國(guó)內(nèi)電子檔案研究熱點(diǎn)與未來(lái)展望

賴(lài)雯 趙莉

摘 要：文章以國(guó)內(nèi)電子檔案研究為研究?jī)?nèi)容，通過(guò)采集CNKI核心期刊和CSSCI數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案相關(guān)論文數(shù)據(jù)，利用Citespace軟件對(duì)關(guān)鍵詞、作者、發(fā)文機(jī)構(gòu)等信息進(jìn)行知識(shí)圖譜分析，展示電子檔案研究的總體情況，歸納出電子檔案管理、電子檔案歸檔、紙質(zhì)檔案信息化、電子檔案管理系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)、電子文件中心、數(shù)字檔案館、長(zhǎng)期保存等研究熱點(diǎn)，并預(yù)測(cè)前沿趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;統(tǒng)計(jì)分析;知識(shí)圖譜;Citespace

2020年6月20日國(guó)家頒布《中華人民共和國(guó)檔案法》，第五章中提道：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這標(biāo)志著我國(guó)的電子檔案作為一種重要資源，在人民生活、國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)管理過(guò)程中的地位日益突出，電子檔案的研究也顯得越發(fā)重要。

了解電子檔案研究的總體情況、研究熱點(diǎn)和前沿趨勢(shì)，是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的前提。在CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)篇名=“電子檔案綜述或熱點(diǎn)”搜索到22個(gè)結(jié)果，說(shuō)明國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)電子檔案研究現(xiàn)狀的分析文章較少。

本文利用Citespace軟件分析了我國(guó)三十多年來(lái)電子檔案研究的知識(shí)圖譜，展示了電子檔案研究的總體情況，對(duì)重點(diǎn)、熱點(diǎn)研究問(wèn)題進(jìn)行分析，并預(yù)測(cè)未來(lái)的研究趨勢(shì)。

一、數(shù)據(jù)來(lái)源與研究方法

1.數(shù)據(jù)來(lái)源

核心期刊和中文社會(huì)科學(xué)引文索引文章在一定程度上反映學(xué)科的最新研究成果。本文選取的數(shù)據(jù)來(lái)源有兩個(gè)：其一在CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)搜索題名包含“電子檔案或電子文件”，文章來(lái)源=“《中國(guó)檔案》《檔案學(xué)研究》《檔案學(xué)通訊》《檔案管理》《北京檔案》《浙江檔案》《檔案與建設(shè)》”，得到1397篇文章;其二在CSSCI數(shù)據(jù)庫(kù)搜索題名包含“電子檔案或電子文件”，得到233篇文章，檢索時(shí)間為2020年10月9日。

CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)得到的文獻(xiàn)樣本量大、時(shí)間跨度長(zhǎng)，可以很好地體現(xiàn)我國(guó)三十多年來(lái)電子檔案的研究現(xiàn)狀和研究熱點(diǎn)。CSSCI數(shù)據(jù)庫(kù)的文章更能代表前沿動(dòng)態(tài)，體現(xiàn)電子檔案未來(lái)的研究趨勢(shì)。

2.研究方法

將CNKI和CSSCI導(dǎo)出的文件通過(guò)CiteSpace軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和聚類(lèi)分析。CiteSpace是國(guó)內(nèi)使用最多的可視化文獻(xiàn)分析工具，采用最大相似度算法對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行聚類(lèi)處理，通過(guò)圖譜直觀展示高產(chǎn)作者、機(jī)構(gòu)和研究熱點(diǎn)等情況。

二、研究結(jié)果分析

本文采用Citespace軟件分別對(duì)CNKI和CSSCI電子檔案主題的文獻(xiàn)進(jìn)行知識(shí)圖譜分析，并從作者、機(jī)構(gòu)、研究熱點(diǎn)、發(fā)展趨勢(shì)幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。從1988～2019年，電子檔案的相關(guān)論文呈波動(dòng)性增加，并在1997年后顯著增加。

1.文章作者、發(fā)文機(jī)構(gòu)分析

在Citespace界面，設(shè)置“TimeSlicing=1， NodeType=Author”，得到研究作者知識(shí)圖譜（圖2）。圖中節(jié)點(diǎn)大小代表出現(xiàn)次數(shù)，節(jié)點(diǎn)間的連線說(shuō)明兩個(gè)作者有合作關(guān)系。發(fā)表論文數(shù)量大于10的作者有：劉越男、張正強(qiáng)、張寧、于英香、劉家真、何嘉蓀、張照余、馮惠玲、于麗娟、田雷、傅榮校、安小米、薛四新、劉立和徐義全。

2.研究熱點(diǎn)分析

在Citespace軟件中，設(shè)置“TimeSlicing=1， NodeType=Keyword， SelectionCriteria-TopN=50”，得到關(guān)鍵詞知識(shí)圖譜，截取出現(xiàn)頻次大于15的關(guān)鍵詞得到關(guān)鍵詞出現(xiàn)表格（表1）。關(guān)鍵詞的大小代表出現(xiàn)頻次，關(guān)鍵詞之間的連線代表兩個(gè)關(guān)鍵詞曾出現(xiàn)在同一篇文章中，節(jié)點(diǎn)間連線越粗說(shuō)明聯(lián)系越緊密。在Citespace中，設(shè)置關(guān)鍵詞突變參數(shù)，得到歷年來(lái)關(guān)鍵詞的突變圖譜（圖5），begin year代表該關(guān)鍵詞的突然出現(xiàn)年份，end year代表該關(guān)鍵詞的消失年份，關(guān)鍵詞突變圖譜能顯示研究熱點(diǎn)的突現(xiàn)和變遷。

由圖3和表1綜合分析，可得電子檔案研究熱點(diǎn)有以下幾項(xiàng)。

（1）電子檔案管理。電子檔案管理從1999年開(kāi)始成為熱點(diǎn)，且歷年來(lái)出現(xiàn)次數(shù)為376，是持續(xù)的研究熱點(diǎn)、重點(diǎn)。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性、信息與載體的分離性、信息共享安全性、信息易篡改性，所以對(duì)電子檔案的管理也面臨新的挑戰(zhàn)。電子檔案管理包括管理理論體系、管理流程、國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)應(yīng)用等方面。

（2）電子檔案歸檔。電子檔案歸檔從1997年開(kāi)始成為熱點(diǎn)，歷年來(lái)出現(xiàn)次數(shù)為134。電子檔案歸檔包括歸檔策略理念、格式、范圍、流程、載體、技術(shù)規(guī)范等方面，重點(diǎn)在于保證歸檔過(guò)程的安全性和電子檔案的真實(shí)性。

（3）紙質(zhì)檔案。各檔案館大部分庫(kù)藏歷史檔案都是紙質(zhì)檔案，研究集中在紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異、備份管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系等方面。

（4）電子檔案管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)多是對(duì)紙質(zhì)檔案的輔助管理，原有的功能設(shè)置無(wú)法滿(mǎn)足電子檔案的需求，所以電子檔案管理系統(tǒng)需要重新設(shè)計(jì)。電子檔案管理系統(tǒng)的研究包括電子檔案自動(dòng)化歸檔、元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、加密算法、網(wǎng)絡(luò)安全協(xié)議等方面。

（5）元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是描述資源的結(jié)構(gòu)化信息。元數(shù)據(jù)能記錄電子檔案整個(gè)生命周期中的所有過(guò)程信息，是保證電子檔案真實(shí)性的關(guān)鍵要素。元數(shù)據(jù)研究集中在標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，包括元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼、規(guī)范、模型、元素、管理等方面。

（6）電子文件中心。電子文件中心是一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)和文件管理平臺(tái)，用于對(duì)電子文件的集中管理、存放、備份、交換、利用。電子文件中心的研究包括功能定位、管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程、結(jié)構(gòu)模型、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等方面。

（7）數(shù)字檔案館。20世紀(jì)末，深圳檔案館開(kāi)始探索數(shù)字檔案館建設(shè)。2014年，國(guó)家檔案局在《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》中提出了數(shù)字檔案室的具體建設(shè)原則與內(nèi)容，數(shù)字檔案館的建設(shè)和研究進(jìn)入快速發(fā)展階段。數(shù)字檔案館的目標(biāo)是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音頻、視頻等傳統(tǒng)載體存儲(chǔ)的信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的永久存儲(chǔ)、共享和快速利用。研究集中在理論分析、標(biāo)準(zhǔn)研究、數(shù)字資源建設(shè)、安全保護(hù)、模型設(shè)計(jì)、體系構(gòu)建、系統(tǒng)建設(shè)等方面。

（8）電子檔案的長(zhǎng)期保存、憑證性。電子檔案因內(nèi)容與載體分離，具有易篡改性。如何在電子檔案的長(zhǎng)期保存中，保證電子檔案的真實(shí)有效，是實(shí)際管理中的重點(diǎn)。長(zhǎng)期保存的研究宏觀上包括政策研究、標(biāo)準(zhǔn)制定、機(jī)制研究;微觀上包括備份策略、防篡改技術(shù)應(yīng)用等方面。

四、未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)分析

通過(guò)Citespace對(duì)CSSCI數(shù)據(jù)庫(kù)電子檔案主題論文進(jìn)行關(guān)鍵詞分析，對(duì)聚類(lèi)分析得到的所有關(guān)鍵詞，選取count>4和year=2019年的數(shù)據(jù)得到表2的結(jié)果。

從表格數(shù)據(jù)分析可知，電子檔案管理、長(zhǎng)期保存、元數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)和風(fēng)險(xiǎn)管理是十幾年來(lái)的持續(xù)重點(diǎn)熱點(diǎn)。而2019年開(kāi)始的大幅出現(xiàn)的三個(gè)關(guān)鍵詞：區(qū)塊鏈、真實(shí)性、單軌制，則是前沿?zé)狳c(diǎn)，值得研究者重點(diǎn)關(guān)注。

1.區(qū)塊鏈

區(qū)塊鏈本質(zhì)上是一個(gè)分布式記賬本，它融合了密碼學(xué)、概率論、共識(shí)機(jī)制和分布式網(wǎng)絡(luò)等多種技術(shù)，特點(diǎn)是去中心化、防篡改、信息可追溯，在電子檔案真實(shí)性和長(zhǎng)期保存方面具有優(yōu)勢(shì)。

區(qū)塊鏈采取哈希算法、智能合約等技術(shù)手段使網(wǎng)絡(luò)中的所有節(jié)點(diǎn)共同維護(hù)同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，網(wǎng)絡(luò)中任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)要篡改這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，都要付出巨大的代價(jià)。將電子檔案存儲(chǔ)在區(qū)塊鏈上，保證電子檔案不被篡改和刪除。區(qū)塊鏈采用非對(duì)稱(chēng)加密算法和數(shù)字時(shí)間戳等技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)中任一節(jié)點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)做的任何操作都會(huì)被記錄，并可追溯，以此保證電子檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全生命周期管理。

區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案領(lǐng)域的研究包括可行性分析、瓶頸、應(yīng)用分析、安全保護(hù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、展望等方面。

2.真實(shí)性

電子檔案的真實(shí)性是確定該電子文件是否具有法律效力的唯一依據(jù)，對(duì)電子檔案真實(shí)性的保障也是電子檔案管理的關(guān)鍵。研究的重點(diǎn)在于電子檔案真實(shí)性的認(rèn)定和保護(hù)，包括前端控制、管理規(guī)范、技術(shù)保障等保護(hù)機(jī)制。

3.單軌制

單軌制指電子環(huán)境下文件管理的整個(gè)過(guò)程不再生成紙質(zhì)文件。2016年4月，國(guó)家檔案局發(fā)布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)”。此后，單軌制的研究論文顯著增多，研究?jī)?nèi)容包括概念分析、政策研究、單軌制管理、技術(shù)手段、檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)等方面。要實(shí)現(xiàn)單軌制，對(duì)電子檔案的整個(gè)生命周期管理需規(guī)范安全，在技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段上有元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈等。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，電子檔案已成為檔案管理的重點(diǎn)對(duì)象，國(guó)內(nèi)眾多科研機(jī)構(gòu)、公司開(kāi)啟了單軌制試點(diǎn)，電子檔案的管理成為研究的重點(diǎn)。我們應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的變化，通過(guò)分析電子檔案的研究熱點(diǎn)和未來(lái)趨勢(shì)，指導(dǎo)實(shí)際檔案工作開(kāi)展的方向。

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（作者單位：廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)檔案館）

基金項(xiàng)目：本文系廣東省檔案局科研項(xiàng)目“精細(xì)化管理視角下高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作機(jī)制探究”（YDK-225-2019）的階段性研究成果。

作者簡(jiǎn)介：賴(lài)雯（1990—），女，漢族，江西贛州人，計(jì)算機(jī)碩士研究生，研究方向：檔案管理、檔案信息化、數(shù)據(jù)挖掘等;

趙莉（1979—），女，漢族，安徽桐城人，檔案學(xué)碩士研究生，館員，研究方向：檔案信息資源管理與開(kāi)發(fā)、檔案基礎(chǔ)理論與實(shí)踐等。