城建檔案在城市管理工作中的應(yīng)用研究

文/王麗萍

從“十四五”開始，我國城鎮(zhèn)化進程已由重建輕管開始轉(zhuǎn)向建管并重的方式。隨著城市規(guī)模不斷擴大，建設(shè)水平的快速提高，保障城市健康運行的任務(wù)日益繁重，加強和改善城市管理的需求日益迫切，城市管理工作的地位和作用日益突顯。從工作實踐來看，城建檔案在城市管理工作中發(fā)揮著無可替代的重要作用。本文將從城建檔案在城市管理中的作用、存在問題和改進途徑等方面深入探究其應(yīng)用和改進措施

長期以來，廣大城建檔案工作者在城建檔案直接服務(wù)于城市建設(shè)的研究和討論論文作品較多，但對其應(yīng)用于城市管理中的探究文章見之不多。隨著城市管理工作的快速發(fā)展，近年來城管人員對城建檔案的查閱和利用迅速增加，筆者結(jié)合工作實踐和學(xué)習(xí)思考，梳理了城建檔案在城市管理工作中存在的一些問題，以及如何更好地發(fā)揮其作用問題進行探討與研究。

一、城建檔案在城市管理工作中的重要作用

按照國務(wù)院在十三五初匡定的城市管理的主要職責(zé)，具體包括：市政公用設(shè)施運行管理、市容環(huán)境衛(wèi)生管理、園林綠化管理、涉及城市公共空間秩序的執(zhí)法管理等內(nèi)容。在實際工作中，城建檔案在以下方面作用尤為突出：

1.地下管線、地下空間建設(shè)和管理方面

現(xiàn)代城市建設(shè)中、地下管線和空間構(gòu)成了城市龐大的地下世界，是確保城市生產(chǎn)生活活動的重要組成部分，也是城市安全運行的重要保障。其包括，城市供水管線、城市污水管線、雨水排澇管涵、燃氣管網(wǎng)、供暖管網(wǎng)、電力線纜、弱電訊號網(wǎng)絡(luò)及人防、隧道等地下設(shè)施。這些設(shè)施龐大、繁瑣又復(fù)雜，且又相互交叉疊加，在建成后都成了隱蔽工程。如果不借用城建檔案嚴密管理，必然會成為一團亂麻，給新的建設(shè)工程帶來極大的麻煩和困擾。在實際檔案查閱中，這部分檔案提供利用率高達60%。在我國通行的管理方式是地下管線和地下空間成立專門的檔案館，特別是大中城市均設(shè)有機構(gòu)建檔管理，也有在城建檔案館中實行統(tǒng)一管理。

2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程方面

市政工程檔案是在市政工程、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中形成的反映市政工程建設(shè)現(xiàn)狀和隱蔽工程實際情況的全部依據(jù)，其內(nèi)容應(yīng)包括立項、可行性研究、規(guī)劃、設(shè)計、勘察、施工、竣工等配套設(shè)施部門的資料收集整理。這些檔案資料對城市管理的重要性主要表現(xiàn)在以下方面：一是后續(xù)建設(shè)和維護的重要依據(jù)。我們的城市一直處在快速發(fā)展時期，基礎(chǔ)設(shè)施的新建、改建、提升以及維護工作在所難免，工程檔案資料是做好這些后續(xù)工作的基本依據(jù)。二是城市安全運行的重要保障。市政工程檔案在城市安全評估、防洪度汛、應(yīng)急救災(zāi)中有著異乎尋常的重要作用，近年來隨著極端天氣的增多，市政基礎(chǔ)設(shè)施的安全運行越來越受到不斷挑戰(zhàn)，也越來越受到社會各界的關(guān)注。在此背景下，真實、完整、準確的市政工程檔案也必然被高度重視。三是促進市政建設(shè)持續(xù)發(fā)展的有力推手。大型市政設(shè)施建設(shè)工程本身就是一個個工程設(shè)計的經(jīng)典案例，其設(shè)計理念、施工技能及使用效果都會對未來的城市建設(shè)和管理產(chǎn)生重要影響作用，城市建設(shè)檔案記錄和收藏著涵蓋這些內(nèi)容所有的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是城市發(fā)展的有力見證者和助推者。

3.城建檔案在城管執(zhí)法工作中的重要作用

拆除、打擊違法建設(shè)，整治、規(guī)范市容環(huán)境，是城市管理的一項長期而重要的工作任務(wù)，在對違法違規(guī)行為執(zhí)法處理時，關(guān)鍵一步是要收集和固定完善的證據(jù)，實際工作中，違法建設(shè)的現(xiàn)狀證據(jù)容易收集，但對違法行為發(fā)生前和發(fā)生時間資料和證據(jù)難以鎖定，特別是當(dāng)事人不配合的情況下，必須通過查閱檔案資料和其他信息媒介。城建檔案在此項工作中發(fā)揮著十分重要的作用：一是對建設(shè)項目，土地、規(guī)劃審批情況的佐證；二是對建設(shè)前地面地形地貌周邊建筑的圖像資料的佐證；三是對該地塊的相鄰區(qū)域既往違法建設(shè)查處資料的佐證等，都能為違法建設(shè)和亂搭亂建行為的查處提供郵寄支撐。商洛市在“兩拆一提升”城市治理專項行動中，充分利用城建檔案佐證資料，嚴厲打擊違法行為，取得了顯著成果，受到了省住建廳的表彰。

二、存在的問題

1.市政工程檔案的準確完整性缺乏有力保障。市政工程大多為政府主導(dǎo)的大型工程，由于施工環(huán)境和使用需要，往往要求時間緊，更注重工程施工建設(shè)的進度，而忽視施工前期文件、施工圖等工程檔案中技術(shù)文件的準確性、完整性，以及工程變更文件未進行全部核實會審等，只在工程竣工時為驗收而出于應(yīng)付才對工程資料臨時收集整理，從而造成工程檔案準確性不夠、成套性差。

2.地下管網(wǎng)檔案由于產(chǎn)權(quán)單位各自為政，收集困難、信息不全不準，難以實現(xiàn)有效管理、資源共享。

3.城管執(zhí)法檔案管理，因執(zhí)法難度和突擊項、隨機性以及當(dāng)事人配合程度低，硬件建設(shè)不足的影響，其檔案的完整性不夠。

三、提高檔案工作服務(wù)城市管理水平的途徑和建議

為了進一步提高城建檔案的利用效率，更好地為現(xiàn)代城市管理工作服務(wù)，全面審視城建檔案工作的基礎(chǔ)性地位和支撐性作用，強化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革思維，充分發(fā)揮城建檔案的制度優(yōu)勢、體制優(yōu)勢，堅持守正創(chuàng)新，科學(xué)應(yīng)變，集中解決城建檔案工作轉(zhuǎn)型和能力升級的突出問題，以問題為導(dǎo)向，從實際出發(fā)，現(xiàn)提出如下建議，供業(yè)內(nèi)專家和相關(guān)人員參考和研究。

1.必須加強人們城市管理的檔案意識。習(xí)近平總書記指出“管理城市要像繡花一樣精細”，現(xiàn)代城市管理要求越來越精細化和網(wǎng)格式。由于城建檔案工作在城市管理中發(fā)揮著上述諸多作用，所以必須加大宣傳力度，通過多方式、多角度的宣傳，引起各級領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和檔案工作人員的重視，提高檔案的重要意識，全過程收集和保管檔案，才能保證檔案的質(zhì)量，從而為城市管理工作提供有效資政作用。除了宣傳教育，還應(yīng)制定相關(guān)的管理規(guī)章制度，把檔案收集整理歸檔工作納入規(guī)定的工作職責(zé)之內(nèi)，定期督查檢查，并作為工程項目竣工驗收重要內(nèi)容，才能確保檔案的良性發(fā)展。

2.進一步加快市政工程和城管執(zhí)法檔案的電子化改革，這是做好檔案查詢和提高效能的重要基礎(chǔ)工作。按照國家檔案局、省檔案局檔案管理要求，建設(shè)紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，是檔案工作改革的基本規(guī)范，也是提高檔案利用效率的必由之路。市政工程檔案的專業(yè)性、綜合性相當(dāng)高，且大型項目建設(shè)工期跨度長，從前期可研到動工建設(shè)時間長、變化大、資料多。自立項起，審批、招標、設(shè)計、施工、變更、驗收全過程形成的文字、圖表、聲像等資料后期都能參與到城市建設(shè)與維護，都應(yīng)收集整理歸檔以備后期調(diào)閱利用。所以必須既有紙質(zhì)檔案，也有電子檔案，才能有效保障工程檔案的完整性、準確性，為發(fā)揮其重要作用奠定堅實基礎(chǔ)。

3.加強地下管線檔案的整合、甄別和動態(tài)管理工作。地下管線由于管理機構(gòu)和體制的前后多次變更，以及參與建設(shè)和管理單位繁多，反復(fù)改造，資料不全，管線之間經(jīng)常出現(xiàn)“相互打架”的問題，影響城市建設(shè)和舊城改造的進度，必須依法依規(guī)加強管理。一是注重整合城市供水、排水、燃氣、熱力、照明、電力、通信等各類地下管線管廊及地下人防、地鐵等工程檔案，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)智慧城市管理平臺，征集城市地下空間的現(xiàn)狀信息資料，建立城市地下管線信息管理系統(tǒng)，為城市管理提供便捷有效的服務(wù)。二是對提升改造的管線應(yīng)及時更新城建檔案，提高動態(tài)管理水平，進行鑒定標明廢棄和變更的圖樣，明確新形成管線的正誤出入，及時更新工程檔案資料和信息。三是高度重視對未建檔管線普查資料的拾漏補缺，包括對新查明管線的性質(zhì)、權(quán)屬、坐標、標高、管徑及走向等信息進行完善收集歸檔。四是要發(fā)揮好檔案行政主管部門作用，切實貫徹落實《陜西省城市地下管線管理條例》，嚴格管理程序，加強法規(guī)建設(shè)，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

4.提高智慧平臺電子檔案在城管執(zhí)法檔案的應(yīng)用效能。城管執(zhí)法內(nèi)容廣雜、難度大、形式多，證據(jù)鎖定難，同時在法治政府建設(shè)的總要求，必須將城市管理執(zhí)法等引導(dǎo)到法治的軌道運行，那么城市管理執(zhí)法信息檔案建設(shè)就是推進執(zhí)法法治化的重要環(huán)節(jié)，必須認真對待。城建檔案工作既要為城管執(zhí)法提供既往相關(guān)佐證資料，又要注重現(xiàn)行執(zhí)法活動的檔案收集和規(guī)范歸檔。特別是一些突擊性、階段性的執(zhí)法活動，由于時間緊、進度快，檔案資料收集容易出現(xiàn)漏洞和遺失，所以這方面的檔案管理，一是加強工作人員檔案知識培訓(xùn)，提升責(zé)任意識和業(yè)務(wù)知識。二是要強化監(jiān)督及時立卷，以電子檔案歸集整合，規(guī)范管理。三是要積極推進大數(shù)據(jù)和智慧平臺對違法行為的跟蹤監(jiān)控，形成完整的證據(jù)鏈，并注重及時固定證據(jù)，為城管執(zhí)法提供有力支撐。

總之，城建檔案在城市管理中具有重要作用，提高其在實際管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平，將進一步加快城市管理向精細化邁進的步伐。由此可見，切實搞好城建檔案管理工作，這既是檔案工作者的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，也是城市各級管理者的共同責(zé)任。