高校后勤招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制探討

黃蕾

招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)是高校后勤部門的重要業(yè)務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)由于相關(guān)規(guī)章制度不完善，內(nèi)部控制制度不健全等原因，高校后勤招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)存在不少問題。本文從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合高校后勤部門招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)進(jìn)行了探討，并進(jìn)一步提出具體的控制措施。

一、加強(qiáng)高校后勤招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的必要性

隨著我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展，高校后勤社會(huì)化改革的不斷深入，高校后勤的社會(huì)性質(zhì)發(fā)生了一些變化，但高校后勤仍是學(xué)校的職能部門，受傳統(tǒng)意識(shí)的影響較大，缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識(shí)不足。雖然目前我國(guó)許多高校都制定了各自的內(nèi)部控制制度，但大多屬于宏觀層面內(nèi)部控制，各二級(jí)單位、校辦企業(yè)、后勤實(shí)體，尚未建立與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。高校未形成有效的內(nèi)部控制體系。后勤部門作為學(xué)校的一個(gè)特殊部門，通過采購(gòu)大量的材料物資來(lái)完成全校的教學(xué)、科研等后勤保障任務(wù)。由于招標(biāo)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制不健全，近年來(lái)發(fā)生在高校招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)的腐敗現(xiàn)象越來(lái)越多。建立和完善高校招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，合理保證高校后勤實(shí)體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法性，合理保證高校后勤實(shí)體資產(chǎn)的安全完整和有效使用，有效地防止舞弊和腐敗的發(fā)生，提高公共服務(wù)的效率和效果，實(shí)現(xiàn)高校后勤的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保障我國(guó)高等教育健康快速發(fā)展，具有重要的意義。

二、目前我國(guó)高校后勤招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面存在的主要問題

（一）招標(biāo)方式選擇不合理

招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)是政府采購(gòu)的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)遵循政府采購(gòu)的方法。按照規(guī)定政府采購(gòu)應(yīng)采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源、詢價(jià)等方式。其中公開招標(biāo)應(yīng)作為政府采購(gòu)的主要方式。除以下情況，必須采用公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)。一是達(dá)不到公開招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)或者雖然達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，但是招標(biāo)成本費(fèi)用相對(duì)較高，不符合成本效益原則，可以采用詢價(jià)或競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式；二是技術(shù)性含量高的特殊性采購(gòu)可以采取邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，邀請(qǐng)3家以上符合條件的供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)。三是發(fā)生了不可遇見的緊急情況，只能從原供應(yīng)商處采購(gòu)的可以采用單一來(lái)源方式采購(gòu)。采購(gòu)部門應(yīng)該根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)選擇與之相適應(yīng)的采購(gòu)方式。由于人情網(wǎng)、亂吃回扣等現(xiàn)象，高校后勤招標(biāo)方式的選擇往往不合理，如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)急需采購(gòu)大宗物資可以選擇邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，這種方式不發(fā)布招標(biāo)公告，實(shí)際操作過程中采購(gòu)人員只將招標(biāo)文件送給幾家特定供應(yīng)商。不按邀請(qǐng)招標(biāo)的程序進(jìn)行?；蛘卟捎没麨榱愕姆绞揭?guī)避公開招標(biāo)，導(dǎo)致幾家供應(yīng)商壟斷高校的供應(yīng)市場(chǎng)，長(zhǎng)期下去容易產(chǎn)生腐敗，大大降低了高校采購(gòu)部門的議價(jià)能力和采購(gòu)物資的質(zhì)量，采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，損害了國(guó)家和學(xué)校的利益。

（二）采購(gòu)環(huán)節(jié)缺乏內(nèi)部控制

采購(gòu)環(huán)節(jié)一般包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)審批，供應(yīng)商的選擇，合同的簽訂等幾個(gè)環(huán)節(jié)。采購(gòu)必須按照先預(yù)算，再計(jì)劃，最后采購(gòu)的程序設(shè)立請(qǐng)購(gòu)制度。許多高校采購(gòu)業(yè)務(wù)未設(shè)立請(qǐng)購(gòu)制度，采購(gòu)隨意性大，造成重復(fù)采購(gòu)，資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。未建立授權(quán)審批體系，不按常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的權(quán)限進(jìn)行授權(quán)。未編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引，不按特別授權(quán)的范圍、權(quán)限、程序進(jìn)行特別授權(quán)。特別授權(quán)范圍過大，缺乏必要的程序，越權(quán)審批，結(jié)果是出了問題相互推諉扯皮，無(wú)人承擔(dān)責(zé)任。對(duì)供應(yīng)商不進(jìn)行盡職調(diào)查，對(duì)供應(yīng)商的信用狀況不了解，未建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，未按要求確定合格的供應(yīng)商清單，未與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，未建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，不能實(shí)時(shí)掌握供應(yīng)商的資信及經(jīng)營(yíng)情況并據(jù)此進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并根據(jù)評(píng)價(jià)情況適時(shí)調(diào)整。供應(yīng)商信用惡化，導(dǎo)致單位遭受欺詐，資金受損。未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限擅自以單位的名義對(duì)外簽訂合同，合同簽訂前不經(jīng)過審核，為了個(gè)人利益甚至簽訂陰陽(yáng)合同，導(dǎo)致合同無(wú)法按期履行，遭受被起訴的風(fēng)險(xiǎn)，使高校名譽(yù)受損。

（三）缺乏有效的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制

有效的高校內(nèi)部控制監(jiān)督分為兩部分，一是外部監(jiān)督，由政府、財(cái)政、上級(jí)審計(jì)部門實(shí)行，二是內(nèi)部監(jiān)督，一般由內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢部門實(shí)行。由于目前尚未出臺(tái)高校物資采購(gòu)方面的法規(guī)，加之外部監(jiān)督部門職能相互交叉，未形成一套有效的內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制。高校管理層對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作認(rèn)識(shí)不足，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備缺乏獨(dú)立性，無(wú)法獨(dú)立地開展審計(jì)工作，未形成一套科學(xué)的事前、事中、事后監(jiān)督機(jī)制。不能對(duì)招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過程進(jìn)行監(jiān)督。

三、加強(qiáng)高校后勤招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體措施

（一）建立一套完善的招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制制度

為提高行政事業(yè)單位的管理水平，財(cái)政部發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，該規(guī)范自2014年1月1日在全國(guó)行政事業(yè)單位實(shí)行。此規(guī)范廣泛適用于行政事業(yè)單位。高校根據(jù)各自的實(shí)際情況制訂了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，但此制度僅涵蓋了高校總體層面的日常業(yè)務(wù)，各職能部門應(yīng)根據(jù)各自業(yè)務(wù)的特點(diǎn)制定出與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。以完善整個(gè)高校的內(nèi)部控制體系。高校后勤部門，作為高校二級(jí)機(jī)構(gòu)，招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)是其風(fēng)險(xiǎn)最高的業(yè)務(wù)，應(yīng)建立一套行之有效的內(nèi)部控制制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范。首先應(yīng)全面梳理招標(biāo)采購(gòu)的業(yè)務(wù)流程，找出各控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，并據(jù)此制訂出相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，來(lái)規(guī)范高校后勤部門的招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)。

（二）加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中的風(fēng)險(xiǎn)管控

風(fēng)險(xiǎn)始終伴隨著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，內(nèi)部控制不能完全消除風(fēng)險(xiǎn)，但通過風(fēng)險(xiǎn)的管控，可以降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際發(fā)生時(shí)通過風(fēng)險(xiǎn)管理使不利因素控制在可承受的范圍之內(nèi)。要及時(shí)識(shí)別、科學(xué)分析高校后勤招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的主要風(fēng)險(xiǎn)，合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，并采取相應(yīng)的控制措施。首先通過進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的事前管控，防止錯(cuò)誤和舞弊行為的發(fā)生。其次風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際發(fā)生時(shí)通過有效的控制措施，根據(jù)所處的環(huán)境對(duì)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估出的風(fēng)險(xiǎn)選擇相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，常用的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略有風(fēng)險(xiǎn)回避、風(fēng)險(xiǎn)降低，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)控制等。應(yīng)根據(jù)不同的情況采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的危害程度，避免不必要的損失。

（三）建立完善的監(jiān)督體系和反舞弊機(jī)制

對(duì)招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)督，不僅要監(jiān)督采購(gòu)業(yè)務(wù)的合法性，更要對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督，充分發(fā)揮高校采購(gòu)管理部門、審計(jì)、紀(jì)檢等部門的監(jiān)督職權(quán)。把內(nèi)部監(jiān)督分為日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督，日常監(jiān)督是專項(xiàng)監(jiān)督的基礎(chǔ)，要加大日常監(jiān)督力度，專項(xiàng)監(jiān)督是日常監(jiān)督有益的補(bǔ)充，日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督應(yīng)當(dāng)有機(jī)結(jié)合，應(yīng)當(dāng)對(duì)監(jiān)督情況形成書面報(bào)告，并在報(bào)告中揭示存在的內(nèi)部控制缺陷。對(duì)于重大內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)及時(shí)整改。建立有效的反舞弊機(jī)制，明確反舞弊工作的重點(diǎn)領(lǐng)域、主要環(huán)節(jié)和相關(guān)機(jī)構(gòu)在反舞弊工作中的權(quán)限。為保證反舞弊工作落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“懲防并舉、預(yù)防為主”的原則，建立舉報(bào)投訴制度和舉報(bào)人保護(hù)制度，設(shè)置舉報(bào)專線，明確舉報(bào)投訴處理程序，確保舉報(bào)、投訴成為有關(guān)部門掌握信息的重要途徑。舉報(bào)投訴制度和舉報(bào)人保護(hù)制度應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳達(dá)至全體員工。

（四）加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

內(nèi)部環(huán)境是實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，包括組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、企業(yè)文化、社會(huì)責(zé)任等。建立健全內(nèi)部控制組織機(jī)構(gòu)，設(shè)立由后勤集團(tuán)總經(jīng)理牽頭，其他各相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)為主要成員的采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，作為采購(gòu)活動(dòng)的決策機(jī)構(gòu)。設(shè)立招標(biāo)采購(gòu)決策部門、執(zhí)行部門、監(jiān)督部門三權(quán)分立的原則，形成權(quán)責(zé)明晰、相互協(xié)調(diào)、相互制約的制衡機(jī)制。加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)專業(yè)性不強(qiáng)、服務(wù)意識(shí)淡薄，違法亂紀(jì)損害學(xué)校利益的采購(gòu)人員，應(yīng)調(diào)整崗位。遵循德才兼?zhèn)?、以德為先和公開、公平、公正的原則選聘人才，通過廉政教育、強(qiáng)化監(jiān)督等方式，確保招標(biāo)采購(gòu)從業(yè)人員遵循職業(yè)道德。培育積極向上的企業(yè)文化，培養(yǎng)誠(chéng)實(shí)守信的經(jīng)營(yíng)理念，倡導(dǎo)腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)，增加員工的責(zé)任感和使命感。

四、 結(jié)語(yǔ)

招標(biāo)采購(gòu)是高校教學(xué)、科研發(fā)展的重要保障，采購(gòu)業(yè)務(wù)量大，種類多，做好高校采購(gòu)環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制，完善相應(yīng)的對(duì)策和措施，一方面可以提高招標(biāo)采購(gòu)管理水平，科學(xué)防范各類風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率；另一方面可以有效防止腐敗的發(fā)生，進(jìn)一步推動(dòng)廉政建設(shè)，提供高效、廉潔的讓廣大師生滿意的保障型后勤。 （作者單位為鄭州大學(xué)）