強(qiáng)化自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案的管理

[ 摘要 ]

在我國(guó)，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的要求很高，而作為自來(lái)水行業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分，這就更顯示出其中的重要性，對(duì)于行業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用。因此，本文立足于自來(lái)水管網(wǎng)的各種不足和問(wèn)題，研究并給出可以強(qiáng)化管理自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案的處理對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一定參考。

[ 關(guān)鍵詞 ]

自來(lái)水管網(wǎng);工程檔案;管理對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.05.019

城市自來(lái)水管網(wǎng)管道工作，包括水管設(shè)計(jì)施工技術(shù)維修、管線(xiàn)電網(wǎng)施工基礎(chǔ)技術(shù)改造、施工技術(shù)信息檔案資料統(tǒng)計(jì)、管道設(shè)計(jì)施工材料數(shù)量統(tǒng)計(jì)及信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)。全國(guó)城市自來(lái)水管網(wǎng)建設(shè)規(guī)模大、管線(xiàn)施工設(shè)計(jì)資源密集、施工技術(shù)過(guò)程復(fù)雜性高、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)圖紙檔案的應(yīng)用量大、供水網(wǎng)管道施工人數(shù)多、供水量大，因此，對(duì)全國(guó)城市水網(wǎng)管道進(jìn)行設(shè)計(jì)和施工的管理工作十分繁重。所以，要加強(qiáng)對(duì)水管網(wǎng)自來(lái)水管道資料檔案的動(dòng)態(tài)管理保護(hù)，建立健全管理信息共享系統(tǒng)，完善對(duì)水網(wǎng)管道設(shè)計(jì)施工技術(shù)的管理技術(shù)手段，以逐步增強(qiáng)城市管道施工信息的準(zhǔn)確性和完整性，這是一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。

1 自來(lái)水管網(wǎng)建立工程檔案的意義

設(shè)計(jì)檔案管理以及業(yè)務(wù)記錄模式已經(jīng)成為業(yè)務(wù)管理中的重要內(nèi)容，能夠更加準(zhǔn)確地記錄自來(lái)水公司的各項(xiàng)工作內(nèi)容，主要包括：施工設(shè)計(jì)工程圖紙以及檔案資料、地下水管網(wǎng)工程設(shè)計(jì)檔案資料等，這些都能夠直接反映自來(lái)水管網(wǎng)的工程質(zhì)量，以及是否存在何種風(fēng)險(xiǎn)形式。在各項(xiàng)工作管理的過(guò)程中，施工工程圖紙以及檔案資料都已經(jīng)是必不可少的，倘若在整個(gè)工程施工的過(guò)程中或者后期出現(xiàn)施工延期、索賠、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)以及發(fā)生各種安全事故等情況，施工工藝圖紙以及地下水管網(wǎng)設(shè)計(jì)資料等都可以直接成為工程事故發(fā)生原因調(diào)查分析和事故責(zé)任后果追究的重要憑證，也是工程技術(shù)人員和國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)組織實(shí)施自來(lái)水管網(wǎng)工程質(zhì)量管理、制定工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的重要技術(shù)參考資料。

2 自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 自來(lái)水管網(wǎng)檔案資料不完整

目前，城市自來(lái)水管網(wǎng)的基礎(chǔ)工程設(shè)計(jì)資料大多數(shù)是采用傳統(tǒng)手工的方法進(jìn)行管理，而圖文信息文檔和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)檔案一般都是直接保留在各種紙質(zhì)上。而又因?yàn)閳D紙的使用頻次太高，使其經(jīng)常發(fā)生損壞，需要更換，而調(diào)整又很麻煩，導(dǎo)致各種圖紙資源的信息統(tǒng)一性就比較差，這樣不僅給圖紙檢索和資料計(jì)算等工作造成了很大麻煩，而且在實(shí)際工作中極易導(dǎo)致圖紙資源殘缺不全，大大降低了圖紙資源的利用率。

2.2 自來(lái)水管網(wǎng)檔案資料更新不及時(shí)

市政排水系統(tǒng)管網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目大部分都是零散的建設(shè)工程項(xiàng)目，通常都是由幾個(gè)臨時(shí)拼湊的小型施工隊(duì)單位完成建設(shè)的，這種單位往往是為謀求實(shí)際效益，對(duì)檔案信息的整理形成和存檔不是十分重視，使得現(xiàn)在城市的排水管線(xiàn)建設(shè)檔案信息系統(tǒng)已無(wú)法完整精確地反映現(xiàn)實(shí)的市政管線(xiàn)，給目前市政排水管線(xiàn)建設(shè)的日常修繕與保護(hù)管理造成相當(dāng)大的麻煩。

2.3 自來(lái)水管網(wǎng)信息缺乏交流

自來(lái)水管道工程作為城市的公共基礎(chǔ)工程設(shè)施，首先應(yīng)該服從城市政府的統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)和管理，并且應(yīng)負(fù)有提供城市的自來(lái)水渠道管網(wǎng)的準(zhǔn)確設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料的責(zé)任。但是，有些施工單位粗心大意，沒(méi)有提前對(duì)施工所在的重點(diǎn)地段的自來(lái)水專(zhuān)用管道管網(wǎng)做好實(shí)地考察，就開(kāi)始毫無(wú)目的和計(jì)劃地胡亂施工，導(dǎo)致一些意外情況產(chǎn)生，例如自來(lái)水專(zhuān)用管道管網(wǎng)斷裂等。造成城市自來(lái)水管網(wǎng)擴(kuò)建損壞，如發(fā)生管道管網(wǎng)出現(xiàn)拉斷、錯(cuò)位、鉆孔、破裂等現(xiàn)象，其原因主要是工地修路和施工建房等。因此，檔案管理人員一定要對(duì)城市污水管網(wǎng)擴(kuò)建和城市舊城小區(qū)改造等信息做好全面細(xì)致的了解，完善城市自來(lái)水管網(wǎng)擴(kuò)建工程的設(shè)計(jì)檔案，方能進(jìn)行計(jì)劃施工，避免由于信息不清而直接導(dǎo)致管道誤挖、錯(cuò)位開(kāi)挖等造成的不必要經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 檔案管理信息化程度偏低

自來(lái)水公司的檔案工作業(yè)務(wù)本身就比較繁雜，而復(fù)雜的地下供水管網(wǎng)和大量供水基礎(chǔ)設(shè)備都非常需要企業(yè)進(jìn)行檔案管理，因此，自來(lái)水公司就關(guān)系著千家萬(wàn)戶(hù)的生活用水需求。企業(yè)檔案管理部門(mén)需要時(shí)刻自覺(jué)擔(dān)負(fù)起責(zé)任，以為廣大用戶(hù)服務(wù)為企業(yè)宗旨，提高產(chǎn)品管理效率和售后服務(wù)水平。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理基本上是以管理實(shí)體檔案為主要載體的。例如國(guó)內(nèi)給水輸油管道圖紙資料等，由于種種原因，由專(zhuān)業(yè)工程師或者設(shè)計(jì)師手工繪制的圖紙，由于工作時(shí)限的日益延長(zhǎng)，存儲(chǔ)紙質(zhì)版的檔案資料十分艱難，同時(shí)保管資源的成本也愈來(lái)愈高，隨著地質(zhì)環(huán)境的改變，采用手工繪制的檔案資料利用率會(huì)變得越來(lái)越低。而如今，由于互聯(lián)網(wǎng)等信息化工業(yè)技術(shù)發(fā)展得日益快速，但是傳統(tǒng)的公司自來(lái)水管網(wǎng)文檔信息系統(tǒng)卻要求人們花費(fèi)巨大的時(shí)間、人力、物力和財(cái)力去加以梳理和總結(jié)，所以在新時(shí)代的發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的水管網(wǎng)檔案資料的整理修訂和收集整理已經(jīng)無(wú)法跟得上企業(yè)生產(chǎn)力的需要。

2.5 檔案管理多個(gè)歸口缺少統(tǒng)一管理平臺(tái)

目前，很多自來(lái)水公司的工程檔案管理部門(mén)比較松散，工作人員也不積極，會(huì)議、工程類(lèi)文件等資料由工業(yè)行政管理部門(mén)保管，而工程施工管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)文件。但是，這兩個(gè)行政部門(mén)之間的交流只能在有限的系統(tǒng)范圍內(nèi)，很難在整個(gè)公司里面同時(shí)進(jìn)行資源共享，導(dǎo)致其他工作人員在查詢(xún)資料時(shí)很麻煩，極大地降低了工作效率，使這種信息資源孤島化的現(xiàn)象愈發(fā)嚴(yán)重。所以有些自來(lái)水公司一定將整理好之后的檔案資料進(jìn)行共享，努力完善并形成功能全面的工程管理檔案信息共享平臺(tái)。

3 自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案管理原則

3.1 真實(shí)可靠性

檔案管理工作人員要遵循真實(shí)可靠的原則，對(duì)每一份檔案文件進(jìn)行嚴(yán)格的審查，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2 及時(shí)有效性

檔案資料所涉及的內(nèi)容、時(shí)間以及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人都要遵循管理借閱的要求，并制定一套安全保密制度。隨著信息時(shí)代的快速變化，企業(yè)檔案管理人員需要更加及時(shí)的內(nèi)容信息。所以，要不斷加快檔案管理制度的創(chuàng)新，逐漸形成及時(shí)有效的企業(yè)檔案管理工作模式。

3.3 分工負(fù)責(zé)性

自來(lái)水管網(wǎng)所在的公司本身作為一個(gè)實(shí)事型的大型民生企業(yè)，要求其一定要不斷提高社會(huì)責(zé)任意識(shí)，以確保檔案管理工作不會(huì)出現(xiàn)任何差錯(cuò)。在認(rèn)真做好各項(xiàng)檔案管理工作之后，也要認(rèn)真做好歸檔管理工作。

4 加強(qiáng)城市自來(lái)水運(yùn)輸管網(wǎng)改建工程設(shè)計(jì)檔案管理的重要措施

4.1 健全自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案管理制度

首先，供水公司應(yīng)將企業(yè)檔案管理工作擺在重要位置，放入開(kāi)會(huì)議程中去，強(qiáng)調(diào)檔案業(yè)務(wù)的相關(guān)部門(mén)工作的重要性，并將其檔案管理業(yè)務(wù)水平和工資獎(jiǎng)金掛鉤，提高員工的工作積極性，保障自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案管理業(yè)務(wù)工作的順利開(kāi)展。另外，建立并完善檔案管理系統(tǒng)，在檔案機(jī)構(gòu)中配備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)比較高的檔案管理人員，并對(duì)管理人員定期開(kāi)展培訓(xùn)，參加相關(guān)的活動(dòng)等。根據(jù)國(guó)家規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)文件，自來(lái)水管網(wǎng)建設(shè)工程竣工檔案要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，再驗(yàn)收，最后做好移交管理手續(xù)，保證自來(lái)水管網(wǎng)工程竣工檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

4.2 自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案與工程施工同步進(jìn)行

首先，自來(lái)水管網(wǎng)工程竣工檔案應(yīng)當(dāng)隨時(shí)按工程的進(jìn)度設(shè)計(jì)，并要求保證同步按期竣工完成。工程按期完工時(shí)，要求水管網(wǎng)施工人員要及時(shí)向有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)備和提交相關(guān)材料。其次，各級(jí)自來(lái)水管工程的檔案管理人員一定要經(jīng)常深入基層單位，進(jìn)行設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作。對(duì)設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容書(shū)寫(xiě)或者格式進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和指導(dǎo)，以便及時(shí)收到完整并符合要求的工程竣工設(shè)計(jì)檔案。

4.3 完善、補(bǔ)缺自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案資料

城市供水工程建設(shè)尤其是道路建設(shè)工程的改造擴(kuò)建，造成市區(qū)內(nèi)原有供水檔案資料中的相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)失效和資料統(tǒng)計(jì)上的誤差。在舊市區(qū)進(jìn)行改造時(shí)，常由于各種特殊歷史或者文化的原因?qū)е伦詠?lái)水管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，給市區(qū)改造后的工程進(jìn)度及其進(jìn)展程序造成不良影響。因此，為了進(jìn)一步深入調(diào)查，需要及時(shí)完善目前城市地下供水網(wǎng)絡(luò)區(qū)域內(nèi)基礎(chǔ)檔案設(shè)施的管理，建立健全基礎(chǔ)檔案資料。另外，老城區(qū)內(nèi)的檔案資料也需要進(jìn)行更加全面的普查，對(duì)水管道進(jìn)行補(bǔ)測(cè)，以實(shí)現(xiàn)今后水管網(wǎng)檔案的全面化、多樣化和規(guī)范化。

4.4 建立城市自來(lái)水管網(wǎng)工程檔案的信息管理系統(tǒng)

目前國(guó)內(nèi)使用較多的技術(shù)是地理信息系統(tǒng)，簡(jiǎn)稱(chēng)GIS系統(tǒng)。它可以充分利用計(jì)算機(jī)中的數(shù)字圖形和各種文字?jǐn)?shù)據(jù)處理分析技術(shù)，使自來(lái)水管網(wǎng)系統(tǒng)不斷向著數(shù)字化改進(jìn)，提高了數(shù)據(jù)計(jì)算和處理速度，可以使工作情況實(shí)時(shí)地反映在電腦屏幕上，便于人們觀看;另外，還可以按照?qǐng)D形地圖與相關(guān)管網(wǎng)相互關(guān)聯(lián)，以一種多維度的表現(xiàn)方式準(zhǔn)確地表現(xiàn)出一個(gè)管道的全網(wǎng)管理現(xiàn)狀地圖、相關(guān)聯(lián)的管網(wǎng)管理屬性、周邊環(huán)境管理情況、運(yùn)行以及全網(wǎng)管理工作過(guò)程。通過(guò)相關(guān)管網(wǎng)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行綜合分析，得出利于管網(wǎng)管理的建議書(shū)和意見(jiàn)。這樣不僅有利于在日常事務(wù)處理中對(duì)管網(wǎng)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理和日常管網(wǎng)維護(hù)，同時(shí)還可對(duì)各種類(lèi)型的突發(fā)事件做出及時(shí)反應(yīng)。

4.5 建立數(shù)據(jù)入侵保護(hù)系統(tǒng)、病毒預(yù)警系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)

在檔案管理中對(duì)電腦的安全管理往往是關(guān)鍵。當(dāng)我們利用計(jì)算機(jī)對(duì)安全網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行系統(tǒng)的架設(shè)時(shí)，就必須定期配置必要的安全網(wǎng)絡(luò)保護(hù)軟件，而服務(wù)器也就必須通過(guò)設(shè)置用戶(hù)身份號(hào)碼驗(yàn)證系統(tǒng)等相關(guān)措施進(jìn)行維護(hù)。此外，病毒入侵防護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)的架構(gòu)建立也往往是安全網(wǎng)絡(luò)保護(hù)中最為關(guān)鍵的部分，所以網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員往往需要事先搭建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)病毒查殺監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，以全天候的方式監(jiān)視每一個(gè)網(wǎng)絡(luò)上可能發(fā)生的各種病毒文件，如果發(fā)現(xiàn)含有病毒或者可疑的病毒文件，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)發(fā)出報(bào)警并提醒檔案管理人員，通過(guò)文件IP和IP地址自動(dòng)定位等多種方法，來(lái)自動(dòng)鎖定病毒攻擊的根源，并自動(dòng)生成關(guān)于病毒攻擊的文件日志和病毒報(bào)告，記錄這些勒索軟件病毒及其攻擊軟件活動(dòng)過(guò)程中的一些細(xì)節(jié)。

4.6 提高檔案庫(kù)房的安全性

自來(lái)水公司的相關(guān)業(yè)務(wù)管理檔案資料絕大部分是直接采用了紙質(zhì)版或電子版，而且其中的一些資料由于科學(xué)實(shí)用價(jià)值高和技術(shù)含量比較高，保存的時(shí)間相對(duì)也比較久，所以企業(yè)要保護(hù)好保存檔案材料的庫(kù)房，重視周?chē)h(huán)境的安全、防火、通電、防水以及防盜。檔案資料庫(kù)房?jī)?nèi)還要設(shè)置室內(nèi)溫濕度變化監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，它不僅可以對(duì)保護(hù)檔案的監(jiān)測(cè)系統(tǒng)起到很重要的防護(hù)作用，還可以對(duì)檔案中的材料起到保溫防潮濕、防材料發(fā)霉、防材料變質(zhì)等防護(hù)作用。綜合考慮運(yùn)用先進(jìn)的環(huán)境濕度測(cè)量等各項(xiàng)監(jiān)測(cè)技術(shù)，使系統(tǒng)更加穩(wěn)定可靠，而且后期使用管理起來(lái)也比較方便。

4.7 加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘

目前，國(guó)內(nèi)外自來(lái)水管理公司的資料歸檔保存工作都主要傾向于對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)的歸類(lèi)梳理和綜合分類(lèi)搜集，由于此類(lèi)資料數(shù)據(jù)缺乏管理，通過(guò)培訓(xùn)能夠大幅度提高這些檔案資料的利用率，但是鑒于培訓(xùn)工作受高校范圍的影響，部分企業(yè)人員也只能進(jìn)行資料的搜集和分類(lèi)，分析信息的業(yè)務(wù)工作管理力量仍然較弱。那么，可以通過(guò)培訓(xùn)來(lái)加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)分析能力，并提高其檔案管理能力，使其更清楚公司檔案保管的實(shí)際經(jīng)營(yíng)工作量和管理過(guò)程，同時(shí)培養(yǎng)并不斷拓展檔案管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)工作能力，使其能夠?qū)W會(huì)用一種比較科學(xué)合理的操作方法對(duì)這些檔案資料信息進(jìn)行合理的歸納分類(lèi)和妥善收集保管。

5 結(jié)論

綜上所述，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步增長(zhǎng)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)的信息化發(fā)展，自來(lái)水工程檔案管理系統(tǒng)也在逐漸完善和創(chuàng)新，本文立足于檔案管理中所必須遵循的管理原則，分析了當(dāng)前檔案管理存在的不足，提出了對(duì)應(yīng)的解決方案，并希望該舉措能夠有效地規(guī)范自來(lái)水行業(yè)的檔案管理工作，極大方便工作人員隨時(shí)查詢(xún)數(shù)據(jù)和翻閱相關(guān)資料。這樣一來(lái)，不僅可以節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，還能大大提高檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和及時(shí)性，減少檔案管理人員的工作量，使自來(lái)水工程檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和準(zhǔn)確化，從而大大提高管理工作效率，加快我國(guó)工業(yè)自來(lái)水管理服務(wù)系統(tǒng)的檔案管理以及現(xiàn)代化服務(wù)的發(fā)展。

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[ 作者簡(jiǎn)介 ]

張媛芳，女，福建龍巖漳平人，龍巖水發(fā)自來(lái)水有限責(zé)任公司，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。