6S理論在醫(yī)院會計檔案管理中的適用性

孫廣寧

(濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011)

醫(yī)院會計檔案真實地記錄了醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展歷程中的各個階段,是醫(yī)院從無到有的歷史見證人,同時，可以綜合地反映醫(yī)院在診療過程中的經(jīng)濟活動，為經(jīng)濟審計和檢查提供強有力的數(shù)據(jù)支持，有效促進醫(yī)院財務(wù)管理水平，醫(yī)院會計檔案管理工作的重要性不言而喻。2014年中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和2015年中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》中也明確指出：檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作。作為醫(yī)院基礎(chǔ)保障性的服務(wù)工作，能夠有效推動醫(yī)院管理事業(yè)的長效發(fā)展。應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作，建立可行的會計檔案管理制度，確保會計檔案的真實、完整、可用、安全。在信息化飛速發(fā)展的當(dāng)今，醫(yī)院會計檔案管理理念也需進一步完善，改變管理思路，現(xiàn)將6S理論運用到醫(yī)院會計檔案管理中去，全面推進會計檔案管理工作的規(guī)范，更好地推動醫(yī)院的健康發(fā)展。

1 醫(yī)院會計檔案的特點[1-5]

1.1 來源涉及面廣

醫(yī)院會計檔案雖然是醫(yī)院經(jīng)濟活動的一種體現(xiàn)，但是來源涉及面廣，不僅記錄著醫(yī)院對外產(chǎn)生的資金往來，還包括醫(yī)院內(nèi)部職工收入、獎懲制度、設(shè)備耗材采購、差旅補助等資金的使用，更包含著就診人員來院后的經(jīng)濟收支，這是一個龐大的經(jīng)濟體系。

1.2 檔案工作量大

醫(yī)院每天都會產(chǎn)生收支等大量的經(jīng)濟活動，會計檔案涉及醫(yī)院內(nèi)外各方面，自然醫(yī)院會計檔案形成的數(shù)目巨大，工作量也隨之增加。面對如此之龐大的工作量，需要制定行之有效的工作制度和流程，及時快速整理好當(dāng)天形成的會計檔案。同時，隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，對會計檔案的保管期限也有了延長的規(guī)定，對醫(yī)院會計檔案的保存也提出了更高的要求。

1.3 內(nèi)容的連續(xù)性

經(jīng)濟活動的連續(xù)性決定了會計檔案記錄的連續(xù)性，都是由會計憑證、會計賬簿、會計報表的內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣，完整地體現(xiàn)了醫(yī)院經(jīng)濟活動的過程，缺一不可。

1.4 檔案使用價值大

會計檔案記錄著醫(yī)院每天的經(jīng)濟活動，可準(zhǔn)確分析醫(yī)院的經(jīng)濟情況，可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)層制定醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，并且醫(yī)院會計檔案的原始憑證資料的完整性對于醫(yī)院、所在縣市區(qū)、省級衛(wèi)生部門，乃至國家級衛(wèi)生部門在衛(wèi)生政策的制定、稅收制度的制定等方面提供重要的憑據(jù)。同時，也為加強醫(yī)院財務(wù)隊伍建設(shè)提供重要參考。

2 醫(yī)院會計檔案管理工作的意義

(1)醫(yī)院會計檔案主要來源于醫(yī)院日常的經(jīng)濟活動，是當(dāng)時經(jīng)濟活動的真實反映，是醫(yī)院經(jīng)濟活動中各個環(huán)節(jié)的綜合反映，是醫(yī)院發(fā)展的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院無論是從經(jīng)濟管理的視角到財務(wù)隊伍建設(shè)的視角上, 都需要一系列會計檔案資料作為支撐。

(2)醫(yī)院會計檔案作為財務(wù)監(jiān)督的載體，具有重要的監(jiān)督質(zhì)控職能，會計檔案可以為制定醫(yī)院常態(tài)化財務(wù)監(jiān)督機制提供依據(jù)，可以有效地規(guī)避財務(wù)違規(guī)、違法行為。

(3)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供數(shù)據(jù)支撐，可以通過會計檔案的數(shù)據(jù)信息，對醫(yī)院不同階段的數(shù)據(jù)進行分析，進一步分析醫(yī)院發(fā)展過程中的利弊因素，有利于領(lǐng)導(dǎo)層為醫(yī)院制定下一階段的規(guī)劃提供依據(jù)。

(4)醫(yī)院精細(xì)化、高效率的會計檔案管理可以很好地提升醫(yī)院財務(wù)管理水平。同時，醫(yī)院會計檔案管理工作作為醫(yī)院一項長期、持續(xù)性的重要工作, 能將醫(yī)院內(nèi)各類別的資源進行科學(xué)化的統(tǒng)一管理，可以為醫(yī)院的發(fā)展、評審、管理、科研、人才引進等提供詳盡的信息儲備。醫(yī)院在長期的經(jīng)濟工作中形成的會計檔案的科學(xué)性、規(guī)范性及質(zhì)量的高低，都是醫(yī)院檔案管理工作得以長期生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。

3 醫(yī)院會計檔案管理普遍存在的問題

3.1 硬件設(shè)備和設(shè)施不足

醫(yī)療機構(gòu)工作性質(zhì)的特殊性，醫(yī)療用房占比較大，對于檔案管理工作用房面積小，硬件設(shè)施陳舊，環(huán)境不整潔、安全隱患大。加之隨著醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展，大部分醫(yī)療用房普遍緊缺，檔案資料也日漸增多，使得檔案室更難以滿足新的需求。加之醫(yī)院會計檔案僅是醫(yī)院眾多檔案中的一部分，沒有專門的會計檔案室，在檔案室中占據(jù)面積甚小。如何在硬件設(shè)施不足的情況下更好地做好醫(yī)院會計檔案工作，需要多方面考慮，創(chuàng)新管理方法。

3.2 管理制度不健全

部分醫(yī)院對于檔案管理工作制度等方面投入力量不足,由于檔案專業(yè)化人才的匱乏，現(xiàn)有檔案工作人員對于檔案管理工作的理解力欠深入，制定的制度也較為簡單，未能從檔案形成到歸檔全方位制定。有的制度制定時間較早,未及時更新,難以適應(yīng)現(xiàn)行的法律法規(guī)。

3.3 專業(yè)化人才少，流動性大

“重業(yè)務(wù)、輕財務(wù)、輕檔案”現(xiàn)象普遍存在。從管理層到基層大多數(shù)都認(rèn)為“檔案工作不就是整理整理資料存檔”，很多醫(yī)院忽視檔案管理工作,在人員配置上,將其作為“養(yǎng)老”崗,作為退休前的過渡,減少招聘檔案相關(guān)的專業(yè)人才,更不用說會計檔案專業(yè)化人才，檔案管理人員流動性也較大，難以保證檔案管理的完整性和持續(xù)性，致使醫(yī)院會計檔案管理效率不高，一定程度上制約了醫(yī)院的全面發(fā)展。

3.4 管理方法落后

隨著衛(wèi)生事業(yè)和信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院的會計檔案數(shù)量驟增，數(shù)量龐大、種類繁多以及不可復(fù)制性,給醫(yī)院會計檔案管理提出了更高的要求，以往的會計檔案管理方法難以適應(yīng)新的時代要求，只有創(chuàng)新工作方法，才能不被社會“淘汰”。

4 6S理論在醫(yī)院會計檔案管理工作中的應(yīng)用

4.1 6S管理理論來源

6S管理起源于日本的5S管理模式，衍生為適合我國企業(yè)實際的6S管理。包括整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)6個要素在內(nèi)的高效的現(xiàn)場管理工具和現(xiàn)場管理方法，是一個從形式到內(nèi)涵、從初級到高級的持續(xù)改進的過程。[5]6S理念引入國內(nèi)后，作為一種新的管理模式，受到各行各業(yè)的肯定，不僅應(yīng)用于制造型企業(yè)、零售業(yè)及服務(wù)行業(yè)，在衛(wèi)生領(lǐng)域、教育領(lǐng)域以及實驗室領(lǐng)域均被廣泛應(yīng)用。[6-10]

4.2 6S管理理論在醫(yī)院會計檔案管理中的運用

隨著醫(yī)療技術(shù)和信息化的快速發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模逐步增大，業(yè)務(wù)量也隨之增加，檔案量驟升，醫(yī)院辦公環(huán)境難免因設(shè)備、物品、檔案數(shù)量增加出現(xiàn)雜亂現(xiàn)象，直接影響醫(yī)院形象，降低服務(wù)效率，更重要的是容易出現(xiàn)潛在的質(zhì)量安全隱患，嚴(yán)重的會引起投訴和糾紛。針對醫(yī)院會計檔案管理存在的問題,檔案管理者可引入6S管理理念,創(chuàng)新醫(yī)院會計檔案管理工作方法,規(guī)范會計檔案管理工作，實現(xiàn)會計檔案管理工作的有效優(yōu)化。

4.2.1 整理在醫(yī)院會計檔案管理中的運用

整理的要點在于“取其精華，去其糟粕”。醫(yī)院會計檔案類型復(fù)雜，數(shù)量龐大且分散、凌亂。作為檔案管理人員，應(yīng)做好整理工作，需將檔案分為有價值和無價值兩類，將無價值的清除，這樣更有利于降低檔案管理的材料成本,節(jié)省空間，提高管理效率。日常工作中應(yīng)該有意識地培養(yǎng)管理者的文件整理習(xí)慣, 逐步培養(yǎng)效率方面和節(jié)約方面的素養(yǎng)。

4.2.2 整頓在醫(yī)院會計檔案管理中的運用

整頓的要點在于“分門別類”。整頓在會計檔案管理中是比較實用的，可以將整理出來的收款憑證、采購憑證、報銷憑證、報表、收支賬簿等會計檔案按照其類型進行整理分類存放歸檔，并做好清晰的易于辨識的標(biāo)識。同時，運用信息化的便利性編制檢索查找工具，以便快速、準(zhǔn)確地進行查找，可以大大提高會計檔案管理工作人員的工作效率，達到事半功倍的效果。

4.2.3 清掃在醫(yī)院會計檔案管理中的運用[11-13]

清掃的要點在于“創(chuàng)造整潔的環(huán)境”。整潔的檔案環(huán)境不僅可以給檔案管理者帶來舒適感，還可以提高工作積極性。會計檔案本身來說主要是以紙質(zhì)形式保存，其最大的弱點就是比較脆弱、容易破損，檔案環(huán)境的優(yōu)劣嚴(yán)重影響檔案的保存完整性，定期清掃，做好防蟲、防火、防潮措施，可以有效地避免會計檔案出現(xiàn)字跡不清、破碎腐爛現(xiàn)象，更利于會計檔案優(yōu)質(zhì)長期的保存。隨著信息化的快速發(fā)展，部分會計檔案通過電子軟件進行存儲，形成電子檔案，電子檔案的保存質(zhì)量也離不開清掃，要做好硬件設(shè)備的防磁等處理工作，做好計算機防御病毒入侵等技術(shù)，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行清掃，清楚有可能導(dǎo)致病毒入侵的隱形“殺手”，做好軟件的日常維護，保障信息安全。

4.2.4 清潔在醫(yī)院會計檔案管理中的運用

清潔的要點在于“規(guī)范化、常態(tài)化”。一切成果都是需要鞏固和維護的，醫(yī)院會計檔案亦如此，如果想將之前會計檔案中取得的良好成果維持下去,不管是憑證借還，還是保存方式和預(yù)防措施，都應(yīng)該將其規(guī)范化、常態(tài)化、具體化、責(zé)任化,責(zé)任到人，將責(zé)任落到實處，才能更好地做好檔案保存工作，也可以進一步延長會計檔案存放時間，達到醫(yī)院會計檔案管理工作的效率最大化。

4.2.5 素養(yǎng)在醫(yī)院會計檔案管理中的運用

素養(yǎng)的要點在于“好習(xí)慣養(yǎng)成”。醫(yī)院會計檔案管理人員在檔案管理中的作用不容小覷，然而醫(yī)院目前應(yīng)做好會計檔案管理人員的培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員素養(yǎng)，能夠緊跟時代經(jīng)濟信息發(fā)展的步伐，不斷提高會計檔案管理人員的水平。同時，要加強財務(wù)人員對會計檔案重要性的認(rèn)識，提高會計檔案的質(zhì)量。通過基線、源頭開始把控會計檔案的質(zhì)量，利用會計檔案數(shù)據(jù)為醫(yī)院、衛(wèi)生部門或財稅部門做好政策決策，更好地明確各自職責(zé)，有效落實會計檔案管理工作的規(guī)范性、高效性和長久性，更好地管理好醫(yī)院會計檔案。

4.2.6 安全在醫(yī)院會計檔案管理中的運用

醫(yī)院會計檔案承載了醫(yī)院建院以來經(jīng)濟活動的點點滴滴，會計檔案是醫(yī)院經(jīng)濟活動的記錄，維護好會計檔案的完整與安全是檔案保管工作的中心任務(wù)。無論是檔案實體安全還是信息安全，都是會計檔案管理的重中之重。要定期和不定期地對會計檔案進行安全檢查，對于紙質(zhì)檔案和實物檔案制定一系列防丟、防蟲、防潮、防火措施,確保其無霉變、無丟失、無差錯。對于電子檔案來說,加強會計檔案的備份和信息安全的防護，確保其無丟失、被篡改和泄密的可能。

5 結(jié)論

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，同時也是一項十分煩瑣且重要的工作，醫(yī)院會計檔案管理的好壞也是會計監(jiān)督和職能的一種映射，要摒棄“唯業(yè)務(wù)論”的思想，提高對會計檔案管理認(rèn)識的重要性，做好醫(yī)院會計檔案的保管和利用。會計檔案不僅僅是紙質(zhì)檔案，隨著信息化的飛速發(fā)展，電子會計檔案也將慢慢取代紙質(zhì)檔案，這給醫(yī)院會計檔案的管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。在新的機遇和挑戰(zhàn)面前，創(chuàng)新性的管理模式顯得尤為重要且必要，6S管理應(yīng)用于醫(yī)院會計檔案管理，是會計檔案管理的一種創(chuàng)新，是醫(yī)院管理的一種創(chuàng)新,是提升醫(yī)院會計檔案管理工作的助推器。在醫(yī)院會計檔案管理中合理地融入6S管理理念，可以更好地提高檔案利用率、提升檔案管理人員素質(zhì)、提高服務(wù)品質(zhì)和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的有效優(yōu)化，為醫(yī)院管理提供指導(dǎo),這也是醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的必然趨勢。