對(duì)干部人事檔案管理與利用的研究

摘 要：干部人事管理中，針對(duì)干部人事的檔案進(jìn)行管理是其中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，為選拔、任用干部提供依據(jù)，也是反映干部個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐等信息的載體。近些年來，國家逐步完善了干部人事檔案管理制度，干部人事檔案管理工作引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高了工作質(zhì)量，推動(dòng)了干部人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。本文對(duì)干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了探討，結(jié)合干部人事檔案管理和利用的原則，分析了干部人事檔案管理與利用的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：干部;人事檔案;管理;利用

人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷的重要資料，反映干部的政治思想、工作能力等各項(xiàng)指標(biāo)，在制定人事工作決策時(shí)，人事檔案作為參考依據(jù)，發(fā)揮關(guān)鍵的價(jià)值。在干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新中，有必要合理利用干部人事檔案，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的有效管理，充分挖掘和利用各種資源信息，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，挖掘干部人事檔案的價(jià)值，提高其管理水平。

一、干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)

干部人事檔案管理工作是將干部個(gè)人經(jīng)歷記錄下來的資料信息，將干部的政治思想、工作能力反映和記載在人事檔案中，用于制定人事工作的決策，是人事管理工作中的核心資源，充分利用人事檔案，需要明確認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)，制定完善的計(jì)劃，提高干部人事檔案的管理效率、利用效率。由于干部人事檔案具有分散化的特征，整體的工作同時(shí)體現(xiàn)出流動(dòng)化的特點(diǎn)，但是立檔單位卻是具有統(tǒng)一性的特征，干部材料的分散化，體現(xiàn)在干部人事檔案管理工作的實(shí)施中，相關(guān)人員要對(duì)資料信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的收集。例如，在一個(gè)機(jī)關(guān)單位中，人事部門擔(dān)負(fù)著艱巨的任務(wù)，要將一系列的檔案資料收集和匯總在一起，落實(shí)工作任務(wù)，其中涉及十分廣泛的資料內(nèi)容，有來自國家、省級(jí)以及單位發(fā)放的獎(jiǎng)勵(lì)材料等，此類不同等級(jí)的獎(jiǎng)勵(lì)材料，均需要進(jìn)行系統(tǒng)收集、整合。

此外，還包括各部門對(duì)干部個(gè)體提出的工作評(píng)價(jià)。人事部門要全方位收集和有序管理復(fù)雜的干部材料信息，在歸納整合中進(jìn)行分類辨別，干部材料的分散化給干部人事檔案管理和利用工作提出較高的專業(yè)性要求。

檔案流動(dòng)化是干部人事檔案管理工作中的另一大顯著特征，主要體現(xiàn)在實(shí)體檔案的流動(dòng)化方面，人員調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整等都會(huì)形成人員變動(dòng)問題，人事安排在不斷變化，因此干部檔案管理工作也形成明顯的改變。當(dāng)出現(xiàn)干部配置變動(dòng)或人事變動(dòng)，涉及的機(jī)關(guān)單位不同時(shí)，干部人事檔案會(huì)出現(xiàn)大量的調(diào)取、存入等操作。尤其是近些年來，干部人事制度逐漸完善，在改革和創(chuàng)新的新道路和新方向中進(jìn)行了實(shí)踐探索，一個(gè)干部可能會(huì)在多個(gè)機(jī)關(guān)單位工作過，工作部門存在著一定的差異化，這一客觀背景也給干部人事檔案管理工作提出更高的要求。結(jié)合人事檔案的流動(dòng)化特點(diǎn)，要在人事檔案管理工作方面加快創(chuàng)新腳步，適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求和環(huán)境的變化，才能夠更好落實(shí)干部人事檔案管理工作目標(biāo)。

干部人事檔案管理工作具有立檔單位統(tǒng)一化的特征，因?yàn)橥ǔＧ闆r下，是專業(yè)的工作人員統(tǒng)一完成立卷工作，如一個(gè)干部的人事檔案履歷資料中，既包括了個(gè)人的履歷，也包括干部的學(xué)歷信息、自我鑒定信息、工作中自我考核信息等，需要進(jìn)行系統(tǒng)化的簡介、整體評(píng)價(jià)，將統(tǒng)一化的立檔單位和促進(jìn)立檔形式的統(tǒng)一作為基礎(chǔ)，管理干部人事檔案，有效利用干部人事檔案。

二、干部人事檔案管理和利用的原則

干部人事檔案的管理和利用是干部人事管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)遵循一定的原則，展開干部人事檔案的管理和利用，為干部人才的選拔提供參考，利用干部人事檔案的積極作用，按照分級(jí)負(fù)責(zé)管理原則，提高干部人事檔案管理的工作水平。因?yàn)槲覈芾硎菍?shí)施自上而下的體系，不同級(jí)別的干部人事檔案管理工作要由不同級(jí)別的工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行分級(jí)管理，在分級(jí)負(fù)責(zé)的原則下，干部人事檔案的收集、整理、管理要保證明確的監(jiān)督審核流程，防止出現(xiàn)越級(jí)實(shí)施的問題，促進(jìn)干部人事檔案管理和利用的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

同時(shí)，落實(shí)集中管理的原則，保證干部人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性，在集中管理的原則基礎(chǔ)上，落實(shí)分級(jí)負(fù)責(zé)工作措施，對(duì)不同級(jí)別機(jī)構(gòu)的干部人員檔案要進(jìn)行集中管理的方式，防止出現(xiàn)亂堆亂放的混亂情況，強(qiáng)調(diào)方便利用、真實(shí)規(guī)范、安全保密的原則，為國家政府選拔人才、干部人員晉升提供參考依據(jù)，防止出現(xiàn)造假、檔案空檔等惡劣的問題。干部人事檔案管理和利用要始終遵循分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理等原則，強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的真實(shí)性、規(guī)范性、安全性、保密性，推動(dòng)干部人事檔案管理的制度化建設(shè)與發(fā)展。

三、干部人事檔案管理與利用的優(yōu)化措施

傳統(tǒng)干部人事檔案管理過程中部分單位領(lǐng)導(dǎo)單純認(rèn)為，干部人事檔案管理對(duì)于人事管理及單位發(fā)展作用性不強(qiáng)，導(dǎo)致在具體管理階段對(duì)干部人事檔案管理重視度不高，同時(shí)部分干部人事檔案管理與利用責(zé)任意識(shí)較為落后，與新形勢(shì)下我國干部人事檔案改革與發(fā)展形成矛盾。對(duì)此，應(yīng)積極革新與推動(dòng)干部人事檔案管理觀念不斷創(chuàng)新，緊扣加強(qiáng)干部人事檔案的管理與利用為基礎(chǔ)，以此實(shí)現(xiàn)助力我國干部人事檔案改革深化。具體措施如下：

1.革新干部人事檔案管理觀念

首先，在干部人事檔案的管理和利用工作實(shí)施中，為達(dá)到創(chuàng)新干部人事檔案管理和利用的工作目標(biāo)，提高干部人事管理水平，要在意識(shí)層面上進(jìn)行創(chuàng)新，更新其管理工作觀念，分管領(lǐng)導(dǎo)要形成正確認(rèn)識(shí)，重視干部人事管理工作的創(chuàng)新和利用，明確認(rèn)識(shí)干部人事檔案管理和利用創(chuàng)新的重要作用，更新工作觀念，將領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)發(fā)揮出來，更加高效、有序地展開干部人事檔案管理工作，實(shí)時(shí)跟進(jìn)干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和開展成果。其次，調(diào)動(dòng)人事干部的積極性和主動(dòng)性，使其參與到干部人事檔案管理工作的利用和創(chuàng)新中，促進(jìn)其管理工作質(zhì)量和效率不斷提高。分管領(lǐng)導(dǎo)還要在更新干部人事檔案管理工作觀念的過程中，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，保證獎(jiǎng)懲機(jī)制的科學(xué)性、合理性，采取適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)的方式，對(duì)優(yōu)化干部人事檔案管理工作模式的人員進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)人員的工作積極性、主動(dòng)性，挖掘其內(nèi)在的工作潛能，提高干部人事檔案管理工作和利用的效率。人事干部作為一線的實(shí)踐人員，要在干部人事檔案管理和利用中主動(dòng)將工作和先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，加快現(xiàn)代化、技術(shù)化地建設(shè)腳步，提高干部人事檔案管理工作的先進(jìn)水平，保證干部人事檔案管理和利用工作的順利展開，有序進(jìn)行干部人事檔案的利用，提高干部人事檔案的使用率和應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)干部人事管理工作的創(chuàng)新。

2.加快制度建設(shè)

從實(shí)質(zhì)角度來看，因檔案管理與收集歸檔等工作存在較大的被動(dòng)性及波動(dòng)性，通常多以領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排或上級(jí)為具體收集任務(wù)，相關(guān)人員才會(huì)去對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行收集，因時(shí)間較為倉促，導(dǎo)致資料收集不全面。對(duì)此，應(yīng)加快檔案管理制度，提高整體規(guī)范性。制度保障是干部人事檔案管理和利用中必不可少的，現(xiàn)代社會(huì)背景下，干部人事檔案管理和利用的實(shí)踐探索，要建立起健全現(xiàn)代化檔案管理制度，為干部人事檔案的管理和有效利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，形成制度保障作用和制度支持作用。相關(guān)單位要加快制度建設(shè)的腳步，重視對(duì)現(xiàn)代化檔案管理制度建設(shè)工作的實(shí)施，由專業(yè)人員參與到對(duì)干部檔案管理和制度編制等工作中來，向著系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化的方向展開干部人事檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將配套的硬件設(shè)施、軟件設(shè)備等配置齊全，推動(dòng)干部人事檔案管理工作的系統(tǒng)化建設(shè)，提高內(nèi)部建設(shè)水平。在自身的業(yè)務(wù)需求、基本條件等要素的綜合考慮中，推進(jìn)干部人事檔案管理和利用的規(guī)范化、制度化，防止出現(xiàn)干部人事檔案資料丟失、損毀等問題，防范突發(fā)事件的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。

例如，在檔案的儲(chǔ)存和保管中，配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，設(shè)置適宜的溫度控制設(shè)備，系統(tǒng)、有效地調(diào)節(jié)檔案管理的環(huán)境溫度。強(qiáng)調(diào)以人為本的核心觀念，完善制度內(nèi)容，真正為人民、為社會(huì)做實(shí)事，將干部人事檔案管理和利用的思想高度提高層次。在干部人員的調(diào)動(dòng)和崗位調(diào)整等各個(gè)環(huán)節(jié)，要保證將干部的履歷資料、工作評(píng)價(jià)等資料信息收集完善，預(yù)先做好溝通、交接工作，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理和利用的規(guī)范性建設(shè)、制度性建設(shè)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層人員對(duì)干部人事檔案管理工作的重視，適當(dāng)調(diào)整日常工作中干部人事檔案工作的比重，由專門的專業(yè)人員進(jìn)行干部人事檔案的管理工作，及時(shí)將工作成果和工作現(xiàn)狀整理、匯總，上報(bào)給分管領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)了解干部人事檔案管理和利用工作現(xiàn)狀。中央部門針對(duì)干部人事檔案管理工作擬定和下發(fā)了要求草案，其中對(duì)干部檔案管理工作的效率提出更高的要求，相關(guān)部門要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展腳步，結(jié)合具體的情況有序推進(jìn)干部人事檔案的管理和利用工作，規(guī)范、有序收集干部人事檔案資料，提高管理效率，借助制度的支持作用，推動(dòng)干部人事管理工作的高效實(shí)施。

3.強(qiáng)化干部人事檔案管理和利用的規(guī)范性

干部人事檔案管理和利用工作是以人才信息資源為基礎(chǔ)展開的，從本質(zhì)上來說，干部人事檔案管理和利用要將人才信息資源價(jià)值充分體現(xiàn)出來，挖掘資源，進(jìn)行充分的價(jià)值挖掘利用，為調(diào)取和多方利用干部人事檔案，形成良好的環(huán)境。強(qiáng)調(diào)規(guī)范性地落實(shí)干部人事檔案管理工作任務(wù)，發(fā)揮出干部人事檔案的使用價(jià)值、內(nèi)在價(jià)值，從各個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)規(guī)范性的管理和利用目標(biāo)，提高干部人事檔案調(diào)取工作的效率，實(shí)現(xiàn)多方利用，改變單一的靜態(tài)存儲(chǔ)模式，構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的干部人事檔案服務(wù)新模式，開闊視野，提高干部人事檔案管理和利用效率。結(jié)合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展和建設(shè)的需要，體現(xiàn)出干部人事檔案管理和利用的核心價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理和利用的規(guī)范性建設(shè)，與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)科學(xué)發(fā)展觀念，站在創(chuàng)新視角，探索有效的改革措施和創(chuàng)新思路，推進(jìn)干部人事檔案的管理和利用規(guī)范化建設(shè)，重點(diǎn)關(guān)注基礎(chǔ)性的管理工作。對(duì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展必要性進(jìn)行充分考量，站在現(xiàn)代化發(fā)展的角度，以實(shí)事求是原則，規(guī)范使用資料信息，提高干部人事檔案管理和利用的規(guī)范性，利用電子化、數(shù)據(jù)化形式，進(jìn)行干部人事檔案管理工作。在收集歸檔、信息整合等各個(gè)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化工作效率，及時(shí)對(duì)現(xiàn)有的資料檔案進(jìn)行更新，將檔案的使用動(dòng)態(tài)集中顯示出來，工作人員可以在干部人事檔案的電子化、數(shù)據(jù)化平臺(tái)上，隨時(shí)隨地對(duì)各類干部人事檔案資料的實(shí)際使用情況進(jìn)行查詢，為后續(xù)制訂工作方案提供參考依據(jù)，落實(shí)干部人事檔案管理和利用目標(biāo)。

管理部門要重視信息化建設(shè)，借助先進(jìn)的信息化技術(shù)，利用干部人事檔案資源，提高現(xiàn)代化管理水平，將信息化建設(shè)的戰(zhàn)略性發(fā)展地位凸顯出來，整合檔案管理和其他部門業(yè)務(wù)之間的工作銜接點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)干部人事檔案日常管理、收集、歸檔等流程的規(guī)范性，建立更加標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)形式，創(chuàng)建良好環(huán)境，提高干部人事檔案管理工作水平與成效。借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，完善干部人事檔案的管理系統(tǒng)功能，在干部人事檔案的管理和運(yùn)用中，保證資料信息錄入的規(guī)范性、準(zhǔn)確性，切實(shí)提高干部人事檔案管理工作效率。對(duì)于人為修改、編寫等問題，要加強(qiáng)防范，對(duì)各類文件記錄的準(zhǔn)確性、真實(shí)性要進(jìn)行全面掌控，用于人員聘用、崗位調(diào)動(dòng)等各項(xiàng)工作，制訂更加科學(xué)、可行的決策，在規(guī)范化的干部人事檔案管理和利用中，真正利用干部人事檔案資料的價(jià)值，發(fā)揮出其應(yīng)有作用。

4.提高干部人事檔案利用率

首先，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案管理工作的優(yōu)化目標(biāo)，應(yīng)提高干部人事檔案管理和利用的水平，促進(jìn)干部人事檔案管理和利用二者的并重發(fā)展，干部人事檔案中記錄了人事活動(dòng)的開展情況，對(duì)于公共管理工作的實(shí)施起著保障作用。在干部人事管理和利用中，應(yīng)重視其檔案管理和利用，將干部人事檔案的公共服務(wù)功能挖掘和利用起來，滿足公共服務(wù)需求的同時(shí)，將干部人事檔案自身的利用價(jià)值體現(xiàn)出來，形成積極的作用，用于政府選拔和任用干部中。深入了解干部的能力水平、工作經(jīng)歷，將干部人事檔案的信息準(zhǔn)確地利用起來，嚴(yán)格按照保密原則，提高干部人事檔案信息的利用率，真正落實(shí)人盡其用、各司其職的干部人事檔案管理和利用目標(biāo)，防止出現(xiàn)干部人事檔案信息更新慢、資料不全等問題。

其次，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展變化、發(fā)展趨勢(shì)，開發(fā)和利用干部人事檔案信息，結(jié)合干部人事檔案信息資源需求的不斷變化，對(duì)信息資源進(jìn)行高度集成，保證干部人事檔案管理和利用工作的有序開展，提高檔案管理和利用的服務(wù)效果，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念、服務(wù)模式，使干部人事檔案資料發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值，促進(jìn)干部人事管理工作的順利實(shí)施。

四、結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)代社會(huì)背景下的干部人事檔案管理工作迎來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，干部人事檔案管理和利用作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，要逐步適應(yīng)時(shí)代發(fā)展腳步，進(jìn)行積極創(chuàng)新，加快現(xiàn)代化的建設(shè)進(jìn)程。結(jié)合干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)，應(yīng)緊跟現(xiàn)代化的發(fā)展腳步，建立健全制度體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)，將干部人事檔案的利用價(jià)值挖掘出來，提高使用效率，促進(jìn)我國干部人事管理工作順利轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，推動(dòng)干部人事管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

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（作者單位：山東省淄博市淄川區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）

作者簡介：高華輝（1987—），男，漢族，山東五蓮人，中級(jí)館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。