檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合

摘 要：檔案管理工作對(duì)于理清工作中的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強(qiáng)化檔案邏輯歸納，形成原始信息保存和相關(guān)信息記錄都具有重要意義。隨著信息技術(shù)的推進(jìn)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，在信息化時(shí)代，如何做好檔案管理工作，如何有效促進(jìn)檔案管理與時(shí)代新思維、新技術(shù)、新要素相互融合，有效加強(qiáng)檔案管理工作的智能化、信息化水平，是檔案管理工作在當(dāng)前迫切需要思考的問題。本文正是在這一背景下，就檔案管理工作的現(xiàn)狀和時(shí)代融合問題進(jìn)行深入研究，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作存在的問題進(jìn)行深刻剖析，并且提出了檔案管理的時(shí)代融合策略，以期能夠?yàn)闄n案管理工作提供有益的借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;時(shí)代融合

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作在發(fā)展中也引出了新的發(fā)展路徑和時(shí)代融合途徑。如何在新時(shí)代有效利用好信息技術(shù)，廣泛結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，是新時(shí)代做好檔案管理工作的重要研究方向。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著近年來智能化、數(shù)據(jù)化檔案管理工作的推進(jìn)，我國在檔案管理工作中也與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)展出許多信息化手段來參與檔案管理工作，在檔案管理思路方面也有一定轉(zhuǎn)變。受移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的影響，越來越多的人認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不能只局限于原來的“老三樣”，必須因勢(shì)利導(dǎo)，重新進(jìn)行現(xiàn)代化的改進(jìn)。檔案管理水平持續(xù)優(yōu)化提高，通過近些年檔案管理工作的推進(jìn)，《檔案法》得以有效貫徹落實(shí)，形成了一套行之有效的檔案管理工作機(jī)制。檔案工作管理中新的途徑、方法不斷提升，工作效率也有了顯著的提高。特別是檔案管理工作在行政單位、事業(yè)單位中進(jìn)行的業(yè)務(wù)流程再造，使得檔案管理工作節(jié)省了不必要的中間環(huán)節(jié)，工作效率大幅度提高，為下一步檔案管理工作深度融合發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？傊?，當(dāng)前階段檔案管理工作取得了一系列的成績(jī)。然而，面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和日新月異的信息化技術(shù)，檔案管理工作顯然在思想重視程度、人員管理水平、信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和信息開發(fā)能力上還存在著不少有待進(jìn)步的空間。這是檔案管理工作下一步需要著重改進(jìn)的地方。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理思想重視工作不足

在新時(shí)代，檔案管理工作面臨的一大問題是思想重視程度不足。不論是企業(yè)還是行政管理單位，受到傳統(tǒng)的思想約束，仍然沒有完全轉(zhuǎn)變思維方式和態(tài)度。長(zhǎng)期以來，許多單位仍然將檔案管理作為邊緣性工作與業(yè)務(wù)工作相互區(qū)別對(duì)待。許多人在檔案管理工作中認(rèn)為這一工作可有可無，僅僅是對(duì)已有的業(yè)務(wù)工作的歸檔、分類和資料收集。在檔案管理的信息要素開發(fā)融合方面，許多單位認(rèn)為檔案管理僅僅是將原有的各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類歸檔，電子檔案進(jìn)行收集存儲(chǔ)，沒有充分在思想上端正態(tài)度，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一個(gè)單位事業(yè)發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)性力量。這種等、靠、要和輕視檔案管理的思想，使得檔案管理工作往往處于邊緣化的工作狀態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，開發(fā)能力有限。特別是許多領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理進(jìn)行信息化技術(shù)開發(fā)模式不太重視，這也使得檔案管理工作在一部分單位中僅僅浮于表面，未能深度挖掘檔案管理給單位帶來的有效作用。

2.檔案管理人員水平不足

檔案管理人員水平不足，也是當(dāng)前檔案管理工作中存在的重要問題之一。由于檔案管理工作思想重視不足，導(dǎo)致一些單位在對(duì)檔案管理進(jìn)行人員調(diào)配時(shí)，往往派一些臨時(shí)性人員參與檔案的工作管理。然而，檔案管理畢竟是一個(gè)系統(tǒng)化、高度集合化、復(fù)雜化的工作。檔案管理工作人員需要掌握檔案管理的基本要素和基本管理原則，還要有豐富的檔案管理、歸納知識(shí)，同時(shí)要有應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的水平。這就使得實(shí)際檔案管理工作需求人員基本要素與單位進(jìn)行檔案管理的真實(shí)工作人員管理水平不足之間產(chǎn)生了巨大矛盾。檔案管理絕不是憑空將基本的檔案直接放到某些位置即可，而是需要按照基本的檔案管理規(guī)范，將分散的、多樣化的、不成體系的相關(guān)檔案文件進(jìn)行分類歸納，有效匯總、校對(duì)整理，這對(duì)檔案管理工作人員有嚴(yán)格的專業(yè)素質(zhì)要求。檔案管理人員專業(yè)能力、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度、及時(shí)有效的溝通，都對(duì)檔案整體管理狀況有息息相關(guān)的影響。當(dāng)前階段，許多檔案管理人員往往是兼職進(jìn)行檔案管理工作，缺乏專業(yè)化的檔案管理知識(shí)應(yīng)用，使用信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案歸類管理、分類區(qū)別、建檔立案的能力嚴(yán)重不足，更是無法將檔案管理和信息化開發(fā)技術(shù)、跨平臺(tái)檔案融合技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用。這些都使得現(xiàn)代檔案管理工作中管理能力缺失，檔案管理與時(shí)代融合的有效度不足。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足，管理混亂

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足，檔案的收集和管理相對(duì)混亂，是當(dāng)前階段檔案管理工作中存在的顯著性問題。目前，各單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，為了有效進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一，出臺(tái)了一系列的檔案管理政策，下發(fā)了一系列的檔案管理文件，也對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行了一定程度的培訓(xùn)。然而，落實(shí)到實(shí)踐中，在真實(shí)的檔案管理過程中，仍然出現(xiàn)了檔案管理混亂、檔案收集繁雜等現(xiàn)象。特別是在檔案管理的過程中，有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)僅僅是各個(gè)單位內(nèi)部形成的自我標(biāo)準(zhǔn)，而沒有在整個(gè)系統(tǒng)性層面上形成統(tǒng)一有效的全局性檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的局部性統(tǒng)一和整體性混亂是當(dāng)前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足的顯著矛盾。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足使得檔案在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面與時(shí)代融合交叉滯后。在許多檔案管理的內(nèi)部構(gòu)造層面中，伴隨著機(jī)構(gòu)改革、人員調(diào)整等過程，使得檔案的統(tǒng)一化管理被全面打亂，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的缺失、整體缺乏頂層標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，使得檔案管理不能有效與信息化時(shí)代的檔案管理方式進(jìn)行深度融合，不能與當(dāng)前階段檔案管理要求統(tǒng)一化接口、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用相符。特別是在檔案管理具體的信息化改進(jìn)過程中，檔案管理的具體方案、操作指標(biāo)和檔案管理統(tǒng)一的管理年限分布以及不同的電子檔案歸口設(shè)計(jì)，這些問題的不統(tǒng)一，使得各單位在進(jìn)行統(tǒng)一化的檔案管理，以及標(biāo)準(zhǔn)電子信息接口建設(shè)過程中無法完成標(biāo)準(zhǔn)化的信息接口統(tǒng)一，造成內(nèi)部檔案查閱的過程中，需要多次登錄賬戶進(jìn)行多次的操作才能將不同的檔案歸納匯總到一起，大大增加了檔案查閱的時(shí)間，降低了檔案查閱應(yīng)用的效率，阻礙了檔案在信息化時(shí)代與信息建設(shè)融合的步伐。

4.檔案管理信息化融合不足

檔案管理信息化融合不足，建設(shè)不夠，是當(dāng)前階段檔案管理工作在時(shí)代融合中亟待解決的問題。在信息化時(shí)代，檔案管理由線下向線上線下共同應(yīng)用演進(jìn)。然而，在線上電子檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后的前提下，對(duì)于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等的應(yīng)用相對(duì)滯后，這大大制約了電子檔案智慧化服務(wù)、一體化平臺(tái)建設(shè)的推進(jìn)力度和廣度。以科技支撐和信息化要素為統(tǒng)領(lǐng)的智能電子檔案管理系統(tǒng)，本來可以利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)歸納匯總，將不同的電子信息化檔案進(jìn)行一體化建設(shè)，更可以用數(shù)據(jù)運(yùn)算、物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等將電子檔案信息可視化處理，深度挖掘電子檔案的內(nèi)部信息，進(jìn)而有效將電子檔案的信息進(jìn)行深度應(yīng)用。然而，就當(dāng)前階段檔案管理工作中的實(shí)際來看，信息化電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)大大滯后，雖然個(gè)別的檔案管理單位廣泛應(yīng)用了云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗和可視化等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行直接的平臺(tái)化管理，但大量單位仍然使用較為傳統(tǒng)的線下檔案管理系統(tǒng)。即使有一部分進(jìn)行了線上電子化檔案信息歸口管理，然而也僅僅是利用了信息化技術(shù)的初步應(yīng)用，只是進(jìn)行了電子檔案歸類管理，沒有做到對(duì)電子檔案的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，更不能有效發(fā)揮數(shù)字化時(shí)代，電子信息技術(shù)與檔案融合發(fā)展的強(qiáng)大作用，導(dǎo)致許多電子檔案開發(fā)應(yīng)用受限，推廣力度不強(qiáng)。

三、檔案管理的時(shí)代融合策略

1.加強(qiáng)檔案管理思想重視

針對(duì)檔案管理過程中對(duì)檔案管理不重視這一問題，應(yīng)該更新管理理念，開拓工作思路，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。首先，要從理念的重新設(shè)定做起。改變過去領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作才能影響其他人員重視檔案管理工作這一理念，從思想、心態(tài)上進(jìn)行轉(zhuǎn)換。一方面是通過多渠道、多方式讓廣大領(lǐng)導(dǎo)干部明白檔案管理的重要性，使他們自覺擔(dān)起重視檔案管理工作的內(nèi)容，另一方面也要設(shè)置新的檔案管理思路、理念，強(qiáng)化檔案管理、激勵(lì)考核制度。其次，積極探索開發(fā)出新的管理原則和管理制度，通過將主動(dòng)作為與主動(dòng)擔(dān)當(dāng)相結(jié)合，積極研究強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，真正將檔案管理工作與單位的業(yè)務(wù)實(shí)際相融合，用高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)來推動(dòng)業(yè)務(wù)管理工作，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)二者的全面融合，從而使檔案管理理念與業(yè)務(wù)工作理念充分嵌套，為檔案管理工作擺正思維，提高其協(xié)同其他部門工作的效率。

2.加快檔案管理制度融合

制度是建立和開展檔案工作，進(jìn)一步加快檔案管理與現(xiàn)代社會(huì)其他管理制度融合的關(guān)鍵點(diǎn)。為此，必須強(qiáng)化檔案管理制度體系建立。一是堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)。加快從總層面上出臺(tái)檔案管理流程全系列要素的相關(guān)制度體系建設(shè)。二是堅(jiān)持因地制宜，分類施策，實(shí)事求是，檔案管理單位應(yīng)該著眼于廣泛結(jié)合其他的較為先進(jìn)的管理制度，將檔案管理制度融合進(jìn)去，使檔案管理制度有效與其他工作制度相互嵌合，從總體上更大效率地發(fā)揮檔案管理所帶來的作用和功能。三是強(qiáng)化檔案管理制度的約束性。要明確提升檔案管理制度的強(qiáng)制性和約束性，對(duì)制訂的檔案管理制度應(yīng)該增強(qiáng)約束力和強(qiáng)制力，提升檔案管理工作各方的重視意識(shí)和重視程度。四是應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理制度中的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提出明確、具體、行之有效的檔案管理獎(jiǎng)懲制度，做到有法必依，違法必究，執(zhí)法必嚴(yán)，獎(jiǎng)罰分明。進(jìn)一步從制度層面強(qiáng)化激勵(lì)約束，從而使檔案管理制度與現(xiàn)代管理制度中的其他激勵(lì)制度有效融合，加快檔案管理制度的體系化、規(guī)范化運(yùn)行。

3.著力提高檔案管理人才水平

不斷提高檔案管理人員的水平和素養(yǎng)。人才是振興檔案管理事業(yè)發(fā)展的核心因素之一，是實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的核心動(dòng)力，所以應(yīng)當(dāng)采取有效措施全面促進(jìn)檔案人才培養(yǎng)。一是要廣泛強(qiáng)化檔案管理人員的招收門檻。在招收檔案管理人才時(shí)，應(yīng)該注重選拔專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)過硬、能力好的人員，要注重選拔方式方法的靈活性，注意選拔檔案人才的特殊性，要主動(dòng)進(jìn)行檔案專業(yè)性對(duì)比選拔，對(duì)檔案知識(shí)、檔案管理要素等進(jìn)行有效的選題設(shè)計(jì)，從而增強(qiáng)選拔人才的專業(yè)對(duì)口性，選拔的人才要具有真才實(shí)干。二是要不斷強(qiáng)化現(xiàn)有的檔案管理工作人員能力素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，堅(jiān)持“走進(jìn)來，引出去”。一方面派出業(yè)務(wù)骨干不斷向先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)檔案管理能力，利用外部培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的職業(yè)能力提升;另一方面廣泛聘請(qǐng)優(yōu)秀的檔案管理工作老師、專家學(xué)者，對(duì)內(nèi)部單位檔案管理工作人員進(jìn)行全覆蓋式的職業(yè)能力培養(yǎng)。要科學(xué)制定培訓(xùn)課程，有針對(duì)性開展培訓(xùn)要素的整合，將檔案管理中的具體知識(shí)，內(nèi)涵要素，全部進(jìn)行梳理總結(jié)，按照教學(xué)培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理程序、檔案信息化保護(hù)、檔案融合管理等進(jìn)重點(diǎn)培訓(xùn)。三是強(qiáng)化督導(dǎo)考核，充分發(fā)揮考核機(jī)制在檔案管理工作中的作用，強(qiáng)化考核對(duì)檔案管理人員進(jìn)行工作能力再督促、再學(xué)習(xí)的主動(dòng)性作用。一方面可以通過月度季度等時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行考核，形成常態(tài)化考核機(jī)制，從而增強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性。另一方面，可以針對(duì)考核內(nèi)容加大工作績(jī)效考核，圍繞檔案管理保護(hù)意識(shí)、檔案管理效率檔案管理規(guī)范的執(zhí)行狀況等進(jìn)行考核，從而使檔案管理人員有效增強(qiáng)管理意識(shí)，早日走上專精職業(yè)道路。

4.加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化融合

加快推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化融合。一方面，要將檔案管理工作有機(jī)融合到其他管理工作中，特別是在管理標(biāo)準(zhǔn)方面，要主動(dòng)與其他管理工作進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)二者的不斷融合，有利于檔案管理工作在其他管理工作中發(fā)揮更大的職能作用。另一方面，應(yīng)該全力推動(dòng)加快全面統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。在檔案管理信息化統(tǒng)一接口建設(shè)方面統(tǒng)一要素，要求線下檔案管理與線上檔案管理對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)一致，制訂行業(yè)性統(tǒng)一化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，最終使得內(nèi)部的檔案管理各個(gè)節(jié)點(diǎn)能夠被打通，使不同的檔案單位有統(tǒng)一的檔案接口。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸、互動(dòng)和共享應(yīng)用，以及線下檔案的規(guī)范化保存利用，這些都能夠大大增強(qiáng)檔案管理的效能，使檔案管理的作用發(fā)揮越來越大。

5.推進(jìn)檔案管理信息化融合

加快推進(jìn)檔案管理信息化能力建設(shè)。一是要強(qiáng)化線下檔案管理向線上檔案管理轉(zhuǎn)移推進(jìn)的步伐，逐步將線下檔案管理分類指導(dǎo)向線上進(jìn)行遷移。二是廣泛應(yīng)用新型電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)化管理思維。加大對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈與檔案管理、信息化開發(fā)相結(jié)合的力度，強(qiáng)化檔案管理的數(shù)據(jù)集合性、安全性和多接口性，打通檔案管理內(nèi)部生態(tài)系統(tǒng)。強(qiáng)化利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)歸納匯總得到數(shù)據(jù)開發(fā)能力，使檔案管理信息被隨時(shí)隨地、方便、快捷的調(diào)用，將檔案信息一體建設(shè)多平臺(tái)應(yīng)用。三是建立檔案管理平臺(tái)化管理思維，強(qiáng)化各平臺(tái)對(duì)檔案管理的通用化技術(shù)開發(fā)，避免檔案管理壁壘過多，同時(shí)強(qiáng)化各端口技術(shù)的研發(fā)，就檔案管理信息化融合不斷進(jìn)行深度挖掘和深度加工，通過智能終端、電子檔案制訂推送等技術(shù)的應(yīng)用和開發(fā)來增強(qiáng)電子檔案的體驗(yàn)感。

總而言之，只有全面推進(jìn)檔案管理與信息化融合，強(qiáng)化檔案管理重視程度，推進(jìn)檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一建設(shè)，大力提升檔案管理人才水平，才能夠有效地在信息化時(shí)代全面、綜合地提高檔案管理與現(xiàn)代社會(huì)管理的融合程度，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理的有效職能，提升檔案管理質(zhì)效。

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（作者單位：泰安市泰山區(qū)文化和旅游局）

作者簡(jiǎn)介：劉靜（1969—），女，漢族，山東泰安人，本科，館員，研究方向：檔案管理。