泄漏風(fēng)險(xiǎn)。S集團(tuán)公司在信息數(shù)據(jù)安全方面做了以下規(guī)劃：一是規(guī)范崗位的權(quán)限，根據(jù)需求合理設(shè)置會(huì)計(jì)人員、出納人員、管理人員，其他方的賬號(hào)設(shè)置權(quán)限，并定期維護(hù)，防止信息泄露。二是定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全教育，不定期發(fā)送網(wǎng)絡(luò)安全視頻、文檔強(qiáng)制全員學(xué)習(xí)，提高系統(tǒng)使用人員的安全意識(shí)，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)制密碼規(guī)則加強(qiáng)對(duì)密碼的保護(hù)。三是定期進(jìn)行軟硬件設(shè)備維護(hù)，定期備份數(shù)據(jù)，對(duì)系統(tǒng)采取必要的措施防止病毒入侵，保障數(shù)據(jù)安全。

（二）重設(shè)業(yè)財(cái)流程，提高會(huì)計(jì)信息化運(yùn)行效率

S集團(tuán)公司通過(guò)將集團(tuán)內(nèi)分子公司的交易事項(xiàng)與會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行歸集，以財(cái)務(wù)流程重組為基礎(chǔ)，完成業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。S集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心將功能分工細(xì)化，根據(jù)業(yè)務(wù)效率確定崗位職能，設(shè)定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，保證同一交易事項(xiàng)處理的一致性。

S集團(tuán)公司對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行梳理，并將流程標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)“合同管理流程”“費(fèi)用報(bào)賬流程”“采購(gòu)流程”等進(jìn)行改造。以“費(fèi)用報(bào)賬流程”為例，系統(tǒng)前端是電子影像系統(tǒng)，后端連接會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息采集—電子審批—財(cái)務(wù)核算—資金處理—會(huì)計(jì)歸檔的覆蓋，規(guī)范報(bào)賬程序和簡(jiǎn)化審批程序，將報(bào)銷(xiāo)、支付等重復(fù)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，極大地提高了會(huì)計(jì)信息化運(yùn)行的質(zhì)量和效率。

（三）實(shí)施統(tǒng)一核算，提升會(huì)計(jì)信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量

S集團(tuán)公司在信息化建設(shè)過(guò)程中將各分子公司的會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)科目、財(cái)務(wù)流程、數(shù)據(jù)定義、會(huì)計(jì)賬套做統(tǒng)一要求。依托財(cái)務(wù)共享中心的建立，將分散在各分子公司、辦事處的會(huì)計(jì)核算集中到中心統(tǒng)一處理，在同一數(shù)據(jù)平臺(tái)中使企業(yè)資源集聚與業(yè)務(wù)高度融合。S集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)對(duì)原始數(shù)據(jù)信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的信息加工，確保業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)兩端的數(shù)據(jù)都能夠被及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞和處理，把資金的流動(dòng)集合在一起，也提高了企業(yè)資金的安全性和流動(dòng)性。

在統(tǒng)一核算方面，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)不同維度的集成和運(yùn)算，形成有針對(duì)性的報(bào)表。例如，向企業(yè)信息外部使用者提供報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，可以在集中管理的賬務(wù)中快速生成法人維度的財(cái)務(wù)報(bào)表；在進(jìn)行企業(yè)分子公司、部門(mén)成本核算時(shí)，可以快速提取出相應(yīng)的客戶(hù)管理報(bào)表、成本費(fèi)用報(bào)表等。這一做法大大提高了企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為公司績(jī)效管理、戰(zhàn)略決策等提供數(shù)據(jù)支撐。

（四）建設(shè)人才隊(duì)伍，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化人才培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)是會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。財(cái)務(wù)共享服務(wù)下，S集團(tuán)公司按財(cái)務(wù)部門(mén)的工作特點(diǎn)將所有人員進(jìn)行崗位分配，完善崗位職責(zé)。一是經(jīng)常組織財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用、系統(tǒng)流程、財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，確保他們熟練掌握相關(guān)操作技巧，提升財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)信息核算的專(zhuān)業(yè)性，更好地支持經(jīng)營(yíng)決策。二是引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員深入企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中了解業(yè)務(wù)流程，鼓勵(lì)員工和信息系統(tǒng)部門(mén)多溝通，在信息化建設(shè)中提出更多優(yōu)化方案。

五、S集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享?xiàng)l件下會(huì)計(jì)信息化效果

（一）業(yè)財(cái)系統(tǒng)一體化效果

S集團(tuán)公司通過(guò)財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)與公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，從合同管理收入確認(rèn)到報(bào)銷(xiāo)，通過(guò)對(duì)一致性的業(yè)務(wù)和費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)并設(shè)置科目對(duì)應(yīng)規(guī)則，已實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間的互聯(lián)，從而大幅度減少財(cái)務(wù)人員處理同一性質(zhì)業(yè)務(wù)的時(shí)間，并減少了人為判斷造成的失誤。

（二）業(yè)務(wù)流程執(zhí)行效果

S集團(tuán)公司將所有的報(bào)賬類(lèi)型分類(lèi)并構(gòu)建報(bào)賬系統(tǒng)，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)在各個(gè)終端登錄填報(bào)，相關(guān)人員可隨時(shí)處理相關(guān)信息流程。同時(shí)系統(tǒng)可對(duì)填報(bào)情況進(jìn)行識(shí)別，在員工填報(bào)時(shí)提示員工進(jìn)行特殊事項(xiàng)備注，從源頭降低報(bào)賬錯(cuò)誤。比如：發(fā)票重復(fù)，報(bào)銷(xiāo)區(qū)間錯(cuò)誤，報(bào)銷(xiāo)與審批不一致等。通過(guò)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化構(gòu)建，整個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程提速29.66%，財(cái)務(wù)節(jié)點(diǎn)處理效率提高45.86%。

同時(shí)，系統(tǒng)的操作更為便捷，流程更簡(jiǎn)便，使工作效率大幅度提高。例如操作員在進(jìn)行集團(tuán)的合同及收費(fèi)管理的信息錄入相關(guān)工作時(shí)更加準(zhǔn)確及時(shí)，數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到保障，便于管理層、財(cái)務(wù)人員、其他業(yè)務(wù)部門(mén)員工及時(shí)獲取有效的信息，同時(shí)減少財(cái)務(wù)人員的復(fù)核工作，提高了開(kāi)票的效率和準(zhǔn)確性。

（三）集中統(tǒng)一核算效果

S集團(tuán)公司在財(cái)務(wù)共享信息化構(gòu)建過(guò)程中，統(tǒng)一了會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)科目、財(cái)務(wù)流程、數(shù)據(jù)定義、會(huì)計(jì)賬套。統(tǒng)一后共享工作流程等運(yùn)行起來(lái)更順暢，信息資源共享效率大幅提高。業(yè)務(wù)端分子公司的數(shù)據(jù)不需要再進(jìn)行加工即可實(shí)現(xiàn)同步，使整個(gè)集團(tuán)通過(guò)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的核算，快速獲取整個(gè)集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)狀況信息。部門(mén)成本、產(chǎn)品線(xiàn)成本核算更清晰，高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)大大提高了決策的準(zhǔn)確性，為集團(tuán)的發(fā)展提供了高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支撐。比如：通過(guò)財(cái)務(wù)共享信息化平臺(tái)獲取某項(xiàng)認(rèn)證業(yè)務(wù)在某一時(shí)期整個(gè)集團(tuán)的收支情況，可以快速得出該項(xiàng)業(yè)務(wù)的利潤(rùn)率。財(cái)務(wù)共享中心將總部的命令統(tǒng)一傳遞，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的集中核算功能大大提高。

S集團(tuán)公司建立財(cái)務(wù)共享中心后，將共享性的財(cái)務(wù)工作落實(shí)到運(yùn)營(yíng)、研發(fā)、銷(xiāo)售和實(shí)施方面，實(shí)現(xiàn)認(rèn)證、技術(shù)服務(wù)、培訓(xùn)等板塊從開(kāi)發(fā)授權(quán)到實(shí)施的全方位財(cái)務(wù)共享管理，取得了較好的效果。目前，S集團(tuán)公司由總部遠(yuǎn)程集中負(fù)責(zé)分子公司的合同管理、收付款業(yè)務(wù)、工資核算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等，分子公司不設(shè)立財(cái)務(wù)人員?？偣緦?duì)分子公司提供財(cái)務(wù)支撐服務(wù)，各分子公司集中精力拓展集團(tuán)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)資源的集中管理加強(qiáng)了各部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合，有助于集團(tuán)對(duì)資金的管控效率，降低了經(jīng)營(yíng)成本，提高了運(yùn)營(yíng)效率。

（四）人才隊(duì)伍建設(shè)效果

在共享服務(wù)支持下，雖然S集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)越來(lái)越廣泛，所涉及的產(chǎn)品越來(lái)越多，以及分子公司的設(shè)立所帶來(lái)的財(cái)務(wù)核算工作越來(lái)越復(fù)雜，但財(cái)務(wù)人員總體崗位并沒(méi)有增加，管理效果卻明顯上升。一些財(cái)務(wù)變動(dòng)、財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)等使財(cái)務(wù)人員在應(yīng)對(duì)各分子公司、辦事處的業(yè)務(wù)時(shí)也更游刃有余。各分子公司、辦事處和總部的聯(lián)系也更加密切，更有利于集團(tuán)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的傳遞與實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，S集團(tuán)公司注重對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，使財(cái)務(wù)人員能夠流暢使用各種核算系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員通過(guò)對(duì)信息化的了解，結(jié)合在使用當(dāng)中碰到的業(yè)務(wù)流程問(wèn)題，提出更優(yōu)方案，并和集團(tuán)信息系統(tǒng)部門(mén)協(xié)同有效改進(jìn)優(yōu)化。當(dāng)前財(cái)務(wù)中心已提出多項(xiàng)優(yōu)化措施，提高了集團(tuán)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)核算效率。

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