不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)、作用與實(shí)施策略

文/張春發(fā)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的開展，因其特殊的工作性質(zhì)，伴隨特有的管理特點(diǎn)，同時(shí)在各個(gè)層面發(fā)揮著重要的作用與價(jià)值，是一項(xiàng)不可被忽視的國(guó)計(jì)民生工作。正是由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的重要性，因此我們更加需要強(qiáng)調(diào)該項(xiàng)工作開展的安全性與規(guī)范性。本文就不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)、作用，以及工作現(xiàn)狀及思考對(duì)策進(jìn)行闡述，希望能夠?yàn)樽x者的相關(guān)工作提供一些啟發(fā)與參考

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)部記錄有不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的個(gè)人信息，以及不動(dòng)產(chǎn)的基本情況，這些重要信息一旦泄露，甚至遭到篡改，輕則為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的生活帶來困擾，嚴(yán)重情況下甚至可令不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人財(cái)產(chǎn)損失。加強(qiáng)檔案管理工作，保障管理規(guī)范，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人而言，就是維護(hù)其自身合法權(quán)益；同時(shí)該項(xiàng)工作也對(duì)維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定頗為有益。但我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的開展還存在著一些問題。筆者通過總結(jié)現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作面臨的問題，提出改進(jìn)意見，借以推動(dòng)國(guó)內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的發(fā)展，以饗同道。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理特點(diǎn)

1.涉及面廣

不動(dòng)產(chǎn)登記并非狹義上的房屋登記，而是包含了以土地、林場(chǎng)、房屋、礦藏為主的各種符合不動(dòng)產(chǎn)概念界定物品的登記，因此涉及面廣。不僅如此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作各領(lǐng)域涉及的群體數(shù)量也十分龐大，在檔案管理過程中，面對(duì)的數(shù)據(jù)資料是海量的，因此涉及面廣[1]。

2.不可替代

國(guó)家立法明文規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記需要收集的檔案資料要有，也必須有不動(dòng)產(chǎn)具體的圖紙表冊(cè)、權(quán)證、契約文件等各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行了清晰的限制，其他任何資料都不具備法律價(jià)值。因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)各項(xiàng)資料文件均具有不可替代性[2]。

3.依法規(guī)范

不動(dòng)產(chǎn)的登記到檔案存儲(chǔ)，均是在國(guó)家宏觀政策與法律領(lǐng)導(dǎo)之下，依法依制開展的行政管理工作，所有登記程序均由專門機(jī)構(gòu)（不動(dòng)產(chǎn)登記中心）完成，因此最終的登記結(jié)果只要確保真實(shí)性，就具備極強(qiáng)的法律公信力。另外法律還要求不動(dòng)產(chǎn)登記中心在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作時(shí)，要執(zhí)行“簿冊(cè)登記制”，遵守特定的規(guī)章制度，保證登記格式等統(tǒng)一明確，收集資料要“應(yīng)收盡收”，因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作原則上具備規(guī)范性[3]。

4.公開透明

不動(dòng)產(chǎn)登記自帶利益屬性，為保障該項(xiàng)工作的公正性，就要接受全社會(huì)的監(jiān)督。另外，不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人處置不動(dòng)產(chǎn)時(shí)，對(duì)接的部門可能還涉及稅務(wù)局、房屋住建局等單位?；谏鲜稣J(rèn)識(shí)，為保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理安全，采取封鎖式管理的提議不可取[4]。

5.時(shí)效性久

一處不動(dòng)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)普遍長(zhǎng)達(dá)數(shù)十年，在這一過程中，配套的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作就需要長(zhǎng)期運(yùn)行，并始終具備上述特性。因此我們認(rèn)為，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具備的一些特性與法律效力時(shí)效性久。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理作用

1.保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的規(guī)范開展，賦予了不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)信息公信力，讓不動(dòng)產(chǎn)的交易活動(dòng)變得更加透明化，交易過程中也有充足的法律保障，一定程度上避免了買賣雙方的合法權(quán)益受到侵犯。另外，在經(jīng)濟(jì)糾紛案件與日俱增的當(dāng)下，推行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，能夠進(jìn)一步明確不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)歸屬，避免各種產(chǎn)權(quán)糾紛問題[5]。

2.維護(hù)市場(chǎng)穩(wěn)定

隨著不動(dòng)產(chǎn)投資者的增多，不動(dòng)產(chǎn)買賣行為也愈漸頻繁。不動(dòng)產(chǎn)的權(quán)屬轉(zhuǎn)移伴生法律風(fēng)險(xiǎn)，破壞市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性。而規(guī)范的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，從側(cè)面引領(lǐng)了不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移活動(dòng)的規(guī)范性，有效避免不動(dòng)產(chǎn)買賣行為下的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)市場(chǎng)穩(wěn)定性。

3.反映城市發(fā)展變遷

不動(dòng)產(chǎn)登記工作反映了一座城市內(nèi)土地使用屬性的變化，以及建筑所有權(quán)的變化，是一座城市發(fā)展變遷的最直觀寫照。落實(shí)好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，就是為城市建設(shè)過程中回顧、借鑒歷史，找尋新的城市建設(shè)機(jī)會(huì)，并規(guī)劃新的開發(fā)區(qū)域提供歷史資料。

三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理現(xiàn)存的問題

1.依賴后勤外包，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)性欠理想

市場(chǎng)中專門負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的后勤承包企業(yè)少，往往可選對(duì)象是一些綜合性的后勤崗位外包服務(wù)企業(yè)。這些企業(yè)針對(duì)內(nèi)部檔案管理崗位的培訓(xùn)普遍較為常規(guī)，未能根據(jù)具體的服務(wù)對(duì)象工作性質(zhì)，進(jìn)一步細(xì)化崗位培訓(xùn)，使得不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理工作未來面臨專業(yè)化不足的問題。另外，這些企業(yè)畢竟屬于營(yíng)利性機(jī)構(gòu)，為了更好地聚集財(cái)富，其可能會(huì)招聘一些無證人員，經(jīng)過簡(jiǎn)單的檔案管理崗位培訓(xùn)后就正式投放入崗位，使得不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理工作整體專業(yè)性難有保障。

2.培訓(xùn)機(jī)制建立不健全，未形成激勵(lì)導(dǎo)向

培訓(xùn)活動(dòng)未能及時(shí)、高效地開展，一定程度上制約基層不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作人員自身業(yè)務(wù)水平的提升，因此整體管理工作必然會(huì)逐步與不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作在不同時(shí)期下的全新要求拉開差距。為保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的高效、規(guī)范開展，有關(guān)部門要加強(qiáng)培訓(xùn)干預(yù)，落實(shí)培訓(xùn)制度，健全培訓(xùn)內(nèi)容。這里建議單位在構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制時(shí)，采取分級(jí)培訓(xùn)模式，并將高階培訓(xùn)作為一種繼續(xù)教育激勵(lì)手段，賦予培訓(xùn)激勵(lì)導(dǎo)向。

3.未能形成監(jiān)督合力，或監(jiān)督力不足

現(xiàn)階段，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作主要是由不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理部門負(fù)責(zé)，監(jiān)督權(quán)未能脫離出去，容易導(dǎo)致監(jiān)督管理流于形式的問題發(fā)生。一些地方的不動(dòng)產(chǎn)登記中心內(nèi)部工作甚至缺乏監(jiān)管，這將為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生埋下隱患。

4.未能落實(shí)信息化管理

一些地方的不動(dòng)產(chǎn)登記中心仍舊采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公模式，信息化程度不高，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作開展效率不達(dá)預(yù)期；且紙質(zhì)化辦公模式下，檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)困難，無法滿足不動(dòng)產(chǎn)登記檔案長(zhǎng)期使用與存儲(chǔ)的需求。

四、實(shí)施策略

1.正確看待檔案管理外包行為

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作人員需要清醒地認(rèn)識(shí)到，該檔案管理尋求外包支持的初衷，并非是為了轉(zhuǎn)移工作，而是為自身不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理改革爭(zhēng)取更多的發(fā)展機(jī)會(huì)，因此不過度依賴檔案管理外包。另外，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外包合作對(duì)象的考核工作，要鑒定其不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整體管理水平，針對(duì)符合單位要求的外包企業(yè)，正式簽訂合作合同。對(duì)待外包人員，要一視同仁，各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)同樣需要對(duì)其開放。外包人員需要接受不動(dòng)產(chǎn)登記中心的績(jī)效考核與管理，從而確保各項(xiàng)工作能夠做到“同工同酬”，爭(zhēng)取外包人員較高的工作積極性。

2.健全培訓(xùn)機(jī)制

本文提倡落實(shí)分級(jí)培訓(xùn)機(jī)制：一級(jí)培訓(xùn)由本單位高年資業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)，如可讓檔案管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)基層人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，健全工作認(rèn)識(shí)，保障基礎(chǔ)性工作無失誤。二級(jí)培訓(xùn)由外界專業(yè)的培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，主要負(fù)責(zé)更高階的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如信息化平臺(tái)的使用培訓(xùn)、檔案管理規(guī)范的理解與執(zhí)行、服務(wù)行為與意識(shí)的培養(yǎng)等。三級(jí)培訓(xùn)主要是外派學(xué)習(xí)，向工作長(zhǎng)期表現(xiàn)良好的人員開放外派學(xué)習(xí)名額，并將這類人員納入“骨干培養(yǎng)池”，接受高層次培訓(xùn)，未來作為儲(chǔ)備干部培養(yǎng)。

3.完善監(jiān)督機(jī)制

本文提倡落實(shí)三級(jí)監(jiān)督：一級(jí)監(jiān)督是不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人與經(jīng)辦不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的窗口工作人員，就檔案內(nèi)容進(jìn)行核查，主要檢查是否存在缺項(xiàng)少項(xiàng)。二級(jí)監(jiān)督是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案是否缺項(xiàng)少項(xiàng)、歸檔是否及時(shí)等進(jìn)行監(jiān)督。三級(jí)監(jiān)督是檔案利用人員，負(fù)責(zé)檔案信息的檢查、歸檔是否及時(shí)等的監(jiān)督。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化平臺(tái)內(nèi)部各項(xiàng)功能模塊的開發(fā)，需要充分契合不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理要求以及不動(dòng)產(chǎn)登記行業(yè)發(fā)展軌道。另外，要加強(qiáng)平臺(tái)使用人員的信息化培訓(xùn)。技術(shù)人員還需重視防火墻的開發(fā)，以及平臺(tái)安全使用教育。若有可能，建議將平臺(tái)的防火墻報(bào)警機(jī)制與當(dāng)?shù)氐木瘎?wù)系統(tǒng)連接，以提升信息防盜的威懾力。

實(shí)踐證明，不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)工作部門的檔案管理工作甚為重要，實(shí)施有效策略提升管理水平實(shí)為必須。該行業(yè)檔案管理人員要扛起新時(shí)代行業(yè)發(fā)展的大旗，健全思想認(rèn)識(shí)，勇于創(chuàng)新發(fā)展，不斷尋求突破，方能促使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)其特有的功能和良好服務(wù)。