數(shù)字化背景下財務(wù)共享中心的運行研究
——以H公司為例

徐 暢

（新疆財經(jīng)大學(xué)，烏魯木齊 830012）

一、引言

隨著智慧家、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)的日趨成熟和不斷發(fā)展，依托于財務(wù)共享中心的企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型逐漸深入到各個領(lǐng)域和各行各業(yè)之中?！笆奈濉币?guī)劃綱要提出要加快數(shù)字化建設(shè)的步伐，將實體經(jīng)濟與數(shù)字化融合，賦能傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)升級，推動創(chuàng)新數(shù)字化發(fā)展。以互聯(lián)、共享和智能為核心的財務(wù)體系正處在數(shù)字化背景的浪潮中，財務(wù)共享中心也由業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒虜?shù)字化，再升級到信息數(shù)字化。在數(shù)字化的背景下，企業(yè)在市場中搶占先機的關(guān)鍵點就是獲取數(shù)據(jù)，而財務(wù)共享中心的建立和逐步發(fā)展將企業(yè)的前端業(yè)務(wù)與財務(wù)后臺緊密聯(lián)系在一起，將分散的信息集成到財務(wù)共享中心。在數(shù)字經(jīng)濟的推動下，財務(wù)共享中心的建立切實降低了企業(yè)成本，提高了運營效率，促進了企業(yè)決策的科學(xué)性。本文以H公司為例，對數(shù)字化背景下的財務(wù)共享中心的運行展開研究。

二、財務(wù)共享中心的發(fā)展歷程

財務(wù)共享源于服務(wù)共享，財務(wù)共享就是共享服務(wù)在財務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用。財務(wù)共享中心是通過建立全部共享、高效融合、深度協(xié)同、精細管理、智能應(yīng)用為核心的流程化財務(wù)工作，使核算、費用、采購等統(tǒng)一到信息化的平臺。

財務(wù)共享中心的發(fā)展歷程大致分為三個階段：財務(wù)共享中心1.0階段是將費用、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等重復(fù)高、流程化強的工作交給財務(wù)共享中心來做。財務(wù)共享中心的2.0階段是財稅融合階段，業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合要求財務(wù)人員從事后的數(shù)據(jù)處理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑疤幚恚矗簩I(yè)務(wù)和財務(wù)融合并不斷向前端延伸，將財務(wù)中心變?yōu)閿?shù)據(jù)的集成中心。財務(wù)共享中心的3.0階段，財務(wù)部門的目標(biāo)是實現(xiàn)更高的智能化，將資產(chǎn)管理、成本管理、供應(yīng)鏈管理、合同管理形成一體智能化集成中心。

三、H公司財務(wù)共享中心運行分析

（一）H公司財務(wù)共享中心建立的背景

H公司是1990年成立的一家零售業(yè)企業(yè)，在全國范圍內(nèi)擁有百家大型連鎖實體店，主要以經(jīng)營家電產(chǎn)品、電子產(chǎn)品為主。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，H公司擴展了自己的業(yè)務(wù)板塊，建立了H購物中心、H影院、寫字樓等。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、大智移云時代的到來，H公司由傳統(tǒng)的零售業(yè)向新型零售業(yè)轉(zhuǎn)型，構(gòu)建了線上線下全渠道營銷、獨立運營自建電商平臺、租借購三位一體的運營模式，并打造智慧服務(wù)、科技創(chuàng)新的戰(zhàn)略核心。由于集團規(guī)模的不斷擴張導(dǎo)致業(yè)務(wù)板塊差異明顯擴大，前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)復(fù)雜多樣，集團需要一套完整的運行流程體系，這樣才能將商品、營銷、零售、物流與信息進行有機融合，以實現(xiàn)增量式創(chuàng)新發(fā)展。為了解決公司成本不斷增長的問題，提高運營效率，簡化流程，H公司開始對業(yè)務(wù)流程再造，于2014年開始建立財務(wù)共享中心。

（二）H公司財務(wù)共享中心的發(fā)展階段

1.第一階段為2014-2016年：基礎(chǔ)層———初期財務(wù)共享平臺的搭建

早期的財務(wù)共享平臺主要為對內(nèi)服務(wù)和對外服務(wù)。對內(nèi)服務(wù)主要有員工報銷、總賬報表、資產(chǎn)管理和合同管理四個部分；對外業(yè)務(wù)是通過共享中心與ERP系統(tǒng)中的供應(yīng)商、零售商、客戶等模塊進行對接，并通過專門的軟件進行稅務(wù)處理和與銀行對接。

2.第二階段為2016-2019年：核心層——基于業(yè)財深度一體化的智能共享中心

隨著大數(shù)據(jù)、云計算的發(fā)展，H公司逐步建立兼顧前臺和后臺的新型財務(wù)架構(gòu)，以更好地實現(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)的融合。2019年公司將財務(wù)共享中心分為前臺、中臺和后臺組織陣型（見圖1）。H公司通過建立數(shù)據(jù)中臺，為財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和業(yè)財融合打造連接點，以避免相同功能的業(yè)財?shù)闹貜?fù)建設(shè)和資源浪費。在財務(wù)共享模式下，通過中臺形成了以財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文本數(shù)據(jù)和影像數(shù)據(jù)為集市，解決單一的數(shù)據(jù)孤島、重復(fù)建設(shè)、共享程度低等問題。財務(wù)共享中心承載著企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，賦能前端業(yè)務(wù)的任務(wù)，這一階段的財務(wù)共享中心的運行有以下幾個特點：

圖1 H公司前、中、后臺組織矩陣

（1）客商服務(wù)平臺更加優(yōu)化。隨著H公司新零售業(yè)的逐漸發(fā)展，線上線下交易量逐年增加，供應(yīng)商、客戶、銷售、售后、門店會員和商品逐漸數(shù)字化，因此H公司建立了客商業(yè)務(wù)模塊，該模塊的流程是通過CRM進行客戶開票處理，然后由業(yè)務(wù)部門進行初審，之后通過OCR影像系統(tǒng)將票據(jù)掃描到財務(wù)共享中心，再由共享中心進行稽核，結(jié)算辦理和生成憑證，最后由財務(wù)部制作總賬?？蜕棠K的建立可以直觀地反應(yīng)客戶的評價、供應(yīng)商收付款信息，使財務(wù)部門對風(fēng)險提前進行控制，極大地減少了違約風(fēng)險。

（2）預(yù)算管理不斷強化。H公司財務(wù)共享中心通過整合銷售、生產(chǎn)、管理等數(shù)據(jù)，形成第三方云臺數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建基于業(yè)務(wù)流程要素的業(yè)財融合預(yù)算管理體系。預(yù)算編制以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為起點，之后由財務(wù)部門進行加工處理，運用于資源配置、財務(wù)目標(biāo)確立和精準(zhǔn)把握市場動態(tài)等方面。此外，公司全面引入SAP系統(tǒng)，SAP可以采用分階段式預(yù)算，對成本進行提前控制，有效降低了超預(yù)算發(fā)生的概率，實現(xiàn)了事前預(yù)算、事中控制、事后分析的精準(zhǔn)高效的線上統(tǒng)籌管理模式。

3.第三階段為2019年——至今：發(fā)展層——基于商業(yè)智能化的多功能共享中心

（1）流程自動化。H公司采用機器人流程自動化（RPA）系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以消除傳統(tǒng)財務(wù)中附加值低重復(fù)簡單的工作，RPA財務(wù)機器人具有24小時不間斷的財務(wù)工作模式，可以將大量的財務(wù)數(shù)據(jù)進行計算、核對和驗證，如：批量處理郵件、報銷發(fā)票、銀企對賬、費用報銷等基礎(chǔ)性工作，可以有效地降低成本，提高工作效率和有效降低發(fā)生錯誤的概率。

（2）財務(wù)處理數(shù)據(jù)化。H公司基于財務(wù)共享中心，通過攜程、同城、飛豬等APP將差旅服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)化，并與共享服務(wù)平臺實現(xiàn)同步共享互聯(lián)。通過智慧物流的云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)促成線上線下融合的智慧零售模式。多元化的綜合服務(wù)能力推動H公司線下廣場及超市影城與線上平臺形成巨大的協(xié)同效應(yīng)，將供應(yīng)商與客戶的外部資源與內(nèi)部資源進行互聯(lián)網(wǎng)化，使流程數(shù)據(jù)更加自動化。

（三）H公司財務(wù)共享中心的運行系統(tǒng)

1.應(yīng)付賬款系統(tǒng)

應(yīng)付共享實現(xiàn)端到端的自動化流程。應(yīng)付賬款共享主要的業(yè)務(wù)流程是供應(yīng)商開發(fā)票，之后交于財務(wù)共享中心進行處理，再通知銀行進行支付。H公司與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)往來較為頻繁，因此發(fā)票數(shù)量巨大，這是財務(wù)共享中心建立之初面臨的巨大挑戰(zhàn)。在財務(wù)共享中心的發(fā)展過程中，H公司主要依據(jù)SAP系統(tǒng)和票據(jù)影響系統(tǒng)，并將應(yīng)付共享分為五步流程：第一步是發(fā)票的收集和掃描，由業(yè)務(wù)部將發(fā)票進行匯集和整理，然后通過影像掃描系統(tǒng)對發(fā)票進行掃描和索引。第二步是進行審核。第三步是用SAP系統(tǒng)對審核好的發(fā)票進行數(shù)據(jù)錄入，在錄入過程中，系統(tǒng)會自動識別出錯誤發(fā)票和異常發(fā)票，如果是錯誤發(fā)票，就需要進行進一步審核，查驗是否按照財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進行付款；如果是異常發(fā)票，就需要對付款流程中的請求權(quán)限進行確認。第四步是銀行支付，H公司的付款信息會統(tǒng)一匯總到H公司的財務(wù)共享中心，通過SAP系統(tǒng)進行整合，然后對接銀行完成支付。

2.應(yīng)收賬款系統(tǒng)

應(yīng)收賬款共享系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)金流有重大的關(guān)聯(lián)性，該系統(tǒng)主要涉及到合同信息的確認以及賬款預(yù)期的確定。財務(wù)共享中心的應(yīng)收款共享系統(tǒng)有三項職能：第一是維護客戶的信息；第二是根據(jù)業(yè)務(wù)部對合同交付的情況來確認收入；第三是與銀行核對收款信息并發(fā)送發(fā)票至客戶郵箱確認債權(quán)，當(dāng)客戶完成付款后，財務(wù)共享中心通過SAP系統(tǒng)自動確認收入并核銷。

3.費用報銷系統(tǒng)

H公司的報銷單據(jù)包括出差的差旅費、會議室和員工休息室的采購費用等。財務(wù)共享中心是連接前端費用報銷業(yè)務(wù)和財務(wù)核算的橋梁，由共享中心進行統(tǒng)一記賬。費用報銷系統(tǒng)分為以下幾個部分：第一，由財務(wù)共享中心收集各分公司、子公司的票據(jù)并進行掃描；第二，把ERP系統(tǒng)中的報銷信息進行核銷；第三，企業(yè)直接在ERP系統(tǒng)中將付款信息發(fā)送到銀行進行支付；第四，財務(wù)共享中心對審核過的單據(jù)進行報銷。H公司對商旅報銷進行了改善和優(yōu)化，構(gòu)建了在線申請、在線下單、自動結(jié)算的新模式。當(dāng)員工出差訂機票、酒店等，商旅平臺就會根據(jù)企業(yè)的預(yù)算流程進行審批，如果超出預(yù)算范圍就會進入特殊審批系統(tǒng)。這種由業(yè)務(wù)部事前審批、財務(wù)部事后報銷的流程，推動了企業(yè)業(yè)財融合的進一步發(fā)展。

4.資產(chǎn)共享系統(tǒng)

H公司作為新零售企業(yè)，有龐大的固定資產(chǎn)，但資產(chǎn)閑置、利用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，使得資產(chǎn)的利用率下降。通過資產(chǎn)共享系統(tǒng)使資產(chǎn)數(shù)據(jù)集中管理，統(tǒng)一流程，提高了財務(wù)人員的工作效率。在資產(chǎn)共享模式上線前主要是線下流程，由人工進行審核，登記入賬和采購付款。在搭建了財務(wù)共享平臺后，由SAP系統(tǒng)進行自動稽核、入賬、付款并對資產(chǎn)進行維護。此外，在資產(chǎn)共享系統(tǒng)中還搭建了資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對資產(chǎn)進行盤點和對差異進行精準(zhǔn)分析，極大地提高了資產(chǎn)的利用率。

（四）H公司財務(wù)共享中心運行效果分析

1.優(yōu)化了績效管理

H公司財務(wù)共享中心的建立不僅使企業(yè)的業(yè)務(wù)和財務(wù)更加流程化，而且促進了運營能力的發(fā)展?？冃Ч芾碜顬橹匾囊豁椚蝿?wù)是作業(yè)派工機制的開展，通過財務(wù)共享中心的派工平臺，可以使員工的績效與工作任務(wù)掛鉤，提升了財務(wù)人員工作的積極性，并且極大地提升了工作效率。H公司會每日進行定量派單，如果超過共享平臺設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)量，系統(tǒng)就會停止自動派工。派工系統(tǒng)會自動根據(jù)財務(wù)人員不同的職能分配不同的任務(wù)，有效地促進了資源的合理分配。云搶單模式是另一種績效管理方法，云搶單模式使不同區(qū)域的財務(wù)人員通過“共享大搶單”平臺進行搶單，當(dāng)某個區(qū)域的財務(wù)人員工作量多時，就可以由任務(wù)量較少的財務(wù)人員進行云搶單。作業(yè)派工和云搶單模式使員工的工作量更為透明，工資績效也會根據(jù)員工的任務(wù)完成量進行考核，對錯誤率進行自動評分，確保了績效管理的科學(xué)性和公正性。

2.提升了公司的管理水平

財務(wù)共享中心將各部門，各地區(qū)分散且繁雜的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的整合，使數(shù)據(jù)收據(jù)更為精細，更為精準(zhǔn)，更為系統(tǒng)，更為及時。財務(wù)共享中心不僅對財務(wù)數(shù)據(jù)進行分析，而且拓展了信息的維度，將預(yù)算、決策、投融資、采購和銷售有機聯(lián)系起來，有利于管理層進行科學(xué)有效的戰(zhàn)略決策分析。H公司搭建的“互聯(lián)網(wǎng)+云”的在線消費商城和“消費商城+財務(wù)共享”的智能中心將業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)通過共享中心運營加工，通過對大數(shù)據(jù)的分析，形成會計賬和管理賬，最后形成了B2B的管理系統(tǒng)，促進了企業(yè)的信息化建設(shè)，使業(yè)財稅一體化的財務(wù)共享中心有效地發(fā)揮管控職能以及數(shù)據(jù)處理和賦能業(yè)務(wù)的能力，提升了公司的管理水平。

3.推動了財務(wù)人員轉(zhuǎn)型

H公司通過搭建財務(wù)共享中心，使財務(wù)人員由財務(wù)會計向管理會計進行轉(zhuǎn)變，財務(wù)職能也由傳統(tǒng)會計記賬報稅轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)算決策分析的復(fù)合型會計，會計不僅要懂財務(wù)而且要懂業(yè)務(wù)，既需要掌握扎實的會計知識，也要懂?dāng)?shù)據(jù)懂技術(shù)。因此共享中心的建立對會計人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，促進了會計人員的轉(zhuǎn)型。

四、財務(wù)共享中心的未來發(fā)展趨勢展望

（一）財務(wù)運營高度智能化

H公司在未來會繼續(xù)使用財務(wù)機器人和VR虛擬技術(shù)實現(xiàn)戰(zhàn)略預(yù)算、商城財務(wù)管理和稅務(wù)籌劃的一體化發(fā)展。未來公司會將財務(wù)機器人由交易方面的賬務(wù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)橘~務(wù)處理加成本管理，加強企業(yè)內(nèi)部的控制和監(jiān)督。逐步實現(xiàn)財務(wù)運營的自動化，不僅會自動報賬、記賬，還會進行自動糾錯，提高財務(wù)共享質(zhì)量，實現(xiàn)全方位的共享。

（二）業(yè)財共享建設(shè)一體化

財務(wù)共享中心的建立需要多部門的配合，因此要加強制度的保障，使業(yè)務(wù)部、財務(wù)部相互配合。財務(wù)部和業(yè)務(wù)部屬于平級的不同部門，財務(wù)部不能對業(yè)務(wù)部進行管理，因此要優(yōu)化管理模式，對組織進行變革，使業(yè)務(wù)和財務(wù)進行深度融合。財務(wù)共享中心的建立要通過智能財務(wù)平臺、財務(wù)專業(yè)分工和各級財務(wù)組織協(xié)同實現(xiàn)，即通過智能財務(wù)會計平臺實現(xiàn)業(yè)務(wù)驅(qū)動財務(wù)，智能管理會計平臺實現(xiàn)管理規(guī)劃業(yè)務(wù)，大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動管理，將財務(wù)流程嵌入到實際的業(yè)務(wù)中實現(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)的實質(zhì)性融合和建設(shè)的一體化。

（三）技術(shù)驅(qū)動進一步強化

人工智能、云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、機器學(xué)習(xí)等等新技術(shù)的應(yīng)用，將會對財務(wù)共享中心建設(shè)和運行帶來全新的變化，財務(wù)共享中心的建設(shè)及其運行系統(tǒng)的升級，必須依賴這些新技術(shù)的創(chuàng)新和驅(qū)動。通過強化新技術(shù)的創(chuàng)新和驅(qū)動，推動財務(wù)共享中心的高度智能化、業(yè)財共享建設(shè)的一體化、管理模式的不斷優(yōu)化，促進經(jīng)濟和社會的高質(zhì)量發(fā)展，推進社會主義現(xiàn)代化進程。