新時期醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的挑戰(zhàn)與對策

摘 要：居民的生產(chǎn)生活離不開醫(yī)院，醫(yī)院為居民生命健康提供有力保障。檔案管理是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，對其發(fā)展有重要推動作用。本文就醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性，分析新時期醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的挑戰(zhàn)，并提出相應(yīng)解決策略。

關(guān)鍵詞：新時期;醫(yī)院檔案;規(guī)范化管理

隨著社會經(jīng)濟(jì)水平逐漸提高，政府和民眾都對醫(yī)院工作十分重視，針對醫(yī)院出現(xiàn)的問題，制定了多項(xiàng)政策，旨在幫助醫(yī)院及時解決問題，為居民提供高質(zhì)量服務(wù)。在醫(yī)院實(shí)際工作過程中，部分醫(yī)院管理人員認(rèn)為檔案工作對醫(yī)院發(fā)展沒有推動作用，但以長期發(fā)展眼光分析醫(yī)院檔案工作的重要性，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)重要工作，實(shí)際上對醫(yī)院發(fā)展有重要的推動作用。醫(yī)院管理人員應(yīng)逐漸完善檔案管理模式，重視醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，制定相關(guān)政策，將醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作落實(shí)到位，為居民提供高質(zhì)量的服務(wù)。

一、新時期醫(yī)院檔案管理規(guī)范化內(nèi)容和方法

在社會發(fā)展新時期，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作需要以具體方法作為支撐，規(guī)范醫(yī)院檔案資料收集、存儲和利用工作，安全管理電子檔案，完善紙質(zhì)檔案資源規(guī)范化管理環(huán)節(jié)，提高醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平。

1.提高檔案資料存儲規(guī)范化水平

醫(yī)院檔案資料收集規(guī)范化。醫(yī)院檔案資料收集工作涉及多個部門，相關(guān)部門配合檔案室做好檔案收集工作，明確規(guī)定醫(yī)院檔案收集范圍，及時落實(shí)檔案收集工作，推動醫(yī)院檔案收集工作秩序化發(fā)展。在收集檔案資料過程中，檔案人員明確收集流程，以檔案收集制度為基礎(chǔ)，認(rèn)真落實(shí)檔案收集工作，重視檔案收集環(huán)節(jié)。檔案人員按照實(shí)際流程完成檔案收集工作，將檔案放置在合適位置，為后續(xù)檔案查找工作提供便利條件。

醫(yī)院檔案資料存儲規(guī)范化。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷被提高背景下，醫(yī)院檔案工作涉及紙質(zhì)版資料和電子版資料等內(nèi)容，檔案人員需要嚴(yán)格處理紙質(zhì)版資料和電子版資料，按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，完善存儲檔案資料流程。針對紙質(zhì)版檔案資料，檔案人員完成資料核對工作，將符合規(guī)定的檔案資料進(jìn)行歸置。針對電子版資料，檔案人員在線上接收檔案資料，注意網(wǎng)絡(luò)存儲安全性，一式兩份，一方面防止出現(xiàn)檔案資料泄露問題，另一方面避免檔案資料丟失，難以被找到。在檔案存儲工作中，檔案人員應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全性問題，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中儲存檔案資料。

醫(yī)院檔案資料開發(fā)利用規(guī)范化。檔案人員選擇將某一個領(lǐng)域進(jìn)行專題化開發(fā)和利用，結(jié)合醫(yī)院醫(yī)生、患者和護(hù)士等人員具體要求，開發(fā)信息資源。在開發(fā)過程中，檔案人員遵循制度要求，按照相應(yīng)的程序，保證醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)規(guī)范性。

2.提高電子檔案安全管理水平

在城市不斷發(fā)展過程中，醫(yī)院各個科室出現(xiàn)大量電子檔案，是醫(yī)院檔案部門收集的主要對象。電子檔案面臨黑客、病毒等多重安全風(fēng)險，容易出現(xiàn)資料丟失和損毀問題，不符合檔案管理安全性原則。在醫(yī)院檔案管理工作中，注重電子檔案安全管理方式，提高電子檔案管理水平，妥善保管電子檔案，加強(qiáng)系統(tǒng)權(quán)限管理，為電子檔案創(chuàng)造安全環(huán)境。

3.加強(qiáng)紙質(zhì)檔案資料規(guī)范化管理

紙質(zhì)版檔案資料依舊是檔案資料重要形式，加強(qiáng)紙質(zhì)版檔案資料規(guī)范化管理依舊是重點(diǎn)內(nèi)容。紙質(zhì)版檔案資料是常規(guī)工作，在資料保存過程中，容易受到外部環(huán)境的影響，檔案人員關(guān)注資料儲存環(huán)境，定期審核紙質(zhì)版資料，確保資料不會受到影響，完善物理環(huán)境，為紙質(zhì)版資料創(chuàng)造安全環(huán)境，保證紙質(zhì)版檔案資料管理規(guī)范化。

二、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理重要性

醫(yī)院工作包括很多內(nèi)容，醫(yī)院管理人員管轄范圍較廣，是醫(yī)院的總體設(shè)計師和規(guī)劃師，其決策對醫(yī)院發(fā)展有重要影響。

第一，醫(yī)院檔案規(guī)范管理相關(guān)工作具有內(nèi)容多樣和程序復(fù)雜的特點(diǎn)。在傳統(tǒng)管理模式中，醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作人員不能認(rèn)真整理醫(yī)院檔案相關(guān)資料，不能合理保存部分醫(yī)院檔案，當(dāng)醫(yī)院其他工作人員前往查閱檔案時，檔案管理工作人員無法及時提供其所需檔案資料，工作效率低下;在信息時代，醫(yī)院管理人員可以利用規(guī)范化管理提高醫(yī)院檔案工作效率和準(zhǔn)確度，使醫(yī)院檔案工作順利開展，將醫(yī)院檔案工作發(fā)揮最大作用，當(dāng)其他工作人員查找相關(guān)檔案資料時，能夠及時為其提供所需資料，工作狀態(tài)和模式更為積極。

第二，在信息時代，醫(yī)院管理人員應(yīng)利用信息技術(shù)規(guī)范檔案管理工作，提高工作質(zhì)量，使醫(yī)院其他活動可以順利高效進(jìn)行。

第三，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作可以有效減少醫(yī)患紛爭。規(guī)范檔案管理工作，使患者可以順利在醫(yī)院尋求幫助、查找資料、節(jié)約時間，醫(yī)院也可以為其提供高質(zhì)量服務(wù)。

三、新時期醫(yī)院檔案管理規(guī)范化存在的問題

1.醫(yī)院檔案管理制度不完善

據(jù)調(diào)查，因部分醫(yī)院沒有制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)不合理現(xiàn)象。在社會快速發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案管理內(nèi)容多樣、程序復(fù)雜，檔案資料逐漸呈現(xiàn)多樣化發(fā)展?fàn)顟B(tài)，有些檔案資料對醫(yī)院發(fā)展有重要意義，醫(yī)院管理人員可以通過檔案資料了解醫(yī)院工作人員基本信息、工作狀態(tài)和工作內(nèi)容。同時，在醫(yī)療工作過程中，醫(yī)務(wù)人員需要記錄大量患者相關(guān)就醫(yī)資料和數(shù)據(jù)，在患者離開醫(yī)院后，醫(yī)務(wù)人員需要將這些資料放在檔案管理部門，檔案管理人員要及時分類整理并記錄相關(guān)內(nèi)容，方便相關(guān)工作人員日后查找。在實(shí)際情況中，醫(yī)院檔案管理人員如果不能制定合理的管理制度，檔案管理人員就無法有效對檔案資料進(jìn)行分類處理，在日后需要查閱相關(guān)檔案時，就很難及時找到數(shù)據(jù)資料，出現(xiàn)降低工作效率的問題。

2.醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展速度較慢

在信息化時代， 醫(yī)院管理人員沒有擁有信息時代思維，不將檔案信息化管理作為重要內(nèi)容，導(dǎo)致檔案管理信息化工作發(fā)展較慢，醫(yī)院管理人員應(yīng)在檔案工作中合理引入信息化技術(shù)，才能有效提高工作效率。部分醫(yī)院管理人員將檔案信息化管理工作視為基礎(chǔ)性工作，認(rèn)為該工作沒有專業(yè)技術(shù)要求，忽略檔案管理信息化工作，不能有效提高工作人員工作積極性。在現(xiàn)實(shí)情況中，部分醫(yī)院管理人員只注重醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益情況，不能合理分析醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀，沒有跟上社會發(fā)展趨勢。此外，部分政府管理人員也未對醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展制定相關(guān)政策，對于醫(yī)院檔案管理信息化問題沒有給予相關(guān)策略，不能將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中。醫(yī)院管理人員不能將檔案管理信息化工作視為重點(diǎn)內(nèi)容，沒有意識到信息技術(shù)對醫(yī)院檔案管理工作順利展開的重要性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程較慢。

3.醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)水平較低

在部分醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員專業(yè)水平較低是重要問題，醫(yī)院檔案管理人員不重視此問題，將會嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。

第一，部分檔案管理工作人員缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作可以利用理論知識完成，沒有主動提高實(shí)操能力的意識，相關(guān)管理人員只擁有理論，對檔案管理技能幾乎沒有概念，在一定程度上影響醫(yī)院檔案管理工作順利展開。

第二，部分醫(yī)院管理人員不重視檔案管理工作，不能為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和進(jìn)修機(jī)會，檔案管理工作人員不能及時轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)思維，無法有效將檔案管理理論知識應(yīng)用在工作實(shí)踐中，降低工作效率;第三，部分醫(yī)院檔案管理工作崗位人員綜合素質(zhì)低，他們多是經(jīng)過關(guān)系介紹進(jìn)入檔案管理部門工作，并沒有真正的工作實(shí)力，不能為醫(yī)院檔案管理工作提出創(chuàng)新性想法，不能為醫(yī)院發(fā)展助力。

4.醫(yī)院檔案管理人員缺乏工作意識

部分醫(yī)院檔案管理人員缺乏工作意識，他們僅意識到自己的權(quán)力，不能發(fā)現(xiàn)自己的義務(wù)。在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員具有組織和分工作用，對醫(yī)院檔案管理工作順利展開和醫(yī)院整體工作順利進(jìn)行有重要作用。在實(shí)際工作過程中，檔案管理人員不能發(fā)揮真正作用，不認(rèn)真對待工作，不能將檔案管理工作視為重要工作內(nèi)容，更不能為相關(guān)人員提供服務(wù)。醫(yī)院應(yīng)發(fā)揮檔案管理人員潛力，幫助其調(diào)整工作狀態(tài)，及時規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，使醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行。

四、新時期醫(yī)院檔案規(guī)范化管理策略

1.完善醫(yī)院檔案管理制度

在新時期，醫(yī)院管理人員應(yīng)該完善檔案管理制度，將改善醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀提上工作日程。

第一，應(yīng)提高醫(yī)院檔案資料存儲和利用規(guī)范化水平，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，引導(dǎo)相關(guān)工作人員堅持真實(shí)性和公平性原則。醫(yī)院可以統(tǒng)一培訓(xùn)檔案管理工作人員，使其運(yùn)用同一種歸檔方式，規(guī)范檔案管理工作，將醫(yī)院檔案資料收集、存儲向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。同時，檔案管理工作人員應(yīng)重視檔案管理安全性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

第二，醫(yī)院應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，將信息技術(shù)融入醫(yī)院檔案管理制度體系中，加大管理力度，提高管理水平，促使醫(yī)院檔案管理制度更加完善。

2.推動醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展

首先，醫(yī)院應(yīng)主動分析社會發(fā)展趨勢，將信息化技術(shù)融入醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中，認(rèn)真分析不同信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性，使不同類型的信息技術(shù)發(fā)揮不同的作用，同時將信息整合，通過整合信息為醫(yī)院檔案管理信息化工作提供有針對性的解決措施;其次，應(yīng)加大對檔案管理工作人員的管理力度，在引入先進(jìn)信息技術(shù)基礎(chǔ)上，為檔案管理工作人員制定學(xué)習(xí)計劃和工作內(nèi)容，引導(dǎo)其意識到檔案管理信息化工作的重要性，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)。

最后，應(yīng)推動醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展，引入信息技術(shù)后，管理人員應(yīng)注重后續(xù)工作情況，認(rèn)真分析工作內(nèi)容和結(jié)果，針對不同的結(jié)果，留下合適的信息技術(shù)，摒棄不合適的信息技術(shù)，使醫(yī)院檔案管理信息化工作逐漸加快進(jìn)程，滿足工作需求，為醫(yī)院發(fā)展提供有力支持。

3.提高檔案管理人員專業(yè)水平

醫(yī)院管理人員應(yīng)提高檔案管理人員專業(yè)水平，一方面醫(yī)院需要留住檔案管理人才，提高檔案管理工作效率，另一方面醫(yī)院需要加大人才管理力度，重視培養(yǎng)人才工作。首先，在醫(yī)院檔案管理工作人員入職之前，應(yīng)為他們提供學(xué)習(xí)機(jī)會，組織其參加統(tǒng)一培訓(xùn)課程，讓他們提前了解工作內(nèi)容和工作流程。在培訓(xùn)過程中，醫(yī)院管理人員可以了解待入職人員的工作態(tài)度和專業(yè)素質(zhì)，選擇錄取素質(zhì)水平較高的人員。

同時，醫(yī)院管理人員可以通過分析其專業(yè)水平和工作狀態(tài)，為他們選擇不同工作崗位，制定不同工作計劃和目標(biāo)，有效激發(fā)員工的工作熱情;其次，在檔案工作人員入職后，重點(diǎn)觀察相關(guān)工作人員工作狀態(tài)和發(fā)展情況，在工作過程中，為不同工作人員制定不同的工作目標(biāo)，激發(fā)其工作潛力，最大限度開發(fā)他們的能力，引導(dǎo)他們在檔案管理工作中發(fā)揮最大作用。

最后，醫(yī)院管理人員應(yīng)為其設(shè)置相關(guān)職業(yè)發(fā)展部門，聘請職業(yè)規(guī)劃專業(yè)人士，為檔案管理工作人員制定工作計劃和發(fā)展方向，通過職業(yè)規(guī)劃，使檔案管理工作人員提高工作積極性，擁有工作目標(biāo)，了解工作方向，及時完成工作內(nèi)容，提高工作內(nèi)容準(zhǔn)確程度。

4.轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理人員工作模式

在信息時代，醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理力度，幫助醫(yī)院檔案工作人員找到合適的工作方式，實(shí)現(xiàn)不同的工作效果。一方面，制定合適的管理制度，加大管理力度，將培養(yǎng)專業(yè)人才作為重要工作內(nèi)容，在轉(zhuǎn)變工作模式的過程中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)重視管理工作內(nèi)容，及時學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，加深自己對檔案管理的認(rèn)知，提高管理能力，通過合理的管理制度，為醫(yī)院未來發(fā)展制定計劃，完善醫(yī)院管理體系。醫(yī)院管理人員應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員完善檔案管理細(xì)節(jié)工作，及時轉(zhuǎn)變工作理念，將信息化技術(shù)合理應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理工作中，促進(jìn)醫(yī)院信息化發(fā)展，使信息化管理理念深入人心。

另一方面，在信息技術(shù)爆炸時代，醫(yī)院管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理方式，引導(dǎo)檔案管理工作人員主動學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)相關(guān)知識，了解科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平，制訂醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度，將醫(yī)院檔案管理工作逐漸細(xì)致化，接受醫(yī)院檔案管理工作面臨的社會挑戰(zhàn)，利用科學(xué)技術(shù)帶領(lǐng)檔案管理工作人員突破工作瓶頸期。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院管理人員應(yīng)及時轉(zhuǎn)變管理理念，將檔案管理工作作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，轉(zhuǎn)變管理方式，逐漸優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，大力推動檔案管理工作進(jìn)展。同時，醫(yī)院管理人員還應(yīng)將提高檔案工作人員專業(yè)水平作為重要工作內(nèi)容，從而提升醫(yī)院的整體工作效率和質(zhì)量。

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（作者單位：煙臺市煙臺山醫(yī)院）

作者簡介：張海峽（1975—），女，漢族，山東榮成人，本科，館員，研究方向：檔案管理。