檔案信息化建設與管理的優(yōu)化策略

文/馬婷艷

隨著信息技術的快速發(fā)展,社會領域內各行各業(yè)對信息化建設也越來越重視。檔案業(yè)務管理體系的信息化應用與規(guī)范化制度建設等也是影響其未來穩(wěn)定發(fā)展的一大重要工作方向,檔案現(xiàn)代化管理工作要充分適應社會發(fā)展日新月異的工作需求,結合檔案工作發(fā)展的最新要求,制定一系列有具體針對性特色的數(shù)字檔案規(guī)范管理創(chuàng)新方案,提高檔案信息化管理應用的服務效率服務水平與質量。本文旨在以當前檔案基礎管理及其信息化環(huán)境建設應用的必要性為分析切入點,對現(xiàn)階段檔案基本管理及信息化技術建設研究的現(xiàn)狀等進行初步探討,以便進一步為開展檔案基層信息化技術建設提供有益的參考

隨著科學信息技術的發(fā)展，信息化技術逐漸應用于各領域內。檔案是作為信息承載傳遞信息，促進各類信息傳播使用的一項重要物質載體，在檔案管理實踐中推廣運用檔案信息化，不僅能夠符合當前新的社會發(fā)展趨勢，也是在適應當前信息技術時代中對電子檔案管理提出的最新要求，各個行業(yè)都在積極利用檔案信息化系統(tǒng)管理技術對館藏檔案進行資料采集、整理編目和歸檔利用，建設電子檔案系統(tǒng)信息化綜合管理業(yè)務系統(tǒng)[1]。同時，構建檔案信息化服務管理模式，也是現(xiàn)代檔案管理工作人員急需解決的問題之一。因此檔案規(guī)范化管理與工作模式進行全面改革與創(chuàng)新，提升檔案管理工作的質量水平，不僅有利于社會信息化建設，還能有效推動社會經(jīng)濟的長遠發(fā)展。

一、檔案信息化建設的必要性

1.有助于降低檔案管理的難度

在信息化高速發(fā)展的時代，把傳統(tǒng)紙質檔案管理轉變?yōu)榻㈦娮訖n案，對紙質檔案進行統(tǒng)一數(shù)字化的處理，能有效改善紙質檔案存儲難的問題，可以大幅降低檔案資料的收集保存處理難度。另外，檔案管理系統(tǒng)信息化建設能夠大幅減少由于存儲的環(huán)境條件對紙質檔案資料完整性的潛在影響，可以真正確保檔案系統(tǒng)的完整性[2]。

2.有利于檔案信息資料的查詢

傳統(tǒng)的檔案管理主要是為用戶提供分散的檔案信息，使用者一般情況下需要根據(jù)分散的數(shù)據(jù)尋找數(shù)據(jù)間的因果關系，而從這些數(shù)據(jù)之間很難發(fā)現(xiàn)其內涵信息與關聯(lián)性，導致檔案信息服務效果不理想。而且，對于檔案管理部門來說，在信息了管理過程中會產(chǎn)生大量檔案信息資料，在傳統(tǒng)的紙質檔案信息管理操作模式中，想要使用電子檔案資料還要經(jīng)過一系列的數(shù)字掃描、電子存儲等工作程序操作來最終實現(xiàn)電子信息化查詢，大大地降低了檔案信息電子化管理工作的總體工作效率。因此，加強檔案的信息化數(shù)據(jù)庫建設，構建檔案信息化與檔案現(xiàn)代化管理新體系，能及時有效地提高用戶檔案信息資料查詢檢索的應用效率，便于檔案資料及時有效查詢使用與公開借閱，提升檔案信息資源的利用率。

3.檔案管理途徑發(fā)生根本性變化

在當前信息化快速發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)資源的高度整合是檔案信息化建設發(fā)展的重要內容。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化發(fā)展是推動檔案信息管理實現(xiàn)跨界、跨行業(yè)信息資源整合，實現(xiàn)信息快速流轉、融合,促進檔案信息化深入發(fā)展的關鍵。而在傳統(tǒng)的紙質檔案信息管理時代，檔案管理部門雖然掌握了海量數(shù)據(jù)信息，但因為數(shù)據(jù)結構形態(tài)的原因，無法充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的作用[3]。而未來隨著社會檔案系統(tǒng)信息化體系建設進一步的加快推進，在構建現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)信息化綜合業(yè)務模式的實踐中，檔案資料一定能夠實現(xiàn)以大量電子數(shù)據(jù)文件的結構化方式呈現(xiàn)出來，可以真正通過信息網(wǎng)絡平臺全面完成所有檔案信息內容的綜合收集、整理、存儲、使用與統(tǒng)一管理，檔案管理途徑發(fā)生根本性變化，不但能切實加快整個檔案信息服務管理行業(yè)的整體效率，還能極大提高檔案信息資源綜合的利用率。

二、檔案信息化建設中存在的問題

1.工作人員對檔案信息化建設重視程度不夠

目前，一些政府部門的行政領導及檔案管理者對檔案信息化建設重要性缺乏正確的認識，并未正式將館藏檔案及信息化系統(tǒng)建設等納入長遠發(fā)展和規(guī)劃中，對現(xiàn)行檔案事業(yè)和檔案信息化管理系統(tǒng)建設方面重視程度尚不夠，在推進檔案事業(yè)信息化體系建設方面實際投入相應的人力、物力、時間和財力也較少，致使檔案及信息化的建設發(fā)展受到阻力，導致檔案信息化的建設方面的運作效率不高，信息化管理的質量也一般。如：陜西省地質資料檔案館負責管理工作的人員只有11名，機關檔案4人，專業(yè)檔案6人，信息化專員1人，檔案管理部門不能完成目錄檢索，缺乏足夠的經(jīng)費購買檔案管理工作軟件，館藏檔案數(shù)字化建設投入資金較少。尤其是近年來不斷增加的館藏量，導致檔案管理工作者的日常工作量加大，在很大程度上影響了檔案管理工作的完成度，導致檔案管理工作難度增大。上述案例表明現(xiàn)階段的檔案管理工作不受重視，相關部門對檔案管理工作各方面的投入不到位。

2.檔案管理工作人員的整體素質較低

一直以來，檔案管理工作在企事業(yè)單位、地方黨政機關等部門重視程度不夠，導致檔案管理工作人員普遍存在綜合素質能力較差、專業(yè)性不強、缺乏檔案專業(yè)崗位技能、不具備信息技術采集能力，無法適應當前信息化工作時代。目前很多地區(qū)仍是傳統(tǒng)的紙質檔案管理服務模式，不僅檔案工作開展效率低，還影響制約了整個檔案事業(yè)管理和改革的長遠發(fā)展。目前檔案管理機構工作一線人員業(yè)務能力較弱，信息化操作技術水平不高，且人員缺乏規(guī)范服務意識，管理程序不規(guī)范操作等，導致檔案信息使用率的低下[4]。而檔案管理部門無法及時利用各種現(xiàn)代信息化技術有效開展數(shù)字檔案服務工作，在極大影響檔案信息管理工作效率的同時，也無法保障檔案信息管理的效果與質量。

3.檔案信息化建設與管理缺乏標準性

在推進檔案事業(yè)管理與實施信息化建設的工作中，一些傳統(tǒng)檔案的管理單位會根據(jù)自身檔案的發(fā)展實際工作情況，制定相應配套的檔案及信息化體系建設方案，并將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務模式引入信息化管理體系中，從而較有成效地實現(xiàn)檔案業(yè)務管理與信息化建設效果。但是，在許多實際信息化的建設過程中，很容易出現(xiàn)檔案信息化建設標準不明確的情況，而且各個行業(yè)檔案管理部門的信息化建設情況又存在差異，致使用戶在日常管理應用工作中，無法達成統(tǒng)籌管理與出現(xiàn)多重設計標準，從而容易對檔案信息化建設流程及系統(tǒng)管理使用效果等方面造成諸多不便。比如，檔案信息化管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)由于存儲記錄方式和軟件接口技術方面產(chǎn)生的一些差異，會導致檔案信息交換共享利用與傳輸流通造成障礙，從而可能影響檔案管理信息化系統(tǒng)建設運行和數(shù)據(jù)庫管理服務的最終效果。

三、檔案信息化建設與管理的優(yōu)化策略

1.建立完善的檔案信息化資源管理體系

檔案信息化建設作為一項復雜的系統(tǒng)工程，不僅包括各種基礎設施、應用系統(tǒng)和信息資源建設，還包括制度規(guī)范、安全保障體系建設等[5]。檔案監(jiān)管部門在逐步意識到推進檔案工作管理與信息化建設科學重要性認識后，正在盡快推進檔案系統(tǒng)信息化體系建設方面的健康可持續(xù)良性發(fā)展，增強信息化平臺建設的實際效果。結合實際情況對各檔案管理部門工作中的各種情況及時進行統(tǒng)計分析，制定系統(tǒng)科學全面的檔案行業(yè)管理與信息化的建設方案，以整體提升檔案管理工作信息化建設程度。通過進一步對檔案現(xiàn)代化管理方法的實踐成果進行綜合分析，明確當前信息化建設狀況與傳統(tǒng)檔案管理服務工作方式差異。在實際推進檔案信息化工作時，還需要進一步結合電子、數(shù)字檔案的具體情況，合理調整檔案管理工作，創(chuàng)建較為完善的科學化管理體系，提高檔案管理的科學化效能。首先，檔案業(yè)務管理部門可以適時結合信息化系統(tǒng)建設實際工作的需求，對有關制度規(guī)范進行修訂完善。并根據(jù)制度規(guī)范制定相應的檔案管理方案，明確具體流程。對于檔案管理工作出現(xiàn)的問題，可以結合實際情況對各項管理措施進行調整，以免檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，影響檔案信息化建設的完整性。其次，各檔案業(yè)務管理及工作單位還需要及時對現(xiàn)行檔案信息管理規(guī)范制度加以改革完善，同時也對各類檔案信息服務管理工作制度進行優(yōu)化創(chuàng)新，在持續(xù)完善檔案信息系統(tǒng)管理與制度框架的建設基礎上，提升檔案信息的使用效率和管理水平，確?，F(xiàn)代檔案服務管理信息化共享的建設成果。

2.加強對檔案管理工作者的教育與培訓

檔案信息化管理工作程序比較復雜、瑣碎，對于開展檔案工作信息化及管理工作方面的人員而言確實有一定技術難度要求，且安全風險也較高。因此，檔案的信息化管理體系建設更需要相關技術人員，具有較高水準的信息專業(yè)理論知識和信息化應用管理技術水平[6]。而基層檔案管理工作人員自身也同樣只有充分地認識到檔案信息化管理建設應用的社會重要性，才能夠主動進行實踐探索，從而推動檔案管理信息化建設進程。在目前檔案業(yè)務信息化系統(tǒng)建設服務工作流程中，為了有效提升從業(yè)者整體業(yè)務能力，還需要我們對檔案管理人員定期進行相關制度學習，促使其轉變傳統(tǒng)工作理念和作風，形成主動服務的意識。在對各部門檔案資源需求情況進行分析的情況下，完善檔案管理工作的服務體系，提高其檔案管理工作的綜合效能。另外，還要通過檔案繼續(xù)教育對相關工作人員及時全面進行有關業(yè)務知識培訓，使我們的專業(yè)隊伍能夠在各種日常實際中開展檔案管理工作。最后，各業(yè)務單位領導應定期組織進行檔案系統(tǒng)工作的指導交流活動，使檔案人能保持進取的態(tài)度，積極創(chuàng)新，促使檔案管理工作能夠實現(xiàn)長久、穩(wěn)定的發(fā)展。

3.進一步完善檔案管理信息化技術體系

在當前檔案管理工作信息化平臺建設勢在必行的現(xiàn)實背景前提下，檔案管理部門要明確檔案的管理需要數(shù)字化信息技術力量的進一步大力推動支持。只有我們在對館藏檔案信息管理的工作手段進行了改革、創(chuàng)新，將各種先進高效的數(shù)字化管理運作方式有效引入到檔案工作信息化系統(tǒng)建設中，才能更好使數(shù)字信息資源充分有效發(fā)揮作用，推動檔案業(yè)務工作與信息化建設向一體化的方向發(fā)展。首先，相關的檔案管理部門需要大量引進高素質的信息化技術人才，在專業(yè)人才的支持下，對檔案管理工作的信息化技術體系進行優(yōu)化與完善，以提高檔案管理工作的信息化程度與安全性。其次，可以根據(jù)檔案管理工作的實際需要進行技術研發(fā)。再次，結合檔案綜合管理發(fā)展的具體實際進展情況，構建檔案館信息化技術管理及其相應體系，提升檔案管理信息化專業(yè)水平,促進檔案技術管理工作信息化發(fā)展。

不言而喻，在信息化進程快速發(fā)展的歷史時代背景要求下，檔案信息管理研究工作既要考慮實現(xiàn)長遠目標的戰(zhàn)略發(fā)展，還要主動順應時代潮流。加強檔案業(yè)務工作信息化制度建設，不僅在于要注重對過去傳統(tǒng)檔案管理工作模式進行探索創(chuàng)新,還要重視進一步創(chuàng)新檔案工作信息化法律法規(guī)體系,制定出臺檔案信息化基本管理制度,充分推進運用先進信息化的技術方式開展數(shù)字化檔案服務工作,提高數(shù)字檔案業(yè)務管理與工作方式的系統(tǒng)綜合效能,為現(xiàn)代社會檔案管理工作水平的提升奠定堅實的基礎，借以推進經(jīng)濟社會科學化、可持續(xù)發(fā)展。